Escolher o melhor software médico para clínicas envolve avaliar critérios como ferramentas que atendem suas necessidades, suporte ágil, segurança de dados e garantia de melhorias constantes no sistema.
Os profissionais de saúde sabem como uma tecnologia de qualidade auxilia na saúde, seja um equipamento ou um processo eficiente que melhora a experiência do paciente e da equipe clínica.
O mesmo acontece nas clínicas e consultórios que usam sistemas para automatizar atividades, integrar as informações e ter mais praticidade no dia a dia.
O Dr. Raphael Menezes, por exemplo, avaliou estes critérios ao escolher seu software:
“Primeiramente a facilidade de lidar com o sistema que é super intuitivo. Qualquer pessoa que pega pela primeira vez consegue mexer, marcar, agendar, é fácil. Gosto da forma como ele é disposto, bem moderno, com possibilidade de acesso em qualquer lugar.”
Qual a importância de um software médico?
Assim como diferentes tecnologias, os softwares médicos melhoram processos e permitem que as instituições entreguem o que possuem de melhor ao máximo para os pacientes.
Imagine como um hospital funcionava antes de equipamentos como o raio-x e sistemas de classificação de risco. Era muito mais difícil organizar o fluxo de pacientes, realizar diagnósticos e até mesmo salvar vidas.
Essas inovações chegaram para facilitar o trabalho dos profissionais de saúde e trazer mais inteligência nas tomadas de decisão. Isso também acontece com um software médico para clínicas e consultórios.
Faça as seguintes reflexões:
- A sua clínica está exatamente como você sempre sonhou?
- Você tem ferramentas que permitem que você tenha mais tempo para o paciente?
- Sua equipe consegue ser produtiva e encontrar tudo o que precisa com facilidade?
- Sua renda financeira está satisfatória?
- Você tem controle total dos processos da clínica e não passa por problemas ao declarar impostos, enviar guias para convênios e demais atividades burocráticas?
- Consegue dizer, com precisão, como está a saúde financeira da clínica e quais são os próximos passos do planejamento estratégico?
Se você respondeu não a alguma dessas perguntas (ou todas elas), significa que ter um sistema médico é essencial e provavelmente já passou da hora de tê-lo.
Além de garantir que a sua clínica não passe a imagem de um local que “parou no tempo” e está preso aos papéis e processos engessados, um bom sistema traz mais praticidade para sua rotina.
Assista nosso vídeo para ver dicas sobre como escolher um sistema ou continue a leitura para conhecer os principais benefícios dessa tecnologia.
5 vantagens em ter um software médico
1. Centralizar todos os dados em um único local
Você já atuou em uma clínica que os prontuários ficavam em uma sala, a agenda na recepção e documentos da clínica em um escritório?
Ter informações espalhadas por diferentes papéis ou computadores prejudica a clínica de várias maneiras. Em primeiro lugar, há a dificuldade de encontrar dados específicos com agilidade.
A experiência do paciente também pode ser impactada negativamente, caso ele demore para ser atendido ou perceba que suas informações estão espalhadas e podem ser perdidas facilmente.
Quando todas as informações ficam integradas em um sistema na nuvem, que pode ser acessado por qualquer dispositivo eletrônico a partir de um login e senha exclusivos por profissional, há mais segurança e praticidade.
Veja uma parte do depoimento do Dr. Pedro Diniz sobre como a centralização de dados de seu software o auxiliou no dia a dia:
“Ao anotar em fichas ou outros sistemas que não são tão completos igual o iClinic, você fica perdido. Uma informação fica no lugar, o exame na outra, se você não escreveu tudo no prontuário, você perdeu uma informação. O iClinic auxilia na gestão e visualização de dados, informações que eu nem tinha ideia. Eu falo que é minha clínica no bolso, em qualquer lugar.”
