Uma das competências mais importante na profissão de secretariado ou recepção é, sem dúvidas, a organização.
Naturalmente, manter-se organizado todos os dias, especialmente durante o trabalho, não é uma tarefa fácil. Demanda disciplina, hábito e o desejo de tornar-se melhor e mais produtivo.
Mas não se preocupe!
Para ajudar, existe uma série de ferramentas de organização para deixar o dia mais fácil e os processos do seu trabalho melhor definidos.
Essas ferramentas contribuem para que você torne cada vez mais eficiente e consiga se dedicar a outros projetos e atividades.
Veja como usar as melhores ferramentas de organização no consultório e como otimizar sua rotina de tarefas:
A importância da organização no dia a dia
Para um dia de trabalho produtivo é fundamental que exista organização.
Afinal, em um ambiente não organizado, gastamos muito tempo procurando itens, peças, papéis e outros objetos. Essa cautela precisa ser ainda maior no contexto de uma clínica ou consultório.
Você já imaginou o trabalho que dá perder alguma ficha, cadastro ou informações de paciente?
Portanto, essa competência precisa ser constantemente desenvolvida e aprimorada, a fim de ter mais produtividade e eficiência.
Conheça algumas ferramentas de organização
Durante a execução das tarefas, já lidamos com alguns aplicativos e ferramentas de organização.
Porém, cada ambiente tem a sua particularidade.
Alguns trabalham com papel, outros têm tudo armazenado em programas de computador, outros possuem sistemas integrados.
Cada um tem sua própria maneira de se organizar, mas existem alguns instrumentos que agilizam a organização e evitam “refações”.
Confira algumas ferramentas de organização que podem ser úteis no seu consultório:
-
Excel: quando se fala em organização, as planilhas são recursos fundamentais muito importantes, apesar de não serem as mais fáceis de se trabalhar;
-
Evernote: com esse aplicativos você pode reunir todas as suas anotações em um só lugar, isso evita que você perca informações do dia a dia;
-
Skype: é uma boa ferramenta para pequenas conversas e trocas de informações no ambiente de trabalho;
-
Leitor de PDF: você pode utilizar esse programa para ler e criar documentos e imprimi-los sem alterações de versão;
-
Sistema de gestão: gerencia todos os processos ligados à agenda, parte financeira, prontuário e outras informações inerentes ao trabalho no consultório.
Poupe tempo
Ao utilizar ferramentas de organização no consultório você poupa muito tempo.
Esse tempinho extra pode ser dedicado a um atendimento mais solícito aos pacientes, e também na melhora do ambiente na sala de espera.
Lembre-se: ganhar mais tempo não significa gastá-lo de maneira ociosa, mas investir na sua carreira profissional.
Torne-se mais produtivo
O trabalho na recepção é cheio de tarefas diferentes acontecendo ao mesmo tempo.
É preciso atender o telefone, recepcionar o paciente, checar e realizar cadastros, gerenciar a agenda, ligar para confirmar consultas e outras atribuições variando de acordo com os processos de trabalho.
Portanto, quando se é mais produtivo, é possível entregar melhores resultados e ter mais qualidade nos atendimentos.
Tenha o seu trabalho reconhecido
O reconhecimento do trabalho é um grande motivador para se dedicar e conseguir resultados melhores.
Sem dúvidas, ao aplicar técnicas e ferramentas de organização no consultório, você conseguirá se destacar.
Afinal, um ambiente com processos bem organizados é excelente não apenas para você, mas também para os profissionais de saúde e para os pacientes.
