5 dicas práticas para controlar os gastos da clínica

Controlar os gastos de uma clínica é uma tarefa desafiadora que envolve monitoramento constante, planejamento estratégico e ferramentas eficazes. 

No dinâmico cenário da saúde, gerir uma clínica médica requer mais do que um profundo conhecimento técnico – é essencial ter uma visão estratégica da gestão financeira. 

Em uma clínica, os gastos podem ser variados e, se não gerenciados corretamente, podem afetar gravemente a saúde financeira do negócio.

Acredite, não é incomum que clínicas e consultórios enfrentem dificuldades financeiras devido à falta de um controle de gastos eficaz. 

Mas como controlar os gastos de forma eficiente? 

Neste artigo, traremos 5 dicas práticas para ajudar você na otimização da gestão financeira da sua clínica. 

Com as ferramentas e estratégias corretas, é possível manter a saúde financeira da sua clínica sob controle, ao mesmo tempo em que se oferece um atendimento de alta qualidade aos pacientes.

Continue lendo para saber mais!

Por que é importante controlar gastos na clínica?

Controlar gastos não é apenas uma boa prática administrativa, mas uma necessidade vital para a sobrevivência e o crescimento de qualquer clínica. 

Uma má gestão financeira pode resultar em um caixa instável, afetando a capacidade de investir em melhorias, enfrentar desafios e, em casos extremos, pode levar à falência do negócio. 

Por outro lado, uma boa gestão financeira permite uma série de benefícios. Vejamos alguns deles:

• Sustentabilidade financeira: a capacidade de manter operações lucrativas ao longo do tempo;
• Previsibilidade: possibilidade de fazer projeções financeiras mais precisas;
• Investimentos estratégicos: disponibilidade de recursos para aprimorar a infraestrutura e o atendimento ao paciente;
• Expansão: possibilidade de abrir novos consultórios ou adicionar novos serviços;
• Melhor atendimento ao paciente: com a saúde financeira em dia, é possível focar na entrega de um atendimento de qualidade.

No final das contas, controlar gastos é mais do que manter a saúde financeira da clínica: é garantir sua capacidade de prestar cuidados de saúde excepcionais a cada paciente.

Como analisar os dados financeiros da clínica para controlar gastos?

Os números contam uma história e, no caso da gestão financeira da clínica, essa história é fundamental para controlar gastos de forma efetiva. 

No entanto, esse processo não se trata apenas de cortar custos aleatoriamente, mas de identificar onde os recursos estão sendo alocados e como esses investimentos estão beneficiando a clínica. Por isso, uma análise criteriosa é essencial.

Os principais indicadores financeiros que os gestores da clínica devem monitorar incluem a receita, as despesas, o fluxo de caixa e o ROI (retorno sobre o investimento). 

O custo por paciente também é parte relevante, pois ajuda a melhorar a eficiência da clínica como um todo.

Para a análise, o ideal é contar com uma equipe multidisciplinar que conte com profissionais de contabilidade, administração, recursos humanos e os próprios donos do negócio.

Os profissionais envolvidos na análise precisam compreender bem os princípios de gestão financeira, mas também ter conhecimento específico do setor de saúde.

Aqui está um passo a passo básico para analisar os dados financeiros da clínica:

• Colete todos os dados financeiros: incluindo receitas, despesas, fluxo de caixa e custo por paciente;
• Análise de receitas e despesas: identifique quais serviços geram mais receita e quais despesas são mais elevadas;
• Avalie o fluxo de caixa: verifique se há dinheiro suficiente para cobrir as despesas operacionais;
• Determine o retorno sobre o investimento (ROI): avalie a eficácia de seus investimentos;
• Reveja o custo por paciente: isso pode ajudar a identificar ineficiências e oportunidades para melhorar.
• Faça ajustes conforme necessário: com base na análise, tome medidas para otimizar a gestão financeira.

A análise financeira não deve ser vista como um evento único, mas um processo contínuo de monitoramento e ajuste.

Dicas essenciais para controlar os gastos da clínica

Você sabe quais áreas de sua empresa geram mais custos? Consegue dizer quais são necessários e quais são excessivos?

Ao acompanhar suas finanças, você começa a entender a dinâmica da sua clínica: quais meses possuem mais despesas, melhores dias para pagar contas, entre outras possibilidades.

