A gestão de facilities é o processo de planejamento, coordenação e monitoramento das atividades de suporte que garantem o bom funcionamento de uma organização.
Essa gestão engloba a contratação e monitoramento de serviços como limpeza, segurança, manutenção predial e gestão de recursos humanos.
O tema “gestão de facilities” tem ganhado cada vez mais importância no mercado da saúde, especialmente porque uma gestão eficiente desses serviços é fundamental para garantir o bom funcionamento das clínicas e hospitais.
De acordo com a Associação Brasileira de Facilities (ABRAFAC), o setor de facilities cresceu 8,6% entre 2019 e 2020, o que destaca a crescente relevância dessa área.
Diante desse crescimento, é crucial entender como realizar a gestão desses serviços na sua clínica.
Porém, a gestão inadequada de facilities pode trazer inúmeros problemas para a sua clínica, como desperdício de recursos, perda de produtividade e até mesmo colocar em risco a saúde dos pacientes.
Por isso, é preciso garantir que esses serviços sejam gerenciados de forma eficiente e eficaz. Afinal, ninguém quer colocar o sucesso da clínica e a saúde dos pacientes em risco, não é mesmo?
Se você quer saber como aplicar a gestão de facilities em sua clínica e evitar problemas futuros, este artigo é pra você. Aqui, traremos detalhes sobre como essa estratégia pode ser benéfica para o funcionamento e o atendimento da sua clínica.
Continue lendo para saber como aplicar uma gestão eficiente de facilities na sua clínica e melhorar ainda mais os seus resultados!
O que são facilities?
Facilities são serviços e atividades que oferecem suporte ao funcionamento de uma organização, garantindo a manutenção e aprimoramento do ambiente físico e operacional.
Esses serviços são fundamentais para proporcionar um ambiente de trabalho adequado, seguro e eficiente, contribuindo para a otimização dos recursos e processos internos.
Embora a terceirização possa ser um componente da gestão de facilities, elas não são sinônimos.
A terceirização é uma estratégia de contratação de serviços externos para realizar determinadas atividades, enquanto facilities abrangem a gestão e o monitoramento desses serviços, sejam eles realizados internamente ou por empresas terceirizadas.
Quais são os serviços de facilities?
A seguir, apresentaremos os principais serviços de facilities que podem ser aplicados em clínicas e consultórios, destacando a importância de cada um e como eles contribuem para o bom funcionamento e eficiência do ambiente de trabalho.
Limpeza e higienização
A limpeza e higienização são fundamentais para garantir um ambiente saudável e seguro para pacientes e colaboradores.
Em clínicas e consultórios, a limpeza deve seguir padrões rigorosos, evitando a propagação de doenças e infecções.
Manutenção predial
A manutenção predial envolve a conservação das instalações e infraestruturas da clínica, como sistemas elétricos, hidráulicos e de climatização.
Um bom planejamento de manutenção previne problemas e garante o funcionamento adequado das instalações.
Segurança
A segurança é fundamental para proteger pacientes, colaboradores e informações sensíveis.
A gestão de segurança em clínicas e consultórios pode envolver a contratação de profissionais de segurança, sistemas de monitoramento e controle de acesso.
Gestão de recursos humanos
A gestão de recursos humanos engloba atividades como recrutamento, seleção, treinamento e desenvolvimento de colaboradores.
Em clínicas e consultórios, é essencial contar com profissionais capacitados e motivados para garantir um atendimento de qualidade aos pacientes.
Administração de contratos e fornecedores
A administração de contratos e fornecedores é crucial para garantir a disponibilidade de insumos e serviços necessários para o funcionamento da clínica.
Essa gestão engloba a negociação, contratação e acompanhamento de fornecedores e prestadores de serviços.
Por que ter serviços de facilities na clínica?
A contratação de serviços de facilities na clínica traz inúmeras vantagens, sendo uma delas a maior especialização e qualidade nos serviços prestados.
