O agendamento online já é uma realidade em grande parte da rotina dos médicos de clínicas e consultórios no país. No entanto, o ideal é fazer tudo de forma organizada, com benefícios tanto para o médico quanto para o paciente.
Uma das grandes mudanças recentes nos atendimentos médicos é sobre como são feitos os agendamentos de consultas. Antes, era bem comum que fosse necessário ir até ao consultório do médico ou ligar para realizar esse tipo de procedimento.
Há cerca de 10 anos, no entanto, ferramentas como o Whatsapp e até mesmo o Telegram trouxeram um pouco mais de flexibilidade neste aspecto. Com uma mensagem de texto, um paciente pode solicitar o agendamento de consulta, por exemplo.
Porém, isso nem sempre é eficiente do ponto de vista da clínica ou do médico. Esse processo de agendamento por mensagem de texto pode trazer alguns problemas como confusões de datas/horários e falta de automação no processo como um todo.
Por isso, contar com um software médico que agilize e organize esse processo pode ser muito útil.
Nesse artigo que preparamos para você, traremos alguns dos detalhes sobre como oferecer o agendamento de consulta online pode trazer mais benefícios à sua clínica ou consultório e como você pode fazer para aderir.
Aqui, você irá aprender mais sobre:
Continue lendo e descubra mais sobre o assunto!
Como funciona o agendamento de consulta online?
Um agendamento de consulta online é uma boa forma de realizar parte dos procedimentos da sua recepcionista ou secretária.
Como você deve saber, cada vez menos as pessoas querem “perder tempo” fazendo ligações no telefone para marcar uma consulta.
Além disso, a utilização do Whatsapp na forma “pura” (ou seja, que demanda a resposta de algum humano), nem sempre é recomendada, visto que pode trazer tarefas ainda maiores para uma profissional de recepção.
Por isso, o agendamento de consulta online serve como uma plataforma que permite ao seu paciente uma maior autonomia no processo de marcação de consultas.
Desde o primeiro momento, o paciente já poderá ver quais são os horários disponíveis para atendimento e escolher qual é o que atende melhor à sua necessidade.
Outra vantagem é que ele pode fazer esse agendamento a qualquer hora do dia, não sendo necessário esperar uma resposta em horário comercial para iniciar o agendamento.
Isso faz com que a experiência pré-consulta seja otimizada, pois valoriza o tempo do seu paciente e coloca ele num papel de destaque- tomando as ações e escolhendo o que mais faz sentido pra ele.
Como é realizado o atendimento após o agendamento?
Após o agendamento, o paciente receberá lembretes da consulta – desde que tenha autorizado o envio de mensagens. Nesse sentido, ele poderá receber mensagens via SMS, whatsapp ou e-mail.
Isso traz facilidades não só para os pacientes, mas também para os médicos. Afinal, com estes lembretes, há uma redução considerável nos riscos de atraso ou ausência do paciente. Quem nunca esqueceu uma consulta que marcou, não é?
Por outro lado, o atendimento é feito de forma muito similar a um agendamento normal, feito com recepcionista ou secretária. O paciente receberá a confirmação do agendamento, juntamente às outras instruções e informações necessárias.
Nesse sentido, ele saberá exatamente a antecedência com a qual deve chegar antes de ser atendido e informações sobre a preparação para procedimentos (caso haja).
Por fim, o atendimento deve ser feito da mesma forma para os dois tipos de pacientes: os que agendam online e os que não agendam. Afinal, ambos os casos tratam-se de uma consulta médica, correto?
Caso seja necessário fazer algum tipo de reagendamento (seja por parte do paciente ou do médico), isso pode ser feito na mesma plataforma em que o agendamento foi feito.
Com a agenda do médico aberta, o paciente poderá escolher os melhores dias e horários para ser atendido posteriormente.
Por que não ter agendamento online pode ser prejudicial?
Ao ter um consultório ou clínica médica, você precisa levar em conta como os pacientes vão realizar o agendamento, se existe alguma maneira de facilitar essa experiência.
Essa atenção faz com que o paciente se sinta mais acolhido e seguro.
E como você já leu nesse texto, o agendamento online é uma ferramenta que valoriza o tempo do paciente e dos seus profissionais de recepção.
