Secretária para clínica: quais são os pontos de atenção na contratação

Contratar uma secretária para clínicas e consultórios pode se mostrar uma tarefa mais difícil que você imagina.

Nesta hora é comum surgir certa insegurança sobre qual o perfil ideal para assumir um papel tão importante em seu dia a dia no consultório.

A secretária é a pessoa com quem o paciente tem contato  quando chega na sua clínica. Por isso você precisa garantir que essa  profissional seja receptiva, bem preparada, organizada e eficiente.

Afinal, ela é estratégica para garantir a satisfação dos seus pacientes!

Foi por isso que, após ouvir inúmeras queixas dos nossos leitores sobre as dúvidas e dificuldades enfrentadas neste momento, preparamos este artigo para tentar responder a pergunta abaixo:

Como contratar uma secretária para clínicas e consultórios médicos?

Anunciando a vaga

A melhor maneira de se recrutar um bom profissional para sua clínica é sem dúvida, pedir indicações.

Uma pesquisa do Dieese apontou que no Brasil, cerca de** 57% das posições são preenchidas por meio de indicações** provenientes de familiares, amigos ou outros profissionais que já trabalhavam nas empresas contratantes.

Comente com amigos, colegas de profissão e até mesmo com seus outros funcionários sobre a abertura da oportunidade. Pergunte se eles conhecem alguém ou possuem algum ex-funcionário que se encaixe no perfil procurado.

Nestes casos, mesmo que eles não se lembrem de alguém imediatamente, peça para que eles divulguem em suas redes de relacionamento ou avisem caso tenham alguma pessoa para indicar.

Uma outra dica seria colocar anúncios em locais de alta exposição, como mural de universidades e serviços online de anuncio de empregos, como a Catho e a Indeed, os dois dos portais de emprego muito populares no Brasil.

Analisando competências

Depois de anunciar sua vaga, você receberá uma infinidade de currículos. Nesse momento, você precisa fazer uma seleção criteriosa dos aspectos que são mais relvantes para você e para a clínica.

Alguns dos itens fundamentais para sua avaliação são:

Experiência na área

Ter experiência anterior na área é algo sempre desejável, mas não deve ser um fator determinante ou obrigatório.

Lembre-se que muitas vezes é melhor gastar um tempo a mais treinando o profissional e ensinando o dia a dia dentro do ambiente de trabalho, a contratar um funcionário experiente mas ao mesmo tempo cheio vícios adquiridos nos empregos anteriores.

Ainda mais na área médica, existem outros fatores, como bom relacionamento interpessoal e empatia, que são mais importantes do que conhecimentos técnicos, que podem ser ensinados ou adquiridos ao longo do tempo.

Bom português

Verifique se a candidata fala e escreve corretamente a língua portuguesa.

Isso é importante pois erros recorrentes de português, seja na fala ou na escrita, podem causar uma má impressão nos pacientes. E isso é negativo para a imagem do consultório.

Além disso, a postura da sua recepcionista deve transmitir firmeza e segurança.

Esse comportamento é essencial para que ela possa se comunicar de forma objetiva e dê  informações claras para os pacientes, principalmente durante ligações telefônicas, um dos principais canais de comunicação do consultório.

Aptidão com tecnologia

Verifique se o candidato possui conhecimentos de informática.

Essa habilidade, mesmo que básica, é essencial para a rotina do consultório, já que muitos processos internos passam por um sistema de gestão.

Além disso, é preciso saber enviar e-mails e utilizar outras plataformas online que agilizam o trabalho.

Nesse sentido o iClinic é um sistema totalmente intuitivo, projetado para atender tanto profissionais de saúde como secretárias de maneira prática e fácil.

Na hora de entrevistar os candidatos

Após a análise de todos os currículos e as habilidades técnicas necessárias para o trabalho, faça uma pré-seleção e convide para uma entrevista somente aqueles que satisfizeram os requisitos iniciais.

Claro, você também pode entrevistar aqueles candidatos que chamaram a sua atenção por algum motivo, seja um curso diferenciado, ou uma experiência profissional que você considera relevante.

O momento da entrevista é o mais importante de todo esse processo!

É na entrevista que você vai poder avaliar a veracidade dos fatos observados no currículo e também vai analisar outras competências relacionadas à personalidade do candidato.

Algumas características devem ser marcantes em uma secretária e você precisa notá-las desde o primeiro momento da conversa. São elas:

Paciência

Use métodos de entrevista que possibilitem ver se a candidata tem paciência.

No dia a dia do consultório a recepcionista precisa agir com cautela com pessoas que estão angustiadas com seus problemas de saúde,  estressadas pela doença, ou impacientes para serem curadas o mais rápido possível.

Também fazem parte do público de uma clínica médica idosos com dificuldades de compreensão ou  mães, preocupadas com o problema de seus filhos, querendo agilidade no atendimento.

Nestas situações, é essencial que a secretária tenha muita calma e jogo de cintura.

Empatia

Empatia é a capacidade de uma pessoa se colocar no lugar da outra e compreender o que ela está sentido.

A empatia é uma característica essencial para qualquer colaborador que trabalhe em contato com o público. Na área da saúde essa competência é fundamental, pois a todo momento é preciso lidar com pessoas que estão frágeis ou sensibilizadas.

Avalie a capacidade do candidato de ouvir com atenção e transparecer preocupação em ajudar.

Proatividade

Atitude é fundamental!

Seu futuro colaborador precisa saber como resolver problemas com agilidade e boa vontade.

Atitudes positivas e eficientes são sempre bem-vindas.

Bom senso

Verifique se a pessoa tem bom senso.

Muitas vezes ocorrerão situações inusitadas, inesperadas e diferentes daquilo que o candidato estará acostumado.

Agir com lógica e bom senso serão essenciais para se manter um atendimento humanizado e de qualidade.

Bom humor

Observe o humor da pessoa.

Um sorriso no rosto é capaz de mudar o ambiente e melhorar o clima em uma situação de tensão.

Seu paciente fica muito mais satisfeito quando recebe um atendimento simpático e bem humorado, afinal, ninguém quer ser atendido por uma pessoa que transmite indiferença.

Organização

Verifique a capacidade de organização do seu candidato.

Saber se organizar é essencial na rotina do consultório, afinal, muitas coisas acontecem ao mesmo tempo numa recepção.

Atender o telefone, recepcionar pacientes, fazer novos cadastros, servir café, emitir guias, receber pagamentos, agendar consultas e arquivamento de documentos. Todas essas são tarefas que precisam ser feitas em poucos minutos no dia a dia da clínica!

Saber organizar tarefas, e principalmente, ter uma boa gestão do tempo é fundamental.

Honestidade e transparência

O candidato irá lidar com dados referentes à saúde dos pacientes, informações sigilosas e, muitas vezes, também com as questões financeiras da sua clínica.

Por isso, garanta que o candidato seja uma pessoa honesta e confiável. Novamente neste caso, as indicações possuem um peso importantíssimo.

Além disso, a entrevista é também o momento certo de deixar tudo claro: fale sobre horários, tarefas a serem executadas, o que se espera do profissional e remuneração.

Explique tudo com detalhes, evite que informações fiquem implícitas e certifique-se de que o candidato está confortável com todas as regras.

Feita a escolha, certifique-se de contratar seguindo todas as normas e obrigações empregatícias. Para evitar transtornos, a ajuda de um contador é sempre bem-vinda.

Depois da contratação

Quando você formalizar a contratação, não se esqueça que o profissional está em período de adaptação. Por isso, foque em fazer treinamentos e em dar feedbacks constantemente.

Essa atenção inicial é muito importante para engajar o funcionário e evitar a alta rotatividade de profissionais.

Também é interessante que você peça a opinião dos seus pacientes sobre o novo colaborador da clínica.

Assim que ele chegar na sala de consultas, pergunte como foi a experiência na sala de espera e na recepção.

Só assim você vai saber como está sendo feito o trabalho e também pode dar dicas úteis para que o atendimento da sua nova secretária seja ainda melhor.

Boa sorte em suas contratações!