Como contratar uma secretária para consultório médico?

Contratar uma secretária para um consultório médico exige entender as necessidades do estabelecimento, aprender técnicas de avaliação e saber analisar currículos.

Uma secretária possui responsabilidades que garantem o bom funcionamento dos consultórios, como gestão da agenda médica, recepção dos pacientes, negociação com fornecedores e controle financeiro.

Ou seja, na maioria dos casos a secretária faz tanto o papel de recepcionista quanto de gestora de algumas áreas do estabelecimento. Ela representa um compromisso de qualidade com os pacientes que procuram seu serviço.

Ao contratar uma secretária, seja porque está abrindo o consultório ou porque precisa de mais profissionais pois a equipe está sobrecarregada, o desespero pode ser um sentimento comum.

Afinal, muitos médicos empreendedores não sabem como fazer um processo de seleção ágil e eficiente. Neste artigo você vai aprender exatamente como fazer isso. Acompanhe!

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7 dicas para contratar uma secretária para um consultório médico

1. Entenda as necessidades do seu consultório

De nada adianta contratar mais colaboradores para o seu consultório se você não sabe quais são as suas necessidades no dia a dia e como essa pessoa ajudaria a supri-las.

Antes de divulgar a vaga ou pedir indicações a amigos, entenda qual a maior dificuldade que você enfrenta no consultório atualmente. Assim você pode fazer uma busca mais objetiva e saber quais tarefas serão exigidas.

Uma vez definidas as prioridades, o orçamento para o salário e a provável data para contratação, divulgue a vaga.

2. Seja um entrevistador preciso

Tendo em mente as tarefas que você espera que sejam cumpridas pela colaboradora, você será capaz de fazer as perguntas certas para ela.

Você deve ser bastante claro no início da entrevista, apresentando os propósitos daquela conversa, o que é esperado da profissional e entender as experiências que ela já teve.

Além disso, saiba quais são as habilidades dominadas pela secretária que já trabalha na clínica.

Entendendo as habilidades exigidas para o serviço te ajuda a selecionar pessoas com habilidades próximas às desejadas ou ainda capazes de aprender rapidamente.

Isso acelera bastante o processo de entrosamento entre os colaboradores da clínica e a profissional a ser contratada.

Se possível, permita que a colaboradora que já trabalha com você participe também do processo. De antemão ela já pode conhecer as candidatas e ajudar na tomada de decisão.

3. Aprenda técnicas de avaliação

Durante a entrevista, é importante que você consiga respostas que relatem experiências da entrevistada. Faça perguntas que exijam respostas objetivas, de modo que você consiga visualizar a experiência que ela já possui.

Por fim, um bom entrevistador é também um bom avaliador. Desse modo, não basta somente focar a sua busca em encontrar uma secretária para o seu consultório médico.

Sendo um bom avaliador você é capaz de dar feedbacks aos entrevistados em relação às suas respostas, em que deveriam investir para serem melhores profissionais e se possível do porquê não foram selecionados para a vaga.

4. Priorize profissionais com experiência na área

Você nem sempre contará com uma secretária que já trabalhou no setor, mas essa experiência prévia pode ser um grande diferencial no momento da contratação.

Uma profissional habituada à área da saúde terá mais facilidade para realizar tarefas típicas de um consultório.

Recepcionistas que já assessoraram profissionais de outros ramos também estão um passo à frente de uma novata, justamente por já terem experiência com atendimento ao público e questões burocráticas.

5. Confira a formação acadêmica das candidatas

Não é exigido curso técnico ou superior para ser secretária, mas esse pode ser um requisito avaliado durante a seleção de currículos para a vaga.

Uma profissional com formação em secretariado ou administração, por exemplo, será de grande utilidade para as atividades administrativas do seu consultório.

Outra opção é contratar uma técnica em enfermagem, que já estudou questões básicas da área da saúde e, portanto, já está familiarizada com procedimentos médicos e também sabe lidar com pacientes.

O ideal é que a candidata tenha certificados de cursos para secretárias e recepcionistas na área da saúde.

6. Faça análises de personalidade

Responsável pelo primeiro contato com os pacientes, a secretária precisa ser cordial, atenciosa e ter muita calma para prestar esclarecimentos sobre os procedimentos do consultório.

Você pode verificar como as candidatas se saem em situações comuns da rotina do estabelecimento, como pacientes angustiados ou irritados.

Também avalie a capacidade de comunicação das candidatas, seja falar claramente como ouvir com atenção. Isso é fundamental na rotina do seu consultório.

É muito mais fácil contratar alguém que está alinhado com os valores e princípios do seu consultório e treinar algumas habilidades técnicas necessárias.

7. Verifique os conhecimentos em informática da secretária

Escolher uma secretária com personalidade adequada e boa formação acadêmica já é um grande passo para ter uma funcionária ideal.

Mas ela também precisa dominar algumas ferramentas tecnológicas que fazem parte da rotina de um consultório médico.

É preciso avaliar os conhecimentos em informática da candidata, conferindo se a profissional consegue trabalhar com o software médico da clínica, por exemplo.

Mas evite preocupações exageradas, porque seu sistema deve ser fácil de usar, senão, provavelmente é hora de trocar de sistema.

Seguindo as dicas acima, você certamente encontrará o perfil ideal de profissional para seu consultório, garantindo assim um atendimento humanizado e de qualidade aos seus pacientes.

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