Uma recepcionista de clínica deve ter várias habilidades para conseguir atender os pacientes, gerenciar a agenda do médico e cuidar da administração da clínica.
Recepcionistas são conhecidas como “cartão de visita” porque realizam o primeiro contato com o paciente.
São responsáveis pela primeira impressão da empresa e, caso o paciente não tenha uma boa experiência, ele provavelmente não voltará ao estabelecimento.
Por isso, recepcionistas de clínica são essenciais, pois além de recepcionar, também são responsáveis por tarefas que garantem toda a organização da clínica, como gerenciamento da agenda, fichas de pacientes e confirmação de consultas.
Além disso, há recepcionistas que fazem muito mais do que as tarefas cotidianas da recepção, se encarregando da administração da clínica como um todo.
Por isso, as recepcionistas estão constantemente preocupadas em melhorar suas habilidades e crescer na profissão. Porém, a jornada para esse crescimento pode ser complexa e nebulosa no começo.
Continue a leitura e descubra como ter destaque no trabalho como recepcionista de clínica.
Neste artigo você vai aprender:
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O que faz uma recepcionista de clínica?
Uma recepcionista é a base para o bom funcionamento de uma clínica. Entre suas principais responsabilidades, podemos citar:
- Atender telefonemas;
- Recepcionar pacientes;
- Marcar consultas;
- Confirmar agendamentos;
- Gerenciar a agenda do médico;
- Negociar com fornecedores;
- Realizar relatórios financeiros;
- Tirar dúvidas de pacientes;
- Cadastrar convênios;
- Gerar guias de consulta TISS em lotes;
- Cobrar pagamentos de consultas.
Apesar de haver uma diferença entre o conceito de recepcionista (apenas recepciona) e secretária (gerencia o estabelecimento), na área da saúde esses termos são usados como sinônimos na maioria das vezes.
Segundo um estudo da Unimontes, algumas das características desejáveis para recepcionistas são:
“Fluência verbal, postura, concentração, facilidade e gosto em lidar com o público, organização, atenção aos detalhes, saber administrar o tempo, bom humor, paciência, confiabilidade e responsabilidade.”
Como é apontado no estudo, antigamente a recepcionista apenas monitorava a agenda e atendia ligações. Porém, hoje em dia:
“As secretárias do novo milênio vêm ocupando cada vez mais funções na esfera estratégica: atuam no atendimento aos clientes, negociam com fornecedores, gerenciam informações.”
Importância de um software de gestão para recepcionistas de clínica
As recepcionistas precisam realizar diversas atividades em um único dia. Se todas elas forem manuais, as profissionais ficam sobrecarregadas e não conseguem ser produtivas.
Um software médico permite que elas contem com ferramentas como a agenda online, que diferente da agenda de papel, não é prejudicada com rasuras ou anotações ilegíveis.
A agenda médica também pode contar com diferenciais como lembretes de consulta automáticos, lista de espera, lista de pacientes do dia e personalização de cores por procedimento.
Dessa forma, a recepcionista consegue automatizar processos, ter mais organização visual e produtividade para focar em outras tarefas mais importantes, como a recepção de pacientes.
Se a recepcionista também é responsável pela gestão da clínica, seja a parte financeira ou de convênios, cadastro de pacientes, entre outros, o software de gestão também possui ferramentas para essas atividades.
Com essas soluções, ela consegue centralizar tudo que precisa em um único local. Uma ótima vantagem, não concorda?
Conheça mais sobre os benefícios de um sistema médico em nosso material gratuito:
7 dicas para se destacar como recepcionista de clínica
Crescimento profissional é um objetivo fundamental para todos que buscam sucesso em sua profissão. Para as recepcionistas de clínica, a área da saúde pode ser gratificante e ao mesmo tempo, difícil de lidar.
Para te ajudar a se destacar no trabalho de recepcionista de clínica, separamos 7 dicas fundamentais que você precisa começar a seguir agora mesmo. Confira!
1. Estude sobre a área médica
Você já é uma ótima profissional na recepção, porém, apenas isso basta para crescer na carreira e alcançar uma promoção?
