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Acabe com os problemas da sua agenda médica

acabe com problemas da agenda
Leia em 5 min.

Os problemas da agenda médica podem ser vários, como uma semana vazia ou lotada, rasuras, duplicidade de horários, anotações confusas, entre outros fatores que causam desorganização.

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A agenda tem a importante função de organizar o principal ativo do consultório, ou seja, a principal fonte de renda: as consultas. 

Isso significa que os problemas dessa ferramenta impactam diretamente no seu faturamento. Portanto, é fundamental contar com uma agenda médica organizada e eficiente.

Veja a diferença que uma agenda de qualidade faz na rotina do Dr. Orlando Righesso:

“Como recebo a agenda na noite anterior, consigo programar meu dia com antecedência, com o número de consultas, horários, e este diferencial do iClinic que para mim é sensacional. Antes, para saber a minha agenda, precisava lembrar de entrar em contato com a minha secretária.”

Continue a leitura e descubra como você também pode acabar com os problemas da sua agenda!

Passo a passo para acabar com os problemas da sua agenda médica

Você já sentiu dificuldades em gerir seu tempo por conta da desorganização da agenda? Já houve algum mal-entendido no consultório em relação a horário de consultas ou um atendimento marcado?

É possível identificar quatro principais tipos de agenda problemática: a vazia, a extremamente cheia, a engessada e a desorganizada.

A seguir, você aprenderá como resolver os obstáculos de cada tipo com uma simples checklist. Acompanhe!

Agenda vazia

Para resolver o problema da agenda vazia, primeiro é preciso entender o motivo da ausência de consultas. Reflita se você está atraindo poucos pacientes, ou se é um problema de gerenciamento.

Veja os principais motivos de uma agenda médica vazia:

1. O fluxo de pacientes está baixo

Se a atração de pacientes não está sendo efetiva, ou os pacientes não são fidelizados, é difícil manter um alto volume de agendamentos marcados. Para rever essa situação, você precisa:

A princípio, pode parecer que os passos são poucos, mas fique atento: é necessário consistência e um ótimo planejamento em todas essas estratégias.

Conte com a ajuda de especialistas ou aprofunde seu conhecimento em cursos de marketing médico.

2. Há muitas faltas e poucos retornos

Caso o problema seja uma alta quantidade de faltas e poucos retornos, é necessário olhar com cuidado para a gestão da agenda médica. Siga os seguintes passos:

Os lembretes de consultas podem reduzir em 30% as faltas do seu consultório, e evitar o desperdício de tempo por parte da recepcionista, que não precisará ligar manualmente para cada paciente agendado.

Faça um teste grátis para conhecer essa ferramenta na prática:

3. O consultório depende de convênios

Depender de convênios é uma situação delicada, porque, apesar de trazer um fluxo de pacientes constante para os profissionais de saúde, também há uma série de burocracias como pagamento e limite de tempo.

A melhor forma de entender se os convênios valem a pena para o seu modelo de serviço, é ter um sistema que apresente relatórios automáticos sobre a relação entre receitas e convênios.

Dessa forma, você consegue identificar qual é o convênio mais rentável para seu consultório, e se ele, de fato, está sendo lucrativo.

Imagine que, ao olhar um gráfico da relação de receita e convênio, você note que um único plano traz mais de 70% dos pacientes, mas eles não costumam voltar para os retornos.

Após realizar uma pesquisa com esses pacientes, descobre que eles preferem pagar por uma consulta particular, porque o limite de tempo para consultas do convênio provoca uma experiência ruim.

O ideal é, em um primeiro momento, ficar aliado apenas a esse convênio que traz retorno, e construir estratégias de marketing para que, em um médio prazo, você possa atender somente consultas particulares.

Agenda extremamente cheia

Você sabia que, quanto maior o tempo de espera, menor é a satisfação do paciente?

Muitos profissionais pensam que quanto mais cheia a agenda estiver, melhor. No entanto, esse raciocínio pode ser uma verdadeira armadilha para o seu consultório.

Faça a seguinte reflexão: é melhor ter 40 consultas de dez minutos, ou 10 consultas de no mínimo quarenta minutos, mas que irão fidelizar seus pacientes?

Além disso, se as 40 consultas de dez minutos trazem um retorno de R$ 50 por paciente, e as 10 consultas tem o valor médio de R$ 250, você aumenta seu faturamento e ganha tempo de qualidade.

Sua rotina médica não precisa ser uma consulta atrás da outra.

Na verdade, o ideal é que você tenha um intervalo de, pelo menos, dez minutos entre cada consulta, para se preparar para o próximo paciente e descansar.

Para evitar ter uma agenda lotada, faça os passos a seguir:

Agenda engessada

Uma agenda engessada significa que você ou o profissional da recepção não conseguem alterar horários de agendamentos com facilidade ou não podem acessá-la de qualquer lugar.

Basicamente, qualquer agenda que, ao invés de facilitar seu dia, torne-o mais difícil.

Para não ter uma agenda engessada, como costuma ocorrer em casos de agendas de papel ou de softwares médicos instalados, faça esta checklist:

Se a resposta for “sim” para todas as perguntas, você não tem uma agenda engessada!

Agenda desorganizada

Uma agenda médica desorganizada não é apenas aquela que está repleta de rasuras e duplicidade de horários, mas também que não tem dados completos.

É fundamental que sua agenda tenha todos os diferenciais que citamos ao longo do artigo, além de uma integração com o cadastro de pacientes e o prontuário eletrônico.

Ao marcar uma consulta, a recepcionista deve preencher dados básicos, e o médico pode terminar de preencher todas as informações durante a consulta.

Como a agenda, o prontuário e o cadastro vão estar integrados, você reúne todos os dados dos pacientes em um único local.

Dessa maneira, você tem uma agenda visualmente bem organizada, e que não confundirá nenhum colaborador, nem causará uma situação desconfortável para o paciente.

Quer conhecer um material ainda mais completo sobre a solução de problemas de sua agenda médica? Baixe gratuitamente esta checklist:

Espero que este conteúdo tenha te ajudado a resolver os problemas da agenda do seu consultório. Não se esqueça de compartilhá-lo com seus colegas!

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