O fluxo de caixa de um consultório permite que você aumente seu lucro, organize suas movimentações financeiras e evite erros comuns de controle financeiro.
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Assim como outros estudantes, provavelmente você achou que só precisava estudar bastante para, ao formar, se destacar na multidão. Depois, descobriu na prática que não é bem assim.
Na faculdade não te ensinaram a gerir um consultório e a fazer diagnósticos financeiros que vão mudar a sua vida e, principalmente, vão aumentar os seus ganhos com o atendimento dos seus pacientes.
De uma forma clara e sucinta, vamos te explicar o que é fluxo de caixa, a sua importância, como elaborá-lo, os principais cuidados e vantagens de utilizá-lo no seu consultório.
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O que é o fluxo de caixa?
Esse é um conceito utilizado na gestão de qualquer negócio, do consultório à uma companhia aérea.
Por definição, fluxo de caixa é uma forma de controlar todas as movimentações financeiras de entrada e saídas em um determinado período de tempo de uma empresa.
Sim, seu consultório é uma empresa! 🙂
Neste momento, você pode estar se perguntando: eu não conheço essa ferramenta e meu consultório sempre funcionou muito bem.
Ter resultados positivos no dia a dia do consultório é um mérito do seu esforço e mostra que você tem uma clientela que gosta do seu serviço e retorna.
Entretanto, ao aprender sobre fluxo de caixa, você pode aumentar seu ganho sem ter que trabalhar a mais.
Se seu consultório está num momento em que os ganhos são equivalentes aos gastos, mais atenção ainda! Este conteúdo é vital para você.
Você deve listar em uma planilha todas as entradas, como:
- Valores recebidos de pacientes (em dinheiro, cheque, cartão e transferências);
- O que você recebe dos planos de saúde;
- Sublocação de salas de atendimento, caso tenha essa prática;
- O aluguel do espaço e toda e qualquer outra entrada de remuneração referente à operação do seu consultório.
Deve ficar de fora aqui salários, entre outras remunerações que você recebe, mas que não foram geradas pelo seu trabalho no consultório.
Baixe gratuitamente nossa planilha de fluxo de caixa automática para começar essa atividade:
Como saídas, vamos listar tudo o que você paga para que o consultório se mantenha funcionando.
A lista é grande e deve ser detalhada, principalmente com os dias específicos de pagamento.
São exemplos: aluguel da sala, condomínio, IPTU, folha de funcionários, contador, luz, internet, manutenção, compra de insumos e qualquer outro gasto para uma boa manutenção do espaço.
Não coloque aqui o seu gasto pessoal. Misturar as finanças pessoais com a do seu consultório é um erro grave e dificulta a percepção de como seu consultório está indo.
Esses são os primeiros passos para começar a montar seu fluxo de caixa!
Principais vantagens de manter um fluxo de caixa do consultório
Veja a seguir as principais vantagens que você conquistará com um fluxo de caixa organizado.
- Possibilidade de avaliar se os atendimentos realizados são suficientes para cobrir os gastos futuros já identificados, o que evita uma crise financeira;
- Auxílio em tomadas de decisões antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro no consultório;
- Análise assertiva sobre o estado da empresa (se o consultório está trabalhando no aperto ou há uma folga financeira no período avaliado). Se houver sobras, você pode pensar em como aplicá-las da melhor forma;
- Antecipação de uma possível falta de dinheiro no consultório. Assim, é possível verificar a necessidade de investir na captação de pacientes, e para determinadas especialidades é possível fazer promoções em pacotes de procedimentos;
- Verificação dos recursos financeiros próprios: analisar se são suficientes para tocar o consultório em determinado período ou se há necessidade de algum aporte. Fique atento à possibilidade de antecipar suas faturas de planos de saúde ou os recebíveis do cartão de crédito;
- Avaliação da capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos. Um bom fluxo de caixa te ajuda a programar passos futuros!
Assista nosso vídeo para ver, na prática, como aplicar nossas dicas:
Como fazer o acompanhamento do fluxo de caixa de um consultório?
Para começar a acompanhar um fluxo de caixa, você pode usar uma planilha de excel, planilhas compartilhadas, ou até mesmo um caderninho.
São soluções possíveis, mas não muito práticas.
Avalie uma ferramenta que organize sua vida financeira e, junto, consiga te ajudar a gerir seu consultório.
Um bom software de gestão integra sua agenda de consultas ao financeiro de uma forma que não há retrabalho na atualização do fluxo de caixa.
Para iniciar seu acompanhamento, eleja uma data e coloque desta em diante, todos os seus recebíveis e seus gastos.
Coloque primeiramente os recebíveis e depois os seus gastos/custos, e liste essa movimentação dia a dia.
O período de avaliação geralmente é mensal, principalmente porque as despesas assumidas chegam nessa janela de tempo.
Ao observar o saldo de entradas e saídas diárias, e principalmente seus compromissos futuros de curto prazo, já temos uma boa ideia de como está a situação financeira do consultório.
Com esse diagnóstico firmado podemos antecipar passos importantes, sejam eles de cautela ou de aceleração de crescimento da sua clínica.
3 dicas vitais para o fluxo de caixa de um consultório
1. Pense em quem realmente vai preencher o fluxo de caixa
Adicionar uma tarefa à mais para sua secretária fazer nem sempre é uma boa solução.
A rotina dela já está bem cheia, então pense num software de gestão de clínicas que englobe em único lugar a maior parte das tarefas dela.
2. Atualização diária
O preenchimento correto e diário de informações mantém a ferramenta atualizada, e com um cenário fidedigno à realidade do seu consultório.
3. Não esqueça de registrar na data correta seus recebíveis
Cheques pré-datados e recebíveis futuros de cartões devem ser registrados nas datas que estão programadas a entrada no caixa e não no dia em que o paciente foi à clínica.
O mesmo vale para os pagamentos a serem feitos.
Dica de ouro: não deixe seu caixa descoberto nenhum dia! Mesmo quando o banco te der alguns dias sem juros na conta, você paga o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras) do período, dinheiro gasto de forma desnecessária.
Gostou do texto? Compartilhe com sua secretária! Ela pode se beneficiar deste conhecimento e melhorar ainda mais sua performance.
