A OPME é uma sigla utilizada para falar sobre órteses, próteses e materiais especiais. Fazer uma boa gestão desse tipo de recurso e material pode tornar sua clínica mais produtiva e reduzir custos.
A gestão de OPME vem se destacando como um dos temas de grande importância para o âmbito da saúde, principalmente, em grandes hospitais e clínicas médicas.
Um dos motivos disso está no significado dessa sigla, pois ela se refere às órteses, próteses e materiais especiais, que são itens fundamentais para os mais variados tipos de procedimentos existentes, mas que tendem a apresentar elevados custos de mercado.
Vale a pena ressaltar ainda que além de caros, eles apresentam também uma grande variação de valores, assim como seus materiais e processos de compra, o que acaba por dificultar alguns processos gerenciais.
Dessa forma, as boas práticas na gestão de OPME facilitam o alinhamento entre as necessidades financeiras da organização e as principais demandas dos pacientes, facilitando, dessa forma, o trabalho de todo mundo.
Mas, afinal, o que OPME significa? Por que a boa gestão dele é tão importante? Quais são as principais atividades que ele engloba? Neste artigo, você encontra todas as respostas!
O que é a OPME?
As Órteses, Próteses e Materiais Especiais (OPME) são insumos utilizados na assistência à saúde e relacionados a uma intervenção médica, odontológica ou de reabilitação, diagnóstica ou terapêutica.
A temática OPME é complexa e tem múltiplas pessoas e interesses envolvidos que se inter-relacionam, como:
- Pacientes;
- Médicos e outros profissionais da saúde;
- Fabricantes e fornecedores de insumos e hospitais.
Além disso, cada qual assume sua parcela de responsabilidade na cadeia de utilização.
Órteses
Seguindo a definição exata do termo, uma órtese é qualquer aparelho externo com utilidade para imobilizar e/ou auxiliar na proteção ou movimentação de membros do corpo humano, ou ainda da própria coluna vertebral.
Conhecido por ser um dispositivo sempre externo, possui qualidades ortopédicas e terapêuticas.
São utilizadas principalmente na área ortopédica com objetivos de prevenção de lesões ou agravamento das mesmas, correção postural e até mesmo para recuperação de cirurgias.
Como exemplos de tipos e modelos de órteses, podemos citar, as munhequeiras, as tornozeleiras, as botas ortopédicas, coletes e colares cervicais.
Próteses
Já as próteses são conhecidas como um aparelho que desempenha funções motoras semelhantes às de um membro amputado.
Conhecidas por serem peças artificiais usadas como substitutas de membros do nosso corpo, órgãos, tecidos e até mesmo de articulações que por algum motivo adverso, tiveram que ser amputadas ou não funcionam como deveriam.
Além disso, elas podem ser tanto externas quanto internas.
As próteses são responsáveis por promover uma significativa melhora em atividades cotidianas, e sua indicação deve ser feita sob a avaliação do fisioterapeuta e demais profissionais responsáveis pelo tratamento do paciente.
Materiais especiais
Esses materiais são conhecidos como insumos médicos usados para melhorar ou auxiliar tratamentos terapêuticos, implantáveis ou não, podendo ou não sofrer reprocessamento de acordo com regras da Anvisa.
Dentro os principais exemplos, podemos citar, cateteres, materiais de videolaparoscopia e introdutores. Ou seja, são materiais cujo uso não é recorrente em todas as cirurgias.
Por que é importante ter uma gestão de OPME em unidades médicas?
A gestão de OPME relaciona toda uma cadeia referente a esses materiais, que vai desde a procura do fornecedor até a utilização do insumo em uma cirurgia.
Nesse processo estão envolvidos os seguintes aspectos:
- Pesquisa de preço;
- Negociação com o fornecedor;
- Compra do insumo;
- Transporte da carga;
- Armazenamento dos materiais;
- Bom uso desses materiais.
Dessa forma, o processo engloba diversas áreas, como, os funcionários da área administrativa, da área da saúde, além de fornecedores, distribuidores, operadoras de planos de saúde, órgãos reguladores e, por fim, o paciente.
Por isso, como os custos desses produtos impactam no orçamento da instituição de saúde, é importante que não haja erros neste percurso.
Maior segurança para o paciente
Um serviço de saúde nada é sem a sua equipe de profissionais, e a qualidade da assistência prestada reflete na capacitação desses funcionários.
Manter uma equipe bem preparada e estruturada é essencial para oferecer um serviço de qualidade.
O ideal é formar uma equipe técnica de alto nível, com uma equipe multidisciplinar (diferentes áreas de saúde juntas) que possa olhar para a saúde do paciente de maneira mais abrangente.
A segurança do paciente e a qualidade do serviço devem ser prioridades do gestor de qualquer estabelecimento, se ele deseja aprimorar a assistência e aumentar a satisfação dos usuários.
Alcance de confiança e resolução
Um importante requisito na gestão de OPME, é o alcance de confiança e resolução de problemas, afinal, uma das formas de conquistar a confiança dos pacientes é a melhora na resolução dos problemas.
Isso mostra que sua gestão está totalmente focada na satisfação dos mesmos. Além disso, pequenos detalhes no atendimento e na resolução dos problemas influenciam nesse requisito.
Relações comerciais e técnicas cadenciadas
O modelo de soluções compartilhadas quebra barreiras, cria bases mais lógicas e precisas para o planejamento estratégico das organizações e, com destaque, fortalece o mercado da saúde por meio do estímulo à confiança e transparência nas relações.
Mais do que avanços pontuais, ele propõe um crescimento contínuo e em bloco, juntando forças para vencer obstáculos ou para usufruir de oportunidades.
Esse modelo permite mudar a maneira como negociamos, e até em alguns casos tornando aceitável, ou mesmo prudente, o aumento de preços dos produtos visando a ampliação da contrapartida técnica de longo prazo, bem como a melhora da satisfação dos pacientes.
Eficiência operacional
A importância da eficiência operacional tem aumentado muito nos últimos anos, com as empresas investindo cada vez mais em inovações e soluções tecnológicas, a fim de eliminar processos internos desnecessários.
Dentro do mundo dos negócios, o seu conceito engloba a ideia de a organização se aprimorar internamente, alcançando seus propósitos através da redução de custos de operações.
Em outras palavras, isso representa a sua capacidade de entregar um determinado produto e/ou serviço com o máximo de economia possível, mas sem que isso prejudique a sua qualidade final.
Redução de desperdício e alterações
Não é só aumentando a carga de trabalho que se consegue mais lucro, concorda? Também é importante reduzir o desperdício.
Administrar os materiais é uma das formas mais eficientes para isso. O controle de estoque é um setor que pode se beneficiar – e muito – da automatização por meio de softwares inteligentes.
Com eles, dá para rastrear cada produto, desde a aquisição até o descarte. Além disso, itens não utilizados podem ser realocados ou até trocados com fornecedores, evitando desperdícios.
Diminuição de gastos
O fluxo de caixa é uma ferramenta que registra todas as transações financeiras de um negócio, sejam receitas ou despesas.
Isso permite ter uma visão apurada sobre possíveis gastos desnecessários, o que é fundamental para a saúde financeira de qualquer organização.
Sem ele, mesmo a clínica mais bem localizada, com o melhor time de profissionais e atendimento de ponta, correrá importantes riscos.
A ferramenta contribui também para a identificação dos serviços de maior rentabilidade para a clínica ou consultório.
A partir desse conhecimento, o gestor poderá investir na ampliação ou aperfeiçoamento deles, aumentando os ganhos do negócio.
O que diz a legislação sobre a gestão de OPME?
De acordo com a legislação, a gestão de OPME deve seguir alguns requisitos, sendo eles:
- Ser legalmente registradas na Anvisa, conforme as disposições da Lei nº 6.360, de 23 de setembro de 1976, dentro de seu prazo de vigência, com indicação técnica de uso registrada na bula do produto;
- Ser realizada por fabricante ou distribuidor legalmente habilitado para a comercialização no país;
- A solicitação de OPME a qualquer fornecedor e o seu recebimento, no estabelecimento de saúde, são atividades preferencialmente da estrutura administrativa qualificada para tais atos;
- A dispensa de OPME para reabilitação deve ocorrer em um centro especializado de reabilitação ou o paciente deve ser encaminhado a um estabelecimento de saúde que ofereça esse serviço.
Tais cumprimentos se fazem necessários para se obter uma prática adequada na hora da cirurgia, afinal, todo cuidado é pouco para atingir um resultado de excelência.
Além disso, adequar as resoluções gera boas práticas, como economia e segurança em toda cadeia de OPME. Observar e absorver as tendências de mercado e novas tecnologias traz além de aprimoramento nos processos, resultados positivos.
Qual é o papel da auditoria no processo de gestão de OPME?
O setor de OPME é um dos maiores desafios dos gestores das instituições de saúde.
Devido a um orçamento elevado, todos os processos de autorização para o recebimento e implantação de um dispositivo médico implantável precisam ser controlados de forma eficiente, para que a saúde financeira das empresas não fique comprometida.
Dessa forma, o impacto financeiro que o setor de OPME gera dentro de uma instituição de saúde exige que os gestores fiquem atentos aos custos, pois a sinistralidade – relação entre a quantidade de procedimentos feitos pelos beneficiários (sinistros) e o valor pago por eles à operadora (prêmio) – é um fator que permanece crescendo anualmente.
Portanto, realizar auditorias periódicas nas OPMEs é uma medida inteligente que beneficiará a instituição no gerenciamento do impacto financeiro.
É preciso lembrar que a comissão de auditoria deve ser composta por profissionais capacitados que combinam conhecimentos técnicos e de gestão para que a ação produza resultados significantes.
A finalidade de se realizar auditorias periódicas no setor de OPME é garantir que os gestores tenham dados para que possam executar suas funções com excelência e, ao mesmo tempo, mensurar os processos do setor de modo a garantir a estabilidade financeira de toda a instituição, ajustando suas ações.
A investigação das informações auditadas e sua respectiva divulgação, juntamente com soluções eficientes que buscam a excelência na gestão como um todo, traz credibilidade e estabelece uma relação de transparência com os colaboradores, fornecedores, parceiros e clientes.
Conheça boas práticas para implementar na gestão de OPME
A gestão de Órteses, Próteses e Materiais Especiais (OPME) é um desafio de qualquer clínica médica.
Por um lado, esse é um recurso altamente eficaz para o tratamento de algumas afecções clínicas; por outro, é um material de alto custo e deve ter sua eficácia medida com sensatez e embasamento científico.
Devido a essa delicadeza na administração da área, a gestão de OPME merece um destaque especial. A seguir, daremos algumas dicas práticas de como realizar a gestão de OPME de uma maneira eficiente.
Crie um bom planejamento
Para começar, é importante desenvolver um padrão nos processos de aquisição, bem como manter uma grande atenção na qualidade e no desempenho que os insumos oferecem.
Com isso em mente, sempre execute um checklist que vá desde a análise prévia do produto, bem como alguns requisitos básicos necessários para adquirir aquele material.
Além disso, antes de finalizar a compra, peça o Termo de referência e de qualificação do produto, com intuito de atestar que o mesmo atende aos seus requisitos necessários.
Fique atento aos requisitos e exigências
De acordo com a legislação, as OPMEs devem ter seu registro seguindo algumas demandas de regularização.
Por isso, ao estabelecer negociações, procure profissionais específicos, e que sejam devidamente qualificados na área em questão, para ficar por dentro dessas demandas.
Dessa forma, é possível atingir alguns objetivos de uma boa gestão, como eficiência, harmonia, confiança, bom custo-benefício e segurança das relações comerciais e técnicas.
Estude os detalhes das licitações
Toda compra de OPME deve ser feita por meio de licitações, que por sua vez ocorrem na modalidade de Pregão.
Além disso, a forma de aquisição de OPME poderá ser por Registro de Preço ou com celebração de contrato e deve prever a entrega por consignação ou para o estoque próprio.
Atente-se a algumas exigências necessárias para que os processos de aquisição sejam legais. Existem algumas ações que podem facilitar e bem como ampliar a eficiência desse processo, sendo elas:
- Prospecção e análise do mercado;
- Desenvolvimento de fornecedores;
- Ampla divulgação no mercado para seleção de melhores preços
- Processo decisório baseado em informações de preços e de consumo.
Obedeça às exigências logísticas
A entrada de OPME e de seus respectivos equipamentos e acessórios no almoxarifado dos estabelecimentos de saúde deve ser detalhadamente conferida e documentada, quando possível em sistema eletrônico.
Destaca-se ainda que o almoxarifado do estabelecimento deverá possuir local específico para guarda e armazenagem das OPME, com acesso restrito e controlado por profissional designado pela instituição.
Já em relação a distribuição e o uso dos insumos, as OPME também possuem regras próprias. Por isso, é importante que seu direcionamento ocorra via solicitação por formulário, com antecedência mínima de 48 horas.
Elabore registros de comprovação técnica
Para que o uso das OPMEs seja sempre transparente, rastreável e tenha um melhor padrão de controle, é fundamental documentá-lo.
Por isso, as OPME utilizadas devem ser registradas pelos profissionais de saúde envolvidos no procedimento, no documento de registro de consumo da sala, na descrição cirúrgica e no prontuário do paciente.
Além disso, deve ser especificada a quantidade e o tamanho, sendo ainda obrigatória a fixação das etiquetas de rastreabilidade contidas na embalagem do produto em cada um dos documentos citados.
Adote sistemas de rastreabilidade
Por fim, deve-se garantir a segurança e o controle de qualidade inerente às OPMEs por meio de sistemas de tecnovigilância.
Esse sistema deve permitir identificar os alguns atributos do produto, por exemplo:
- Nome do material;
- Fabricante ou importador;
- Marca, modelo, e tamanho;
- Lote;
- Registro na Anvisa;
- Validade;
- Data de utilização;
- Profissional responsável pelo procedimento e paciente que utilizou;
- Fornecedor;
- Número de nota fiscal.
Esses atributos dão uma maior margem de rastreabilidade aos produtos, bem como agregam um padrão para a sua gestão, permitindo identificar aqueles que possuem maior eficiência para compras futuras.
Como a tecnologia pode auxiliar no processo de gestão de OPME?
Atualmente, todo médico utiliza tecnologia na sua rotina, mas com a ajuda das ferramentas certas, você pode transformar várias atividades manuais em atividades automatizadas.
Um software médico é o melhor aliado para os médicos empreendedores que, além de cuidar dos pacientes, também administram um consultório.
Isso porque o software ajuda os profissionais na gestão financeira do consultório e, dessa forma, é possível analisar o fluxo de caixa, reduzir gastos excessivos e realizar os investimentos necessários.
Mas como essa tecnologia auxilia na gestão de OPME?
Os benefícios da digitalização do setor de OPME
A transformação digital tem sido um importante aliada na gestão da saúde, atuando diretamente no controle financeiro e organizacional de clínicas que automatizam processos, tendo em vista a importância de não perder a qualidade no atendimento e na segurança dos pacientes.
Na gestão de OPME isso é ainda mais relevante, já que esta dinâmica é bastante conhecida pelos profissionais da área por sua alta complexidade.
Um software de gestão especializado em clínicas e consultórios, como o iClinic, é aliado ao setor de OPME nos seguintes exemplos:
- Suprimentos, ao permitir o rastreamento da OPME, do estoque ao ponto de uso, o que evita desvios;
- Compras, ao ajudar a manter os estoques em níveis adequados, promover o planejamento das aquisições ou das solicitações de consignação, o que facilita as negociações;
- Gestão clínica, com soluções compartilhadas que facilitem a padronização dos procedimentos nos hospitais e a autorização nas operadoras, aumentando a segurança do paciente e o bom uso dos recursos;
- Gestão financeira, ao informar, na conta médica, se o procedimento e a OPME são cobertos ou não pelo SUS ou pelo plano de saúde, evitando as chamadas glosas.
A tecnologia, especialmente os sistemas de gestão, utilizada junto a uma equipe especializada multidisciplinar, bem treinada nas rotinas administrativas e técnicas relacionadas às OPMEs, são os pilares para uma vida financeiramente saudável de sua clínica.
Conclusão
A boa gestão de OPME, contempla os cuidados que vão desde sua aquisição junto aos fornecedores, até seu gerenciamento logístico e o próprio uso nos procedimentos clínicos ou hospitalares.
Trabalhar com OPME exige um alto controle sobre todas as etapas de compra e utilização desses materiais de alto custo. Por isso, é necessário adotar práticas mais eficientes e cumprir a legislação.
Dessa forma, é possível promover redução de custos e despesas estruturais ou processuais. Com o aumento de eficiência nas operações que envolvem o gerenciamento de OPME, também há redução de desperdícios tanto de material quanto de recursos humanos.
