Para Secretárias

Conheça 5 técnicas de organização para recepção de clínicas

O paciente, quando chega para uma consulta, espera encontrar um ambiente agradável para aguardar o atendimento.

Não adianta o médico ser um excelente profissional, se a recepção do consultório não causar uma boa impressão.

Por isso, a organização para recepção de clínicas deve ser bem pensada e planejada. Também é preciso oferecer um atendimento humanizado, construindo uma boa relação entre paciente e recepcionista.

Há diferentes estratégias para tornar a clínica médica um local agradável para os pacientes e também otimizar o atendimento e a gestão.

Um atendimento atencioso agrada os pacientes

A recepcionista é o primeiro contato do paciente quando chega na sua clínica ou consultório, seja por telefone ou já na sala de espera.

Esse primeiro contato é fundamental para que o paciente se sinta bem e acolhido no consultório.

A recepcionista precisa ser atenciosa e isso é possível com gestos simples, como olhar para o paciente enquanto conversam, e também estar preparada para tirar possíveis dúvidas.

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Organização e limpeza do ambiente

É comum os pacientes aguardarem para serem atendidos na sala de espera da clínica ou do consultório.

Para tornar esse momento de espera mais agradável, é fundamental que a sala de espera esteja limpa e organizada, além de oferecer algumas distrações para o paciente.

Os móveis devem estar em harmonia, com cores leves e bem distribuídos pelo ambiente.

A decoração conta muito para o bem-estar. Algumas opções de passatempo são revistas, televisão, sonorização e Wi-Fi liberado.

Metodologia 5S para organizar o ambiente

A metodologia 5S foi criada no Japão para a reestruturação da indústria japonesa no pós-guerra, mas pode ser facilmente aplicada em diversos setores.

Os 5S são cinco palavras japonesas que começam com a letra S e chamam a atenção para determinados aspectos da organização e da gestão.

Na adaptação para o português, a metodologia é composta por 5 sensos:

  • de utilização, que parte do princípio de que apenas o que é útil deve ser deixado no ambiente de trabalho;
  • de organização, deixando tudo o que é utilizado com mais frequência sempre à mão;
  • de limpeza, que proporciona um ambiente limpo e acolhedor;
  • de saúde, segundo o qual os profissionais devem cultivar hábitos saudáveis;
  • de disciplina, que se relaciona às regras no ambiente de trabalho.

Todas essas questões podem ser levadas em consideração na hora de planejar a organização do consultório ou da clínica.

Agenda digital agiliza o trabalho na recepção

Substituir a agenda de papel por uma agenda digital pode agilizar e muito o trabalho na recepção e também na organização dos compromissos do profissional.

As informações da agenda digital podem ser acessadas de qualquer lugar por meio do celular, ou outro dispositivo conectado.

Sem contar que qualquer um que esteja no compartilhamento da agenda pode acessá-la também.

Outro benefícios é a facilidade em consultar os horários e fazer substituições e atualizações, e as informações serem atualizadas automaticamente.

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Informatizar a clínica ajuda na organização do trabalho

Além da agenda digital, há outras possibilidades de informatizar os processos da clínica, como prescrições e prontuários eletrônicos.

Por meio da informatização dos dados da clínica, é possível ter um acesso mais rápido e fácil de informações importantes durante o atendimento médico e também no agendamento de consultas.

Muitas estratégias podem ser adotadas para otimizar o atendimento e para agradar os pacientes em uma clínica médica.

A organização para recepção de clínicas é um dos pontos principais para fazer com que o paciente fique satisfeito e se sinta bem na ida ao médico.

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