É muito comum que consultórios tenham uma rotina agitada e tornem situações muito burocráticas em um dia a dia habitual. Mas o que muito médicos podem não saber é que essas situações que causam stress e deixam a administração da clínica mais complexa podem ser simplificadas com uma atitude: usar um programa para consultório médico.
Mas a passagem de atividades puramente manuais para a automatização de processos internos da clínica precisa ser bem pensada, porque saber o que um programa para consultório deve substituir é fundamental para adotar a melhor estratégia para a necessidade de sua clínica.
Então apresentamos as 5 maravilhas que um programa para consultório pode fazer:
Agendamento sem nenhum papel
A palavra chave aqui é gestão de agenda. As atividades antigas de anotações em papel, lápis e borracha deram lugar às agendas digitais. Parece muito moderno pra você?
Então imagine as consultas canceladas de última hora, cadastro incompleto de pacientes, trocas constantes de horários resolvidos de uma maneira muito mais dinâmica. Você consegue visualizar toda e qualquer alteração feita na sua agenda através do seu celular, do computador da sua casa ou de qualquer outro dispositivo com acesso à internet. Além disso, a sua secretária realiza essas alterações com poucos cliques, é fácil, ágil e muito mais prático.
Muito mais que uma agenda
O programa ainda cria automaticamente uma lista de espera e os encaixes possíveis são visualizados e aproveitados com toda praticidade de um clique.
E a inovação que mais resolveu problemas de faltas dos pacientes: lembrete de consulta via SMS feito pelo programa um dia antes da consulta e com atualização do status diretamente na agenda sobre seu comparecimento ou não à consulta.
Como esse recurso reduz as faltas? A gente prova nesta pesquisa.
Cadastro de pacientes sem fichas
Para começar, o cadastro de pacientes em programas online há algum tempo já é considerado o mais seguro:
- O papel perde qualidade, além de correr risco de molhar, mofar e muitas vezes contém informações ilegíveis;
- Erros de escrita e de legibilidade são descartados com uso de um programa;
- Existe a possibilidade de perda, roubo ou simplesmente de serem descartados incorretamente;
- O papel está suscetível a inesperadas enchentes, acidentes ou incêndios;
- A transição de funcionários permite o acesso aos dados que não têm recuperação garantida;
- O acúmulo de papel em arquivos dificulta a localização de um prontuário, além de sofrer influência de organização por diferentes pessoas;
- O papel não dá chances de mobilidade. O seu acesso é local e na hora de uma necessidade emergencial o médico precisará sempre ir até o arquivo para dar orientações, para consultar o histórico médico e para atender o paciente.
Não podemos deixar de considerar que abrir mão das fichas não é uma tarefa fácil e nem deve ser feita de uma hora pra outra, por isso muito médicos deixam de adotar um sistema pela dificuldade de realizar a conversão de documentos importantes para o programa. Quero mostrar um caso real sobre como uma clínica adotou um programa para consultório após 11 anos de arquivos em papel: veja a entrevista completa com o Dr. Celso Bregalda aqui.
Prontuário eficiente e mais seguro
O tempo procurando por fichas e prontuários de papel simplesmente acaba.
A agilidade no atendimento é otimizada e a satisfação do paciente também, afinal seu prontuário pode ser acessado tão rapidamente e o médico pode contar com todo o seu histórico de consultas em um só lugar, bem longe de gavetas e pastas antigas.
Os programas para usar em consultórios médicos cada vez mais incorporam recursos que só contribuem para melhorar a flexibilidade do trabalho dos profissionais que mais precisam de organizar sua rotina.
Com o sistema já é possível emitir atestados personalizados, gravar procedimentos recorrentes, ter uma lista completa de medicamentos, buscar pelo CID 10 com poucos cliques, configurar questionários ao paciente, fazer prescrições, anexar arquivos como imagens, fotografias, planilhas, exames e arquivos de textos.
E tudo isso pode ser salvo no histórico do paciente e acessado pelo médico de onde ele estiver em casos de uma emergência, por exemplo.
Controle financeiro atualizado
Os programas para consultório médico entregam muito mais do que gestão da agenda e rotina de atendimento. Em um só lugar você registra o tempo de consulta, o valor, insere o custo para cada procedimento realizado e finaliza o atendimento sabendo o quanto foi gerado de receita. Você também pode avaliar todos os pagamentos feito por pacientes e pelos planos de saúde.
Recursos como fluxo de caixa também ficam por conta do sistema, ao realizar todos os registro em cada atendimento realizado, é possível analisar recebimentos e gastos e ter previsões se o mês vai ter sobra de caixa ou ficar no negativo.
Tudo isso pode contar com emissão de relatórios financeiros! Fica muito mais fácil tomar decisões pautadas em dados reais. 🙂
É uma mudança simples, mas que vai fazer muita diferença na administração de sua clínica, além de deixar seu consultório atualizado com o que tem de mais moderno e eficiente em gestão de clínicas médicas. Outros recursos ainda podem te surpreender, faça pesquisas e sempre procure o programa que tenha uma equipe sólida e sempre disponível para te ajudar no que for preciso por telefone, email ou chat.
Se você quiser começar suas pesquisas a partir de agora, minha sugestão é que primeiro você baixe esta Checklist sobre Como escolher o Sistema Ideal para sua clínica e foque nos requisitos básicos que sua clínica mais necessita:
