Erros de fluxo de caixa em consultórios que você precisa evitar!

5 erros mais comuns no fluxo de caixa do consultório e como evitá-los

Dra. Luciana Lessa Gestão da Clínica

Leia em 4 min.

Última atualização em 04/11/2021 por Yasmim Mayumi

Cometer erros ao realizar o fluxo de caixa do consultório pode trazer grandes prejuízos financeiros para a empresa, o que prejudica médicos, colaboradores e pacientes.

O livro Finanças no Consultório afirma que os profissionais de saúde não costumam saber o quanto ganham, quanto gastam, nem quanto sobra no final do mês.

“Muitos não sabem quanto lhes custa atender um paciente ou realizar um procedimento; não sabem se seus consultórios geram lucro ou prejuízo; não sabem se trabalham para manter o consultório ou se o consultório é que os mantêm.”

Essa dificuldade com a gestão financeira se torna ainda maior quando o fluxo de caixa não está organizado.

Aprenda neste artigo como evitar erros no fluxo de caixa do consultório. Acompanhe!

5 principais erros no fluxo de caixa do consultório

Ao gerir o seu fluxo de caixa da maneira correta, você consegue projetar as receitas e despesas mês a mês, o que traz mais segurança para suas tomadas de decisão. 

Por não ser um tema muito abordado na formação de um médico, a gestão financeira pode oferecer diversos pontos de melhoria. Por isso, fique atento aos enganos mais comuns:

1. Não registrar as entradas e saídas de dinheiro regularmente

Você já deixou de fazer algo que jurou fazer mais tarde, mas simplesmente esqueceu?

Isso acontece com todas as pessoas, por isso, estabeleça rotinas, processos e responsabilidades para que seus registros financeiros sejam feitos regularmente. 

Ao esquecer de registrar uma única saída financeira, todo seu fluxo de caixa pode ficar comprometido.

Por isso é fundamental adotar um processo de registro de informações, de entrada e saída de caixa, seja após cada atendimento, ao fim do dia, ou na periodicidade que mais se adequar à sua rotina. 

Imagine que um paciente tenha adiantado um pagamento, e te avisa por mensagem. Você não está no consultório então pensa “vou registrar no sistema amanhã”, mas o amanhã chega, e você se esquece.

No final do mês, a recepcionista avisa o paciente que ele se esqueceu de pagar, mas na verdade ele pagou, e fica desconfortável em ser cobrado por algo que fez. 

Uma situação delicada tanto para a recepcionista, quanto para o paciente, não concorda?

A melhor forma de evitar esse erro é ter um fluxo de caixa que pode ser acessado de qualquer lugar. Seu software médico deve ser armazenado na nuvem, por exemplo, para garantir essa acessibilidade.

Confira as principais vantagens de ter um sistema na nuvem neste vídeo:

2. Esquecer de adicionar categorias financeiras

As categorias financeiras classificam as áreas do consultório que geram receitas e despesas. 

Um consultório pode ter as seguintes categorias:

  • Atendimentos;
  • Procedimentos;
  • Funcionários;
  • Impostos;
  • Transferências;
  • Materiais descartáveis;
  • Telefonia;
  • Aluguel.

O ideal é que seu software médico permita que você adicione e personalize as categorias financeiras, seja editando aquelas que já existem, ou adicionando novas.

Você não deve deixar as categorias de lado porque é a partir delas que vai conseguir identificar quais áreas trazem mais retorno financeiro, e quais podem ter custos reduzidos

Com isso, sua tomada de decisão sobre a administração do seu consultório fica muito mais embasada. 

Um número cada vez mais expressivo de médicos vêm relatando grandes incrementos de lucratividade a partir de uma organização básica de suas finanças. 

Se o custo com telefonia está alto por conta das ligações de confirmação de consulta, é possível considerar ter lembretes de consultas automáticos, que vão custar menos e trazer mais retorno.

3. Registrar pagamentos parcelados como se fossem à vista

Quando os consultórios não têm um sistema que automatize a gestão financeira, é comum registrar pagamentos de consultas parcelados como se fossem à vista. 

O problema dessa prática é que você não tem um registro verdadeiro sobre o que realmente tem em caixa, e se o pagamento não é por cartão de crédito, a inadimplência pode ocorrer e nem ser percebida.

O importante é sempre registrar o que é real. Se as entradas estiverem parceladas, registre-as com as datas de recebimento de cada parcela 

Assista ao vídeo abaixo para entender mais sobre pagamentos parcelados e a importância de diversificar os meios de pagamento no seu consultório:

4. Usar as previsões do fluxo de caixa de maneira incorreta

Quando você começa a registrar diariamente seu fluxo de caixa, ao longo do tempo, é possível ter uma projeção dos saldos futuros, ou seja, entradas e saídas dos próximos meses. 

Essa previsibilidade ajuda na hora de escolher quais serão os próximos investimentos do consultório, identificar potenciais crises financeiras e expandir o negócio.

Entretanto, é importante estudar essas previsões com a ajuda de um especialista que entenda sobre gestão financeira na área da saúde.

Assim, você garante que não fará um planejamento irreal, que não acontecerá na realidade, seja por uma possível crise no mercado, ou reajustes de impostos.

Ao realizarmos projeções, é importante entendermos as sazonalidades e outras particularidades dos meses, como feriados, por exemplo. 

Em empresas em estágio inicial, é natural compararmos as evoluções mês a mês e criarmos projeções em cima dessa base. 

Porém, ao termos um histórico maior, a projeção mais comum seria em cima dos mesmos meses do ano anterior, observando, é claro, ajustes de preços tanto nas receitas, como nos custos.

Uma prática comum no mundo corporativo é fazer uma projeção com base no seu histórico, uma pessimista e uma otimista. 

O cenário da pandemia nos serve de alerta sobre o quão importante é se preparar para situações diversas.

5. Fazer o fluxo de caixa no papel

Ao pensar em um consultório que não conseguiu acompanhar as inovações do mercado de saúde, qual imagem aparece em sua mente?

Provavelmente é a de um estabelecimento que faz tudo no papel, onde os funcionários gastam tempo para encontrar fichas, não centraliza dados e frequentemente lida com mal-entendidos entre os colaboradores.

Apesar do papel ser muito bem-vindo em outras ocasiões, como em livros ou diários, ele não é um bom instrumento para registrar um fluxo de caixa.

As movimentações financeiras de um consultório são constantes e em grande quantidade, na maioria das ocasiões. 

Realizar tudo manualmente acarretará em erros, como uma simples vírgula fora do lugar que altera todo o valor de uma conta.

A melhor opção é ter um software médico com ótimas funcionalidades de gestão financeira, como relatórios e gráficos automáticos, fluxo de caixa, repasse médico, pagamento online, entre outros.

Não tem certeza se um sistema em nuvem é o ideal para seu consultório? Baixe gratuitamente nossa checklist e descubra:

Checklist Grátis: Descubra se seu consultório está precisando de um Sistema em Nuvem. Clique aqui e baixe nossa checklist!

Como você faz seu fluxo de caixa atualmente? Compartilhe sua experiência aqui embaixo nos comentários! 😉


Sobre o autor

Dra. Luciana Lessa

COO da Medicinae Solutions, a única plataforma de antecipação de faturas médicas do Brasil. Graduada em Medicina pela Universidade Federal Fluminense (UFF), Cirurgiã Geral, MBA de Executivo em Saúde pela FGV, Health Management pela UPENN, Design Thinking na D.School - Stanford, possui mais de quinze anos de experiência no setor.