O princípio de pareto é um conceito bastante conhecido na administração de empresas. Esse conceito afirma que 80% dos resultados (sejam eles benéficos ou maléficos) são gerados por 20% das causas.
Esse conceito não é uma lei, mas pode ser aplicado em diversos casos e auxilia na compreensão e execução de orçamentos e estratégias de mercado.
Parte fundamental da administração de um estabelecimento, independentemente de seu ramo de atuação, é conhecer algumas regras e leis que podem ajudar melhor na interpretação dos números e tomada de decisão estratégica.
Nesse sentido, bons gestores são aqueles que conhecem tanto o business core (essência do negócio) da empresa, quanto às consequências de determinadas ações catastróficas.
A boa gestão prescinde que os responsáveis de uma empresa entendam quais são as atitudes mais adequadas para cada momento em que ela vive.
Estratégias equivocadas são capazes de gerar não só prejuízos financeiros, mas perder fatias de mercado relevantes e por consequência, verem os concorrentes crescerem fazendo as coisas certas.
Por isso, conhecer ferramentas que auxiliem a manter tanto a qualidade quanto os números da sua empresa é fundamental.
Alguns princípios e leis podem ser aplicados no gerenciamento de qualquer negócio, adaptando suas características ao ramo da empresa.
No contexto de clínicas e consultórios, pode-se utilizar o conceito do princípio de Pareto, por exemplo. Ele ajuda a entender que parte do sucesso ou fracasso de um negócio está ligado à partes do processo e não ao todo.
Neste artigo que preparamos para você, vamos te contar quais são os benefícios de adotar o princípio de Pareto na sua gestão e como ele funciona na prática.
Continue lendo para saber mais!
O que é o princípio de Pareto?
O princípio de Pareto é um dos conceitos mais simples e importantes para a gestão empresarial.
Ele aborda uma relação entre causa e consequência que más decisões ou processos mal elaborados podem trazer tanto para a reputação, quanto para o caixa de uma empresa.
De certo modo, o que o princípio de Pareto traz de relevante para quem está à frente de um negócio é a determinação que 20% das causas podem ser capazes de afetar em 80% os resultados entregues ao fim de uma produção ou execução de projeto.
Ou seja: para que um projeto dê errado, não é necessário que 100% de sua execução esteja equivocada, mas apenas 20%.
Sendo assim, nem todas as estratégias (ou causas) são relevantes, mas algumas delas podem causar um maior impacto – seja ele positivo ou negativo.
O princípio de Pareto também possui outros nomes como:
- Regra 80/20;
- Lei dos poucos vitais;
- Princípio de escassez formal.
Embora seja conhecido como Regra 80/20, a sua demonstração matemática não segue uma fórmula de uma simples porcentagem, mas sim uma distribuição estatística de uma lei de potências.
A origem da Lei de Pareto
Como o nome sugere, a Lei de Pareto é um conceito notado pela primeira vez pelo economista italiano Vilfredo Pareto.
Em 1892, ele era um pesquisador econômico na Universidade de Lausanne na Suíça e publicou um artigo em que apontava que cerca de 80% das terras agricultáveis na Itália eram propriedade de apenas 20% da população.
Isso demonstrava uma desigualdade, que também influenciava em outras frentes – como por exemplo, a reduzida produtividade em algumas terras e o uso da monocultura em boa parte delas.
Posteriormente, Pareto utilizou a regra 80-20 por meio da observação do nascimento de ervilhas em vagens. No experimento, o pesquisador verificou que 20% das vagens eram responsáveis pela produção de 80% das ervilhas.
Empiricamente, Pareto apontou dezenas de exemplos em que 20% das causas são responsáveis por 80% dos resultados – isso vale para uma série de fatores como a distribuição de renda e riqueza entre a população e também para fenômenos naturais.
Um exemplo de um fenômeno natural que pode ser descrito pelo princípio de Pareto é a intensidade das chuvas. 80% das enchentes catastróficas são normalmente causadas por 20% das chuvas.
Quais os benefícios da regra 80/20 para clínicas médicas?
A compreensão da regra 80/20 e a aplicação dela nas clínicas médicas traz uma série de benefícios.
Maior produtividade
É possível usar a regra 80/20 para priorizar as tarefas que devem ser realizadas durante o dia de trabalho e aumentar a produtividade da clínica.