2. Automatizar atividades mecânicas e repetitivas
Quantas vezes você escreve a mesma receita na semana? Quanto tempo é perdido produzindo os mesmos relatórios financeiros todos os meses?
A maior parte do nosso dia é tomado por tarefas que fazemos todas as semanas e poderiam facilmente ser feitas por máquinas ou sistemas. Por exemplo, a produção de relatórios ou documentos.
No caso das clínicas e consultórios, um software médico consegue automatizar quase todos os processos de gestão, por meio de ferramentas como prontuário eletrônico, prescrição digital, relatórios, entre outros.
Ao invés de escrever a mesma receita para diferentes pacientes, é possível personalizar e salvar modelos de prescrição no prontuário eletrônico do sistema.
A secretará da clínica apenas precisa registrar as entradas e saídas financeiras, assim como os profissionais da recepção, para ter relatórios e gráficos automáticos sobre as finanças.
Diferente do que muitos imaginam, essa automação não vai substituir os profissionais. Na verdade, vai dar mais tempo para que eles possam focar em tarefas produtivas, como a gestão e recepção de pacientes.
O que pode — e provavelmente vai — acontecer é profissionais que dominam a tecnologia, substituírem aqueles que não se atualizaram.
Baixe nossa checklist gratuita sobre escolher sistemas para clínicas e faça o exercício enquanto lê o conteúdo:
3. Otimizar processos como a marcação de consultas
Assim como é possível automatizar tarefas, os processos também ficam mais organizados e ágeis quando todas as informações e ferramentas estão centralizadas na mesma plataforma.
Pense na agenda da clínica. Uma agenda de papel tem rasuras, anotações sobrepostas e pode ser facilmente alterada por qualquer profissional, o que causa muitos mal-entendidos e desorganização.
Uma agenda médica online permite alterações com poucos cliques, tem histórico de alterações, lembretes de consulta automáticos, agendamento online, personalização de cores por procedimento e muito mais.
O mesmo acontece com outros processos como fluxo de caixa, controle de estoque, envios de mensagens para pacientes, geração de guias de consulta TISS em lotes — um sistema de qualidade te apoia em todas essas tarefas.
4. Garantir uma ótima gestão financeira
Um dos maiores desafios para médicos empreendedores é realizar a gestão financeira da clínica e cuidar das finanças pessoais, sem misturá-las ou cometer erros.
Como essa matéria não costuma ser vista na graduação, os profissionais buscam cursos profissionalizantes para adquirir o conhecimento necessário de gestão de negócios.
Porém, mesmo quando você possui o conhecimento básico sobre finanças, ainda sim é preciso contar com ferramentas que vão automatizar e controlar os processos financeiros da clínica.
Afinal, você não vai poder focar 100% do seu tempo apenas para a gestão, também é preciso cuidar dos pacientes e gerir a equipe de colaboradores.
O ideal é que o sistema possua ferramentas como fluxo de caixa, repasse médico, pagamento online, controle de recebimento e despesas, extrato de transações, entre outros.
A Ocular Oftalmologia, por exemplo, aumentou seu faturamento médio em 4 vezes apenas ao adotar um sistema com solução financeira para clínicas:
“A organização financeira que o sistema oferece é muito fácil de usar. Você consegue enxergar tudo que tem faturado no cartão de crédito, antecipar, ter previsibilidade das finanças dos próximos meses.”
Conheça o sistema da Ocular Oftalmologia agora mesmo:
5. Atrair e fidelizar pacientes
Um dos maiores impactos que um software médico pode proporcionar para sua instituição é a facilidade em atrair e fidelizar mais pacientes.
Com relatórios sobre o perfil de paciente mais atendido na clínica, o sistema pode auxiliar no planejamento do seu marketing médico, além de proporcionar mais tempo para você pensar nas estratégias.
Com a melhora na gestão da clínica e com ferramentas que permitem o maior foco no paciente durante a consulta, a fidelização também aumenta como consequência.