Existem alguns aspectos básicos que toda recepcionista precisa ter, como organização, conhecimento básico sobre informática e atendimento de qualidade.
Porém, para ser promovida rapidamente, é preciso alcançar outras habilidades.
Diferente de outros profissionais da recepção, você está lidando com a área da saúde, e um ambiente de clínicas e consultórios médicos pode ser totalmente diferente de um escritório de advocacia, por exemplo.
Pensando nisso, estudar sobre a área médica é um diferencial importantíssimo para que você cresça na carreira e alcance destaque em sua especialização, as clínicas.
Porém, o que você deveria estudar? Quais assuntos da área médica são importantes para recepcionista?
Assim como o profissional de saúde, você também deve conhecer o público-alvo da clínica, ou seja, o perfil dos pacientes.
O perfil dos pacientes varia de acordo com a especialidade do médico, por isso, também é necessário que você estude sobre as principais especialidades médicas do mercado.
Durante seu estudo, lembre-se de estudar quais são as principais características dos pacientes que formam o público-alvo do local em que você trabalha.
Imagine que você trabalhe em um consultório de ortopedia.
Quais são as principais dores que os pacientes possuem? Eles costumam vir acompanhados? Qual é a faixa etária predominante? Eles costumam acessar canais como e-mail, Facebook e WhatsApp?
Assim, você consegue entender melhor o público com o qual está lidando, realizando um atendimento mais personalizado, e ainda pode contribuir para que o próprio médico conheça melhor seus pacientes.
Caso você seja uma recepcionista que, além de cuidar da recepção, também administra o consultório, realizar um curso de gestão também pode ser uma ótima estratégia para aumentar suas habilidades.
Não se esqueça de estudar sobre o CFM (Conselho Federal de Medicina) e outros órgãos regularizadores que definem normas sobre a prática médica, marketing médico, e outros aspectos.
2. Realize o atendimento humanizado
Quando falamos de atendimento humanizado, é um atendimento que vai além de apenas recepcionar bem os pacientes, mas surpreender, superando todas as expectativas.
Além de ser educada e simpática, o atendimento humanizado exige que você tenha empatia pelos pacientes, procure entender quais são seus problemas, e ofereça o máximo de conforto possível para alguém que, provavelmente, está passando por uma situação de estresse.
Uma boa forma de praticar o atendimento humanizado é utilizar comunicação não-violenta, uma prática que busca realizar a comunicação para resolver conflitos e promover a paz.
A comunicação não-violenta pode te ajudar a compreender melhor os outros, e principalmente, a si mesma.
Utilizando uma comunicação diferenciada, você pode criar conexão com os pacientes, e até mesmo com o profissional de saúde do consultório, melhorando as relações profissionais.
3. Aprenda como aumentar sua produtividade com o mesmo tempo de trabalho
Como eu posso realizar mais atividades em menos tempo? Eu preciso trabalhar mais para aumentar minha produtividade?
Para aumentar sua produtividade, você precisa entender como realizar mais tarefas, utilizando o mesmo tempo que usa atualmente.
Você, recepcionista de clínica, precisa realizar diversas ações, como organizar a recepção, atender os pacientes, confirmar as consultas, atender o telefone, auxiliar os profissionais de saúde, entre outras atividades.
Pode levar um certo tempo para que você consiga realizar tudo da melhor forma, afinal, você é apenas uma pessoa para diversas atividades.
Porém, com a ajuda das ferramentas certas e um bom controle do seu tempo, você consegue priorizar as atividades e aumentar sua produtividade.
Imagine que você confirme consultas por telefone, uma prática tradicional da recepção. Você pode começar a confirmar consultas por SMS ou WhatsApp, canais que, normalmente, as pessoas respondem rapidamente.
Contar com uma ferramenta que torne o processo de confirmação de consultas automático também é uma ótima forma de aumentar sua produtividade.
Existem diversas formas de melhorar atividades que já são realizadas, e conseguir mais tempo para focar em tarefas fundamentais, como a gestão da recepção.
Você também pode conversar com o administrador do consultório sobre essas questões e, juntos, chegarem em soluções mais efetivas.