Empresas especializadas em facilities possuem expertise e conhecimento técnico específico, garantindo a execução das atividades de suporte com maior eficiência e eficácia.
Outro ponto relevante é que a gestão de facilities permite maior foco na gestão da clínica e no atendimento médico.
Ou seja, ao invés de resolver questões secundárias, as atividades da clínica estarão voltadas para o atendimento aos pacientes e na prestação de serviços médicos.
Isso trará melhor qualidade ao trabalho dos gestores e colaboradores, que estarão lidando com o que de fato entendem.
Outra vantagem significativa é a redução de riscos trabalhistas. Ao contratar uma empresa especializada em facilities, a clínica transfere uma parte da responsabilidade para a empresa contratada.
Isso diminui a possibilidade de ações trabalhistas e eventuais problemas relacionados à gestão de pessoal.
Com a centralização e integração dos serviços de suporte, também é possível otimizar processos e reduzir custos. Isso se traduz em maior rentabilidade e competitividade para a clínica, permitindo que ela invista em melhorias e expansão.
No entanto, nem sempre a contratação de uma facility é a melhor opção para todas as clínicas.
Em alguns casos, especialmente em clínicas de menor porte, a terceirização de serviços específicos ou a manutenção de uma equipe interna pode ser mais vantajosa do que a contratação de uma empresa de facilities.
Por isso, é fundamental analisar as necessidades e características específicas de cada clínica antes de tomar essa decisão.
O que é a gestão de facilities?
Facilities é o termo em inglês utilizado para se referir aos serviços que dão suporte à atuação de uma empresa, por sua tradução literal ser a palavra “facilidades”.
A gestão de facilities garante que todas as atividades contratadas para o atendimento às demandas internas do negócio funcionem com a qualidade minimamente necessária.
Além disso, a gestão de facilities também envolve a análise e otimização dos processos internos, buscando sempre aumentar a eficiência e reduzir custos.
Exemplos de gestão de facilities incluem a implementação de um programa de manutenção preventiva, a contratação de uma equipe terceirizada de limpeza e a instalação de sistemas de segurança.
Qual a importância de realizar essa gestão?
A gestão adequada de facilities é crucial para o sucesso de uma clínica, pois impacta diretamente a qualidade do ambiente de trabalho, a segurança dos pacientes e colaboradores, e a eficiência operacional.
Ao realizar uma gestão eficiente, a clínica garante um ambiente limpo, seguro e bem estruturado, proporcionando uma melhor experiência para pacientes e profissionais.
No entanto, a falta de uma gestão adequada pode levar a problemas significativos, como o aumento do risco de contaminações e infecções e falhas na manutenção das instalações.
Isso pode ter consequências graves como a perda de credibilidade e confiança dos pacientes. Isso reforça a importância de investir tempo e recursos para garantir uma gestão de facilities eficiente e bem executada.
Terceirização ou contratação de facilities: qual a melhor opção?
A escolha entre terceirizar os serviços de facilities ou contratar uma empresa especializada depende do modelo de negócio e das necessidades específicas da clínica.
Ambas as opções têm suas vantagens e desvantagens, e a decisão deve ser baseada na análise das características da clínica, como tamanho, demanda por serviços e recursos disponíveis.
A terceirização pode ser vantajosa para clínicas que buscam maior flexibilidade, redução de riscos trabalhistas e acesso a expertise especializada.
Por outro lado, a contratação de uma empresa de facilities pode ser mais adequada para clínicas que necessitam de uma gestão mais integrada e abrangente dos serviços de suporte.
Em ambos os casos, é essencial avaliar cuidadosamente as necessidades e objetivos da clínica antes de tomar uma decisão.
Como fazer uma boa gestão de facilities?
Promover uma gestão eficiente de facilities é essencial para manter uma clínica médica saudável e bem estruturada.
A seguir, apresentaremos alguns pontos importantes a serem considerados nessa gestão.
Realize um mapeamento de riscos
O mapeamento de riscos é um processo fundamental para identificar as possíveis ameaças e vulnerabilidades da clínica.
