Como o Dr. Celso Bregalda Neves realizou a transição do prontuário de papel para o eletrônico

Decidir pela contratação de um sistema de gestão para clínica pode parecer um desafio para sua clínica e muitas vezes alguns receios como “o que fazer com todas as informações que a clínica já possui armazenada em arquivo físico?” geram insegurança na hora da contratação.

Sabemos disso! E para mostrar um exemplo real de como o iClinic conseguiu simplificar e otimizar a gestão de uma clínica de saúde convidamos o Dr. Celso Neves para ser nosso Caso de Sucesso e nos contar nesta entrevista como o iClinic é utilizado e todo o processo de transição do papel para um sistema de gestão online:

Quais soluções buscava para sua clínica e como foi a escolha pelo iClinic?

Foi quando mudei de endereço, a gente ficava em outro consultório há 11 anos  e o prontuário era papel. Quando mudamos para esse novo, eu já tinha procurado antes na internet por prontuários eletrônicos.

Queria um que fosse compatível, porque uso Mac no computador.  Mas como é na nuvem, não precisei  instalar nada, isso me chamou muito atenção, por ser mais prático. Posso usar também quando estou no hospital.

Fiz a experiência gratuita e achei muito fácil de usar, principalmente, porque dava para manipular bem do jeito que eu precisava o prontuário, então quando comecei atender no novo endereço, já comecei com o iClinic.

Antes, você tinha algum receio com software de gestão?

Não. Na verdade, lá no antigo consultório que eu estava, uma colega comprou um outro sistema de gestão. Eu cheguei a dar uma olhada, mas achava muito complexo, sabe? Pouco funcional, muito pouco intuitivo e achei que ia dificultar. Tanto é que eu nem tentei, continuei fazendo no papel mesmo.

Quando viemos pra cá, eu tinha essa ideia, eu não aguentava mais fazer no papel. Era sempre aquela dificuldade, começou aumentar demais o volume e para arquivar também. A secretária tinha que ficar indo atrás e perdia muito tempo, foi quando comecei a procurar um sistema na  internet.

Como foi a transição do papel para um sistema de gestão?

Foi bem tranquilo, não tivemos problema nenhum: as informações dos pacientes novos a gente já vai colocando, eu editei um campo bem do jeito que eu precisava dentro da minha especialidade e com dados específicos.

Já os pacientes antigos eu faço como se fosse uma ficha resumida nesse prontuário e a ficha prévia eu escaneio e adiciono no programa. Então, não tivemos dificuldade nenhuma.

E eu vou fazendo aos poucos, até porque tem paciente que não volta mais ou que já operou e ficou bem e aí conforme vai voltando eu altero no dia que o paciente vem. A Sandra, minha secretária, me entrega a ficha antiga, eu anoto, escaneio e já arquivo.

Eu resolvi não arquivar tudo porque às vezes perde o sentido, tem que ser conforme vier de retorno e aos poucos, afinal são quase 15 anos!

A secretária também pode ir escaneando, mas eu mesmo faço isso por que tenho o scanner aqui dentro do consultório, já coloco os dados que eu preciso no campo que eu editei e escaneio a ficha prévia, pronto.

Eu também já montei um método de fazer a evolução do jeito que eu quero, só vou atualizando, fica bem tranquilo mesmo.

Quando você percebeu o benefício do iClinic no seu dia a dia?

O fato de ter acesso no meu celular. Eu consigo ver prontuário, agenda… Essas coisas. É  bem completo pra mim, consigo acessar a parte de finanças que uso bastante, num instante você já vê quanto que ganhou no mês.

E o SMS também, fiz até aquele upgrade para o plano mais completo para ter o retorno de confirmação. Achei interessante e agilizou muito, a Sandra, minha recepcionista, perdia muito tempo ligando para confirmar consulta.

Principalmente naquela época que era de mudança, já incluir no SMS o endereço novo, entendeu? Assim o paciente já fica registrado, não precisava ficar falando ou pedindo para anotar o endereço.

O que mudou com o uso do iClinic?

Diminuiu o custo com papel e até de impressão. Fica tudo gravado e registrado, se eu precisar de cópia eu faço na hora. Tem a agenda também, fica aberta o tempo todo tanto pra ela quanto pra mim.

Antes não tinha esse controle, a Sandra me passava uma listinha impressa com os pacientes que eu tinha no dia. Agora, as vezes ligam pra cancelar, ela já cancela na hora e eu já vejo isso aqui instantaneamente.

E quanto ao suporte da iClinic?

Não tenho tanto problema para precisar usar o suporte. Acho que só uma vez no começo eu não estava conseguindo adicionar alguma coisa, mas foi imediato, já me responderam.

Possui alguma estratégia de Marketing para divulgação da clínica?

Não possuo assessoria para estratégias de Marketing, mas tenho  um site profissional com informações sobre meu currículo e nele tem os links para algumas aulas que eu dei. É simples, tem endereço, tem informações de algumas doenças específica, então eu divulgo assim. Além do site, tenho uma página no facebook que eu mesmo fiz e algumas entrevistas que eu dava eu coloquei no Youtube, mas nada exagerado.

Como foi a implantação para a sua secretária?

Eu queria o sistema, a princípio. Eu que passei no começo algumas informações básicas pra ela, mas hoje a Sandra indica o iClinic. Inclusive ela recomendou para outro colega nosso daqui, o Dr. Hideki Kanashiro para usar por que ela gostou. Ela pegou muito rápido o jeito de fazer as coisas. Vocês ganharam mais um cliente por causa dela!

Para finalizar nossa entrevista, conversei  com a simpática secretária Sandra, que trabalha há 12 anos com o Dr. Celso Neves,  ela me contou que o sistema só ajudou na rotina corrida da clínica e que foi muito fácil aprender. Nem foi preciso fazer contato com nossa equipe de suporte, segundo ela “foi só fuçar um pouquinho” e logo já estava dando conta de tudo. Destacou a agenda como a funcionalidade que mais ajuda em seu trabalho e que também consegue acessá-la do celular.

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