O dashboard financeiro visa otimizar a gestão financeira de clínicas e consultórios médicos. É possível acompanhar indicadores financeiros e gerenciar a operação do negócio em tempo real, tornando suas decisões mais fáceis e precisas.
Uma pesquisa da PNAD (Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios) trouxe o dado alarmante de que cerca de 600 mil empresas decretaram falência no país entre os anos de 2020 e 2022.
No entanto, ao contrário do que se pode imaginar, a falta de clientes ou os altos impostos não são os principais motivos para o fechamento delas.
De acordo com um levantamento do SEBRAE, apenas 7% das pequenas empresas fecham por falta de lucro.
Por outro lado, cerca de 20% encerram o negócio por falta de capital de giro e 50% dos empresários entrevistados na pesquisa não sabem precisar se o seu negócio apresenta lucro ou prejuízo de forma consistente.
Além da crise econômica causada pela pandemia de COVID-19, a falta de um bom nível de planejamento e gestão financeira fez com que muitos empreendimentos não tivessem outra opção a não ser fecharem as portas.
Para que o planejamento, a gestão e a tomada de decisão sejam as melhores possíveis, é essencial que gestores tenham conhecimento e invistam em ferramentas que permitam uma visão mais ampla e detalhada das finanças.
Nesse sentido, um dashboard financeiro tem o potencial de transformar a forma como você gerencia o dinheiro em sua clínica ou consultório. Isso facilita a tomada de decisões estratégicas e promove uma gestão mais eficiente dos recursos.
Neste artigo, vamos discutir os benefícios e vantagens de ter um dashboard financeiro na sua clínica e como ele pode melhorar a eficiência da gestão financeira, reduzir o estresse e proporcionar maior tranquilidade no dia a dia do seu negócio.
Continue lendo para saber mais!
O que é e como funciona um dashboard financeiro?
Um dashboard financeiro é uma ferramenta de visualização de dados que traz de forma organizada, num só dispositivo ou tela, informações financeiras relevantes para a gestão de um negócio.
Com ele, gestores e colaboradores podem acompanhar em tempo real os indicadores financeiros da clínica médica.
Essas ferramentas trazem indicadores básicos da saúde financeira de um negócio como receitas, despesas, inadimplência, contas a pagar e a receber, controle de custos, entre outros.
Por meio dessa visualização, os profissionais responsáveis pela gestão do negócio podem entender o que está funcionando e quais são os gargalos do negócio ou da prestação de serviços.
Diferentemente das planilhas que demandam operações manuais feitas por um humano, um painel financeiro tem a maior parte das suas tarefas feitas de forma automatizada.
Com isso, os profissionais têm mais tranquilidade para analisar e interpretar os números, ao invés de ficar quebrando a cabeça com células travadas ou mescladas de forma equivocada.
No entanto, para garantir a eficiência, é preciso ter alguns cuidados na hora de escolher uma dashboard financeira. As funcionalidades e o suporte podem variar de acordo com o perfil e a área de atuação da empresa, por exemplo.
Não é possível utilizar o mesmo dashboard para uma loja de materiais de construção e uma clínica médica.
Isso porque, como é de se imaginar, os estabelecimentos têm suas próprias particularidades e métricas, que são diferentes entre os setores.
Por isso, antes de implementar um painel financeiro, verifique se ele é de fato o mais adequado para a sua clínica.
Quais informações financeiras posso obter em um dashboard?
Se você já administra um negócio, deve saber que ter as informações corretas faz toda a diferença na hora da gestão financeira.
Mas isso não significa, necessariamente, ter informações demais. Informações em excesso podem tornar a análise mais complexa e repleta de dados sem utilidade em determinados pontos.
Por outro lado, a falta de informações relevantes pode deixar os gestores no escuro, sem entender para onde o aspecto financeiro da clínica está indo.
Por isso, ao adotar uma solução de gestão financeira, deve-se buscar um dashboard que contenha as informações que, de fato, são cruciais para a análise e tomada de decisão.
Confira abaixo alguns dos principais indicadores que podem ser acompanhados em um dashboard financeiro para clínicas e consultórios:
- Receita: o total de dinheiro recebido pelos serviços prestados, incluindo consultas, exames e procedimentos;
- Despesas: todos os custos envolvidos na operação da clínica ou consultório, como aluguel, salários, materiais e equipamentos;
- Lucratividade: a diferença entre a receita e as despesas, indicando o lucro obtido com a operação do negócio;
- Inadimplência: a taxa de pacientes que não pagaram pelos serviços prestados no prazo acordado, afetando diretamente o fluxo de caixa;
- Fluxo de caixa: o saldo entre o dinheiro que entra e sai da clínica ou consultório em um determinado período, fundamental para manter a saúde financeira do negócio;
- Ticket médio: a média de gastos dos pacientes por consulta ou procedimento, auxiliando na definição de estratégias e preços;
- Produtividade dos profissionais: o número de atendimentos realizados por médico ou profissional da saúde, contribuindo para a análise de desempenho e alocação de recursos;
- Custo por paciente: o custo total para atender um paciente, incluindo todas as despesas relacionadas, como materiais e horas trabalhadas. Esse indicador ajuda na avaliação da rentabilidade e eficiência do negócio;
- Tempo médio de atendimento: a duração média de cada consulta ou procedimento, permitindo uma análise da eficiência do atendimento e auxiliando no planejamento da agenda.
Ao acompanhar esses indicadores por meio de um dashboard financeiro, os gestores de clínicas e consultórios têm mais controle sobre o desempenho financeiro do negócio.
Dessa forma, é possível identificar novas oportunidades de negócios e decidir os rumos futuros da empresa de forma mais precisa e adequada.
Por que vale a pena utilizar um dashboard financeiro na clínica?
Como é de se imaginar, uma gestão financeira eficiente traz inúmeros benefícios com relação à lucratividade. No entanto, há outras vantagens em deixar o negócio mais organizado com o uso das dashboards.
Um primeiro exemplo é o aumento da qualidade de vida e da produtividade de todos os envolvidos na operação. Colaboradores, gestores e proprietários do negócio passam a trabalhar mais motivados e sob um nível reduzido de estresse.
Segundo o Panorama do bem-estar corporativo 2022, realizado pelo Gympass com mais de 9 mil profissionais, para 4 em cada 5 pessoas o bem-estar no ambiente profissional é um pilar tão importante quanto o salário.
Nesse sentido, para evitar problemas com os recursos humanos da empresa, é importante que a gestão deles seja feita de forma eficiente.
Processos bem definidos e redução do trabalho repetitivo, por exemplo, são práticas que tornam as tarefas diárias mais fáceis e tranquilas de executar.
Com a saúde financeira do negócio garantida, pode-se ter mais tempo e tranquilidade para aprimorar esses processos e tarefas dentro da empresa.
Por isso, pode-se dizer que empresas com um bom nível de saúde financeira apresentam colaboradores mais engajados e produtivos, além de maior retenção de talentos.
Ou seja, trabalhar de forma eficaz na parte financeira do negócio traz benefícios significativos para o bem-estar e a performance.
A seguir, apresentamos outros importantes benefícios de utilizar um dashboard financeiro na gestão da sua clínica.
Gestão facilitada e eficiente
Um dashboard financeiro simplifica a gestão financeira ao consolidar informações importantes em uma única plataforma, facilitando o acesso e a análise de dados.
Por meio de uma visão geral do desempenho financeiro da clínica, os gestores podem identificar rapidamente áreas que necessitam de atenção e implementar estratégias mais eficazes.
Além disso, esse tipo de ferramenta automatiza processos manuais. Com isso, há uma redução de erros, além de uma liberação de tempo para que os profissionais se concentrem em outras atividades importantes.
Identificação e redução de riscos
A utilização de um dashboard financeiro permite a identificação precoce de riscos e problemas financeiros, como inadimplência, baixo fluxo de caixa ou queda na lucratividade da clínica.
Ao detectar esses sinais, os gestores podem tomar medidas preventivas e corretivas para minimizar os impactos negativos no negócio e garantir a continuidade das operações.
Maior produtividade na resolução de tarefas financeiras
A facilidade de acesso às informações traz mais agilidade na resolução de tarefas financeiras, o que melhora a produtividade e reduz o tempo gasto em processos manuais e burocráticos.