O Dr. André Fuck, por exemplo, usa o aplicativo do seu sistema para se conectar com os pacientes de qualquer lugar.
“O aplicativo sem dúvida é uma funcionalidade favorita, consigo acessar a qualquer momento. O paciente me manda um e-mail, WhatsApp, e já consigo puxar o prontuário dele e saber com quem estou falando, o que eu tinha pedido na consulta.”
Veja o que ele comentou sobre a possibilidade da tecnologia distanciar os médicos dos pacientes:
“Acredito que o que define o contato médico-paciente é a interação humana. O software é uma ferramenta para facilitar, agilizar, otimizar o tempo que perderíamos escrevendo exames, fazendo receitas. É o contato humano que define se a relação médico-paciente vai ser boa, e não a presença ou ausência de um software médico.”
8 dicas para escolher o melhor software médico para clínicas e consultórios
1. Liste suas necessidades para comparar com o sistema
O primeiro passo para buscar uma solução é pensar em quais são suas necessidades. Pense nas dificuldades da clínica que poderiam ser resolvidas com as ferramentas certas.
Use estas perguntas para fazer sua lista:
- Qual é o fluxo de trabalho da clínica médica? Quais são as tarefas realizadas em cada área (sala de atendimento, recepção, gestão)?
- Qual é a jornada do paciente? Como ele agenda, recebe o lembrete e é contatado no pós-consulta?
- Quais tarefas que fazemos manualmente poderiam ser automatizadas?
- Quais são os maiores desafios da clínica e quais ferramentas poderiam solucioná-los?
Ao ter sua lista, fica fácil identificar quais softwares do mercado vão ser úteis para sua realidade e quando vale a pena pagar por um sistema mais caro, que resolverá todos os seus problemas.
Lembre-se que optar pelo mais barato nem sempre vale a pena. Um sistema que não atende suas necessidades pode dificultar o que deveria ser facilitado.
2. Verifique o nível de segurança dos dados
A segurança dos dados médicos sempre foi valorizada pelos profissionais de saúde, mas após a chegada da LGPD, essa proteção se tornou ainda mais discutida e fiscalizada.
Independentemente do sistema que você escolha, é imprescindível que ele seja na nuvem e tenha criptografia para os dados trafegados.
O armazenamento na nuvem com diferentes níveis de acesso para cada profissional garante que apenas os profissionais de saúde autorizados poderão acessar dados sigilosos de pacientes.
A criptografia é uma medida que impede a leitura de dados por terceiros mal-intencionados, como hackers. Tudo que você precisa fazer é não compartilhar seu login e senha com outras pessoas.
O sistema também pode ter outros diferenciais na segurança. A Teleconsulta, por exemplo, pode ter um termo de consentimento para pacientes, que auxilia na transparência da relação e proteção jurídica para os médicos.
O prontuário também pode impedir alterações nos registros da consulta após a finalização, permitindo apenas adição de observações, o que aumenta a validade jurídica do seu prontuário.
Softwares médicos como o iClinic, além de ter todas essas medidas de segurança, também contam com os servidores da AWS, plataforma em nuvem mais abrangente do mundo, usada pela NASA e Casa Branca.
Assista nosso vídeo para conhecer mais sobre a segurança de dados do iClinic:
3. Garanta que o suporte seja ágil e eficiente
O software médico deve ser fácil de usar, mas isso não significa que sua equipe não precisará entrar em contato com o suporte, seja para tirar dúvidas ou comunicar um eventual problema com as ferramentas.
Você já deve ter tido uma experiência negativa com suportes de empresas, assim como a maioria das pessoas. Alguns suportes são extremamente difíceis de contatar, seja por telefone ou enviando mensagens.
Como sua clínica dependerá do sistema para manter a clínica funcionando da melhor forma (com a agenda online, prontuário eletrônico e gestão financeira, por exemplo), o sistema deve oferecer um suporte ágil.
O ideal é que o suporte esteja disponível por um chat dentro do sistema, com um padrão de reposta em até 5 minutos, além da possibilidade de contato por telefone e e-mail.
O Dr. Raphael Menezes, citado no início do artigo, tem uma boa experiência com o suporte do iClinic.
“O suporte é ótimo, me explicou tudo, foi perfeito. Mesmo para alguém que não tem tanta experiência com informática irá conseguir manejar, devido à forma clara e didática com que me explicaram.”
4. Tenha um prontuário acessível e personalizável
O prontuário é um dos documentos mais utilizados pelos profissionais de saúde, se não for o mais utilizado. Logo, é fundamental que ele possa ser acessado de qualquer lugar e personalizado.
Ao alterar as seções, campos de anamnese e adicionar campos específicos de sua especialidade, você consegue ter o prontuário perfeito para seu estilo de consulta.
Além de garantir que nenhuma informação seja deixada para trás, você ganha mais agilidade ao digitar apenas o que for específico de cada paciente e tem mais tempo para tirar dúvidas e criar uma conexão durante o atendimento.
Baixe gratuitamente nosso guia sobre como escolher um prontuário eletrônico para facilitar sua escolha:
5. Analise se o sistema possui melhorias constantes
Todo sistema em constante evolução, que entrega melhorias constantes em suas ferramentas, nunca estará completamente terminado, justamente porque estará sempre buscando evoluir.
Da mesma forma como um profissional está sempre investindo em sua atualização profissional, a equipe de desenvolvimento do software médico deve ter a mentalidade de buscar formas de melhorar o produto.
Você pode descobrir se a empresa do sistema se preocupa essa questão ao questionar um consultor, verificar quantas ferramentas novas são lançadas por ano ou melhoradas.
6. Cheque se os relatórios de gestão são automatizados
No tópico sobre vantagens de ter um sistema médico, vimos como relatórios e gráficos sobre pacientes, gestão e controle financeiro podem ser gerados a partir dos dados registrados na plataforma.
Ou seja, tudo que você precisa fazer é usar o sistema e, após os relatórios estarem mais completos, analisar como a clínica pode ser melhorada e quais investimentos devem ser feitos.
Todo o tempo que “sobrar” deve ser usado para o que, de fato, é importante, seja os pacientes ou tempo para sua vida pessoal, atualização médica, entre outros fatores.
7. Priorize sistemas com pagamento online
Mesmo que você ainda não use o pagamento online na clínica, um sistema que possui diferentes soluções de pagamento permite que você aumente sua renda financeira e melhore a experiência do paciente.
A maioria das clínicas e consultórios só aceitam pagamento em dinheiro ou à vista. Muitos pacientes se adaptam a esses tipos de pagamento, e precisam esperar meses para agendar uma consulta e conseguir pagar na hora.
Em outros casos, as pessoas apenas buscam outras clínicas que parcelam pagamentos, principalmente no caso de pacientes que preferem a Teleconsulta e pagamentos online.
Ao diversificar os meios de pagamento dos seus serviços, você consegue fidelizar pacientes e aumentar suas fontes de lucro, uma tendência comum em todas as empresas, independentemente do setor.
8. Faça um teste gratuito
Após avaliar todas as questões que citamos no artigo, é essencial que você faça um teste gratuito antes de se comprometer financeiramente com o sistema.
O teste permite que você verifique se o software realmente entrega tudo o que promete e tire dúvidas sobre multas, taxa de fidelidade e exportação de dados.
O recomendado é que o software médico não possua nenhuma taxa, seja de cancelamento ou de “matrícula” e permite que seus dados sejam exportados a qualquer momento, mesmo depois do cancelamento.
Neste artigo você conheceu as principais vantagens de um software médico de qualidade, como escolher um e quais critérios avaliar. Aproveite para fazer um teste grátis no iClinic, sistema que citamos ao longo do conteúdo:
