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Metodologias ágeis na saúde: o que são e como aplicá-las

Metodologias ágeis na área da saúde: como funcionam?
Leia em 7 min.

Cuidar de pacientes e administrar um consultório são responsabilidades que exigem produtividade e agilidade. Veja aqui como alcançar essas características com as metodologias ágeis na saúde.

Prefere escutar o artigo ao invés de ler? É só clicar no player abaixo:

Mentalidade dinâmica, adaptações constantes, melhoria da eficiência, e maior flexibilidade nos processos de trabalho. Esses são os principais fundamentos das metodologias ágeis. 

Além de entregar resultados inteligentes, elas oferecem mais liberdade para os colaboradores, que se veem imersos em uma cultura de aprendizados.

As metodologias ágeis na saúde, também conhecidas como Agile Project Management, têm como principal intuito otimizar os processos das clínicas e consultórios médicos, para aumentar a produtividade da empresa.

Um artigo publicado pela McKinsey enfatiza alguns benefícios que as empresas obtêm ao adotarem a cultura ágil.

Empresas de maior sucesso encontraram uma maneira de quebrar o paradoxo da agilidade, equilibrando uma base estável de processos com a capacidade de re-implementar esses recursos dinamicamente para abraçar desafios e oportunidades emergentes.”

Ou seja, para se sobressair em um mercado cada vez mais competitivo, é necessário ir além do conhecimento técnico proporcionado na faculdade de Medicina.

Neste artigo você irá descobrir o que são as metodologias ágeis na saúde, e como implementá-las na prática. Acompanhe!

O que são as metodologias ágeis na saúde?

As metodologias ágeis na saúde são conjuntos de processos e práticas que proporcionam mais agilidade e produtividade para os consultórios e suas equipes.

Originalmente, as metodologias são focadas em desenvolvimento de produtos, como softwares médicos. 

Para o seu negócio, elas irão proporcionar uma gestão mais organizada, e com a otimização dos seus processos, você terá mais tempo para oferecer um atendimento humanizado para seus pacientes.

As metodologias ágeis se baseiam em quatro principais pilares:

Como comentado anteriormente, as metodologias ágeis são focadas em desenvolvimento de produtos. 

Isso significa que nem todas irão funcionar para a a área da saúde, mas ao longo do conteúdo, iremos mostrar quais são as mais utilizadas no mercado médico.

A principal mudança que as metodologias provocam nos consultórios, são as ações que antes eram operacionais, focadas em números e rentabilidade, agora têm o cliente no centro

As estratégias cederam espaço à humanização, mostrando que fidelizar pacientes, é muito mais do que simplesmente vender um serviço.

Hoje, todas as atenções estão voltadas à experiência do cliente — inclusive na área da saúde e bem-estar. Que outro segmento, aliás, tem maior relação com o lado humano do que esse?

Segundo o Dummies, uma marca referência em cultura ágil, as principais vantagens de adotar as metodologias ágeis na área da saúde são:

A marca também afirma que as metodologias ágeis são capazes de solucionar ou minimizar os efeitos de alguns dos desafios mais latentes da saúde, como:

Quer solucionar os principais desafios do seu consultório? Além do artigo, também assista nosso vídeo sobre gestão em saúde:

O site do Virginia Mason Institute fala sobre seu próprio caso de sucesso com as metodologias ágeis.

Antes, a instituição de saúde de Seattle era como a maioria das outras organizações da área — dependente do instinto de funcionários para o abastecimento de materiais, sem bases em dados concretos.

O resultado? 

“Em alguns casos, a disponibilidade era escassa e muitos colaboradores sentiam a necessidade de acumular suprimentos para quando precisassem. Em outros casos, os estoques transbordavam, ocupando espaço que poderia ser destinado ao cuidado de pacientes.”

Desde a implementação de metodologias ágeis, o jogo virou e os profissionais encontraram consistência nas ações. 

Ninguém fica sem material, a logística de estoque é melhor, os itens não permanecem inutilizados a ponto de vencer, houve redução de inventário, e economia de recursos financeiros.

No Brasil, um dos órgãos que passou a adotar uma metodologia ágil recentemente é o Departamento de Informática do Sistema Único de Saúde (Datasus).

Você deve estar pensando: como eu também posso obter esses benefícios?

A seguir, iremos mostrar as três principais metodologias ágeis que os profissionais de saúde mais utilizam em suas clínicas e consultórios médicos.

3 metodologias ágeis mais utilizadas na saúde

Atender pacientes, registrar as informações do seu negócio, administrar as finanças, e gerenciar uma equipe, são diversas tarefas para um único profissional, não concorda?

Para conseguir realizar todas elas com excelência, você precisa contar com uma ferramenta de gestão, como um software médico, e adotar pelo menos uma metodologia ágil no seu consultório.

Vamos descobrir quais são as mais utilizadas na saúde?

1. Scrum

O Scrum provavelmente é o método ágil mais utilizado por todas as empresas, porque ele consegue ser integrado com outras metodologias, e funciona para qualquer segmento do mercado.

Ele tem como principal foco a gestão de um projeto, seja ele de um produto, ou serviço.

Para utilizá-lo, você deve listar todos os objetivos que você busca alcançar, como a implementação de funcionalidades automáticas no seu consultório.

Em seu conceito original, esse processo é chamado de product backlog, ou seja, todas as etapas que seu projeto deve seguir para ser finalizado.

Imagine que para tornar automáticas as confirmações de consultas que suas recepcionistas realizam manualmente, você precise escolher um sistema médico.

Para escolher um sistema, é necessário:

Várias etapas, certo? Cada uma delas será divida em sprints, o período de tempo que sua equipe irá levar para realizar cada uma. 

Imagine que a primeira etapa leve duas semanas, a segunda, uma, e assim por diante. Você irá dividir as atividades entre sua equipe, ou designá-las para si próprio, e estar atento ao prazo (sprint) estabelecido.

Ao utilizar o Scrum, você irá perceber que seu planejamento será muito mais prático, porque cada profissional terá uma responsabilidade definida, e um prazo a ser seguido. 

Além disso, você também pode realizar adaptações ao longo do processo, caso perceba que os prazos não estão funcionando, ou um imprevisto tenha ocorrido durante o projeto.

Quer conhecer uma funcionalidade de confirmações de consultas automáticas? Assista ao vídeo abaixo:

2. Kanban

O Kanban é composto por checklists (lista de tarefas a serem completadas) e boards (quadros), ferramentas que oferecem uma excelente visão do andamento de um projeto.

Para utilizá-lo, você precisa criar um quadro, ou utilizar uma ferramenta de Kanban, como o Trello, e dividi-lo em pleno menos três etapas:

Você pode personalizar seu quadro, como deixar os termos em português, criar novas etapas, como “impedimento”, sinalizando que algum processo não pode ser continuado por determinado motivo, entre outros.

Aliado ao Scrum, o Kanban irá mostrar na prática quais atividades estão sendo realizadas, e quanto falta para seu projeto ser finalizado.

3. SMART

A metodologia SMART é utilizada para definir objetivos e metas realistas durante planejamentos estratégicos. Ela é desenvolvida a partir de cinco princípios:

Essas são as três principais metodologias utilizadas no setor médico. Para implementá-las da melhor forma, nós também iremos mostrar um passo a passo sobre como aplicá-las no dia a dia.

Passo a passo para aplicar as metodologias ágeis na saúde

Chegou o momento de aprender quais são as melhores práticas para a implementação dessas metodologias.

1. Escolha suas metodologias ágeis

Implemente as metodologias escolhidas em todos as áreas do seu consultório, e não se esqueça de educar sua equipe sobre os benefícios da cultura ágil.

Dependendo da metodologia ágil que você escolher, seus colaboradores deverão utilizar novas ferramentas, e é imprescindível levar em consideração o tempo de adaptação para seus aprendizados.

2. Comunique com clareza

A comunicação é um ponto-chave durante o uso de métodos ágeis e deve ocorrer de maneira simples, direta, e eficaz em todos os níveis da organização.

Trabalhe com transparência e certifique-se que todos estejam cientes sobre práticas esperadas, planejamentos, projetos, reuniões, e avaliações.

3. Preze por consistência

A perfeição não existe, mas lute pela consistência durante a implementação das metodologias ágeis no seu consultório. Toda mudança exige planejamento e adaptações. 

Portanto, estabeleça um processo que faça sentido, e, se novas necessidades surgirem, reavalie as etapas.

4. Documente processos

Se você está utilizando um método para um projeto da área da saúde, provavelmente existe um sistema de gestão de qualidade. 

Caso você não conte com um software médico de gestão, é essencial considerar a adoção de um, pois ele é um aliado essencial para a sua cultura ágil. 

Afinal, um bom software permite que você registre todos os seus pacientes em um único local, tenha um histórico mais completo, acompanhe todas as suas movimentações financeiras, e torne processos automáticos. 

É preciso certificar-se sobre a documentação de processos e procedimentos, bem como seguir os padrões definidos pelo sistema de gestão. 

Qualquer mudança, você já sabe: adapte a documentação.

5. Seja paciente

Por fim, trabalhe com paciência, especialmente no processo de transição. De nada adianta apressar equipes e ignorar etapas. 

A ideia é reconhecer o que melhor funciona para o seu consultório e tentar adaptar o que precisa de ajustes. É uma mudança que pode levar meses ou até anos, portanto, tenha calma.

As metodologias ágeis servem como um apoio para qualquer empresa que deseja abraçar a transformação digital. Lembre-se: é uma mudança que não deve ser imposta, mas proposta para toda a equipe.

Busque a integração de seus profissionais, faça com que estejam na mesma página e que sigam rumo a um objetivo comum. Com o tempo, sua equipe irá vivenciar as vantagens das metodologias.

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