A secretária é, muitas vezes, o primeiro contato do paciente com sua clínica. Por ser um dos cartões de visita e braço direito do médico, é essencial encontrar um perfil de secretária ideal para seu consultório.
É papel desta profissional realizar um excelente atendimento aos pacientes, assim como executar atividades administrativas, como agendamentos, emissão de autorizações de planos de saúde, cadastro de pacientes, recebimento de pagamentos e entrega de comprovantes, administração e arquivamento de documentos, pagamentos, entre outras tarefas.
Além de apresentar competências técnicas e habilidades para exercer as tarefas mencionadas acima, o perfil de secretária ideal precisa gostar de pessoas – se comunicar bem com todos os tipos e saber lidar com diferentes temperamentos.
Para isso, é importante ser paciente, atenciosa e de confiança. Para encontrar essa funcionária, o processo de seleção precisa ser criterioso, planejado e muito bem executado.
Veja a seguir 5 dicas para encontrar um perfil de secretária ideal para o seu consultório médico:
1. Anuncie nos lugares certos
Informe à sua rede de contatos que está em busca de uma secretária. Também procure sites e grupos em redes sociais que sejam da área da saúde para anunciar a vaga.
Outra opção é contratar uma empresa de recrutamento que tenha experiência na contratação de profissionais de clínicas médicas.
Divulgar em lugares especializados, aumenta as chances de encontrar o talento que procura.
Mesmo que seja uma pessoa vinda por indicação, cheque referências anteriores, seja criterioso ao analisar o currículo e faça uma entrevista presencial.
2. Analise a personalidade
Por mais que o currículo seja impecável ou a empresa de recrutamento já tenha efetuado todas as etapas do processo, uma entrevista olho no olho com você é fundamental.
Nessa conversa, além de verificar como a secretária se apresenta, se comporta e se comunica, observe detalhes da personalidade que são importantes para o cargo.
Ela demonstra ser proativa? Tem empatia pelas pessoas? Consegue ouvir e ser ouvida?
Analise todas essas características, que nem sempre podem ser respondidas com uma simples pergunta.
3. Cheque se ela lida bem com múltiplas atividades
Faça um teste prático para saber como a candidata organiza sua rotina quando tem múltiplas tarefas para realizar.
Ter senso de urgência, organização e rapidez, sem perder a qualidade do trabalho e o bom humor, são requisitos essenciais.
É imprescindível que ela saiba priorizar e manter a calma para que o ambiente esteja sempre tranquilo, mesmo que haja muitos pacientes e a agitação do dia a dia.
Quanto mais domínio ela tiver com tecnologias do dia a dia, mais rápido ela conseguirá realizar os processos no computador.
4. Seja detalhista ao escolher o perfil de secretária ideal para seu consultório
Você precisa decidir qual das concorrentes – que já passaram pelas etapas anteriores -, combina mais com a cultura da sua clínica.
Seja bastante detalhista quanto aos valores inegociáveis: honestidade, comprometimento e ética, por exemplo.
A sinergia entre a clínica e a nova profissional precisa ser verdadeira.
Observe o que não está sendo dito com palavras na entrevista: linguagem corporal, postura, timbre de voz e confiança. Pelos detalhes você pode descobrir se os valores se harmonizam.
5. Busque alguém antenado
Este item não tem nada a ver com idade.
Há muitos jovens que não buscam ficar por dentro das novidades, e que não julgam necessário se reciclar e se capacitar constantemente.
Assim como há profissionais mais experientes que estão sempre em busca das inovações do mercado, como utilizar novos aplicativos e softwares.
Encontrar uma pessoa aberta às novas tecnologias e com facilidade para aprender rápido, pode ser um diferencial para a sua clínica.
Busque alguém antenado e que sempre se mantenha atualizado. O sucesso será questão de tempo.
Enfim, agora que você já sabe quais são as principais dicas para encontrar o perfil de secretária ideal para seu consultório, mãos à obra e boa contratação!
No início das atividades da nova secretária, cheque o que seus pacientes acham dela, quais são os pontos fortes e a melhorar. Acredite, melhor pesquisa não há!
E, no decorrer do trabalho, dê feedbacks constantes e acompanhe seu desenvolvimento profissional.
