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Passo a passo para otimizar o agendamento de consultas na clínica

Dicas para otimizar agendamento de consultas na clínica
Leia em 5 min.

Otimizar o agendamento de consultas na clínica aumenta a fidelização de pacientes, organiza a rotina dos médicos e facilita o trabalho das recepcionistas.

A rotina de muitas clínicas e consultórios é corrida. Para atender com qualidade e ter uma agenda médica que funcione, é preciso olhar seus processos e organizar seus atendimentos.

Ao melhorar o agendamento de consultas, você facilita a rotina das recepcionistas e entrega mais benefícios a seus pacientes, que não precisarão esperar horas na recepção para serem atendidos.

Nesse sentido, a tecnologia aliada a uma equipe profissional e bem treinada são as melhores ferramentas para organizar a rotina da clínica

Neste artigo, você vai conferir 7 dicas incríveis para otimizar o agendamento de consultas na clínica e melhorar ainda mais a percepção de qualidade de seus serviços.

Continue a leitura!

7 dicas para otimizar o agendamento de consultas na sua clínica

A desorganização na agenda do consultório pode gerar insatisfação dos pacientes e até mesmo fazer com que procurem por outro profissional.

Para otimizar sua rotina e o agendamento de consultas, é fundamental contar com a tecnologia de softwares médicos e agendas online. Assim, você se organiza e entrega aos pacientes a melhor experiência.

Confira a seguir 7 dicas para otimizar o agendamento em sua clínica.

1. Utilize uma agenda online

Você já passou pela situação de ter dois pacientes agendados em um mesmo horário? Ou encontrar rasuras e letras ilegíveis na agenda?

A agenda de papel, embora ainda usada por alguns médicos, traz inúmeros problemas e falhas na comunicação que prejudicam o agendamento de consultas.

Para resolvê-los, utilizar uma agenda médica online é a melhor escolha. Isso porque, com ela, é possível acompanhar todas as alterações da agenda em tempo real, sem rasuras ou marcações em duplicidade.

Além disso, ao usar a agenda de um software médico, você conquista outros ótimos diferenciais para a clínica, como centralização das informações, gestão financeira e prontuário eletrônico.

Você e os profissionais da recepção conseguem acessar a agenda online de forma simultânea e rápida

Assim, ambos sabem como está o dia e a semana na clínica, o que ajuda bastante na hora de otimizar o agendamento de consultas.

2. Automatize as confirmações de consultas

Sua recepcionista ainda precisa ligar para cada paciente e confirmar as consultas?

Outra dica para otimizar o agendamento na clínica é automatizar as confirmações de consultas.

Com um bom sistema para clínica, você consegue enviar comunicações por SMS, e-mail e WhatsApp de forma simples e fácil.

Assim que os pacientes respondem, os status dos agendamentos mudam automaticamente dentro da agenda online, o que agiliza encaixes de horários para pacientes na lista de espera, por exemplo.

Essa funcionalidade do sistema iClinic foi um grande diferencial para o Dr. Ricardo Meyer:

“Como podíamos enviar tanto mensagens por e-mail como por SMS, não precisávamos mais ficar ligando para os pacientes para confirmar as consultas. Essa ferramenta foi a que mais me chamou atenção no iClinic.”

Com a confirmação automática das consultas, você reduz as faltas na clínica e as lacunas na agenda provocadas por faltas de última hora sem aviso prévio.

Outra vantagem é que, como o tempo dos profissionais da recepção ficará mais livre, eles poderão focar em atender os pacientes que chegam e contatar aqueles que ainda não conseguiram um horário.

Saiba mais sobre como acabar com os problemas de sua agenda médica em nossa checklist gratuita:

3. Tenha uma lista de espera e uma lista de pacientes do dia

Você se programa para seus atendimentos no dia anterior? Consegue saber como estará sua agenda na semana de forma fácil?

Para otimizar o agendamento de consultas, outro ponto crucial é a organização de seus atendimentos.

Ao ter uma lista de espera e uma lista de pacientes do dia, você consegue se programar para as consultas e organizar sua rotina para que tudo corra bem.

O iClinic, por exemplo, envia um e-mail com todos os pacientes confirmados do dia seguinte na noite anterior. 

Com a agenda médica do sistema, você obtém uma lista de espera com todos os pacientes que estão aguardando por um horário disponível.

Usado em conjunto com a confirmação de consultas, a recepcionista consegue encaixar um paciente no horário vago assim que uma consulta é cancelada.

Ao ter essas duas listas, você entende como funciona sua semana e consegue separar alguns minutos entre cada atendimento para evitar atrasos, ou separar horários vagos para algum compromisso.

4. Conte com o agendamento online

Sua clínica já utiliza o agendamento online?

O paciente pós-digital valoriza cada vez mais facilidades como links de pagamento, Teleconsulta e agendamento online. 

Com ele, o paciente consegue agendar consultas a qualquer hora e de qualquer lugar por meio da internet.

Você pode disponibilizar sua agenda online em sites como o AgendarConsulta, em suas redes sociais ou em seu site médico, o que aumenta ainda mais sua conversão.

Essa é uma excelente maneira de facilitar a vida dos pacientes, liberar tempo para as recepcionistas e ter sua agenda cheia mesmo quando voltar de férias.

O agendamento online é um excelente facilitador para aqueles pacientes que possuem a rotina mais corrida e muitas vezes não têm tempo para esperarem ser atendidos pelo telefone. 

Com essa ótima ferramenta, você otimiza o agendamento de consultas na clínica e fideliza mais seus pacientes.

Saiba mais sobre o agendamento online:

5. Realize treinamentos com os profissionais da recepção

Suas recepcionistas realizam cursos e treinamentos para se especializarem?

Investir na formação de seus colaboradores é outro ponto essencial para otimizar o agendamento de consultas. 

Com profissionais qualificados, a rotina e a gestão ficam mais organizadas e a clínica funciona melhor

Além do mais, é importante que os colaboradores saibam lidar com as novas tecnologias na saúde, como os sistemas médicos. Dessa forma, eles se tornam mais eficientes e produtivos.

Conheça nosso curso gratuito para recepcionistas e secretárias e comece a incentivá-las ainda mais.

6. Alterne atendimentos de rotina com novos pacientes

Você procura coordenar o tempo e o volume de agendamento entre as primeiras consultas e as consultas de rotina?

Ter essa organização é um excelente passo para não perder mais pacientes por falta de espaço na agenda

Isso porque, para cada tipo de atendimento é necessário uma consulta diferenciada, assim como o tempo reservado para ela.

Para um primeiro contato, é recomendado que haja uma investigação profunda do histórico da pessoa, com uma escuta ativa para construir uma relação positiva com o paciente. 

Por isso, essas consultas geralmente duram mais tempo.

A sugestão é reservar um período dentro da semana para alguns desses atendimentos e, caso não haja procura, você pode usar esse período para encaixes ou adiantamento de retorno.

Dessa maneira, você otimiza o agendamento na clínica e seus pacientes ficam satisfeitos com a agilidade para conseguir consultas, bem como com o atendimento diferenciado.

7. Tenha presença digital

Como está a presença digital da sua clínica?

Atualmente, estar presente na internet é outra ótima maneira de facilitar a vida dos pacientes e otimizar o agendamento de consultas.

Com uma boa presença online, sua clínica se diferencia da concorrência e consegue atrair mais pacientes.

Como muitas pessoas buscam pelos médicos na internet, mesmo quando recebem uma indicação, essa é uma ótima oportunidade para mostrar seu trabalho e disponibilizar o agendamento online.

Seja em sites como o AgendarConsulta ou no  seu site médico, usar a marcação de consultas online aumenta sua presença online e te ajuda a ser encontrado por novos pacientes.

Ao seguir todas essas dicas, tenho certeza que você irá otimizar o agendamento de consultas na clínica, conquistar mais produtividade e deixar seus pacientes cada vez mais satisfeitos.

Espero que este artigo tenha te ajudado!

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