Um sistema para consultório consegue otimizar seus processos, automatizar atividades manuais, melhorar a gestão do negócio e proporcionar mais tempo para focar nos pacientes.
As vantagens de um sistema médico são inúmeras, principalmente para profissionais que desejam cuidar de pacientes e, ao mesmo tempo, administrar um consultório.
A Dra. Imara Queiroz, por exemplo, conseguiu melhorar sua gestão e ter mais tempo para outras atividades importantes. Veja uma parte do seu depoimento:
“Os meus resultados aumentaram, consegui ter um controle melhor da minha gestão. Antes minha secretária fazia os relatórios manualmente, mas agora com o iClinic consigo acompanhar isso no dia a dia.”
Entretanto, diversos profissionais têm dúvidas sobre como escolher o melhor sistema e encontram dificuldades durante a tomada de decisão.
Neste artigo eu vou te ajudar a escolher a plataforma ideal para o seu dia a dia. Acompanhe!
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Conheça os 10 principais critérios para escolher seu sistema para consultório
Qual é o melhor sistema para consultório do mercado? Existe uma única plataforma que vai atender todas as suas necessidades?
A verdade é que essas respostas variam de acordo com o seu tipo de atendimento, o funcionamento do seu consultório e suas demandas. Por isso, é preciso analisar cada critério pensando na sua rotina.
Veja a seguir quais são as 10 perguntas que vão te guiar durante a sua escolha.
1. O sistema para consultório é completo?
Faça uma lista de todas as necessidades do seu consultório.
É provável que além de funcionalidades como prontuário eletrônico para atender pacientes, também seja necessário uma gestão financeira para acompanhar as entradas e saídas de dinheiro do caixa.
Se o seu consultório é especializado em pediatria, o ideal é ter um prontuário eletrônico com curva de crescimento, e que permita a personalização completa do documento.
Uma boa dica é lembrar de anotar as especificidades que a sua especialidade exige. Oftalmologistas podem precisar de um status de agendamento como “dilatando a pupila”.
Ou seja, um sistema completo é aquele capaz de centralizar todas as ferramentas que você precisa em um único lugar. Entre as principais funcionalidades que os sistemas costumam ter, podemos listar:
- Agenda médica com personalização de cores por procedimento, lista de espera, lista de pacientes do dia, além de lembretes de consulta por SMS, e-mail e WhatsApp;
- Agendamento online que permite a marcação de consultas 24 horas por dia, de qualquer lugar;
- Teleconsulta para atendimentos a distância com envio de termo de consentimento para pacientes e gravação;
- Prontuário eletrônico personalizável com prescrição de medicamentos, assinatura digital, modelos de solicitação de exames, entre outros;
- Controle financeiro com fluxo de caixa, repasse médico automático, relatórios, gráficos, controle de estoque e faturamento de guias TISS em lotes;
- E-mail marketing para envio de mensagens personalizadas e automáticas para pacientes.
Essas são algumas ferramentas que o seu sistema para consultório pode ter.
Outro passo essencial é acessar o site da empresa para conferir quais são os diferenciais que ela oferece, ou assistir um vídeo como este:
2. A plataforma é especializada em gestão de consultórios?
A melhor opção para qualquer consultório é ter um sistema desenvolvido por uma empresa que entenda sobre a gestão de um estabelecimento médico.
Ao invés de ter uma plataforma genérica que não compreende os desafios da sua rotina, um sistema para consultório é desenvolvido exclusivamente para você.
Além disso, os colaboradores do sistema, sejam desenvolvedores, vendedores ou especialistas do suporte, também precisam estar preocupados com o sucesso do seu negócio.
Uma ótima forma de verificar se a empresa entende sobre a sua realidade é olhar canais de comunicação como site, blog, Youtube e Telegram.
Se ela produz conteúdos para médicos e outros profissionais do consultório, como recepcionistas e secretárias, é provável que ela entenda seus principais desafios.
3. O custo-benefício vale a pena?
Adquirir um software médico é um investimento. Ele irá trazer ótimos retornos, como mais organização e fidelização de pacientes, mas também custa dinheiro.
Por esse motivo, é essencial pensar no preço que você está disposto a pagar.
Empresas que têm variedades de planos costumam ter um ótimo custo-benefício, justamente por permitir que o profissional escolha o melhor plano para suas necessidades.
O iClinic, por exemplo, além de ter diferentes planos também tem uma garantia de satisfação: se você não ficar satisfeito com o sistema em até 30 dias após a assinatura, seu dinheiro é devolvido.
É fundamental verificar se a empresa cobra taxa de inscrição, multa de cancelamento, reajuste, entre outros gastos.
Assista ao vídeo abaixo e descubra como uma empresa pode oferecer diferentes planos e te ajudar na escolha de um:
4. A equipe de vendas é prestativa?
Os consultores do sistema médico estão apenas tentando vender o produto, ou realmente querem entender se ele faz sentido para você?
A pior sensação que um cliente pode passar é sentir que estão empurrando uma venda sem sentido, que não vai agregar valor ao consultório.
Para não passar por essa situação, ou saber identificá-la, avalie como a equipe de vendas da empresa entra em contato com você. Eles são sinceros e falam sobre as limitações do software médico?
É difícil encontrar consultores honestos que avisam se o sistema atende suas necessidades ou não, mas com a equipe certa, você sabe que está sendo atendido do melhor jeito possível.
5. A equipe de suporte é ágil e eficiente?
Mesmo que o sistema para consultório seja fácil de usar, é normal que dúvidas surjam ao longo do tempo, ou até mesmo eventuais falhas que precisam ser resolvidas.
Ter especialistas dedicados em solucionar suas dúvidas com rapidez e de maneira assertiva é fundamental para garantir que você não perderá tempo no seu dia a dia.
O suporte da iClinic, por exemplo, responde suas dúvidas em até três minutos pelo chat dentro do sistema durante o horário comercial. Conheça mais sobre a equipe no nosso vídeo:
6. A reputação da empresa é boa?
Para confirmar se o software médico realmente é confiável, basta olhar a reputação da empresa e como ela se posiciona em suas comunicações, além do seu nível de transparência.
Em sites como o ReclameAqui você consegue checar reclamações e como foram respondidas.
Pelo Google Meu Negócio (que aparece se você buscar pelo nome da empresa no Google) também é possível verificar as avaliações de outros clientes.
Outra maneira de olhar a reputação da empresa é verificar se ela tem parcerias, buscar por notícias e artigos que falam sobre como ela funciona, e redes sociais como Instagram.
A Dra. Ana Moreira checou a confiabilidade da iClinic por meio de recomendações.
“Eu conhecia outras plataformas, mas duas entidades muito robustas e confiáveis, recomendaram o iClinic. A Sociedade Brasileira de Cirurgia Bariátrica, e a Livance aqui de Campinas.”
7. O sistema para consultório é armazenado na nuvem?
O armazenamento na nuvem guarda todos os seus dados em servidores seguros da internet, que não podem ser acessados por pessoas não autorizadas.
Diferente de softwares instalados, mesmo que algo aconteça com seu dispositivo, como derramamento de líquidos ou acidentes, todas as suas informações ficarão protegidas.
O Facebook, Youtube e Netflix são alguns exemplos de sistemas na nuvem. Você pode acessá-los pelo computador ou celular, e seus conteúdos não ocupam nenhum espaço da sua memória.
O profissional de saúde Bruno Diaz conta com esse tipo de armazenamento. Dê uma olhada em seu depoimento:
“Com a agenda e o prontuário do paciente na nuvem, de onde você estiver é possível ter acesso aos dados. Não conseguimos nos lembrar de todos os detalhes, mas podemos abrir o prontuário de qualquer lugar, assim como ver os horários disponíveis na agenda para responder um paciente.”
Ainda não sabe se um sistema para consultório em nuvem é para você? Baixe nossa checklist gratuita:
8. Há melhorias constantes e atualizações?
Um software médico que não melhora suas ferramentas e não se preocupa em acompanhar as tendências do mercado com certeza vai te deixar na mão em algum momento.
O desenvolvimento de funcionalidades precisa ser contínuo, e os desenvolvedores precisam estar sempre preocupados em te entregar a melhor experiência.
Para checar se o sistema passa por melhorias, busque por conteúdos que explicam como checar as atualizações. Se você não encontrar nada, provavelmente a empresa não se preocupa com esse quesito.
9. Você pode realizar migração de dados e exportar suas informações a qualquer hora?
Apesar da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) deixar claro que somos donos dos nossos dados, muitas empresas ainda se recusam a exportar informações armazenadas em seus sistemas.
É fundamental analisar se você pode exportar seus dados diretamente pelo software médico por meio de um botão. Caso ele não permita um teste gratuito, pergunte aos consultores.
Também verifique se o sistema consegue migrar dados de outras plataformas gratuitamente. Assim, caso você já tenha informações salvas em outro local, é possível transferi-las com total segurança.
10. O sistema para consultório também tem foco em recepcionistas?
É provável que no seu consultório conte com a ajuda de profissionais da recepção, secretaria, ou outras pessoas que precisam utilizar o sistema para marcar consultas, registrar estoque de materiais, entre outros.
Por isso, é necessário que o software médico também se preocupe em oferecer uma boa experiência para esses profissionais tão importantes na gestão de uma empresa.
O ideal é que ele tenha diferentes níveis de acesso para cada usuário. Profissionais da recepção não podem ter acesso ao prontuário eletrônico, já que contém dados sigilosos dos pacientes.
Além de garantir respaldo jurídico para seu consultório, você também tem a garantia de que cada profissional terá acesso ao que condiz com as suas atividades diárias.
Todos esses questionamentos irão te ajudar a tomar a melhor decisão para seu consultório. Baixe gratuitamente nossa planilha de comparação de softwares médicos para ter ainda mais segurança:
Espero que as dicas tenham te ajudado. Compartilhe sua experiência em busca por um sistema para consultório aqui nos comentários! Tenho certeza que irá ajudar outros profissionais. 🙂