Quando os gestores estão focados apenas na resolução de problemas práticos, as estratégias e soluções são muito mais precisas, pois a cabeça deles está mais descansada para fazer a análise dos dados.
Com isso, situações que antes eram ignoradas, podem ser corrigidas de forma rápida.
Se o administrador, por meio de poucos cliques, entender os perfis de pacientes que mais se ausentam, os médicos com mais retornos marcados e qual convênio traz mais consultas, ele poderá pensar em estratégias para otimizar essas métricas.
Otimização de recursos
Ao monitorar de perto os indicadores financeiros, os gestores podem identificar oportunidades para otimizar o uso de recursos. Com isso, há a formação de um círculo virtuoso, com a redução de custos e aumento da rentabilidade do negócio.
A análise dos dados fornecidos pelo dashboard financeiro traz, por exemplo, a identificação de áreas em que investimentos podem ser realizados com maior retorno.
Isso permite fazer a reorganização de processos e atividades para melhorar a eficiência operacional da clínica ou consultório.
Com a ajuda dos relatórios, é possível perceber quais são os procedimentos mais lucrativos e, a partir disso, investir em estratégias de marketing para divulgar esses procedimentos e atrair mais pacientes.
Tomada de decisões mais precisas e realistas
O dashboard financeiro fornece informações atualizadas e precisas que auxiliam os gestores na tomada de decisões mais concretas e realistas.
Com base nos dados apresentados, é possível elaborar planos de ação mais efetivos e execuções com mais embasamento técnico. Com isso, aumentam-se as chances de sucesso e crescimento sustentável do negócio.
Tipos de dashboard de controle financeiro
Existem três tipos básicos de dashboard de controle financeiro: estratégico, tático e operacional. Apesar das diferenças entre si, a utilização desses dashboards é complementar e pode ser feita em uma única plataforma.
Estratégico
Um painel financeiro estratégico tem como objetivo auxiliar na tomada de decisões de longo prazo, focando na visão geral do negócio e na sua sustentabilidade financeira.
Indicadores relevantes nesse tipo de dashboard incluem rentabilidade, crescimento da receita, participação no mercado e retorno sobre o investimento.
Esse tipo de dashboard é especialmente útil nas fases de planejamento e desenvolvimento do negócio, ajudando gestores a estabelecer metas e direcionar recursos de forma eficiente.
Outra vantagem do dashboard estratégico é que ele permite uma visão macro da sustentabilidade e saúde financeira da clínica.
Tático
A finalidade de utilizar um modelo de dashboard de controle financeiro tático é analisar o resultado das ações diárias que ajudem no cumprimento das metas de médio prazo.
A análise tática é o elo entre a estratégia e a parte operacional, buscando melhorar a eficiência das operações.
Um dashboard financeiro tático inclui indicadores como fluxo de caixa, inadimplência, custo por paciente e produtividade dos profissionais.
Para garantir a coesão e a efetividade das ações realizadas, é essencial que a análise tática esteja alinhada aos outros dashboards.
Um dos maiores benefícios da utilização desse tipo de dashboard é o cruzamento de informações de diferentes setores que ao serem analisadas em conjunto resultam em uma análise financeira mais completa.
Operacional
O dashboard operacional, como o próprio nome diz, contém métricas referentes às operações da empresa. Portanto, esse tipo de painel é usado por gestores e analistas que desejam acompanhar o desempenho dos processos organizacionais.
Sendo assim, um dashboard financeiro operacional inclui informações detalhadas sobre receitas e despesas, prazos de pagamento, quantidade de atendimentos e outros aspectos relacionados à rotina da clínica médica.
Ao contrário dos dashboards estratégico e tático, o dashboard operacional pode ser visto como um indicador de que as operações diárias estão acontecendo corretamente ou não, ao invés de ajudar em uma análise meramente preditiva.
Por exemplo, com esse tipo de dashboard, é possível monitorar o tempo de espera dos pacientes, identificando períodos em que o atraso é superior ao recomendado e, a partir disso, buscar formas de reduzir esse tempo de espera.
Manter um operacional organizado é crucial para o sucesso da clínica, pois a eficiência das operações diárias afeta diretamente a saúde financeira e a capacidade de cumprir as metas estabelecidas.
Como escolher o dashboard financeiro ideal para minha clínica?
Escolher o dashboard financeiro ideal para uma clínica envolve diversos fatores, que devem ser analisados com cautela. Abaixo, separamos 4 passos para tomar a melhor decisão.
Descubra se as funcionalidades atendem as demandas da sua clínica
Ao escolher um dashboard financeiro deve-se garantir que suas funcionalidades atendam às necessidades específicas da sua clínica.
Algumas particularidades, como o tipo de atendimento, a quantidade de profissionais e as especialidades oferecidas, podem influenciar na escolha da ferramenta adequada.
Optar por um serviço de dashboard baseado apenas no preço pode ser um grande erro, pois a gestão financeira do negócio pode piorar em vez de melhorar.
As ferramentas ideais devem se pagar por meio do uso de suas funcionalidades, tornando seu custo muito menor em comparação à lucratividade e melhora em outros índices.
Verifique se há opção de integração com sistemas
Sistemas isolados podem gerar mais problemas do que soluções, uma vez que as informações podem ficar desencontradas e a comunicação entre diferentes setores pode ser prejudicada.
Por conta de todas essas questões, os profissionais de saúde buscam sistemas que atendam todas as suas necessidades, tanto na parte do atendimento para pacientes, quanto para a gestão da clínica.
Logo, a integração com outros sistemas é crucial para garantir a eficiência e automatização das operações da clínica.
Uma solução ideal deve ser capaz de integrar todos (ou a maior parte) dos setores da clínica, incluindo a marcação de consultas, que impacta diretamente nas finanças.
Com a integração, é possível controlar os custos operacionais, acompanhar as receitas e despesas, gerar relatórios financeiros, fazer cobranças, entre outras funcionalidades.
No iClinic, por exemplo, você consegue gerar automaticamente seu fluxo de caixa, relatórios financeiros, cadastro de valores das suas contas bancárias, repasse médico, pagamentos, entre outras soluções.
Avalie se o sistema é intuitivo e fácil de usar
Quando se trata de tecnologia é muito importante a experiência do usuário. Ou seja é importante avaliar se o sistema é de fácil uso, se ele é simples e intuitivo
Afinal, o intuito de um sistema de saúde é simplificar o dia a dia no setor da saúde e não complicá-lo.
Um sistema eficiente deve ser fácil e intuitivo para os colaboradores e gestores, assim como o uso de um aplicativo de celular no cotidiano.
Um sistema desorganizado ou difícil de usar pode gerar problemas no dia a dia da clínica e afetar a produtividade. Além disso, plataformas intuitivas demandam menos tempo de treinamento, garantindo agilidade e eficiência na implementação.
Garanta que o sistema seja seguro
A segurança da informação está relacionada à proteção de dados e, quando bem aplicada, é capaz de blindar a clínica de ataques digitais, desastres tecnológicos ou falhas humanas.
Diferentes pessoas e colaboradores devem ter níveis de acesso distintos aos dados, garantindo que informações sensíveis sejam acessadas apenas por quem realmente precisa.
Planilhas eletrônicas, por exemplo, não oferecem segurança adequada aos dados contidos e podem ser facilmente hackeadas e modificadas.
Softwares e aplicativos de gestão devem estar em conformidade com legislações, como a LGPD, evitando problemas relacionados a vazamentos de dados e garantindo a privacidade dos pacientes e da clínica.
Conclusão
A utilização de um dashboard financeiro pode trazer inúmeros benefícios, como uma gestão facilitada e eficiente, por meio da identificação e redução de riscos, aumento da produtividade, otimização de recursos e tomada de decisões mais precisas.
Para isso, é preciso contar com uma ferramenta eficiente e que esteja alinhada com as necessidades do negócio.
No caso de consultórios e clínicas médicas, o iClinic é o parceiro ideal para ajudá-lo a alcançar o sucesso na gestão financeira, trazendo mais eficiência e segurança na análise e execução de tarefas administrativas.
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