Todo médico já passou pela difícil situação de deixar um paciente aguardando por muito tempo em uma sala de espera cheia, mas existem práticas simples que podem evitar essa ocorrência.
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Atrasos fazem parte do dia a dia de muitos profissionais de saúde. Isso porque é comum que um ou outro atendimento atrase ou se estenda, e faça a fila de espera crescer.
Essa é uma situação incômoda para médicos e pacientes, que muitas vezes gera estresse e frustração para ambos os lados.
Como a Medicina é imprevisível, muitas coisas podem acontecer, por isso, evitar 100% os atrasos pode ser uma tarefa desafiadora.
Contudo, existem algumas medidas que podem ser tomadas para evitar excessos e reduzir ao máximo a lotação da sala de espera e o tempo que cada paciente permanece aguardando.
Confira quais são elas a seguir!
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A importância de resolver o problema da sala de espera cheia
Você sente que a organização da sua clínica é ineficiente? Acha que isso se reflete na sua rotina e colabora com a lotação da sala de espera?
Se a resposta foi positiva, saiba que muitos profissionais se sentem dessa mesma forma.
É importante destacar que a maioria dos atrasos não acontece por negligência, e sim por falta de organização e planejamento.
Ter uma sala de espera organizada é fundamental para melhorar a percepção dos pacientes sobre a sua clínica ou consultório, deixá-los mais satisfeitos e ainda aumentar a taxa de fidelização.
Além disso, embora muitos médicos pensem que seu papel na fidelização é apenas durante a consulta, todo paciente faz uma jornada que começa no processo de agendamento e vai até o pós-consulta.
Saiba mais sobre a importância da jornada do paciente em nosso vídeo abaixo:
Essa é uma questão essencial, pois com o número de médicos aumentando a cada dia, os pacientes possuem diversas escolhas, e os médicos precisam se diferenciar da concorrência.
Segundo dados da Demografia Médica de 2018, em pouco menos de cinco décadas, o total de médicos aumentou 665,8%.
Assim, caso dois médicos ofereçam consultas humanizadas, mas apenas um seja pontual, e possua uma clínica modernizada, ele certamente terá a preferência.
Todos esses aspectos são muito importantes, pois englobam os conceitos do AAFR, que significa atrair, atender, fidelizar pacientes e rentabilizar.
5 dicas práticas para evitar uma sala de espera cheia
Evitar os atrasos e reduzir o problema da sala de espera lotada não é uma tarefa fácil, mas com uma boa dose de planejamento e gestão, esse ponto pode ser bastante melhorado.
Ter uma agenda organizada, contar com recepcionistas eficientes, e planejar seu dia com antecedência são soluções simples que farão muita diferença no seu dia a dia.
Se você quer ter mais eficiência em sua gestão e reduzir o tempo de espera dos seus pacientes, confira as 5 dicas a seguir!
1. Organize sua agenda e planeje seus atendimentos
Sua agenda vive cheia de rasuras, letras diferentes e anotações? É difícil realizar um encaixe eficiente em seus horários?
Essas situações costumam gerar atrasos justamente por tornarem a organização bem mais difícil e improdutiva.
Por isso, o ideal é que você sempre mantenha sua agenda organizada para ter todos os horários bem definidos e até para criar uma lista de espera e facilitar os encaixes.
Um software médico pode ajudar bastante nesse ponto. Com ele, você ainda poderá classificar seus horários por cores, conferir a lista de pacientes do dia e acessar a agenda de qualquer lugar.
Alguns softwares vão além e te enviam todas as consultas marcadas no dia anterior por e-mail. Assim, você pode se organizar de casa, sem precisar acessar o sistema. Uma ótima organização, não concorda?
Se você quer acabar com os problemas da sua agenda mas ainda não está certo de como fazer, baixe gratuitamente nossa checklist:
2. Envie lembretes de consulta
Seus pacientes costumam faltar muito?
Se sim, saiba que essa questão pode deixar sua sala de espera cheia, porque com horários desorganizados, a chance de atrasos é bem alta.
Sobre esse ponto, é comum que os pacientes se esqueçam das consultas, o que torna ideal o envio de lembretes por telefone ou canais digitais.
Inclusive, enviar esses lembretes via WhatsApp, e-mail ou SMS é uma alternativa até mais interessante do que realizar telefonemas, pois muitos podem estar ausentes e é um trabalho a mais para a secretária.
Com lembretes automáticos, você otimiza seu tempo, reduz sua taxa de absenteísmo e ainda diminui o tempo de espera dos que de fato comparecem às consultas.
3. Calcule o tempo médio de cada atendimento
Saber quanto tempo você realiza cada atendimento é ideal para que você consiga estimar o número de pacientes que podem ser atendidos durante aquele dia.
Para isso, vale realizar uma média que leve em conta sua área de atuação, o tipo de consulta ou procedimento e o número de pacientes.
Se o fluxo não for tão grande, você pode levar um pouco mais do que o habitual em cada consulta e aproveitar para humanizar ainda mais seu atendimento.
Aqui, alguns softwares médicos também podem te ajudar nessa tarefa, pois uma boa ferramenta irá fornecer um cronômetro e relatórios automáticos sobre a duração média dos seus atendimentos.
4. Ofereça treinamentos às recepcionistas
As recepcionistas são as maiores responsáveis pela organização e pelo bom atendimento em sua sala de espera.
Por meio de treinamentos e incentivos, você pode ajudá-las a melhorarem em suas funções, tornando-se mais produtivas e eficientes.
Com isso, suas horas serão bem distribuídas, e elas podem deixar tudo preparado para que sua rotina aconteça da melhor forma.
5. Conscientize os pacientes sobre os atrasos
Tanto o absenteísmo como o atraso de pacientes é prejudicial para o seu fluxo de atendimento.
Por esse motivo, vale sempre buscar conscientizar os pacientes de forma educada para deixar claro que a postura de todos faz muita diferença.
Você pode enviar conteúdos a respeito em um campanha de e-mail marketing, por exemplo, o que pode ser uma alternativa interessante até para que eles entendam que você nem sempre é o culpado pelos atrasos.
Além disso, o e-mail marketing também permite o envio de lembretes de retorno para os pacientes que precisam marcar uma nova consulta, mas ainda não o fizeram.
Seguindo nossas dicas, tenho certeza que você conseguirá resolver a sala de espera cheia do seu consultório!
Ao garantir que sua recepção está sempre organizada e preparada para receber os pacientes, você mostra que seu cuidado e atenção vão muito além da consulta.
Espero que este conteúdo tenha sido útil. Antes de ir, não se esqueça de deixar um comentário. Vamos adorar te responder!