A secretária clínica é fundamental para o bom funcionamento de uma clínica médica. Ela é responsável por realizar diversas funções administrativas que vão desde o atendimento aos pacientes até a organização de agendas e documentos.
Como qualquer gestor deve saber, uma secretária clínica com boas habilidades, técnicas e comunicação é capaz de fazer a diferença para o sucesso de uma clínica.
De certa forma, podemos dizer que ela é o “rosto” que o paciente vê da sua empresa. Ela é responsável por boa parte dos primeiros contatos que um paciente tem com a clínica e, por isso, precisa passar uma boa impressão desde o primeiro momento.
Entre as atribuições e responsabilidades de uma secretária clínica estão o auxílio ao atendimento e a organização e gerenciamento das informações.
Ao fazer essas tarefas de forma eficaz, o dia a dia de médicos e outros profissionais da clínica ficam mais produtivos e eficientes.
As secretárias também realizam tarefas relacionadas com o agendamento de consultas, recepção e atendimento de pacientes.
O registro de pagamentos e a realização de comunicações internas e externas também são parte do cotidiano dessa profissional.
Ou seja: como dá pra ver, essa profissional precisa de várias habilidades para exercer bem suas funções, cujas responsabilidades não podem ser minimizadas.
Por isso, no processo seletivo para a contratação de uma secretária clínica, é importante considerar alguns requisitos que são fundamentais para garantir que a profissional escolhida seja a mais adequada para a função.
Além da capacitação técnica, é preciso levar em conta as habilidades comportamentais, como a capacidade de comunicação, de organização e de trabalho em equipe.
Nos próximos tópicos, veremos com mais detalhes quais são os principais requisitos para a contratação de uma secretária clínica eficiente e como realizar um processo seletivo adequado para escolher a melhor opção para a clínica.
Qual a importância da secretária em uma clínica médica?
Como vimos anteriormente, a secretária clínica desempenha diversas funções administrativas que são essenciais para o bom funcionamento de uma clínica médica.
Além de auxiliar no atendimento e organização das informações, ela também garante que os processos internos sejam realizados de forma eficiente e eficaz.
Uma secretária clínica competente pode proporcionar diversos benefícios para a clínica e seus pacientes, tais como:
- Melhora na qualidade do atendimento: ela é responsável pelo primeiro contato do paciente com a clínica, sendo importante que ela saiba lidar com as diversas demandas e necessidades dos pacientes, transmitindo uma boa imagem da empresa desde o início;
- Redução de erros e retrabalhos: a secretária é responsável por manter os registros e documentos da clínica atualizados e organizados, garantindo que as informações estejam disponíveis sempre que necessário e evitando erros e retrabalhos;
- Otimização do tempo dos profissionais de saúde: ao cuidar de tarefas administrativas, a secretária permite que os profissionais da saúde tenham mais tempo para se dedicarem aos seus pacientes e às atividades clínicas, tornando o atendimento mais ágil e eficiente;
- Controle financeiro: a secretária também é responsável pelo controle financeiro da clínica, recebendo e registrando pagamentos, organizando as contas a pagar e a receber e garantindo que a clínica esteja sempre em dia com suas obrigações financeiras.
Por esses motivos, é fundamental que a contratação de uma secretária clínica seja realizada de forma criteriosa, levando em conta as habilidades técnicas e comportamentais necessárias para o bom desempenho da função.
Qual é a diferença entre secretária e recepcionista na clínica?
Apesar de parecerem ter as mesmas atribuições – existem diferenças relevantes entre as funções de recepcionista e secretária.
Vale dizer que embora diferenciadas, ambas profissionais são essenciais para o bom funcionamento do estabelecimento.
Normalmente uma recepcionista fica por conta de funções ligadas ao atendimento ao paciente.
Suas atribuições e funções básicas são no sentido de cuidar do processo de entrada e saída do consultório, priorizando a satisfação e a qualidade do atendimento dos pacientes.
Por outro lado, o trabalho da secretária, embora também possa participar da recepção do consultório, prioriza tarefas administrativas.
Nesse sentido, é esperado que uma secretária de clínica possa realizar tarefas como a elaboração de relatórios, organização da agenda dos médicos e o controle de estoque.
Trabalhando de forma harmônica, ambas podem melhorar a experiência do paciente e otimizar a produtividade do consultório.
Principais funções desempenhadas pela secretária clínica
A secretária clínica é uma profissional importante para a gestão de um consultório médico, e suas funções envolvem habilidades diferentes.
Entre as funções de uma secretária de consultório médico estão a organização da agenda dos médicos, o agendamento de consultas, o atendimento aos pacientes e o gerenciamento das informações administrativas da clínica.
Por isso, a secretária deve ter características positivas como habilidades em comunicação, organização, gerenciamento e conhecimento em informática.
Entre as principais funções desempenhadas pela secretária clínica, podemos destacar:
Gerenciar a agenda da clínica
Um dos principais papéis da secretária clínica é gerenciar a agenda dos profissionais de saúde.