Muitos pacientes podem não se sentir à vontade (ou com tempo) para falar ao telefone, por exemplo, e isso pode ser um motivo que os leva a escolher outro estabelecimento.
Além disso, atendimentos por plataformas como o Whatsapp nem sempre são fluidos e podem fazer com que o paciente busque outro estabelecimento pela demora no atendimento.
Por outro lado, com o agendamento online, quase todo o procedimento é fluido e permite a marcação em questão de minutos, sem muitos problemas.
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Outro ponto importante a ser destacado no agendamento online é a organização. Quando uma consulta é marcada, ela já fica sinalizada na agenda do médico, o que evita marcações ou agendamentos em duplicidade.
Esse tipo de sistema também traz vantagens como o envio automático de lembretes do agendamento tanto para o paciente quanto para o médico.
Quando o paciente faz o seu agendamento e preenche os dados pessoais como telefone e e-mail, ele facilita a sua comunicação e, caso aceite os termos de privacidade, receberá lembretes por Whatsapp, SMS ou e-mail sobre a consulta.
Isso traz vantagens para ele e para a clínica, pois a assiduidade nos atendimentos e as chances de atraso diminuem consideravelmente.
Ao fazer tudo isso de maneira “analógica”, com planilhas ou agendas de papel, aumentam-se as chances de haver confusões, esquecimentos ou falhas nos processos internos da clínica.
Sendo assim, não contar com um software de agendamento de consultas pode ser um problema generalizado no seu estabelecimento.
O agendamento online é uma tendência?
O agendamento online não só é uma tendência para o futuro, como algo que já deve ser implementado no presente.
Afinal, boa parte dos estabelecimentos de saúde já têm utilizado o agendamento de consultas online como uma comodidade para os seus pacientes e não adotá-lo pode trazer problemas desde o primeiro momento.
Como já citamos anteriormente neste artigo, essa comodidade traz facilidades para o paciente e para o estabelecimento. Ao estar em contato com esse tipo de ferramenta, o paciente pode ter uma melhor experiência pré-consulta e nunca mais querer fazer agendamentos à “moda antiga”.
Nesses casos, é possível que o agendamento online seja mais uma forma de converter e fidelizar determinados tipos de cliente na sua clínica ou consultório.
Quem não adota essas ferramentas poderá ficar para trás. Afinal, ninguém quer burocracia em nada na vida, muito menos para marcar uma consulta, não é?
Quais são as principais funcionalidades de um sistema de agendamento online?
Um sistema de agendamento online tem várias funcionalidades que podem facilitar o dia-a-dia e a gestão de tarefas e tempo em seu estabelecimento.
Confirmação de consulta
Uma das piores coisas que pode acontecer para um paciente é ter de esperar pela confirmação de consulta.
Com o agendamento online, você pode deixar disponíveis algumas datas e horários num calendário para que ele escolha o que melhor se encaixa para ele.
Ao escolher um dos horários livres, ele pode ter a confirmação da marcação de consulta de forma instantânea, dando maior previsibilidade ao processo tanto para ele quanto para quem irá atendê-lo.
Lembretes automáticos via SMS, Whatsapp ou e-mail
Um dos problemas enfrentados por profissionais ou estabelecimentos de saúde é a falta de assiduidade dos pacientes.
Às vezes, a ausência do paciente em uma consulta nem é proposital, mas por um esquecimento comum dos pacientes. Nesses casos, contar com uma automação que envie lembretes das consultas para os pacientes é muito útil.
Em boa parte dos softwares, essa automação pode ser configurada para enviar lembretes faltando 1 semana, 3 dias, 1 dia e no dia da consulta.
Confira também sobre como isso pode ajudar na organização da agenda do médico através de lembretes automáticos.
Reagendamento
Nem sempre o planejamento pode seguir conforme o esperado – e isso vale tanto para os médicos quanto para os pacientes.
Quando há algum problema desse tipo e é preciso fazer um reagendamento, pode-se fazer isso de forma fácil e rápida pela plataforma de agendamento online.
De forma similar ao primeiro agendamento, você poderá conferir um calendário com as datas e horários disponíveis e realizar a solicitação do reagendamento.
O reagendamento da consulta pode ser confirmado de forma instantânea, desde que haja a concordância do profissional.
