O manual de rotinas e procedimentos é um documento no qual estão descritas as atividades e procedimentos que a clínica realiza, com o objetivo de garantir a segurança e qualidade sanitária do local, de acordo com as normas da legislação sanitária federal.
Para elaborar um manual de normas e rotinas, deve-se utilizar uma linguagem simples, concisa, eficiente, clara e um índice ou sumário.
Também é fundamental apresentar instruções verdadeiras, necessárias e suficientes, além de ter um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição.
O objetivo é descrever detalhadamente o desenvolvimento ou a operacionalização das atividades que ocorrem dentro da instituição, definindo critérios e procedimentos que possibilitam a execução correta dos serviços.
Para isso, é importante que o manual seja uma reprodução fiel da realidade da clínica ou consultório, e que esses documentos estejam acessíveis aos funcionários envolvidos e disponíveis à autoridade sanitária, quando requerido.
Você tem dúvidas sobre como fazer um manual de rotinas e procedimentos na sua clínica médica? Tire suas dúvidas neste artigo que preparamos!
O que é um manual de rotinas e procedimentos?
Um manual transmite, por escrito, todas as orientações sobre como desenvolver atividades de rotina e informações imprescindíveis para execução dessas atividades, tornando-se assim, um instrumento orientador.
É considerado também um ótimo instrumento de racionalização de métodos, de aperfeiçoamento do sistema de comunicações, favorecendo a integração dos diversos subsistemas organizacionais.
No setor de saúde, o POP – sigla para Procedimento Operacional Padrão – é imprescindível para o desenvolvimento de uma série de práticas. Justamente por se tratar de um documento que determina com detalhes cada passo de um processo.
Inicialmente, o objetivo do POP é a padronização de um processo. Com isso, é possível minimizar erros e variações que possam ocasionar quaisquer falhas nesse processo. Nesse sentido, o procedimento tende a ser uma garantia de qualidade, a partir de um padrão operacional.
Para que serve um manual de rotinas e procedimentos em clínicas médicas?
A proposta de construção de um manual de normas e rotinas em clínicas médicas tem a finalidade de posicionar e orientar sobre as políticas de gestão e conduta da instituição.
Os manuais são fontes de informações sobre os trabalhos na empresa, eles fixam os critérios e padrões, possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas várias unidades organizacionais dentro de uma instituição.
Além disso, minimizam discussões e evitam equívocos, possibilitam treinamentos aos novos e antigos funcionários da empresa, é um instrumento de consulta, orientação e treinamento na empresa e devem ser utilizados constantemente.
De acordo com o Manual de Gestão de Riscos da Agência Nacional de Saúde Suplementar, com a adoção de um Manual de Rotina é possível:
- Aumentar a probabilidade de atingir os objetivos;
- Melhorar a aprendizagem organizacional e a governança da instituição;
- Promover a eficiência na utilização e alocação dos recursos disponíveis na clínica;
- Melhorar a eficácia e eficiência das operações da instituição;
- Estabelecer uma base confiável para a tomada de decisão e para o planejamento da instituição, privilegiando uma gestão positiva;
- Melhorar a identificação de oportunidades e de ameaças, além da prevenção de perdas e a gestão de possíveis incidentes.
O que compõe um manual de rotinas e procedimentos na clínica médica?
O Manual de Rotinas e Procedimentos deve ser construído pela equipe do seu consultório e deve ser escrito de forma que todos consigam ler e entender perfeitamente o seu significado.
Veja abaixo os tópicos que separamos para compor um Manual de Rotinas e Procedimentos, de acordo com a Vigilância Sanitária:
1. Identificação do Estabelecimento
Neste item é necessário inserir dados como razão social, nome fantasia, CNPJ, endereço completo, tipo de estabelecimento, natureza (público ou privado), o responsável pelo local (tanto técnico quanto legal), bem como os meios de contato (e-mail, telefone, entre outros).
2. Objetivo do manual
Embora o manual seja fácil de entender, o principal objetivo desse material tende a variar, por isso, é necessário especificá-lo. Isso porque cada empresa tem um objetivo próprio em relação a esse material, tendo em vista que pode ser usado para várias finalidades.
Por exemplo, algumas empresas podem usar o manual para um meio de comunicação interna. Enquanto outras servem como um guia de comportamento dos funcionários dentro do trabalho.
Sendo assim, é preciso separar uma página do manual para explicar qual o principal objetivo da empresa com o manual. Essa parte é muito útil para que os funcionários possam entender melhor a cultura da empresa.
3. Objetivos e estrutura do estabelecimento
Não há nada mais frustrante do que encontrar um imóvel bom com localização ruim ou uma localização maravilhosa com um imóvel péssimo.
A estrutura do estabelecimento é essencial para que a empresa organize seus profissionais, processos e atividades, para atender e receber os seus pacientes.
A Anvisa é um órgão federal que estabelece principalmente exigências estruturais para um estabelecimento de saúde. Ela também é a autoridade sanitária municipal ou estadual que fiscaliza as clínicas.
Por isso, é recomendável que você busque estudar o entorno da sua clínica, buscando conhecer os estabelecimentos que mais têm a ver com o seu público alvo e quais devem ser evitados.
4. Abrangência
Neste item serão necessárias informações não só sobre o ambiente físico, mas também o tipo de atendimento feito neste local.
Nesse sentido, faz-se necessário informar porte (pequeno, médio ou grande), horário de funcionamento, especialidades médicas e/ou assistenciais, organograma, número de funcionários e número de atendimentos por mês.
5. Registro de pacientes
De acordo com as normas do CFM, os dados do paciente devem estar sempre disponíveis, e quando solicitado pelo paciente ou seu representante legal, é necessário o fornecimento de cópias autênticas das informações.
Com o uso do prontuário eletrônico, esse registro fica muito mais fácil, principalmente por conta da centralização dos dados do paciente em um único local, e a acessibilidade de diferentes dispositivos.
6. Tipos de procedimentos realizados no estabelecimento
Neste tópico será preciso descrever os procedimentos realizados pela clínica (passo a passo para cada especialidade).
Vale ressaltar que procedimentos mais arriscados, trabalhosos ou especializados podem ter um valor acrescido.
Além disso, para autônomos, é comum que haja variação no número de horas em atendimento. Nesses casos, deve-se, então, considerar um custo variável.
7. Esterilização
O processo de esterilização deverá ser descrito contemplando os seguintes itens mínimos:
- Como é feita a desinfecção prévia do instrumental contaminado antes da lavagem;
- Informar o agente químico utilizado;
- Tipo de lavagem: manual ou mecânica (cuba ultrassônica);
- Citar os E.P.I.S. utilizados para lavagem e preparo do instrumental;
- Tipo de secagem utilizada;
- Informar como é feito o preparo da embalagem (etiqueta, seladora);
- Informar o tipo de embalagem utilizado e rotina para anotação da data do processo, validade e responsável pela esterilização;
- Como é a rotina do monitoramento físico, químico e biológico do equipamento de esterilização e seu registro em planilha ou outros.
8. Condições e quantidades de instrumentais
As condições e a quantidade de materiais para realização dos procedimentos e funcionamento do setor deverão ser descritas pela equipe responsável, que fará a supervisão dos materiais e organizará, em um documento, todas as especificações instrumentais.
Além disso, durante a compra e recebimento de insumos, é importante que os membros da equipe confiram os produtos antes que seja aprovada a nota fiscal, evitando, assim, o aceite de produtos que não atendam às necessidades do setor.
9. Equipamentos de proteção individual
É considerado Equipamento de Proteção Individual (EPI) todo dispositivo ou produto, de uso individual, feito para minimizar os riscos de contaminação durante o desenvolvimento de atividades e procedimentos de risco.
Esses equipamentos devem estar contidos no manual de rotina a ser utilizado pelo trabalhador, visando a segurança e a saúde no trabalho.
Dentre os EPI, destacam-se: gorros, batas, aventais ou jalecos, luvas, máscaras e óculos de proteção e/ou protetor facial, os quais precisam ser colocados e retirados corretamente a fim de evitar contaminação.
