Tenha uma agenda cheia de pacientes com 9 passos essenciais!

Quando se trata de conquistar uma agenda cheia de pacientes, não existe segredo: é necessário ter um bom planejamento estratégico. Confira 9 passos essenciais para melhorar os processos da sua clínica e manter uma agenda cheia de pacientes. 

A área médica é uma área disputada, por isso, é essencial atrair e fidelizar pacientes para ter uma agenda cheia. 

É importante entender as tendências de comportamento, as necessidades e desejos dos seus pacientes e investir em tecnologias que facilitem os seus processos diários para aprimorar o atendimento da clínica.

Para ter uma agenda cheia de pacientes, é fundamental levar em consideração a jornada do paciente, desse modo, é possível investir em estratégias de forma mais assertiva, ter resultados mais rápidos e reduzir custos.

Depois da primeira experiência do paciente, construir um relacionamento de confiança é essencial para atribuir ainda mais valor no seu atendimento.

O que considerar antes de ter a agenda do seu consultório ou clínica cheia?

Tenha uma boa gestão de agenda

A agenda médica é um dos pontos mais sensíveis na gestão de qualquer clínica médica. 

Ao analisar a sua agenda é possível ver questões importantes como quantas primeiras consultas o médico possui, quantos retornos foram realizados por esses pacientes, quantos atendimentos foram realizados por convênio e particular. 

Por meio dessa análise, é possível identificar diversos problemas na gestão da clínica, por exemplo, se o número de retornos é pequeno, significa que o médico deve investir em estratégias de fidelização.

Se o médico realiza poucos atendimentos particulares, ele pode começar a se preparar para abrir espaços na agenda para esses atendimentos por meio de uma agenda digital com lista de espera para avisar os pacientes sobre os encaixes. 

Como resultado, quando bem organizada, permite um atendimento mais fluido e de melhor qualidade aos pacientes, evitando atrasos e outras situações desagradáveis. 

Por exemplo, ter uma agenda lotada de pacientes não parece um problema, mas este tipo de situação pode sair do controle e se tornar um verdadeiro caos para a organização da sua agenda e, consequentemente, para a satisfação do paciente,

Gerenciar e ter o controle da agenda médica de consultas é fundamental, pois só assim a sua clínica ou o seu consultório poderão proporcionar um atendimento de qualidade, tornando-se referência no setor.

Ter uma agenda médica personalizável permite que você deixe a ferramenta com o seu estilo de atendimento, o que proporciona agilidade para a rotina da sua clínica. 

Afinal, não adianta ter uma ferramenta tecnológica de agendamento se essa ferramenta não atende plenamente às suas necessidades. 

Buscar ter um atendimento e serviços de qualidade

De maneira geral, a qualidade na prestação de um serviço médico envolve ter processos seguros, que reduzem os riscos e os danos eventuais, e que são intrínsecos à própria atividade. 

Envolve, em outras palavras, fazer aquilo que o paciente precisa no momento da sua necessidade, de maneira acessível, segura e eficaz. 

Isso engloba um agendamento rápido, um tempo de espera razoável, e ter empatia desde o primeiro contato, tentando minimizar o sofrimento dos pacientes que buscam por atendimento médico.

Nesse sentido, nos últimos anos, a tecnologia já vem influenciando o dia a dia das clínicas médicas. Seja por meio da automatização de processos, agilidade de atendimentos em diferentes plataformas e uso direto em tratamentos e diagnósticos.

Para, de fato, oferecer o que é esperado pelo paciente e não quebrar expectativas, é preciso estar preparado para o atendimento digital, dando foco em valor e experiências para seus pacientes.

Estar preparado para urgências

Um consultório precisa ter flexibilidade para lidar com as diferentes situações que enfrenta. Sabemos que a tranquilidade na rotina pode mudar de uma hora pra outra.

Sua recepção pode ficar cheia de pacientes, mas você e seus funcionários devem manter a calma e realizar suas tarefas de forma centrada, ao mesmo tempo que solucionam os imprevistos e urgências. 

Uma boa estratégia para se preparar para imprevistos é adicionar um intervalo de tempo entre as consultas, como 10 minutos. 

Esse intervalo será útil quando algum paciente se atrasar, você também terá um tempo a mais para lidar com urgências e se preparar para receber o paciente. 

Como ter a agenda cheia no meu consultório ou clínica, afinal?

1. Atendimento personalizado

Para que a consulta médica seja, de fato, de qualidade, é importante realizar um atendimento personalizado. 

É preciso considerar que os pacientes têm necessidades diferentes e, dessa forma, a equipe de saúde deve ter um olhar sensível e realizar uma abordagem individualizada.

Atender o paciente de maneira personalizada e exclusiva é uma forma de o médico demonstrar atenção e respeito. Isso faz com que ele se sinta importante, o que aumenta a confiança do paciente em relação ao médico.

Porém, personalizar o atendimento depende de manter o histórico do paciente atualizado e com as informações de fácil acesso no momento do atendimento. 

O prontuário eletrônico centraliza as informações do paciente em um só lugar sem a necessidade de um espaço físico ou armazenamento no computador/dispositivo.

Além disso, o prontuário eletrônico permite que as informações cadastradas na recepção sejam automaticamente atualizadas para o médico, que pode saber o nome do paciente e demais informações sem repetir as mesmas perguntas em todas as consultas.

Neles, você é capaz de anexar arquivos, fotos e cópias de exames às informações do paciente.

Conforme os dados são adicionados, forma-se uma linha do tempo no prontuário do paciente, o que facilita a busca pelos exames e arquivos, quando for preciso encontrá-los por data ou por filtro.

Softwares médicos também oferecem serviços de lembrete automatizado de consulta para que seu paciente se lembre do compromisso e volte quando necessário. 

Essa atitude, embora seja automatizada, passa a imagem de personalização e aumenta a experiência positiva com o seu serviço, mesmo muito tempo após a consulta!

2. Marketing médico e presença digital

Existem várias formas de utilizar o marketing médico e o e-mail marketing para aumentar o número de agendamentos. 

Já pensou em ter uma ferramenta de e-mail marketing completamente personalizada e automatizada para profissionais da saúde?

O iClinic Marketing é a funcionalidade de e-mail marketing da iClinic, e é totalmente integrada ao nosso software médico, sendo acessada dentro do próprio sistema.

Diferente de outras plataformas de e-mail marketing, o iClinic Marketing é desenvolvido exclusivamente para médicos, contando com e-mails personalizados para as principais necessidades de um consultório.

Mas como o email marketing pode aumentar o número de agendamentos?

Dentro do iClinic Marketing, existem dois tipos principais de e-mail: as campanhas e as sequências automáticas.

• Campanhas de e-mail

Com as campanhas de e-mail, você poderia enviar uma mensagem como o exemplo prático a seguir:

Olá, [nome do paciente], tudo bem? Animado para o final do ano? 

Estou enviando este e-mail para comunicar que no período entre os dias 21/12 até 02/02 do ano que vem, estarei em uma viagem de férias com a minha família, por isso, o consultório não estará aberto. 

Caso você deseje agendar uma consulta durante esse período, por favor, faça-o por meio do meu agendamento online, que fica disponível 24 horas por dia: [link do agendamento online]. 

Você também pode mandar mensagens ou responder este e-mail para tirar dúvidas, e assim que possível, eu responderei. 

Obrigada pela compreensão e ótimas festas, Dr. iClinico

Além das campanhas de e-mail, as sequências automáticas de e-mail também podem ajudar muito nesse processo.

• Sequências automáticas de e-mail

As sequências de e-mail, enviam e-mails automáticos de forma contínua, funcionando de fato como uma sequência. Um ótimo exemplo de uma sequência que pode te ajudar a lotar sua agenda, são as sequências de lembrete de retorno.

Você também pode personalizar suas mensagens, e criar um e-mail parecido com esse:

Olá, [nome do paciente]! Como vai? Estou aqui para te lembrar que, de acordo com a nossa última avaliação, seu retorno deve ser marcado para semana que vem. Agende ele assim que possível. 🙂 

Você pode agendar a próxima consulta pelo meu agendamento online: [link do agendamento online], ou entrando em contato por ligação.  Qualquer dúvida, é só me chamar. 

Abraços, Dr. iClinico
[número do telefone do consultório]

3. A escolha de canais de comunicação adequados

Para um médico, estar presente na internet é a melhor maneira de abrir as portas da sua clínica para todas as pessoas que podem precisar do seu trabalho e aumentar o número de agendamentos. 

O marketing digital sempre trabalha unindo as ideias de marketing de relacionamento com um posicionamento preciso no mecanismo de busca e presença digital. 

No marketing de relacionamento, suas redes sociais e seus veículos de comunicação, como blog ou e-mail marketing, irão se tornar o seu rosto da sua clínica para o público.

As redes sociais são excelentes plataformas para aumentar sua presença online e fortalecer seu marketing médico, mas não são os únicos canais em que você deve estar presente.

O marketing de conteúdo é uma das estratégias que mais prometem retorno, segundo diversos especialistas em marketing, como a própria Hubspot, um dos maiores softwares de marketing do mundo. 

Investir em conteúdo é uma ótima prática para os médicos que desejam se conectar com seus pacientes, afinal, existe forma melhor de se expressar e criar conexão do que um ótimo texto, vídeo, até mesmo um áudio?

Existem vários tipos de conteúdo que você pode divulgar nas suas redes sociais, como artigos relevantes do seu site, vídeos explicativos, o importante é que eles sejam realmente úteis para seus pacientes.

4. Oferecer atendimento via Telemedicina

Imagine um paciente com a perna quebrada que mora em um bairro afastado do consultório. Esse paciente começa a sentir uma dor no corpo e fica preocupado que possa ser algo urgente e grave. 

Por meio da Telemedicina, o médico pode ver os sintomas desse paciente por videoconferência, e o profissional pode orientar que uma consulta seja marcada no dia seguinte e prescrever alguns medicamentos por meio da prescrição eletrônica.

O médico conseguiu ver que um pronto-socorro não era necessário e que esse paciente poderia esperar até a consulta presencial em outro dia.

Esse é apenas um exemplo de como a assistência aos pacientes aumenta com a Telemedicina. Como resultado, a Telemedicina elimina o deslocamento desnecessário dos médicos e dos pacientes.

5. Estratégias de fidelização e relacionamento com seu paciente

Cada vez mais os pacientes estão exigentes com a qualidade dos serviços prestados em toda a sua jornada em busca de atendimento.

Por isso, para fidelizar um paciente é necessário se preocupar com toda a experiência do paciente no seu consultório, desde o momento em que ele entra na recepção até o fim da consulta. 

Algumas dicas sobre fidelização de seus pacientes e como você pode ter uma clínica de destaque: 

• Inove suas formas de agendamento: o agendamento de consultas precisa ser simples e rápido para o paciente. Uma boa dica é oferecer o agendamento online, no qual o próprio paciente agenda um horário, sem precisar mandar uma mensagem ou ligar para a clínica;
• Tenha uma sala de recepção, e não uma sala de espera: um ambiente agradável é um diferencial para tornar seus pacientes fiéis;
• Monte uma estratégia de marketing e comunicação com os pacientes: usar as redes sociais pode ser uma boa maneira de se manter próximo, e melhor ainda, ser lembrado. Você também pode utilizar e-mails para garantir que o paciente se lembre de voltar para o acompanhamento, hoje muitas ferramentas disponibilizam o serviço de e-mails automáticos programados ou até mesmo SMS;
• Organize os agendamentos: os agendamentos precisam ser organizados desde a marcação, para que o tempo necessário para diferentes tipos de atendimentos seja controlado com precisão. Falta de preparo pode ocasionar duplicidade na agenda, além de atrasos na hora do atendimento. Deixar um paciente esperando por muito tempo é desgastante, e ele levará isso em conta quando pensar na possibilidade de voltar;
• Treine sua equipe: oferecer treinamentos periódicos aos seus funcionários permite que eles estejam mais preparados para atender aos mais diversos tipos de pacientes; 
• Utilize um software médico: a dica de ouro para cativar seu paciente durante a consulta é usar um software médico. Nele, você consegue concentrar todas as informações do paciente, desde dados cadastrais, prontuários, exames, arquivos e até mesmo imagens;
• Faça um atendimento humanizado: você pode ser um especialista excelente, mas um diferencial que ganha a fidelidade de qualquer pessoa é ser atendido de forma atenciosa e única. Um atendimento humanizado permite uma interação confiável, estabelecendo confiança e credibilidade na relação entre médico e paciente. Depois de alguns meses talvez a pessoa não se lembre dos remédios que você prescreveu, mas vai se lembrar de como você a tratou;
• Trabalhe uma comunicação positiva: desenvolver uma comunicação positiva cria uma relação de confiança mútua, e o seu objetivo sempre deve ser melhorar o relacionamento com os pacientes;
• Procure saber por que alguns pacientes sumiram: investigue a razão de algum paciente ter se afastado. Se, por exemplo, a resposta for dificuldade em marcar um atendimento, então é hora de mudar e facilitar esse processo. Depois de identificar a causa dos problemas, elabore uma estratégia para eliminá-los;
• Conheça seu público: conhecer o seu público-alvo é importante para a sua estratégia de fidelização, pois você saberá quais são os melhores meios de divulgação da sua clínica e qual linguagem deve ser utilizada. Também é interessante pesquisar quais tipos de pacientes podem aparecer no seu consultório, pois é importante saber lidar com os diferentes perfis e trabalhar essa inteligência emocional;
• Faça pesquisas de satisfação com os pacientes: é interessante fazer pesquisas de satisfação para verificar se suas estratégias estão realmente gerando resultados positivos. Dessa forma, será possível identificar o que precisa ser melhorado na equipe ou nos procedimentos.

6. Pós-consulta

O relacionamento pós-consulta é a parte fundamental para ter uma agenda cheia de pacientes. Por isso, desenvolver estratégias para o pós-consulta é fundamental para a fidelização de pacientes em clínicas médicas. 

Dessa forma, além de estreitar a relação médico-paciente, aumenta-se a probabilidade de retorno e de indicações. 

Neste sentido, o e-mail marketing tem se mostrado uma ferramenta eficaz para fortalecer o relacionamento com os pacientes. Algumas boas práticas no uso desse recurso são:

• envio de lembretes de consultas e remarcações;
• envio de lembretes para uso de medicamentos, preparos de tratamento ou cuidados pós-cirúrgicos;
• disparo de artigos informativos do blog que são de interesse do paciente;
• e-mails de felicitações de aniversários.

Além disso, é muito comum que os pacientes tenham dúvidas após o atendimento, principalmente relacionados ao receituário, como horário e dose da medicação. 

Portanto, ter canais como SMS e WhatsApp fará com que eles se sintam amparados, mais seguros e com maior segurança em sua clínica. 

7. Agendamento online

Já pensou em disponibilizar uma agenda online para que seus pacientes marquem suas consultas sem precisar ligar ou ir até o seu consultório?

O agendamento online do iClinic fica na plataforma AgendarConsulta ou em seu site, e permite que você tenha uma agenda disponível 24 horas, todos os dias da semana.

Dessa forma, seus pacientes podem agendar uma consulta a qualquer momento que precisarem, mesmo que seu consultório esteja fechado. Incrível, não concorda?

Isso significa que você pode curtir suas férias tranquilamente, sem precisar se preocupar com a marcação de consultas. Basta disponibilizar o link do seu agendamento online para seus pacientes antes de se ausentar.

Além disso, o agendamento online é totalmente sincronizado com a sua agenda médica do iClinic. 

Com isso, todas as consultas agendadas no seu perfil do AgendarConsulta vão automaticamente para a sua agenda do sistema, e vice-versa. O mesmo processo acontece caso alguém cancele algum atendimento.

Caso você tenha o serviço de lembretes e confirmação de consultas por SMS e e-mail na sua conta, as mensagens personalizadas vão automaticamente para todos os agendamentos, inclusive aquelas feitas pelo seu agendamento online. 

Assim, você não precisa se preocupar em conferir manualmente os agendamentos das duas agendas. 

8. Lembretes de consulta

Em muitas clínicas, a taxa de faltas às consultas pode chegar a 30% de todos os agendamentos realizados. 

Independentemente dos motivos que levam os seus pacientes a faltar um agendamento, prever essas faltas antecipadamente permite uma melhor gestão da agenda do médico, permitindo novos agendamentos naquele horário. 

Pense em como esse processo é feito manualmente:

• Uma atendente liga para todos os pacientes e pergunta quem irá comparecer;
• Após a resposta, ela vai no sistema de gestão e confirma se o paciente irá comparecer na data agendada ou não;
• Esse processo é repetido com todos os pacientes que têm uma consulta ou exame agendado.

Percebe quanto tempo o seu funcionário desperdiça diariamente realizando esse processo? 

Com um serviço de lembrete de consulta por SMS, é possível reduzir 30% das faltas dos pacientes. Aliando o envio por WhatsApp e e-mail, essa taxa de absenteísmo pode diminuir ainda mais. 

O melhor desse serviço é que o lembrete de consulta pode ser enviado de maneira automática para o paciente, o que desobriga médicos e recepcionistas de ligar para cada um dos pacientes. 

Dessa maneira, o próprio paciente pode confirmar, reagendar ou cancelar a consulta antes de causar problemas na agenda do profissional de saúde, por exemplo.

Esses recursos agilizam a rotina e mantêm o alto nível gerencial da sua clínica. Além da confirmação de consulta por mensagem, a agenda médica também podem ser integrada para facilitar a gestão de filas de espera. 

9. Software médico

Mais do que viabilizar o envio de lembretes de consultas, um software de gestão de clínicas médicas consegue otimizar grande parte dos processos realizados no local. 

Confira alguns dos principais diferenciais para a rotina clínica:

Prontuário eletrônico

Uma das maiores vantagens de ter um software médico é ter um prontuário eletrônico acessível de qualquer lugar, completamente personalizável e seguro.

Afinal, ao customizar sua anamnese, você garante que não se esquecerá de nenhum detalhe durante a consulta enquanto centraliza os dados em um único local e tem mais tempo para conversar com o paciente.

Agenda médica

A agenda médica personalizada é fundamental para facilitar a organização visual para que você consiga bater o olho e saber como será seu dia e sua semana.

Uma boa personalização permite que você tenha uma agenda intuitiva com diferenciais como:

• Acesso de qualquer lugar;
• Envio das consultas do dia seguinte por e-mail de noite;
• Bloqueio de horários em quais você não atende;
• Agendamento recorrente para os pacientes que precisam voltar periodicamente para a clínica;
• Intervalo entre as consultas, caso deseje programar;
• Lista de espera dos pacientes que aguardam por um horário disponível;
• Personalização de cores por procedimento;
• Status dos agendamentos (agendado, confirmado, cancelado, aguardando atendimento, não compareceu e atendido);
• Lista de pacientes do dia.

Todas essas vantagens e personalizações garantem que você tenha uma agenda com ótima organização visual, o que melhora sua gestão de tempo.

Gestão do negócio com funções financeiras 

Um sistema com todas as soluções que você precisa. Além de ser mais econômico (por ser apenas um software), os dados ficam concentrados em um só lugar, o que é mais seguro e ágil. 

Com o iClinic, no módulo de finanças do sistema, você irá encontrar ferramentas como:

• Fluxo de caixa automático;
• Registro de todas as suas movimentações financeiras;
• Relatórios sobre todas as suas transações;
• Análise de despesas e receitas;
• Registro do saldo da sua conta bancária;
• Relação entre receitas e convênio, e receitas e procedimentos. Dessa forma, você tem um controle maior de todo o financeiro da sua clínica. 

Aumento da produtividade

Um software médico melhora a organização da clínica e a experiência do paciente, centraliza compromissos, traz agilidade e integração com o controle financeiro.

Todos esses benefícios permitem que você ganhe mais tempo e foque em outras atividades, seja o atendimento aos pacientes ou sua vida pessoal, como ter mais tempo com a sua família.

Saiba como melhorar a experiência do seu paciente na clínica ou consultório

Mesmo que você ofereça um excelente atendimento humanizado, se a experiência do paciente não é boa em todos os momentos, como na recepção ou no pagamento, talvez ele não marque um retorno.

A seguir você vai aprender 10 dicas indispensáveis para melhorar a jornada do seu cliente.

1. Estude as características dos seus pacientes: ao conhecer as principais características dos seus pacientes, você consegue tomar decisões focadas em melhorar suas experiências;
2. Melhore a experiência no agendamento de consultas: ter atenção e cuidado na etapa de agendamento é essencial para qualquer profissional de saúde. Por isso, se a marcação de consultas não agradar seus pacientes, dificilmente você conseguirá retornos, o que pode gerar grandes prejuízos;
3. Diminua o tempo de espera entre os atendimentos: ninguém gosta de esperar, por isso se você conseguir ser pontual e não atrasar as consultas, os seus pacientes ficarão surpresos e terão uma impressão positiva da sua clínica;
4. Treine os profissionais da clínica: como empreendedor, além de cuidar de pacientes e administrar seu negócio, também é necessário realizar a gestão de pessoas, ou seja, dos seus funcionários. Todos eles precisam entender a importância do atendimento humanizado, conhecer as características dos pacientes, saber como lidar em diferentes situações e serem simpáticos;
5. Ofereça um atendimento humanizado: para evitar essa experiência desagradável, é essencial lembrar das técnicas do atendimento humanizado, como receber a pessoa pelo nome sem precisar perguntar, olhar nos olhos durante a conversa e transmitir confiança, com um sorriso no rosto ou uma expressão leve, ter foco total no paciente e reservar mais tempo para a conversa – e não para preenchimento de informações no papel;
6. Faça pesquisas de satisfação com os pacientes: a melhor forma de melhorar é pedir feedbacks, e encontrar pontos de melhoria. Por isso, não deixe de enviar pesquisas de satisfação para seus pacientes;
7. Diversifique as opções de pagamento: para se diferenciar dos concorrentes, o ideal é ter diversos meios de pagamento, como dinheiro, PIX, cartão de crédito e débito, pagamento online, entre outros;
8. Tenha um bom software médico: com um bom software você consegue automatizar processos e ter mais tempo para focar no paciente, além de ter o agendamento online, e-mail marketing e pagamento online, ferramentas já citadas no conteúdo.

Um prontuário personalizável, por exemplo, consegue se adaptar ao seu estilo de atendimento e ao invés de perder tempo escrevendo no papel, você digita rapidamente para conseguir conversar com o paciente.

Todas as funcionalidades de um software médico garantem que você conseguirá ter tranquilidade para melhorar a experiência do paciente, sem deixar nenhuma responsabilidade de lado.

Conclusão

Ter uma estratégia bem definida para gerenciar a sua agenda médica resulta em um consultório médico mais produtivo e com pacientes mais satisfeitos. Quanto mais controle você tiver, maior será a possibilidade de mudar sua estratégia ou adaptar suas formas de atendimento. 

Procure manter um relacionamento agradável por meio de mensagens de aniversário ou em datas especiais, newsletters com assuntos que possam interessar ao paciente e informações relevantes. 

Com um software de gestão de clínicas, você ganhará tempo no seu atendimento, pois as recepcionistas ou secretárias não precisarão buscar fichas em pastas ou procurar o histórico do seu paciente.

Com tudo armazenado no computador, bastará acessar o nome do paciente com um clique para que todas as informações relevantes sobre ele apareçam na tela.