Sincronização com Google Agenda
O Google Agenda é um dos aplicativos mais utilizados para a organização de datas e horários. Profissionais que trabalham com a realização de tarefas e procedimentos normalmente utilizam um aplicativo como esses e sincronizar o agendamento de consultas com essa plataforma traz facilidade e agilidade.
Ninguém quer ter que baixar mais um aplicativo ou realizar os cronogramas manualmente como antigamente.
Se a pessoa já utiliza o Google Agenda em seu dia-a-dia, ter a consulta marcada e colocada lá automaticamente será uma excelente experiência.
Nesses casos, podemos dizer que a clínica facilita o trabalho do paciente, fazendo com que ele se sinta ainda mais à vontade para voltar ao seu estabelecimento.
Afinal, ele já sabe da organização e facilidade em todos os processos de uma consulta, não é?
Gestão de fila de espera
Alguns médicos e especialidades não permitem um agendamento instantâneo, pois as agendas estão completamente cheias de consultas ou outros procedimentos.
Antigamente, quando isso acontecia, era necessário deixar o nome e número de telefone com uma recepcionista para que ela te ligasse quando surgisse uma vaga.
Isso podia acontecer na mesma semana ou demorar semanas (e às vezes, nunca acontecer – afinal
Como escolher a melhor agenda online?
Para escolher um software de agenda médica online para consultas médicas é muito importante levar em consideração alguns pontos:
- Facilidade de uso: a plataforma deve ser amigável e fácil de usar para todos que precisem realizar procedimentos por ela. O agendamento online precisa ser uma facilidade e por isso, quanto mais prático, melhor.
- Integração com outros softwares: uma coisa que está cada vez mais clara na correria de nosso dia-a-dia é que não podemos depender de muitas ferramentas para fazer uma coisa só e sim o contrário. Um software que integra várias soluções e permite aliar seu sistema de agenda com aplicativos como o Google Agenda pode ser uma mão na roda nesse aspecto.
- Autonomia para médicos e pacientes: o profissional deve ter a autonomia necessária para que consiga definir quais são os seus horários disponíveis e disponibilizá-los aos pacientes.
Por outro lado, o paciente também quer poder definir qual é o horário onde o atendimento melhor se encaixa na sua realidade.
- Redução de processos e tarefas da equipe administrativa: uma das profissionais mais importantes no contexto de um consultório ou clínica médica sem dúvidas é a recepcionista.
No entanto, muitas vezes, essa profissional tem seu tempo e energia consumidas pelo agendamento de consultas, seja por telefone ou por mensagens de texto.
Tirar parte desse trabalho das mãos dela pode fazer com que ela se torne mais eficiente em outras tarefas como o atendimento ao paciente no dia da consulta.
- Opte por um software que tenha várias soluções além da Agenda Online: Um software de agenda online pode ser ótimo na gestão de sua clínica.
No entanto, outras funcionalidades também são necessárias no contexto administrativo como ferramentas para teleconsulta, gestão financeira, confecção e visualização de prontuários eletrônicos, automação de marketing médico, entre outros.
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- Cadastro personalizado de procedimentos por cor, duração e valor;
- Status de agendamento que mostram se o paciente confirmou a consulta, está aguardando na recepção ou não compareceu;
- Lembretes de consulta por SMS, e-mail e WhatsApp;
- Lista de pacientes do dia com status de agendamento atualizados;
- Lista de espera com todos que estão aguardando por um horário vago;
- Bloqueio de horários para evitar marcações de consultas quando você está ocupado;
- Agendamentos recorrentes para que você não desperdice seu tempo marcando o mesmo agendamento várias vezes;
- Integração com o prontuário eletrônico e cadastro de pacientes;
- Lançamento financeiro direto da agenda;
- Sincronização da agenda com outros calendários, como Apple e Google.
Veja algumas dicas de como otimizar agendamento de consultas
Se dentro da sua clínica ou consultório, os agendamentos são feitos por meio de planilhas ou por agendas de papel, provavelmente está na hora de mudar.
Como já dissemos ao longo deste artigo, realizar o agendamento de consultas online facilita os caminhos tanto para o médico quanto para o paciente.