Uma agenda organizada traz mais previsibilidade e tranquilidade para os profissionais, que saberão exatamente quais são os compromissos do dia e poderão se planejar melhor para atender seus pacientes.
A secretária pode organizar a agenda de várias formas, como agendar o tempo de cada consulta de acordo com a necessidade do paciente, bloquear horários em que o profissional não atende e organizar as consultas de retorno.
Atualmente, existem alguns softwares de gestão clínica que oferecem a possibilidade de agendamento online.
Nesse caso, as secretárias podem ser um importante elo entre o software e os profissionais, sendo responsável por confirmar consultas, solucionar problemas e conflitos de agenda que possam surgir.
Auxílio na gestão de processos operacionais
Como você sabe, a gestão de processos operacionais de uma clínica pode ser bastante complexa. Os processos são variados e cada um pode ter particularidades, que envolvem tanto a organização quanto questões regulatórias.
Por isso, ter alguém que conheça bem os procedimentos que envolvem desde a compra de materiais e equipamentos até o gerenciamento de informações administrativas e financeiras é essencial.
Para que a secretária clínica tenha esses conhecimentos, sugerimos o eBook gratuito de informática básica para secretárias, oferecido pela iClinic.
Nele, a secretária aprenderá sobre ferramentas, aplicativos e atalhos para que a secretária alcance mais produtividade e autonomia em seu trabalho.
Assim, a profissional poderá entender melhor as atribuições e responsabilidades de sua função e realizar suas tarefas com mais eficiência e segurança.
Tudo isso gera valor para ela, que será valorizada em seu ambiente de trabalho e para a clínica, que funcionará de forma mais otimizada, proporcionando satisfação aos profissionais e pacientes.
Atendimento ao paciente
A secretária clínica tem uma das funções mais importantes em um consultório: o atendimento ao paciente. É ela quem está na linha de frente, recebendo as pessoas e orientando-as em suas necessidades.
Para isso, é fundamental que a profissional tenha algumas habilidades específicas, como empatia, paciência, boa comunicação, atenção e organização.
Ela precisa estar preparada para lidar com pacientes que possam estar irritados, nervosos ou ansiosos, além de saber acalmá-los da melhor maneira possível.
É importante que a secretária tenha bom senso e saiba como tratar as pessoas com respeito e cordialidade.
Vale lembrar que a secretária é a interface entre a clínica e o paciente e, por isso, não pode falar tudo que vem à cabeça, deve ter cautela e ser diplomática.
Auxílio na gestão financeira
Além de cuidar da agenda e do atendimento ao paciente, a secretária clínica também pode ajudar na gestão financeira do consultório.
Ela é responsável por organizar e arquivar as documentações, como notas fiscais, recibos, guias e outros documentos relacionados ao financeiro.
Isso é importante para que os gestores e administradores do negócio possam ter um controle mais eficiente sobre as finanças e tomar decisões mais claras e precisas.
Além disso, a secretária também pode ser responsável por cobrar os pacientes antes da consulta, para evitar a inadimplência, e fazer a gestão de pagamentos de convênios e planos de saúde.
É importante que a secretária tenha um bom conhecimento em finanças e em softwares de gestão, para poder desempenhar essa função com eficiência e segurança.
Qual o salário de secretária clínica em média no Brasil?
O salário médio de uma secretária clínica no Brasil é de R$1.732 por mês para uma jornada de trabalho de 42 horas semanais.
Esses valores podem variar de acordo com a experiência do profissional, a região e o porte da clínica.
Quais características avaliar em uma secretária clínica na contratação?
Ao avaliar uma candidatura para a posição de secretária clínica, é preciso realizar um processo seletivo completo que vá além do currículo.
Algumas características são essenciais para encontrar a pessoa certa para atender às necessidades do consultório médico.
O guia sobre como contratar uma secretária para consultório médico destaca três passos importantes para a contratação da profissional ideal: defina suas prioridades, saiba como entrevistar e desenvolva a técnica da entrevista.
Confira abaixo algumas características que devem ser avaliadas durante esse processo seletivo:
Discrição
A discrição é fundamental para uma secretária clínica, uma vez que lida com dados pessoais dos pacientes. A profissional deve saber manter a confidencialidade das informações e seguir as políticas internas de privacidade da clínica.
Organização
A organização é uma habilidade imprescindível para a secretária clínica, que deve saber gerenciar os compromissos do médico, manter os arquivos atualizados, administrar agendas e garantir que o consultório esteja sempre em ordem.
Comunicação
É importante que a candidata possua habilidades de comunicação clara e efetiva para lidar com pacientes, equipe médica e demais parceiros do consultório.
Proatividade
O profissional proativo é aquele que antecipa problemas, identifica oportunidades de melhoria e busca soluções antes mesmo de ser solicitado.
Pontualidade
É importante que a profissional chegue no horário e cumpra as tarefas no tempo estipulado, evitando atrasos que possam prejudicar o funcionamento do consultório.