10. Processos de apoio
Os processos de apoio da clínica deverão ser relatados, descrevendo o trabalho de identificação e priorização. Segundo as normas da Vigilância Sanitária, o processo deve:
- Informar rotina de limpeza de caixa d’água do estabelecimento;
- Informar rotina de manutenção técnica preventiva dos equipamentos de esterilização, ar condicionado e outros;
- Informar rotina de controle de Pragas Urbanas e eliminação de criadouros do vetor da dengue;
- Atualização das Carteiras de vacinação de todos os funcionários.
11. Biossegurança
A biossegurança é o conjunto de ações voltadas para a prevenção, minimização ou eliminação de riscos inerentes às atividades de pesquisa, produção, ensino, desenvolvimento tecnológico e prestação de serviços nos laboratórios, orientando a manipulação e o descarte de resíduos químicos, tóxicos e infectantes.
A segurança no local de trabalho depende de toda a equipe, que deve planejar a tarefa a ser executada, verificar o funcionamento da aparelhagem a ser utilizada e conhecer o material a ser manipulado.
Nesse sentido, é importante promovê-la em todos os espaços da clínica onde a prática de atividades e procedimentos serão realizados.
12. Riscos ocupacionais
Os riscos ocupacionais são riscos que os colaboradores diretos ou terceirizados de uma empresa correm num ambiente de trabalho.
Esses riscos podem estar relacionados diretamente com a atividade ou não. No contexto de uma clínica, por exemplo, os riscos mais lembrados são os biológicos e químicos.
Um ambiente com alto grau de risco ocupacional é desfavorável não só à segurança dos colaboradores, mas também traz danos à produtividade e qualidade do trabalho executado por eles.
Por esses motivos, prevenir os riscos ocupacionais dentro da sua clínica é fundamental. Isso trará mais tranquilidade para atender aos seus pacientes, além de tornar o ambiente de trabalho mais seguro e eficaz para todos.
13. Destino dos resíduos
O processo de separação e descarte dos resíduos gerados deve ser feito de forma segura e eficiente, visando a proteção dos servidores, a preservação da saúde pública, dos recursos naturais e do meio ambiente.
Os resíduos deverão ser recolhidos pelos próprios agentes responsáveis dentro da clínica ou por uma pessoa treinada para tal atividade, e encaminhados ao estabelecimento de saúde de referência, responsável pelo processo de descarte adequado.
O responsável pelo transporte dos resíduos até o serviço de referência deverá realizar a entrega portando documento tipo ofício emitido pela instituição.
14. Documentos de Referência
Abrir uma clínica não é um processo simples, principalmente por conta das burocracias envolvendo a legalização.
Dessa forma, a clínica deverá estar em dia com todos os documentos de referência, descrevendo os termos pelos quais um serviço deverá ser prestado ou como um produto deve ser entregue por potenciais contratados.
A estruturação de um documento de referência deve ser feita de acordo com a atividade a ser executada, juntamente com o seu prazo de execução e o custo total necessário para a realização do procedimento.
15. Licença ou Alvará de Funcionamento
O documento, também conhecido como Alvará de Funcionamento, é exigido para qualquer tipo de estabelecimento.
Para obtê-lo, é necessário apresentar documentos devidamente regularizados em relação ao profissional especializado que será responsável pela arquitetura, como um engenheiro ou arquiteto.
Vale ressaltar que todo o processo é fiscalizado pelas prefeituras regionais onde o estabelecimento se localiza.
CNPJ, IPTU, CCM, planta aprovada, AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), certificação da vigilância sanitária, são alguns dos registros que devem ser apresentados para conseguir o Auto de Licença de Funcionamento.
Dicas importantes para fazer o manual de rotinas e procedimentos da sua clínica
O Manual é um documento complexo, mas sua elaboração não é tão complicada quanto parece. Com a prática você perceberá que ele será tão simples de fazer quanto qualquer outra ferramenta.
Mas para te ajudar neste processo, separamos dicas importantes para fazer o manual de rotinas da sua clínica:
O manual deve ser simples, completo e compreensível a toda equipe
O manual é uma ferramenta importante para garantir que todas as políticas da empresa estejam registradas e acessíveis para todos, reduzindo assim qualquer possível mal entendido.
Por isso, definir de forma clara o que você espera de seus colaboradores é essencial para um time de alta performance.
Quanto mais informações o manual trouxer melhor, lembrando que a linguagem deve ser simples e objetiva, de fácil entendimento para qualquer pessoa, desde manipuladores até proprietários, que devem conhecê-lo e usá-lo sempre que necessário.
O manual precisa ser acessível a toda equipe de trabalho
Não basta apenas ter um manual de rotina e procedimentos, é fundamental que toda a equipe de funcionários conheça e aplique seu conteúdo na sua rotina diária.
Lembre-se que ao receber uma visita da Vigilância Sanitária, o manual de boas práticas será uma das cobranças.
Por isso é muito importante que seu estabelecimento esteja preparado para não passar por situações constrangedoras que afetem de forma negativa a sua reputação e a sua credibilidade perante aos seus clientes.
Faça cópias do documento e coloque cada parte na área correspondente
Como forma de facilitar a gestão de diversos setores dentro da clínica, faça cópias do manual dos procedimentos realizados e fixe nas áreas correspondentes.
É importante que o local seja de fácil acesso, onde permita a visualização de quem busca a informação necessária.
Lembre-se de atualizar sempre que houver modificações no documento
Como você já sabe, o manual deve ser uma descrição fiel da estrutura física do estabelecimento e de todas as etapas do processo de produção.
Sempre que houver alguma mudança de estrutura física do local ou em suas operações, o manual deve ser atualizado. E mesmo que nada mude é importante que seja feita uma revisão do mesmo anualmente.
Como ter mais praticidade na gestão da rotina de clínica médica?
O objetivo de uma clínica de destaque é melhorar o desempenho e gerar mais renda, de forma que o médico consiga cada vez mais cuidar dos pacientes com um serviço de excelência.
Essa melhora só acontece com o investimento certo em ferramentas que irão melhorar a gestão da sua clínica, trazendo mais agilidade e praticidade para sua rotina.
Com o melhor software de gestão para sua clínica, a experiência do paciente também se torna cada vez mais incrível com funcionalidades como lembretes de consultas, agendamento online e muitas outras, ajudando no processo de atração e fidelização do paciente.
Conheça os benefícios do software iClinic para consultórios e clínicas
Além das vantagens para os pacientes, um software médico oferece uma melhor organização da clínica e de seus processos. Desse modo, o gestor da clínica consegue elaborar um manual de rotinas muito mais assertivo e completo.
Tarefas que antes eram realizadas de forma manual podem ser facilmente executadas de forma automatizada.
Assim, o dia a dia dos profissionais tem ficado cada vez mais descomplicado e eficiente, com automatização de processos que vão desde o gerenciamento do fluxo de caixa, agendamento, cobranças e até mesmo nas confirmações de consulta.
Por meio do agendamento online, o próprio paciente marca uma consulta no dia e horário de sua preferência, esse agendamento é sincronizado direto com a agenda do médico e atualizado automaticamente, sem a necessidade de nenhuma intervenção humana.
Outro recurso que melhora o atendimento médico é o prontuário eletrônico, que se trata de um sistema que permite aos médicos inserir de forma rápida e eficiente, muitas informações sobre os pacientes.
O prontuário eletrônico é muito mais prático e seguro do que o prontuário de papel, além de poder proporcionar mais agilidade para sua rotina médica.
Com um prontuário personalizado, você consegue criar os campos e seções que deseja em sua anamnese para adaptá-lo de acordo com a sua maneira de atendimento.
Por último, o prontuário é um documento que deve ser compartilhado com facilidade, ter uma segurança de dados de excelência e centralizar todos os dados de saúde.
Com toda essa comodidade e personalização, a rotina médica no seu consultório fica bem mais prática. Confira outras funcionalidades do software do iClinic!
Conclusão
Criar um manual de rotinas e procedimentos para sua clínica é uma ferramenta muito útil, que pode otimizar bastante a rotina da organização e alinhar as atividades. Portanto, não deixe de montar o seu.
Lembre-se que um sistema médico permite que seus processos sejam mais organizados e automatizados, desde agendamentos, atendimento ao paciente até a gestão da clínica como um todo, o que auxilia na elaboração de um manual mais completo e organizado.
Desse modo, será muito mais fácil oferecer um serviço de excelência e que atenda as expectativas dos seus pacientes.