Pelo lado do médico, todos os seus horários estarão programados e facilmente visualizáveis pelo celular. Pelo lado do paciente, é mais autonomia para conseguir se encaixar da melhor forma num horário conveniente.
Por isso, para quem trabalha na recepção de um consultório, otimizar o agendamento de consultas é algo fundamental.
Com o uso de um software médico como o iClinic, você pode receber solicitações de agendamento feitas pelos pacientes na internet e lançar agendamentos que foram feitos presencialmente ou “à moda antiga”, por telefone ou Whatsapp.
Dessa forma, centralizando todos os agendamentos, evitam-se problemas como erros de comunicação ou conflito de datas e horários.
Se você trabalha nessa área, deve saber: muitas vezes, os pacientes acabam partindo para outro profissional por não conseguirem se encaixar nos horários disponibilizados pela recepcionista.
Se ele conseguir ver numa tela quais são os horários disponíveis, além de dar a autonomia para ele escolher o que quer, passa também credibilidade, mostrando que você quer facilitar o lado dele.
Por que usar um software médico na sua clínica ou consultório?
Uma das melhores formas de otimizar a gestão e profissionalizar a sua clínica ou consultório é por meio de um software médico.
Por meio de sistemas que já estão adaptados à realidade destes estabelecimentos, há uma maior facilidade para realizar boa parte das tarefas e ações.
Imagine só contar com um software que facilita o processo de agendamento online por parte do paciente e ainda organiza a agenda médica de forma prática, com fácil visualização?
No iClinic, além da plataforma de Agendamento Online e Agenda Médica, há ainda uma série de funcionalidades que um software médico pode te entregar como por exemplo:
- Prontuário Eletrônico: Tenha acesso fácil e rápido a todas as informações de seus pacientes, inclusive com histórico de atendimentos. Através do Prontuário Eletrônico da iClinic você pode comparar dados do paciente, evolução dos sintomas e consultar outros atendimentos na sua clínica.
- Teleconsulta: Uma das revoluções no mercado da saúde nos últimos anos foi o surgimento e intensificação no número de teleconsultas. Boa parte das pessoas não quer mais se deslocar para fazer consultas simples. Por isso, ter uma plataforma médica para esse fim ajuda muito – compartilhe na tela o prontuário do paciente em tempo real e ganhe agilidade nos seus atendimentos.
- Gestão Financeira: A gestão financeira do seu estabelecimento de saúde é um problema? Os custos com contabilidade e funcionários administrativos são altos demais? Simplifique as coisas com o iClinic. Após ajustar as rotinas da sua clínica ou consultório ao iClinic, os lançamentos e operações ficam cada vez mais práticos e automatizados. Tenha noção de como está a saúde do seu fluxo de caixa, com entradas e saídas financeiras facilmente visualizáveis e a poucos cliques.
- Marketing Médico: Criar e nutrir um relacionamento com os clientes nem sempre é fácil. Fazer com que ele se lembre de você e mantenha-se fidelizado é um desafio, mas que com estratégias corretas pode-se superar. Com ferramentas de automação, você pode enviar e-mails ou mensagens de Whatsapp em datas comemorativas ou lembretes de consultas.
Conclusão
Como você pôde ler ao longo deste artigo, o agendamento online não é uma tendência, mas uma realidade já para o presente.
Através desse tipo de comodidade, é possível dar mais tranquilidade e autonomia ao paciente, permitindo à ele escolher quais os melhores dias e horários para o atendimento médico.
Além disso, evita-se a necessidade de envolver uma terceira pessoa no processo – ou seja, uma recepcionista. Cada vez mais, as pessoas querem praticidade e menos intermediários para resolver coisas simples.
Com isso, o estabelecimento também ganha, pois os profissionais da recepção poderão despender seu tempo e energia em outras tarefas importantes.
Nesse sentido, até mesmo o atendimento aos pacientes tende a melhorar, visto que as preocupações dessas funcionárias serão reduzidas, dando mais atenção a eles enquanto estiverem no seu consultório.
Para contar com um agendamento online organizado e eficiente, busque um software médico que já esteja bem estabelecido no mercado.
É o caso do iClinic, que além da Agenda Online traz outras funcionalidades como o Prontuário Eletrônico, Gestão Financeira, Automação de Marketing Médico, entre outras.
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