Para Secretárias

5 ferramentas para organizar o trabalho de uma recepcionista

O trabalho de recepcionista em uma clínica médica, geralmente, vai além da função básica de receber pessoas. É bastante comum que essa profissional também atue como secretária, tendo que agendar consultas, prestar atendimento telefônico, responder mensagens em aplicativos de mensagens como o WhatsApp, organizar prontuários, fazer o fluxo de caixa, entre outras atividades de gestão.

Por esse motivo, conhecer ferramentas de organização no consultório é muito importante. No post de hoje, elencamos uma série com 5 ferramentas para que você possa organizar melhor o seu trabalho de recepcionista. Continue lendo e confira!

1. Agenda online

Uma das principais ferramentas que deve ser utilizada nos consultórios médicos é a agenda online, pois, em plena era tecnológica, é quase um “pecado administrativo” ainda utilizar agendas em papel.

A agenda online permite uma organização do consultório bem-feita, evitando erros comuns, como agendar mais de uma consulta na mesma hora ou esquecer de apagar um horário que foi cancelado pelo paciente ou pelo médico, por exemplo. Geralmente, os softwares de gestão para clínica médica, já possuem a agenda online incorporada em suas funções.

2. Skype

A comunicação na clínica deve ser rápida e prática. Para isso, a utilização de aplicativos mensageiros, como o Skype, é muito recomendada para esse tipo de estabelecimento.

Você pode utilizar o Skype para enviar mensagens breves, como avisos, comunicados ou solicitação de esclarecimento de dúvidas para os médicos e outros profissionais da clínica. Assim, eles poderão responder, quando houver tempo, sem que você precise interromper suas atividades.

O mais legal do Skype é fazer vídeo-chamadas gratuitas! Apps como Google Hangouts e FaceTime também realizam essa função.

3. Dropbox

Armazenar arquivos, como documentos antigos de pacientes ou até mesmo formulários que geralmente devem ser preenchidos, é algo que também pode ser considerado função de uma secretária. No entanto, deixar todos esses arquivos no computador é perigoso, tendo em vista que, no caso de o equipamento estragar ou pegar um vírus, tudo se perde.

O Dropbox permite o armazenamento gratuito de arquivos em nuvem. Desse modo, você pode fazer o upload desses materiais e guardá-los no ambiente online, podendo acessá-los em qualquer computador ou dispositivo móvel que esteja conectado à internet.

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Além do Dropbox, você também pode usar o Google Drive. Ele é muito prático e permite compartilhar seus documentos por e-mail.

4. WeTransfer

Sabe quando você precisa enviar prontuários de pacientes para médicos de outra especialidade, ou para as operadoras de planos de saúde (que geralmente exigem muitos documentos)? É comum que, em situações assim, os arquivos sejam muito pesados para serem enviados por e-mail.

Uma ideia para solucionar esse problema é utilizando o WeTransfer, ferramenta online e gratuita que permite a transmissão de arquivos de forma rápida e prática. De utilização simples, com o WeTransfer, você apenas precisa fazer o upload dos arquivos que deseja transferir e o destinatário receberá um e-mail com o link para download.

5. Softwares de gestão de clínicas

O diferencial de um software de gestão para clínicas é que ele centraliza todas as funções citadas acima!

Com um sistema é possível, por exemplo, otimizar o tempo gasto em atividades manuais, acessar prontuários e até entrar em contato com pacientes de forma automatizada.

Esses programas são feitos pensando na realidade de um consultório, facilitando muito o trabalho da recepcionista.

O iClinic é um software que se adapta perfeitamente ao médico e a recepcionista, ajudando cada um naquilo que precisa! Veja como é fácil de usar: CLIQUE AQUI e faça um teste gratuito.

A importância da informática para secretárias

As cinco ferramentas que citamos nesse artigo realmente são muito importantes e podem facilitar muito seu trabalho. Mas para conseguir usá-las, é preciso ter um conhecimento básico de informática, o que também é um requisito muito comum em vagas para recepcionistas.

Para te ajudar a entender melhor a tecnologia, lançamos um material que a partir de hoje será seu melhor amigo: o Guia de Informática Básica para Secretárias. Nele, apresentamos ferramentas, aplicativos e atalhos para que você tenha mais autonomia.

No guia, além de abordarmos questões rotineiras, também falamos sobre boas práticas de comunicação online, para você nunca mais mandar um e-mail para a pessoa errada, ou esquecer a senha de um programa.

Tenho certeza que você vai aprender muitas coisas com essa leitura e espero que as dicas apresentadas aqui sejam úteis no seu dia a dia. Uma dica é deixar o guia em seu computador para que você possa consultá-lo sempre que surgirem dúvidas.

Baixe gratuitamente o Guia de Informática Básica para Secretárias e aproveite esse conteúdo fantástico!

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