O objetivo é realizar, entre todas as tarefas da sua lista, os 20% dessas que resultarão em 80% do impacto possível naquele dia.
Clareza das prioridades e tomada de decisões
O princípio de Pareto pode ajudar na tomada de melhores decisões durante o processo de resolução de problemas.
Quando há muitas causas possíveis para um problema, o princípio de Pareto também ajuda a priorizar as soluções. Por isso:
- Identifique os problemas;
- Identifique as causas desses problemas;
- Organize os problemas em categorias semelhantes;
- Atribua um valor a cada um desses problemas com base no impacto para o negócio;
- Desenvolva um plano para se concentrar nos 20% dos problemas principais que impactam o negócio.
O objetivo é encontrar soluções comuns a diversos problemas.
Após identificar o problema principal, desenvolva um plano para criar a solução que pode gerar 80% dos resultados, usando estratégias de resolução de problemas.
Controle de qualidade
A análise e o diagrama de Pareto são ferramentas-chave, utilizadas na metodologia Six Sigma de controle de qualidade.
Além disso, na metodologia Six Sigma, o diagrama de Pareto ajuda a visualizar os dados e identificar maneiras de priorizar as ações.
Como aplicar o princípio de Pareto na sua clínica médica?
O ponto fundamental da regra 80-20 é que 20% dos clientes gastam bem mais do que os outros 80%.
Assim, é possível avaliar estratégias para melhorar o relacionamento com seu público e, também, oferecer oportunidades e vantagens diferenciadas para os “pacientes VIP”.
Outra proposta é mostrar agradecimento em forma de presentes e lembranças pela confiança e fidelidade à clínica e ao médico.
Dessa forma, na gestão de uma clínica ou consultório, é possível atuar em duas frentes.
Na primeira, valorizando os 20% que mais consomem e indicam você, e na segunda, descobrindo táticas para impressionar e cativar os 80% que ainda não são tão engajados e fiéis.
Como identificar pacientes que geram maior retorno com o princípio de Pareto?
Quando você observa a lista de pacientes e todas suas informações, é complicado entender as diferenças entre esse grupo.
No entanto, um software médico de gestão otimizado pode oferecer esse panorama de forma mais simples.
Assim, não é preciso gastar tempo e energia para encontrar quem são seus pacientes mais frequentes e que mais contribuem com seu faturamento.
Passo a passo para criar um diagrama de pareto
Após entender a melhor forma de se montar o diagrama, a lição tirada é que ele é uma excelente ferramenta de gestão.
Pois, com a utilização dela, fica mais fácil definir quais são as melhores estratégias (20%) para gerar grandes resultados (80%).
De uma maneira melhor de se explicar, ao aplicar o diagrama o gestor da clínica pode avaliar quais os 20% de esforços poderão gerar 80% de melhoria na gestão.
Dessa forma, a partir desses 20% de esforço é possível reduzir custos, minimizar perdas, aumentar lucros, eliminar desperdícios e reter clientes.
Mas, para que isso aconteça, é preciso seguir alguns passos.
Passo 01: defina um objetivo
Seu ponto de partida é definir seu principal objetivo, de forma clara. Você pode começar a partir de algum fato e a partir disso, alcançar bons resultados.
Passo 02: faça a coleta de dados
Após traçar seu objetivo, reúna o máximo de informações possíveis.
Com isso, de posse de todos os dados obtidos, estabeleça períodos para análise.
Passo 03: estabeleça uma categorização
Uma dica valiosa ao se trabalhar com diagrama de Pareto é separar os problemas por categorias, como, por exemplo, a falha no atendimento, seja proveniente de uma marcação errada na agenda ou um atraso na consulta.
Essa categorização auxilia numa análise de dados mais ágil e precisa. Além disso, ajuda na conclusão de que 20% de uma determinada reclamação conduz a 80% de todas as queixas apresentadas, por exemplo.
Passo 4: construa as barras de ocorrências
Após reunir todas essas informações, é necessário inseri-las em uma tabela.
Na tabela montada, devem ser lançados todos os problemas encontrados, bem como, todas as suas possíveis causas e a porcentagem acumulada que isso representa.
Em seguida, organize a tabela em ordem decrescente e determine o percentual acumulado de cada ocorrência.
Passo 5: faça um gráfico de linha com porcentagens
O penúltimo passo para criar o seu diagrama de Pareto é inserir a linha com as porcentagens acumuladas de cada categoria.
Para isso, primeiro, deve-se calcular a porcentagem de cada causa/defeito em relação ao total. Calculado o valor, você vai fazer a representação gráfica, ajustando a escala para o intervalo de 0 a 100%.
Passo 6: analise os dados
Com os dados em mãos e facilmente visualizados por meio da tabela (ou de um gráfico), basta analisar com que frequência cada problema se repete.
Com isso, você deve mensurar que tipo de impacto ele tem nos resultados da clínica.
Cuidados ao implementar o princípio de Pareto na sua clínica
Esse princípio pode vir a ser utilizado de diversas formas, mas o ideal é sempre usá-lo com moderação.
Pois, em diversas situações, os resultados podem fugir à regra e, por isso, nem sempre a proporção 80/20 entregará a clareza necessária para a tomada de decisão.
Analise a sua própria realidade
O diagrama parte de um princípio nem simples, porém, ele só é realmente eficaz quando as informações encontradas são verídicas e as ações desenvolvidas realmente aplicáveis.
Por isso, não é difícil encontrar modelos excessivamente generalistas de gestão em obras e conteúdos na internet baseados na regra 80/20.
Com isso, apenas uma dica! Não confunda seus 20% com os 20% do próximo.
Ainda que estejam sujeitas a exigências e tarefas muito parecidas, as empresas apresentam características, problemas e objetivos muito distintos.
Considere a variabilidade dos fatos
Outro ponto importante diz respeito à oscilação dos fatos.
Mesmo que na maioria dos casos seja possível visualizar que 20% das atividades realizadas geram 80% da produtividade geral, não é possível afirmar que isso sempre será assim.
Como um sistema médico te ajuda no aumento de produtividade e ganhos da clínica?
Para conseguir aumentar a sua produtividade uma boa saída é manter a sua agenda organizada. Por isso, o iClinic disponibiliza não só uma, mas duas agendas, a médica do sistema e a de agendamento online.
A agenda médica centraliza todos os seus atendimentos. Nela, você pode bloquear alguns horários para que suas recepcionistas não marquem pacientes em horários que você não estará disponível.
Além disso, é possível registrar todos os procedimentos que você realiza no consultório, bem como, também especificar os procedimentos feitos em cada consulta.
Entre as principais utilidades da agenda, podemos destacar:
- Lista de pacientes do dia: permite que você visualize todos os pacientes agendados no dia em formato de lista;
- Lista de espera: registra todos os pacientes que estão aguardando por um horário livre, e evita espaços vagos na agenda;
- Cores personalizadas por procedimento: personaliza todos seus procedimentos com as cores que desejar, e assegura uma visualização mais organizada da agenda;
- Visualização por dia ou semana: é possível visualizar a agenda por dia ou semana, além disso, você pode imprimi-la, caso deseje.
A agenda do sistema também é totalmente integrada ao agendamento online, citado anteriormente.
Ele permite que seus pacientes marquem uma consulta de qualquer lugar, a qualquer hora, por meio do seu perfil médico no AgendarConsulta, ou pelo seu próprio site.
Por fim, uma das formas mais práticas de ter mais tempo é contar com a tecnologia para automatizar tarefas mecânicas e repetitivas, além de centralizar ferramentas em um único local.
No caso de médicos de clínicas e consultórios, o ideal é ter um software médico com prontuário eletrônico, agenda online, Teleconsulta, gestão financeira, marketing, entre outras funcionalidades.
Assim, você conta com uma excelente centralização de dados e não perde tempo com processos ineficientes.
Conclusão
Por fim, agora que você entendeu o Princípio de Pareto, fica bem claro as vantagens que o mesmo oferece para sua clínica, como, por exemplo:
- Controle do orçamento da clínica;
- Investimento de forma inteligente em melhorias para a clínica e os pacientes;
- Redução com os gastos e desperdícios da clínica.
Ou seja, a Análise de Pareto, por ser uma técnica simples de tomada de decisão, pode ajudar a avaliar e priorizar diferentes problemas ou tarefas, comparando o benefício que a solução de cada um trará.