O controle de gastos da clínica é uma tarefa multifacetada que requer o esforço combinado de profissionais de diversos setores. 

Para tanto, esses profissionais devem compreender profundamente os processos internos e estar equipados com as ferramentas e estratégias certas. 

Vamos explorar algumas dicas essenciais para isso.

1. Anote todas as suas movimentações

Você controla os gastos e receitas da sua clínica?

O gerenciamento de todo o gasto e receita de um negócio é um ponto de dificuldade para muitos médicos empreendedores.

Para controlar todas as suas movimentações, é essencial ter um fluxo de caixa atualizado diariamente, mesmo com aquelas despesas que parecem pequenas.

O fluxo de caixa deve registrar as suas entradas e saídas, além de todo o dinheiro disponível em conta-corrente ou aplicações de curto prazo.

Para elaborar um fluxo de caixa, é preciso definir uma data a partir da qual as movimentações serão registradas.

Dessa forma, você compara o saldo disponível inicialmente com as despesas e receitas ao final do período. Assim, você saberá qual o valor disponível na clínica para ser gasto conforme as necessidades.

O fluxo de caixa te ajuda até mesmo com o pagamento das contas. Por exemplo, se na primeira semana do mês você recebe muitos pagamentos, mas paga as contas apenas na última semana, seu caixa pode fechar no vermelho.

Ao entender esse problema, é possível realocar o dia de pagar as contas para a segunda semana do mês, e deixar seu caixa sempre no azul.

Em um software de gestão, ainda é possível gerar relatórios e analisar mais dados, como qual é o convênio ou procedimento mais rentável, entre outros.

Essas informações oferecem uma excelente base para a tomada de decisões mais assertivas, e um melhor controle dos custos.

2. Evite fazer compras parceladas sem necessidade

Você tem o costume de parcelar todas as suas compras?

As compras parceladas podem parecer uma boa opção, especialmente quando não há juros. No entanto, elas podem afetar negativamente o fluxo de caixa da clínica, criando compromissos financeiros a longo prazo que podem ser difíceis de gerenciar. 

Uma alternativa mais saudável financeiramente seria acumular uma reserva de caixa e fazer compras à vista ou antecipadamente. 

Essa última opção, inclusive, fortalece a sua posição de negociação com fornecedores e prestadores de serviços, que se sentirão mais seguros para oferecer descontos ou condições de entrega melhores.

3. Entenda os gastos da clínica

Compreender a origem e a natureza dos gastos da clínica é essencial para o controle financeiro eficaz. 

Nem todas as despesas precisam ser cortadas – é importante diferenciar as despesas essenciais das não essenciais e entender como cada uma afeta a qualidade dos serviços oferecidos pela clínica. 

Reduzir despesas sem critério pode impactar a percepção de qualidade pelos pacientes, que podem optar por serviços concorrentes se sentirem que a qualidade do atendimento está diminuindo. 

Uma análise cuidadosa dos gastos é essencial para identificar onde os cortes podem ser feitos sem comprometer a qualidade do serviço.

4. Gerencie seu estoque

A gestão eficaz do estoque é fundamental para evitar desperdícios e reduzir gastos desnecessários, que podem afetar o fluxo de caixa da clínica. 

Táticas como inventário regular e gerenciamento cuidadoso dos fornecedores podem ajudar a otimizar a gestão do estoque e garantir que a clínica tenha sempre os materiais necessários sem excessos.

A automação pode ser uma aliada poderosa na gestão de estoque. Softwares de gestão podem facilitar a conferência de estoque, reduzir erros na operação, como produtos duplicados ou erros de anotação, e até prever automaticamente quando e o que precisa ser comprado. 

Esses sistemas podem ser integrados à gestão financeira, proporcionando uma visão mais ampla e precisa dos gastos relacionados ao estoque.

A gestão adequada do estoque não apenas ajuda a controlar os gastos, como também garante que a clínica tenha sempre os recursos necessários para prestar um atendimento de alta qualidade aos pacientes.

5. Centralize seus dados

A centralização dos dados financeiros é outra estratégia importante para melhorar a gestão financeira e controlar os gastos da clínica. Quando todas as informações financeiras estão em um só lugar, a precisão da análise financeira é aprimorada e as possibilidades de erros ou omissões são reduzidas.

Um sistema de gestão financeira unificado facilita o acompanhamento de todas as transações, desde a receita até as despesas, passando pelo fluxo de caixa e investimentos. 

Isso permite um controle mais efetivo sobre o orçamento, facilita a identificação de tendências e padrões, além de destacar áreas onde podem ser feitos ajustes.

Centralizar os dados também ajuda na transparência e na comunicação entre a equipe. Com todos acessando a mesma informação, decisões financeiras podem ser tomadas de maneira mais informada e colaborativa. 

A importância de negociar com fornecedores da clínica

Estabelecer relacionamentos sólidos e saudáveis com os fornecedores é uma parte fundamental do controle de gastos em uma clínica. Negociar termos de pagamento e preços pode ter um impacto significativo na saúde financeira da clínica.

Negociar preços e prazos de pagamento mais favoráveis pode resultar em economias substanciais a longo prazo. Além disso, um bom relacionamento com os fornecedores pode levar a uma maior flexibilidade durante períodos de fluxo de caixa mais restrito.

Não é apenas uma questão de conseguir o menor preço, mas também de garantir a qualidade e a pontualidade da entrega, ambos cruciais para o funcionamento suave da clínica. 

O papel da equipe médica na contenção de gastos

A equipe médica desempenha um papel essencial no controle de gastos em uma clínica. A utilização eficiente de materiais e a contribuição para a eficiência operacional são fundamentais para a sustentabilidade financeira da clínica.

Médicos, enfermeiros e demais profissionais de saúde estão diretamente envolvidos com a utilização dos recursos, por isso, seu uso responsável e consciente de materiais e equipamentos é vital. 

Treiná-los adequadamente sobre a importância da gestão de recursos e conscientizá-los sobre a necessidade de economia pode fazer uma grande diferença.

Além disso, a produtividade e a eficiência no trabalho também impactam de forma significativa na contenção de custos. 

Equipes médicas eficientes maximizam o número de pacientes atendidos e melhoram a qualidade do atendimento, o que pode levar a uma maior satisfação do paciente e, consequentemente, a uma melhor reputação e crescimento da clínica. 

Portanto, todos devem estar cientes do que é esperado deles em termos de eficiência e gestão de recursos, contribuindo assim para um controle de gastos mais eficaz.

Como otimizar o uso de materiais e medicamentos na clínica?

A gestão eficiente de materiais e medicamentos é uma responsabilidade compartilhada por todos os funcionários da clínica. 

Treinamentos que enfatizam a importância de minimizar o desperdício podem ter um impacto significativo na saúde financeira da clínica e na qualidade do atendimento. 

Deixe claro que um bom controle de insumos pode beneficiar todos na clínica, fornecendo um ambiente de trabalho mais seguro e estável, o que, por sua vez, pode levar a uma maior satisfação do paciente.

Aqui estão algumas dicas para otimizar o uso de materiais e medicamentos:

• Estabelecer protocolos claros para a utilização de materiais e medicamentos;
• Realizar treinamentos regulares com a equipe para garantir que os protocolos sejam seguidos;
• Monitorar o uso de insumos e identificar áreas onde o desperdício pode ser reduzido;
• Estabelecer um sistema eficaz de controle de estoque para evitar a compra excessiva ou insuficiente;
• Fomentar uma cultura de eficiência e sustentabilidade entre os funcionários.

Seguindo essas diretrizes, a clínica pode minimizar os gastos sem comprometer a qualidade dos cuidados aos pacientes.

Como negociar os melhores contratos de convênios e planos de saúde?

Quando você tem grandes operadoras de planos de saúde ao seu lado, você fica mais visível e consequentemente obtém um número maior de pacientes, isso fará com que sua agenda médica fique sempre preenchida.

Mas, antes de assinar qualquer contrato com um convênio, é importante estar atento a alguns pontos essenciais que fazem toda a diferença para prestar seus serviços da melhor forma.

Aqui estão algumas orientações para ajudá-lo nesse processo.

1. Analise e compare: antes de iniciar qualquer negociação, faça uma análise detalhada dos contratos existentes, avaliando os termos, tarifas e benefícios oferecidos por diferentes operadoras de saúde. Compare as ofertas e identifique aquelas que melhor atendam às necessidades da sua clínica;
2. Demonstre seu valor: prepare um resumo dos serviços de alta qualidade que sua clínica oferece e como eles beneficiam os pacientes. Destaque os diferenciais, como equipes especializadas, tecnologia avançada e satisfação do paciente. Ao negociar, enfatize esses pontos para mostrar o valor que sua clínica agrega;
3. Negocie tarifas justas: busque estabelecer tarifas que sejam justas e sustentáveis para a sua clínica. Apresente dados de custos e despesas, demonstrando como determinadas tarifas podem afetar negativamente sua lucratividade e capacidade de fornecer um atendimento de qualidade;
4. Considere modelos híbridos: além de depender exclusivamente dos planos de saúde, considere adotar um modelo híbrido que inclua atendimentos particulares. Dessa forma, você pode diversificar sua base de pacientes e reduzir a dependência dos convênios, o que pode ajudar a aumentar a lucratividade e o controle de gastos;
5. Esteja preparado para ceder e negociar: a negociação é um processo de duas vias. Esteja aberto a ceder em certos aspectos, desde que não comprometa os interesses fundamentais da sua clínica. Seja flexível e esteja disposto a explorar diferentes opções.

Lembre-se de que a negociação de contratos de convênios e planos de saúde é um processo contínuo. Avalie periodicamente seus contratos existentes, mantenha-se atualizado sobre as mudanças no mercado e esteja preparado para renegociar quando necessário para garantir o sucesso financeiro da sua clínica.

Dicas para reduzir os custos com impostos e encargos trabalhistas

Reduzir os custos com impostos e encargos trabalhistas é uma preocupação comum para muitos empresários. Realizar a gestão eficiente de impostos e encargos trabalhistas pode resultar em economias significativas para a clínica. 

Para isso, é essencial contar com profissionais especializados em contabilidade na área de saúde para auxiliar neste processo, pois eles têm o conhecimento necessário para lidar com as particularidades deste setor.

Aqui estão algumas dicas que podem ajudar a sua clínica nesse sentido:

• Escolha o regime tributário adequado: a escolha entre o Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real pode ter um grande impacto nos impostos que a clínica terá que pagar. Um contador especializado pode ajudar a tomar essa decisão;
• Aproveite as isenções fiscais: há várias isenções fiscais disponíveis para o setor de saúde. É importante estar ciente dessas isenções e utilizá-las quando possível;
• Analise a folha de pagamento: avalie os encargos trabalhistas incidentes sobre a folha de pagamento, como contribuições previdenciárias e imposto de renda retido na fonte. Esteja atento às regras e alíquotas aplicáveis, evitando erros de cálculo que possam resultar em pagamentos excessivos.
• Faça uma gestão eficaz de funcionários: realize o planejamento adequado da contratação e desligamento de funcionários, bem como a otimização do uso de horas extras;
• Mantenha um bom registro financeiro: um registro financeiro preciso permite que você analise suas despesas de forma detalhada. Isso ajuda a identificar gastos desnecessários ou excessivos;
• Invista em tecnologia: automatize processos e invista em soluções tecnológicas que possam otimizar a gestão fiscal e trabalhista da sua empresa. Isso pode incluir sistemas de folha de pagamento, software de contabilidade e ferramentas de gestão.

Por fim, é crucial manter-se atualizado com as alterações nas leis fiscais e trabalhistas. 

As regras podem mudar frequentemente e um bom contador especializado em saúde pode ser um grande aliado para estar sempre em conformidade com as novas regulamentações.

Tecnologias que podem ajudar a controlar gastos com processos operacionais

A tecnologia tem um papel crucial na gestão de clínicas e consultórios, especialmente quando o assunto é controlar gastos. 

A implementação de sistemas automatizados pode reduzir a necessidade de mão de obra manual e, consequentemente, os custos operacionais associados. 

Tarefas repetitivas e demoradas podem ser executadas de forma eficiente, resultando em maior produtividade e economia de recursos.

Um software de gestão permite automatizar processos e integrar diferentes áreas da clínica, facilitando o fluxo de informações e melhorando a comunicação interna. 

Com ele, é possível centralizar dados, como informações de pacientes, prontuários, estoque, finanças e Telemedicina, em um único sistema. Eliminando a necessidade de lidar com várias planilhas e documentos físicos e reduzindo erros e retrabalho.

Softwares de gestão como o iClinic são poderosas ferramentas que podem otimizar processos operacionais e financeiros, tornando-os mais eficientes e menos onerosos.

O iClinic pode auxiliar sua clínica de diversas formas, entre elas:

• Gestão financeira: o iClinic oferece uma funcionalidade completa para o controle de receitas e despesas, ajudando a manter as finanças da clínica organizadas e transparentes;
• Agendamento e prontuário eletrônico: com a automatização do agendamento e a utilização do prontuário eletrônico, é possível reduzir o tempo gasto com tarefas administrativas e evitar erros que podem levar a custos desnecessários;
• Gestão de estoque: o iClinic auxilia no controle do estoque, evitando desperdícios e compras desnecessárias;
• Integração de processos: a plataforma iClinic integra diferentes áreas da clínica, desde a agenda até o financeiro, tornando a gestão mais coesa e eficiente.

A digitalização e automatização dos processos operacionais não são mais um luxo, mas uma necessidade para clínicas que buscam prosperar no ambiente altamente competitivo da saúde. 

A adoção de um software de gestão como o iClinic pode resultar em economias significativas, tanto em tempo quanto em recursos financeiros.

Conheça as ferramentas de gestão financeira do iClinic e descubra como elas podem ajudar a controlar os gastos e a otimizar a operação do seu negócio.

Como estabelecer metas financeiras realistas para a sua clínica?

As metas financeiras da sua clínica médica devem ser realistas e alcançáveis, sendo baseadas na realidade e nas possibilidades efetivas do negócio. 

Essa abordagem, alinhada à boa gestão do fluxo de caixa e organização financeira, permitirá um crescimento sustentável do seu estabelecimento.

Lembre-se, a gestão financeira envolve todos os setores da clínica, da equipe de limpeza aos gestores. Cada funcionário pode contribuir para a eficiência financeira, seja evitando desperdícios de insumos ou tomando decisões estratégicas.

Veja abaixo algumas dicas de como estabelecer metas financeiras de forma realista para a sua clínica:

• Análise de desempenho: comece analisando o desempenho financeiro atual da sua clínica. Use essas informações para estabelecer uma base sobre a situação atual da clínica e como construir suas metas;
• Defina metas claras e mensuráveis: estabeleça metas financeiras específicas e mensuráveis. Isso pode incluir metas de receita, metas de redução de custos ou metas de lucratividade. Nesta hora é importante estabelecer os critérios e valores escolhidos para cada meta de forma que seja fácil de acompanhar o desempenho dessas metas; 
• Considere o tamanho e o volume de pacientes: as metas financeiras devem levar em conta o tamanho da sua clínica e o volume de pacientes que ela atende. Uma clínica maior terá potencialmente mais gastos, mas também maior capacidade de gerar receita;
• Projeções de crescimento: leve em consideração as projeções de crescimento para a sua clínica. As metas devem ser ambiciosas, porém realistas, tendo em vista a capacidade de crescimento do seu negócio;
• Acompanhamento e ajustes: monitore regularmente o progresso em relação às metas e faça ajustes conforme necessário. As metas financeiras não são fixas e podem precisar ser modificadas à medida que as circunstâncias mudam.

Com essas etapas, sua clínica terá metas financeiras bem estruturadas, com base em dados e análises realistas, permitindo um crescimento sustentável e saudável.

Conclusão

Gerenciar uma clínica médica com sucesso requer muito mais do que habilidades clínicas. A gestão financeira é um componente fundamental na administração eficaz de qualquer negócio e, para as clínicas, não é diferente. 

Com o uso de estratégias bem pensadas, metas realistas e controle rigoroso de gastos, você pode melhorar a saúde financeira da sua clínica e garantir seu crescimento sustentável.

Sabemos que este é um grande desafio e, por isso, estamos aqui para ajudá-lo. Se você deseja receber mais dicas como estas diretamente na sua caixa de entrada, inscreva-se na nossa newsletter. 

Lá você encontrará conteúdos atualizados e relevantes sobre gestão de clínicas, que irão auxiliá-lo a aprimorar ainda mais a gestão do seu negócio. Não perca esta oportunidade de melhorar a sua clínica!