Alguns dos riscos mais comuns em clínicas médicas incluem a ocorrência de infecções hospitalares, falhas na segurança de informações, problemas com equipamentos médicos e riscos trabalhistas.
Ao realizar esse mapeamento, é possível avaliar a gravidade de cada risco, sua probabilidade de ocorrência e o impacto que pode gerar na clínica.
Com essas informações, é possível definir prioridades e estabelecer estratégias para mitigar ou eliminar os riscos identificados.
Elabore um plano de ação
Após identificar os riscos e definir prioridades, é importante elaborar um plano de ação para implementar medidas preventivas ou corretivas.
As ações podem ter natureza preventiva, como a instalação de equipamentos de segurança, ou corretiva, como o treinamento de colaboradores para lidar com situações de emergência.
Além disso, é importante tomar decisões de forma rápida e assertiva, sem trazer ainda mais riscos à clínica.
Para isso, é necessário contar com uma equipe capacitada e preparada para lidar com situações de crise e com processos claros e bem definidos.
Com um plano de ação eficiente e uma gestão de facilities bem estruturada, a clínica pode se preparar melhor para lidar com os desafios do dia a dia e garantir a segurança e satisfação de seus pacientes e colaboradores.
Use uma metodologia de gestão
A adoção de uma metodologia de gestão é um passo importante para garantir a eficiência e a organização da clínica.
Ao seguir uma metodologia bem definida, os processos se tornam mais otimizados e eficientes, com o entendimento claro de todas as partes envolvidas sobre o que se espera delas.
Existem diversas metodologias de gestão que podem ser aplicadas em clínicas médicas.
Entre elas estão a Lean Healthcare, que tem como objetivo reduzir desperdícios e aumentar a eficiência dos processos, ou a Six Sigma, que visa a melhoria contínua da qualidade por meio da eliminação de defeitos e redução de variações.
Independentemente da metodologia adotada, é importante que a clínica invista na capacitação da equipe e na aplicação dos conceitos e ferramentas oferecidos pela metodologia escolhida.
Dessa forma, será possível aprimorar a gestão de facilities e de todo o negócio, garantindo melhores resultados e satisfação de pacientes e colaboradores.
Faça o acompanhamento das atividades contratadas
Além de contratar uma empresa de facilities, é fundamental acompanhar a realização das atividades contratadas.
Isso garante a qualidade do serviço prestado, evita ruídos e problemas de comunicação com as prestadoras de serviço e mantém uma relação tranquila e de parceria.
Para isso, é necessário estabelecer uma relação harmoniosa com as empresas contratadas, cumprindo todos os pontos do contrato, como o pagamento na data certa e o respeito aos horários programados.
O acompanhamento das atividades contratadas permite que a clínica tenha um controle maior sobre os serviços de facilities e garante que eles estejam alinhados com as necessidades e expectativas da clínica e de seus pacientes.
Outro ponto fundamental nesse acompanhamento é estabelecer indicadores de desempenho.
Esses indicadores trazem uma redução da subjetividade e permitem avaliar de forma global a qualidade dos serviços prestados, inclusive trazendo a identificação de oportunidades de melhoria.
A contratante também deve respeitar suas obrigações contratuais como o pagamento na data acordada, respeito às atividades e horários programados, entre outros.
Dessa forma, a relação com a empresa de facilities será baseada na confiança e no respeito mútuo, garantindo uma gestão mais eficiente e satisfatória para ambas as partes.
Contrate bons prestadores de serviço
É fundamental que a clínica conte com prestadores de serviços de qualidade, que tenham boa reputação e conheçam a importância de entregar um serviço de excelência.
Nem sempre a prestadora mais cara é a melhor opção, mas a escolha não deve ser baseada apenas no preço para não gerar dores de cabeça no futuro.
Para garantir que a escolha seja acertada, é importante realizar uma pesquisa de mercado e buscar referências de outras empresas que já contrataram o serviço.