4. Conheça tudo sobre mídias sociais
A internet está presente em quase todos os aspectos da nossa vida, inclusive, na dos pacientes.
Mesmo que o profissional de saúde do consultório não tenha proximidade com mídias sociais, como Facebook, Instagram e WhatsApp, você, com certeza, sabe a importância do marketing nesses canais.
O Google é a plataforma de pesquisa mais utilizada no mundo, e muitos pacientes procuram e conhecem seus médicos por meio deste canal.
Além disso, divulgações nas redes sociais estão se mostrando extremamente mais efetivas do que propagandas na TV.
Os médicos empreendedores já começaram a perceber esse movimento, e ter um diferencial como conhecimento de mídias sociais, pode ser o fator necessário para que você cresça e se destaque na profissão.
Não são todas as recepcionistas que sabem como administrar uma rede social, ou conhecem as configurações administrativas do Facebook e Instagram.
Com essa vantagem, você pode realizar atividades de marketing médico, e conseguir a promoção que tanto deseja.
Para aprender mais sobre a importância das redes sociais e como usá-las da melhor forma, confira nosso eBook sobre o assunto: redes sociais para a área da saúde e saiba como utilizá-las da melhor forma possível.
5. Saiba como lidar com pacientes difíceis
Uma coisa é fato, em toda profissão precisamos aprender a lidar com pessoas difíceis, e quando falamos da área da saúde, esse assunto se torna ainda mais delicado.
Como mencionamos no tópico sobre atendimento humanizado, criar uma conexão com os pacientes, estabelecendo um bom relacionamento, é um diferencial fundamental para as recepcionistas de clínicas que desejam crescer na carreira.
Durante a sua vida profissional, você provavelmente já encontrou um paciente que estava estressado, impaciente e/ou exigindo algo que estava fora do seu alcance, ou simplesmente não estava sendo simpático.
Nesse momento, é importante evitar se envolver emocionalmente, ou seja, não deixe ser atingida pela impaciência do paciente, e tente pensar que algo com certeza está acontecendo para deixá-lo naquele estado.
Todos temos dias difíceis, e acabamos descontando em alguém, que não tinha nada haver com a situação, mesmo sem querer.
Com a ajuda da empatia e comunicação não-violenta, você pode contornar a situação e auxiliar o paciente da melhor forma.
Nesses momentos, você pode até mesmo conseguir que o paciente se sinta agradecido por sua ajuda, e fidelizá-lo.
Assista nosso vídeo sobre como lidar com pacientes difíceis e aprenda mais sobre o assunto:
6. Aprofunde seu conhecimento sobre informática
Todo profissional da recepção precisa ter conhecimentos sobre informática, afinal, uma boa parte das clínicas e consultórios médicos já digitalizaram ferramentas, como agenda médica e fichas de pacientes.
Para uma recepcionista, que procura se destacar na profissão e melhorar suas habilidades, é preciso ir além do conhecimento básico.
Você precisa se tornar uma especialista em pelo menos algumas ferramentas que irão te auxiliar no dia a dia.
A maioria das pessoas não sabem utilizar uma planilha no Excel, e mesmo com conhecimento básico, não sabem como calcular automaticamente, transferir dados e outras configurações avançadas.
Com diferenciais como curso em Excel, Word, Power Point, e até mesmo e-mail marketing, uma ferramenta que está sendo cada vez mais utilizada por profissionais de saúde, você consegue uma ótima vantagem competitiva.
7. Potencialize seu currículo
Todos os critérios que comentamos durante o artigo são diferenciais que você pode e deve colocar no seu currículo.
Mas, quando falamos em potencializar o seu currículo, estamos nos referindo a cursos e especializações.
Realizar cursos para recepcionistas que oferecem certificado é uma atividade que você não deve deixar de lado, e cursos voltados para área médica, informática, até mesmo línguas como inglês, também são bem-vindos.
Além disso, você não pode se esquecer de manter seu currículo atualizado, e colocar as habilidades fora do ambiente profissional, como atividades voluntárias, participação em grupos de discussão, dança, esporte ou música podem mostrar uma característica importante para a área da saúde: trabalho em equipe.
Como você busca crescer na carreira de recepcionista de clínica?
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