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Descubra como aumentar a produtividade da recepcionista da sua clínica

Leia em 3 min.

Software de gestão, ambientação e treinamento são alguns dos pontos que podem ser trabalhados em sua clínica, para que a produtividade da recepcionista aumente. Continue lendo para ver todas as dicas!

O aumento da produtividade é sempre buscado pelas organizações empresariais. A gestão do local tem um trabalho intenso de analisar aspectos que podem ser aprimorados para oferecer um serviço de melhor qualidade para seus clientes.

Em uma clínica médica isso não é diferente. Portanto, recai aos gestores a responsabilidade de elaborar estratégias para prestarem uma melhor assistência em saúde, satisfazendo todas as necessidades dos pacientes.

Uma maneira de assegurar isso é aumentar produtividade da recepcionista da clínica, que tem um importante papel na organização do local e no planejamento da rotina. Quer saber como? Confira as dicas do post que preparamos!

Os benefícios da produtividade para um negócio

Aumentar a produtividade é uma das principais metas da gestão de um negócio, certo? Produzir muito e em menor tempo é, de fato, um grande objetivo. Porém, é preciso assegurar, também, a qualidade no serviço prestado.

Vale ressaltar que a falta de excelência no desempenho de uma clínica médica pode provocar prejuízos a longo prazo. Então, veja a seguir algumas dicas para melhorar o trabalho da recepcionista!

Práticas para aumentar a produtividade da recepcionista da clínica

Mas, afinal, como é possível aumentar a produtividade da recepcionista? Os aspectos vão desde o investimento em software até à ambientação do local. Confira!

Trabalhar com um software de gestão

Antes de tudo, você, como administrador da clínica, deve se atentar para um sistema de gestão como aliado ao trabalho da recepcionista.

O investimento em um software figura como algo fundamental, visto que automatiza os processos, levando a recepcionista a sair da função operacional e focar mais no aspecto estratégico.

Mas, afinal, em que consiste esse novo enfoque? Quando as operações são concentradas em uma plataforma, e automatizadas, os colaboradores podem utilizar o tempo otimizado para realizar tarefas que exigem, de fato, o raciocínio e a competência humana, como a excelência do atendimento ao paciente.

Gerenciamento da agenda

Ainda sob a perspectiva das vantagens de um software, ele é capaz de otimizar o agendamento de consultas, visto que traz agilidade a todos os processos envolvidos, desde a marcação, o cancelamento, as filas de espera e a reorganização de encaixes, diminuindo horários vagos.

Não podemos esquecer que durante muito tempo essa tarefa se concentrou unicamente nas mãos da equipe recepcionista e em uma agenda com vários rabiscos e informações. Neste aspecto, o sistema aparece como um aliado, mas não como um substituto, pois os colaboradores ainda devem organizar a disposição de horários de modo que não comprometa a rotina com possíveis atrasos, além de resolver situações de inconsistência.

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Atendimento cordial

Saindo um pouco do âmbito do sistema de gestão, reforçamos que ele realiza as tarefas operacionais, deixando a recepcionista livre para focar, de fato, em recepcionar os pacientes. Fazendo essa tarefa com exclusividade, há maior clareza e objetividade ao repassar as informações mantendo, ainda, a educação e cordialidade ao se comunicar com os pacientes.

Ao se concentrar em grande parte no atendimento dos pacientes, ela consegue atender a chamados e responder dúvidas de forma mais rápida, refletindo em sua produtividade.

Treinamento

Por fim, é de suma importância que a gestão ofereça treinamentos para capacitação profissional, englobando aspectos para melhorar a organização, o atendimento e até mesmo instruindo para a implementação correta desses aprendizados.

É importante dizer, ainda, que toda a equipe deve oferecer um acolhimento digno para o paciente, explorando os conceitos de um tratamento mais humanizado para os usuários da clínica.

O programa 5S

A metodologia 5S abrange ferramentas que proporcionam maior excelência nos processos de uma empresa. As práticas associadas ao 5S asseguram maior eficiência e organização, sendo extremamente benéficas para todas as partes de uma instituição, em especial a recepção.

As habilidades buscadas e que justificam a nomenclatura 5S são as seguintes:

  • seiri: senso de utilização;

  • seiton: senso de organização;

  • seiso: senso de limpeza;

  • seiketsu: senso de padronização;

  • shitsuke: senso de disciplina.

Saiba mais sobre a metodologia lendo este artigo.

Aumentar produtividade da recepcionista de clínica é, portanto, uma tarefa fundamental para assegurar o melhor desempenho da clínica. As dicas abordadas aprimoram não apenas o desempenho desse colaborador, mas também do estabelecimento como um todo.

A utilização de um software, por exemplo, proporciona benefícios a todas as partes envolvidas, bem como a organização e o planejamento estratégico.

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Sobre o autor

Flávia Saldanha

Analista de Marketing na iClinic, foco em E-mail Marketing e Comunicação. Formada em Economia na USP, com ênfase em Negócios Internacionais.