A lei para entrega de exames médicos é parte fundamental para uma clínica que deseja se estruturar no mercado. Tanto para cumprir com as necessidades dos pacientes quanto para manter sua credibilidade, essa deve ser a prioridade do estabelecimento.
O resultado de exames médicos são documentos obtidos em virtude do exercício da profissão médica e deverá ser entregue ao paciente ou a seu representante legal, ou ainda com autorização expressa desses.
Dessa forma, cabe a cada serviço estabelecer a rotina de identificação do paciente para a realização dos exames, assim como solicitar ao mesmo que informe ao serviço as pessoas por ele autorizadas a recebê-los.
Entenda mais sobre como funciona a lei para entrega de exames, as formas de armazenamento dos documentos e a importância do sigilo médico!
Qual a lei para entrega de exames?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor em setembro de 2020 com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade, de privacidade e a livre formação da personalidade de cada indivíduo.
Logo, quem tem direito ao acesso a exames é somente o próprio paciente ou o médico. Por isso, terceiros não podem ter acesso a tais documentos, salvo com autorização expressa do paciente.
Os documentos exigíveis para identificação da pessoa autorizada pelo paciente são os documentos de acordo com a legislação vigente do país, ou seja, o mesmo tipo de documento exigível para identificação do paciente no momento da realização dos exames.
O protocolo de entrega que fica em poder do paciente é apenas um instrumento de rotina administrativa de cada serviço, utilizado com fins de facilitar o acesso aos arquivos ou mesmo lembrar datas e locais de entrega.
Já o protocolo válido para fins de comprovação do serviço deverá ser aquele assinado por quem recebeu os documentos médicos, mediante identificação e do número do protocolo.
Resoluções da Anvisa e ANS sobre a entrega de exames
A Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) determina que, no momento do atendimento, é preciso fornecer para o paciente a data de previsão da entrega do exame. Assim, fica intrínseca a necessidade de cumpri-la, por conta do comprometimento com o atendido.
A Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) também discorre sobre um ponto importante.
Segundo a agência reguladora, é essencial realizar o procedimento em até 3 dias após ele ter sido marcado. Com isso, fica nítido a importância de agilizar esse processo, de modo que ele seja sempre pontual.
Vale salientar que os prestadores privados de serviços de saúde devem ter atenção especial com o prontuário médico, tendo em vista que o documento possui uma quantidade substancial e relevante de dados pessoais e sensíveis do paciente, podendo incluir informações de saúde de seus familiares.
Tal fato torna indispensável a adoção de medidas técnicas e administrativas voltadas para a proteção de tais informações, pois sua divulgação e compartilhamento indevidos podem resultar em sanções nos termos do art. 52 da LGPD.
Se o paciente não fez a retirada dos exames, o que a clínica deve fazer conforme a Lei?
As clínicas e os consultórios médicos estão cada vez mais preocupados com o bem-estar dos pacientes. Dentre os serviços prestados, encontra-se a guarda de exames não retirados.
Para instituições que adotam sistemas digitais, essa medida não trará grandes consequências, pois o armazenamento em nuvem não ocupa nenhum espaço físico do local ou do dispositivo (computador, tablet ou celular).
Entretanto, se o armazenamento for físico, os exames impressos poderão ocupar um espaço considerável nas recepções, dificultando a organização do estabelecimento.
Segundo o Conselho Federal de Medicina (CFM), os exames que incluem imagens e laudos médicos, fazem parte do prontuário do paciente.
O prontuário médico deve ser mantido na instituição por no mínimo 20 anos conforme diz a Resolução CFM nº 1.821/2007, no caso de documentos físicos. Já para os prontuários digitalizados ou microfilmados, esse armazenamento deve ser permanente.
Importa ressaltar que, caso os dados cadastrais não se vinculam a um prontuário, tal prazo não se aplica e os dados pessoais devem ser eliminados tão logo o tratamento de dados seja finalizado.
É possível armazenar exame de pacientes no PACS?
Sim, o sistema PACS (Picture Archiving and Communication System) serve principalmente para armazenamento de imagens médicas e comunicação entre setores de clínicas e hospitais.
Esse sistema de gerenciamento oferece inúmeras vantagens para as clínicas médicas, como:
- Redução do tempo da entrega de laudos;
- Diminuição do risco de perda das imagens dos exames;
- Redução do número de imagens duplicadas;
- Maior capacidade de armazenamento;
- Redução da impressão de exames e laudos;
- Padronização dos processos;
- Maior qualidade e eficiência de processos e fluxos de trabalho;
- Maior produtividade da equipe médica;
- Maior segurança no armazenamento de dados;
- Integração com dispositivos externos, como visualizadores DICOM avançados, “workstations”, modalidades, e outros PACS (recebimento e envio de imagens DICOM com funções automática, manual ou “Query & Retrieve”);
- Redução do risco de erros no diagnóstico, quando o PACS oferece visualizador DICOM integrado ao editor de laudos.
As vantagens de armazenar laudos médicos na nuvem
O uso da tecnologia na área da saúde está trazendo diversas inovações, que ajudam não apenas os médicos, mas principalmente os pacientes, garantindo mais segurança e diagnósticos realmente precisos.
Uma dessas inovações é o sistema médico na nuvem.
Com um sistema médico na nuvem diversas áreas do seu consultório podem ser otimizadas, desde o armazenamento de exames, até aqueles processos repetitivos que ocupam um tempo desnecessário na sua rotina, como o agendamento de pacientes, prontuários e histórico de atendimentos.
Dessa forma, todos os documentos que antes ficavam espalhados, podem ser acessados em um único local. Confira a seguir mais benefícios que esse sistema pode oferecer para seu consultório.
Maior segurança
Todo laudo de papel exige um armazenamento físico. Normalmente, ele fica guardado junto com o prontuário do paciente, dentro de uma sala de arquivos ou um armário na sala de atendimento.
Esse armazenamento físico é insustentável a longo prazo, principalmente se a quantidade de pacientes aumenta consideravelmente, já que é necessário guardar os prontuários de papel por pelo menos 20 anos.
Ao ter um sistema médico na nuvem, os seus dados médicos estão armazenados na internet, e não em um documento físico ou em um sistema instalado. Isso significa que é praticamente impossível que eles sejam roubados ou perdidos.
Além disso, esse sistema pode ser acessado em qualquer momento, de qualquer lugar que você precisar.
Mas, e em relação ao ataque de hackers ou vírus?
Caso algum ataque grave aconteça com o sistema, se a empresa fornecedora realmente se comprometer com seus usuários, seus bancos de dados e servidores serão especialistas em combater esse tipo de ataque.
Lembre-se que sistemas de qualidade contam com criptografia para dados trafegados, que impedem a leitura de terceiros, e oferecem login e senhas exclusivos para cada profissional, diferenciando os níveis de acesso às informações.
Redução de custo e espaço
A estrutura necessária para realização da gestão de exames e análise de documentos em papel costuma custar caro, principalmente na hora da implementação, sem contar a manutenção, contas de energia, espaço exigido, entre outros critérios.
Outra vantagem do sistema em nuvem é o suporte, que geralmente é feito de forma online e rápida dentro do próprio sistema, o que evita a perda de tempo e dinheiro ao esperar a visita de um técnico.
O fato de não precisar ter toda essa estrutura na clínica já é uma ótima redução de custos, mas a economia de espaço também impacta.
Ao ter um sistema médico na nuvem, no qual profissionais de saúde autorizados conseguem acessar os documentos eletrônicos, como laudos e exames, todas essas falhas de segurança e armazenamento são eliminadas.
Como todos os seus dados ficam concentrados em um único local, há uma integração de dados eficiente no seu sistema.
Tudo isso evita travamentos, erros, e permite que você realize suas consultas com agilidade, preenchendo os dados de maneira fácil.
Como um sistema médico auxilia na emissão de um laudo?
A principal forma de preparar sua clínica para se destacar no mercado da saúde é estudar sobre as inovações do setor e analisar a viabilidade de implementá-las em sua clínica.
Com a ajuda de sistemas de qualidade como softwares médicos, os profissionais poderão centralizar todos os dados dos pacientes em um único local, e utilizá-los não apenas para o tratamento, mas para analisar laudos e prevenir possíveis doenças.
Além disso, sistemas médicos integrados e conectados entre si permitirão:
- consultas e acompanhamentos a distância;
- disponibilidade do prontuário eletrônico;
- total conexão ao paciente;
- análise de dados e ferramentas automatizada;
- orientação para médicos e enfermeiros;
- compartilhamento de informações ainda mais ágeis.
Conheça o iClinic
O iClinic é o software médico mais fácil de usar do mercado, além de ser especializado em gestão de clínicas e consultórios, com o intuito de auxiliar médicos empreendedores e administradores.
Com o iClinic você conta com um sistema completo que atende às suas necessidades, afinal, você possui funcionalidades que vão desde a área de atendimento aos pacientes, até atividades administrativas como emissão de prontuários, envio de relatórios e exames médicos e outros.
Veja a seguir algumas das ferramentas do software médico.
Prontuário eletrônico: auxilia na troca de informações entre profissionais de saúde, por ser muito mais seguro e compartilhável, além de ser personalizável de acordo com seu estilo de consulta e especialidade médica.
Teleconsulta: o sistema de Teleconsulta do iClinic possui ferramentas como compartilhamento de tela, gravação das consultas, termo de consentimento para pacientes e integração com prontuário eletrônico.
O sigilo médico e a entrega dos exames
O sigilo médico é uma das obrigações que todo profissional da área da saúde deve cumprir.
De acordo com os conselhos de classe como o Conselho Federal de Medicina, o médico deverá guardar sigilo das informações que venha a saber devido à função ou cargo que exerce.
Conforme exposto em detalhes no Protocolo de Compartilhamento, os exames médicos frequentemente são compartilhados com outros prestadores de serviços de saúde.
Contudo, além das preocupações já apontadas, os dados gerados por consultórios e clínicas constituem grandes bancos de dados de saúde que requerem cuidados adicionais.
Além disso, os exames passam por diversas fases que compreendem, principalmente:
- a coleta das amostras ou das imagens,
- encaminhamento da amostra ou da imagem para o setor responsável pela análise clínica;
- emissão de laudo diagnóstico;
- divulgação do resultado para o paciente;
- armazenamento dos resultados;
- compartilhamento do resultado com o médico responsável.
Portanto, as medidas de segurança relativas ao prontuário devem ser reforçadas, tendo em vista que se trata de um dos dados mais sensíveis do paciente armazenados pelos prestadores de serviços.
De acordo com a lei para entrega de exames, recomenda-se que sejam implementadas medidas de controle de acesso aos documentos, para garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessar as informações.
Além disso, sugere-se que sejam adotados sistemas de rastreamento das atividades realizadas com os dados (modificações, cópia, compartilhamento, entre outros) e a implementação de um sistema de validação de transferência de arquivos.
Por fim, ao transmitir resultados de exames ou quadros clínicos ao interessado, deve-se garantir que a pessoa que recebe as informações é realmente o paciente ou o seu representante e, portanto, tem o direito de receber tais informações.
Dúvidas frequentes sobre guardar exames de pacientes
Veja abaixo respostas às perguntas mais frequentes sobre como guardar exames de pacientes.
A responsabilidade da clínica pelo exame termina após a retirada?
A responsabilidade da clínica pelo exame do paciente termina a partir do momento que o exame é retirado, mas é obrigatório que seja arquivado uma via do laudo emitido.
Também é fundamental que a instituição guarde o comprovante de entrega do exame pelo mesmo tempo que deveria armazenar o prontuário, para evitar complicações futuras.
Há consultórios e clínicas que optam pela terceirização do serviço de diagnóstico por imagem.
Nesses casos, se essa empresa detém autonomia administrativa, com os laudos dos exames sendo emitidos em seu nome, a responsabilidade de guarda do material de arquivo é dessa empresa.
Ou seja, caso ocorra o fim do contrato do serviço prestado, o material deverá ser armazenado pela empresa e não pela clínica. Os pacientes que forem retirar exames após o término do contrato, devem se dirigir à empresa que prestava o serviço.
O protocolo de retirada do exame já basta para liberar a clínica da guarda dessa documentação?
Sim, isso porque o protocolo auxilia na criação de procedimentos que regulamentam a coleta e compartilhamento dos dados de saúde entre prestadores de saúde e pacientes, podendo reduzir o risco de coleta desnecessária, bem como de compartilhamento indevido de dados.
Entretanto, é necessário que se observe o previsto na Lei nº 13.787/2018 e na Resolução CFM nº 1.821/2007.
Essas normas dizem respeito aos termos de digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente.
Em tese, é necessário arquivar uma via do laudo emitido e os prontuários dos pacientes devem ser preservados por, no mínimo, 20 anos, e o processo de eliminação deverá resguardar a intimidade do paciente e o sigilo das informações.
Depois que os exames são digitalizados, as versões físicas podem ser descartadas?
Sim, pois de acordo com a Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968 e alterada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, a microfilmagem é o único método que permite o descarte de documentos físicos após digitalizados.
Essa lei, deixa claro que os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.
Por meio de captação fotográfica, o serviço de microfilmagem é feito com a finalidade de armazenar, gerenciar, preservar documentos e possibilitar pesquisas e impressões.
Esse processo traz mais segurança contra a ação do tempo, minimiza o risco de falsificações e economiza espaço físico.
Conclusão
Estar por dentro da lei para entrega de exames médicos é parte fundamental para uma clínica que deseja conquistar seu espaço no mercado.
Logo, a melhor forma de se destacar é por meio do domínio das tecnologias tanto no atendimento de pacientes quanto na gestão clínica.
Vimos que armazenar documentos na nuvem é, com certeza, a melhor solução para garantir a segurança da informação, além de reduzir custos e otimizar processos.
Portanto, considere essa possibilidade na sua instituição de saúde e invista em um sistema médico de qualidade. Quer saber mais sobre a iClinic e seus serviços? Entre em contato conosco e acompanhe nosso blog.