Simpatia
Uma profissional simpática e acolhedora pode ajudar a criar um ambiente mais agradável e tranquilo para os pacientes, melhorando a imagem do consultório.
Dicas importantes para contratar uma secretária clínica
Contratar uma secretária para consultório médico pode ser uma tarefa desafiadora, afinal, essa profissional é responsável por gerenciar a recepção da clínica e lidar diretamente com os pacientes.
Por isso, é importante que o processo seletivo seja criterioso e leve em consideração algumas características essenciais.
Antes de tudo, é fundamental que o gestor tenha em mente as necessidades da clínica e o perfil da secretária que procura. Além disso, é importante buscar referências e indicações, além de realizar uma entrevista bem estruturada.
Como dito anteriormente, alguns pontos que podem ser avaliados durante o processo seletivo incluem discrição, organização, facilidade em se comunicar, proatividade, pontualidade e simpatia.
Outra dica importante é buscar uma profissional que tenha experiência na área da saúde, o que pode facilitar a adaptação à rotina da clínica e a compreensão das particularidades do atendimento.
Também é recomendável oferecer um treinamento específico sobre os processos da clínica e sobre a postura adequada no atendimento ao paciente.
Erros que você precisa evitar ao contratar uma secretária para clínica
Abaixo estão os principais erros que gestores cometem ao contratar secretárias:
- Não definir claramente o perfil da secretária: ao não ter em mente as características essenciais da profissional que procura, é fácil se deixar levar por aparências ou habilidades que podem não ser relevantes para a função;
- Esquecer de buscar referências e indicações: muitos gestores acabam contratando secretárias com base em currículos ou entrevistas superficiais, sem buscar referências ou indicações de profissionais ou pacientes que já trabalharam com a candidata;
- Não realizar uma entrevista estruturada: entrevistas pouco estruturadas podem resultar em avaliações superficiais da candidata, deixando passar características importantes para a função. Além disso, é importante realizar perguntas claras e objetivas, para evitar interpretações equivocadas;
- Deixar de oferecer um treinamento adequado: uma secretária sem um treinamento adequado pode não estar apta a lidar com os processos da clínica e pode até mesmo prejudicar o atendimento ao paciente. Por isso, é importante investir em um treinamento específico, que aborde as particularidades da clínica e da função;
- Não avaliar a compatibilidade com a equipe: contratar uma secretária que não se adapte bem à equipe pode gerar conflitos e prejudicar o ambiente de trabalho. Por isso, é importante avaliar a compatibilidade da candidata com a equipe e a cultura da clínica antes de efetivar a contratação.
Como aumentar a performance de trabalho da sua secretária na clínica?
A secretária clínica é uma figura essencial para o bom funcionamento de uma clínica médica. Por isso, é importante que sua performance de trabalho seja aprimorada para garantir um atendimento mais eficiente e produtivo.
O iClinic é uma plataforma de gestão de clínicas médicas que oferece diversas funcionalidades para auxiliar na rotina da secretária clínica.
Uma das ferramentas mais úteis é o agendamento online, que permite que os pacientes marquem suas consultas de forma prática e rápida.
Com essa ferramenta, a secretária pode se dedicar a outras tarefas, enquanto o sistema cuida da marcação das consultas.
No iClinic, há também a possibilidade de enviar lembretes de consultas e exames aos pacientes. Com esse recurso, pode-se evitar atrasos e ausências, que trazem prejuízos para o bom funcionamento da clínica.
Além disso, o iClinic oferece um prontuário eletrônico completo, que facilita o acesso aos dados dos pacientes e a gestão de exames e receitas médicas.
O sistema de gestão financeira também auxilia na performance da secretária clínica, permitindo o acompanhamento das receitas e despesas da clínica em tempo real.
Com o sistema, é possível saber exatamente quanto dinheiro entra e sai da clínica, facilitando a tomada de decisões e o planejamento financeiro.
Para as clínicas que precisam de um recurso que otimize o controle de estoque de materiais, insumos e medicamentos, o iClinic também pode ajudar a secretária, por meio de um registro atualizado dos insumos utilizados na clínica.
Conclusão
Como você viu ao longo do artigo, contratar a secretária clínica certa é essencial para o sucesso da sua clínica médica.
Por isso, fazer um processo seletivo adequado e que busque profissionais com as características essenciais para o cargo é essencial.
Um processo seletivo completo e assertivo, além de garantir tranquilidade na gestão do estabelecimento, diminui a rotatividade de profissionais, por trazer a pessoa certa para o cargo certo.
Além disso, não se esqueça de que o trabalho de secretárias e recepcionistas pode ser ainda mais eficiente com o uso das ferramentas certas.
O iClinic é um exemplo disso, pois conta com diversas funcionalidades que facilitam o dia a dia dos profissionais. Experimente gratuitamente e veja, na prática, a diferença que nossa solução pode fazer na sua clínica!