Além disso, é fundamental que a clínica estabeleça um contrato bem amarrado, organizado e claro, com as responsabilidades bem definidas.
Um contrato bem estruturado é a melhor forma de evitar problemas com a prestação de serviço e até mesmo demandas jurídicas. Ele deve conter informações sobre prazos, valores, obrigações e responsabilidades das partes envolvidas.
Dessa forma, é possível garantir que o serviço seja prestado de acordo com as expectativas da clínica e evitar possíveis conflitos e insatisfações.
Dissemine a cultura organizacional para os colaboradores
A cultura organizacional é uma parte importante do sucesso e da motivação dos colaboradores de uma clínica.
Por isso, é fundamental que todos os colaboradores, tanto terceirizados quanto contratados, entendam o seu papel e se apresentem como parte da organização.
Para isso, é necessário disseminar a cultura organizacional da clínica para todos os colaboradores, deixando claro os valores e objetivos da empresa.
Além disso, é importante que todos os colaboradores conheçam e respeitem as regras da clínica, como o respeito à ética, ao sigilo médico e outras questões relevantes para o trabalho em uma clínica.
Ao disseminar a cultura organizacional para os colaboradores, é possível criar um ambiente de trabalho mais harmonioso e motivador, que estimule a produtividade e a excelência no atendimento aos pacientes.
Todos os colaboradores devem entender que cada um tem um papel importante na clínica e que todos devem trabalhar juntos para alcançar os objetivos comuns.
Esteja em conformidade com políticas de compliance
As políticas de compliance na saúde são regras e práticas que visam garantir que a clínica esteja em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis ao setor de saúde.
As políticas devem ser claras, objetivas e facilmente compreensíveis pelos colaboradores, de forma a estabelecer as diretrizes para as atividades desenvolvidas na organização.
Além disso, elas devem incluir os procedimentos para a prevenção de fraudes, a proteção de dados pessoais, a manutenção de registros precisos e a conformidade com as normas e regulamentações.
Caso a clínica não esteja em conformidade com as políticas de compliance, podem ocorrer consequências graves, como multas, sanções administrativas, processos judiciais e até mesmo danos irreparáveis à imagem da clínica.
Por isso, é fundamental que a clínica esteja em conformidade com as políticas de compliance, desenvolvendo programas de treinamento e conscientização dos colaboradores.
Isso pode ser feito por meio da realização de auditorias internas e mantendo uma postura ética e transparente em todos os seus processos e atividades.
Dessa forma, a clínica poderá garantir a sua reputação e a confiança dos pacientes e demais partes interessadas como gestores, investidores, prestadores de serviço e fornecedores.
Invista em um software para te auxiliar na gestão
Não é novidade que a gestão de uma clínica médica pode ser bastante complexa e demandar muito tempo e esforço dos gestores. Por isso, contar com um software de gestão clínica é essencial para manter a organização e a eficiência da clínica.
Por meio de um software especializado, como o iClinic, é possível gerenciar todas as áreas da clínica de forma integrada e automatizada, poupando tempo e esforço e proporcionando uma gestão mais eficiente e organizada.
A plataforma também oferece recursos de automação que ajudam a reduzir as faltas e melhorar a gestão do tempo, como a confirmação de consultas via SMS e e-mail.
Além disso, com o controle de estoque, é possível gerenciar a compra e a reposição de medicamentos e materiais médicos, evitando desperdícios e garantindo que a clínica esteja sempre bem abastecida.
Investir em um software de gestão clínica não só simplifica e otimiza a gestão da clínica, como também permite que os gestores dediquem mais tempo a tarefas importantes, como a expansão do negócio e a atenção aos pacientes.
Com um software completo e especializado, a gestão da clínica se torna mais fácil e eficiente, permitindo que a clínica cresça e se destaque no mercado.
Conheça mais sobre a iClinic, líder no segmento de software médico em nuvem do Brasil, com a missão de oferecer uma solução completa para clínicas e consultórios, desde ferramentas de gestão e controle financeiro, até o atendimento aos pacientes.
Indicadores da gestão de facilities
A gestão de facilities é um processo complexo e desafiador, que envolve a coordenação de diversas atividades e serviços essenciais para o funcionamento da clínica.
Para garantir que tudo esteja funcionando de acordo com o esperado, é fundamental contar com indicadores que possam medir a qualidade e a eficiência dos serviços prestados.
Os indicadores são importantes porque tornam os parâmetros de avaliação menos subjetivos, permitindo que os gestores possam tomar decisões mais assertivas e baseadas em dados concretos.
Confira abaixo dois dos principais indicadores para analisar na gestão de facilities:
SLA’s (Service Level Agreement)
O SLA, ou Service Level Agreement, é um acordo entre o contratante e o prestador de serviços que define os níveis de serviço que serão entregues.
Esse acordo estabelece prazos, responsabilidades, indicadores de desempenho e penalidades em caso de descumprimento dos termos acordados.
Os parâmetros gerais de um SLA incluem o tempo de resposta para atender aos chamados, o tempo de solução para resolver os problemas, a qualidade dos serviços prestados e a disponibilidade dos recursos.
Esses parâmetros devem ser definidos de forma clara e objetiva, de acordo com as necessidades da clínica e dos pacientes.
A adoção de um SLA ajuda a garantir que os serviços contratados sejam entregues dentro dos padrões estabelecidos, o que aumenta a satisfação dos pacientes e melhora a imagem clínica.
KPI’s (Key Performance Indicators)
Os KPI’s, ou Indicadores Chave de Desempenho, são métricas utilizadas para avaliar o desempenho das atividades e medir a eficiência e eficácia da gestão de facilities.
Na gestão de facilities em clínicas ou consultórios médicos, alguns dos KPI’s mais importantes são:
- Tempo de resposta: mede o tempo necessário para atender a uma solicitação de serviço;
- Satisfação do cliente: mede a satisfação dos clientes em relação ao serviço prestado;
- Taxa de retrabalho: mede a eficiência na execução das atividades e a necessidade de realizar atividades novamente por falhas;
- Custos: mede os custos das atividades realizadas, incluindo os custos com materiais, mão de obra e equipamentos.
O uso dos indicadores identifica áreas que precisam de melhorias e monitora o desempenho das atividades, assim, os gestores tomam decisões assertivas e direcionam os esforços para melhorar a qualidade dos serviços prestados.
Por exemplo, se a taxa de retrabalho estiver alta, isso pode indicar a necessidade de treinamentos para a equipe ou de revisão dos processos.
Conclusão
Como você viu, a gestão de facilities é um tema fundamental para o sucesso de uma clínica ou consultório médico.
Uma gestão adequada e eficiente pode trazer muitos benefícios, como a melhoria da qualidade dos serviços prestados, a otimização dos processos, a redução de custos e a satisfação dos pacientes e colaboradores.
Por outro lado, a falta de gestão ou uma gestão inadequada pode gerar problemas como a queda na qualidade dos serviços, a insatisfação dos pacientes e colaboradores, a perda de clientes e até mesmo problemas jurídicos.
Por isso, é importante que os gestores de clínicas e consultórios médicos estejam atentos à gestão de facilities e adotem as melhores práticas para garantir a eficiência e a qualidade dos serviços prestados.
Além disso, é essencial contar com as ferramentas certas, como um software de gestão clínica, que permita uma gestão mais organizada e eficiente.
Outro ponto importante é a escolha dos fornecedores e prestadoras de serviços. É fundamental selecionar parceiros comerciais de qualidade, que tenham boa reputação e sejam comprometidos com a excelência na prestação dos serviços.
A adoção de uma gestão eficiente e adequada pode contribuir para a fidelização dos pacientes, a atração de novos clientes e a motivação dos colaboradores.
Portanto, investir na gestão de facilities pode ser a chave para trazer ainda mais sucesso de uma clínica ou consultório médico.