O conceito de fluxo de caixa é um dos mais importantes na gestão de um negócio. Ele diz respeito ao valor de entradas e saídas do caixa de uma empresa. Manter seu caixa saudável é uma das melhores formas de fazer o seu negócio crescer de forma sustentável e lucrativa.
O acompanhamento financeiro é essencial para quem deseja evoluir e ter sucesso em qualquer negócio, inclusive, em um consultório médico.
O campo da saúde se encontra cada vez mais dinâmico e disputado.
Então, para que a sua clínica não só mantenha as portas abertas, mas também prospere, é fundamental a implementação e uso correto de ferramentas que organizem as suas finanças.
No caso do fluxo de caixa, além de organizar as finanças de uma empresa, registrando entradas e saídas, ele nos apresenta dados que podem auxiliar no processo de tomada de decisão no âmbito financeiro da sua clínica.
Dessa forma você também tomará conhecimento das suas despesas e receitas, e poderá oferecer um serviço cada vez melhor aos seus pacientes.
Entretanto, entender a situação financeira de uma empresa não é uma tarefa tão fácil assim. Muitos gestores de consultórios médicos acabam negligenciando essa função por não compreenderem a sua real importância.
Mas sem desespero! É normal que profissionais tenham um aprendizado muito tecnicista na vida acadêmica e não saiam da faculdade totalmente preparados para enfrentar o mercado de fato.
Neste artigo você irá entender que o fluxo de caixa é mais simples do que parece! Te explicaremos detalhadamente a importância de gerenciar bem as suas finanças para uma gestão eficiente do seu consultório.
Continue lendo para saber mais!
O que é um fluxo de caixa? Como ele funciona?
O conceito de fluxo de caixa ainda é desconhecido por muitas pessoas, até mesmo por empresários.
Se você se encaixa no grupo de pessoas que não sabe o que é ou para o que serve um fluxo de caixa, você está no lugar certo. Acompanhe!
O fluxo de caixa nada mais é do que um instrumento de controle financeiro que relaciona os recursos que entram e saem das suas contas.
O conceito em si é bem simples, porém, de muita importância para uma gestão eficiente da sua clínica!
É o fluxo de caixa que vai nos mostrar como está a situação financeira da empresa.
Ele servirá como base para análises e tomada de decisões, assim como ajudará na compreensão das movimentações dentro de um período pré estabelecido.
Isso pelo motivo de que é uma ferramenta que levanta informações primordiais, como as receitas e despesas do período.
Sendo assim, um fluxo de caixa bem estruturado permite a visualização de lucros ou prejuízos antes mesmo que eles ocorram.
O que auxilia o empresário na percepção de sobras ou faltas de recursos e consequentemente, no planejamento das suas ações.
A partir do levantamento e da interpretação desses dados, médicos e gestores poderão calcular quais serão os seus próximos passos, se devem investir ou recuar no mercado.
Quais são as principais vantagens de ter um fluxo de caixa na sua clínica ou consultório?
Como explicado anteriormente, o fluxo de caixa é um instrumento de extrema relevância para uma empresa!
Sabendo disso, abaixo trouxemos algumas das inúmeras vantagens de ter um fluxo de caixa na sua clínica ou consultório médico:
1. Melhor administração do lucro
De nada adianta obter lucro e não saber administrá-lo, não é mesmo?
É preciso gerenciar o lucro obtido com sabedoria e inteligência. É importante saber qual parcela do seu lucro pode ser transformada em reserva e qual pode ser reinvestida na própria empresa.
Um fluxo de caixa bem organizado possibilita ao gestor uma visão geral do setor financeiro do seu consultório, o que auxilia para uma boa administração do lucro.
2. Maior previsibilidade financeira
Ter um longo, atualizado e organizado histórico de fluxo de caixa fará com que o gestor tenha uma noção sobre como é o fluxo de produtividade do consultório.
A partir das informações obtidas nos anos anteriores, pode-se prever os resultados dos próximos meses com maior facilidade.
Dessa forma, a empresa pode ser mais eficiente ao se planejar financeiramente para o período, evitando erros financeiros que poderiam prejudicar gravemente o funcionamento da clínica.
3. Melhores acordos de prazo com fornecedores
Quando a empresa possui uma considerável previsibilidade financeira, consequência de um fluxo de caixa bem organizado, a sua média de rendimento e o comportamento das finanças da empresa no decorrer do mês ficam mais nítidos para o gestor financeiro.
Isso permite que melhores acordos de prazos de pagamento com os fornecedores possam ser negociados.
Quanto mais informações e controle sobre as condições financeiras, mais credibilidade a sua empresa terá para fazer boas negociações!
Problemas ocasionados pela falta de um fluxo de caixa
A falta de um fluxo de caixa pode gerar diversos problemas na administração financeira de uma empresa.
Sem ter a compreensão do próprio fluxo de caixa, o gestor da clínica não conseguirá enxergar a sua realidade financeira, o que pode levá-lo a tomar decisões erradas e acabar sofrendo prejuízos em seu consultório.
E esse, com toda certeza, é o mais grave dos problemas que podem surgir pela falta do fluxo de caixa dentro de uma empresa.
Por isso, é fundamental que o gestor da clínica tenha atenção redobrada quanto ao fluxo de caixa.
É essencial que essa ferramenta seja utilizada, e utilizada de forma correta! Com atualizações constantes e estudos frequentes das informações fornecidas por ele.
Entenda os tipos de fluxo de caixa
Existem tipos diferentes de fluxos de caixa, entre eles temos:
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Fluxo de caixa operacional
Engloba a contabilização das movimentações financeiras relacionadas às atividades operacionais da empresa, fazendo um levantamento das despesas e receitas operacionais do seu negócio.
O fluxo de caixa operacional é o mais simples e o seu cálculo é feito a partir de uma subtração básica: a subtração de gastos de folha de pagamento, impostos, contas, entre outros, do valor que foi arrecadado.
Em contrapartida, o fluxo de caixa operacional não pode calcular, por exemplo, os investimentos, juros ou impostos do negócio.
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Fluxo de caixa projetado
O fluxo de caixa projetado é outro exemplo dessa ferramenta.
Neste exemplo, com o volume de informações obtidas a partir do histórico de fluxo operacional, o gestor é responsável por projetar o fluxo operacional futuro da empresa.
Essa projeção de fluxo de caixa é muito útil para o planejamento de médio e longo prazo da empresa, a partir dela são elaboradas estratégias, possíveis riscos são evitados e custos são reduzidos.
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Fluxo de caixa livre
Da mesma forma do fluxo de caixa projetado, o fluxo de caixa livre também trabalha com projeção.
Porém, o fluxo de caixa livre é focado na geração de lucro líquido para a empresa. Ele possibilita medir a capacidade que a sua clínica possui de gerar capital em curto, médio e longo prazo.
Ou seja, é possível obter o valor obtido após a dedução das obrigações que são de responsabilidade da empresa.
Como fazer o fluxo de caixa da sua clínica médica?
1. Tenha um bom planejamento financeiro
É importante lembrar que uma clínica médica também é uma empresa, então deve ser tratada como tal, com planejamento e responsabilidade.
É essencial ter um bom planejamento financeiro se você deseja que o seu negócio seja bem sucedido, ou seja, busque seguir estas orientações:
- Estude sobre gestão financeira para clínicas e consultórios, por meio de cursos online ou pós-graduações;
- Tenha uma visualização clara das finanças da clínica, busque analisar quais são seus meses mais fortes e fracos e o quanto precisa crescer para atingir seus objetivos;
- Faça um planejamento financeiro para o próximo ano com, pelo menos, 3 meses de antecedência, pensando no quanto quer crescer e o que deseja alcançar com a empresa.
2. Separe despesas pessoais e profissionais
Um erro muito comum cometido por diversos empresários é não separar as despesas pessoais das despesas profissionais ao abrir um empreendimento.
É preciso organização para ter um fluxo de caixa eficiente e capaz de fornecer dados realmente fidedignos à situação da sua empresa.
Então tenha contas de pessoa física e de pessoa jurídica, separe as suas contas bancárias das contas da sua clínica, e não use o caixa da empresa para fins pessoais!
3. Registre todas as movimentações
Pode parecer uma dica banal, mas a realidade é que muitos médicos e gestores, por causa da pressa do dia a dia, acabam se esquecendo de registrar todas as movimentações em suas rotinas.
Existem dois tipos de movimentações: entradas e saídas.
As entradas acontecem sempre que algum paciente paga pela consulta. E as saídas acontecem quando a própria clínica paga por algum serviço ou produto.
Nos dois casos, é importante especificar a data, o valor, o modo que o pagamento foi efetuado, se foi cartão de crédito, débito ou dinheiro, e também se houve parcelamento.
É importante ter o registro de todas essas movimentações da empresa, pois para fazer o controle no fluxo de caixa, você vai precisar ter domínio de tudo o que acontece dentro da clínica.
Então, seja rigoroso e atencioso com todas as entradas e saídas.
Tenha atenção até mesmo àquelas informações rotineiras, mesmo as que possam parecer irrelevantes, a exemplo de compras de revistas para a sala de espera ou de luvas plásticas para exames.
4. Busque uma previsibilidade e tenha projeções
Que é fundamental ter um histórico de fluxo de caixa atualizado e bem organizado nós já sabemos, mas por que isso é tão importante?
O volume de informações obtidas com o histórico de fluxo operacional, além de possibilitar uma maior previsibilidade financeira, capacitará o gestor a projetar o fluxo operacional futuro da empresa.
Dessa forma, a empresa será mais eficiente ao se planejar financeiramente para o período, pois, a partir dessa projeção, serão elaboradas estratégias, possíveis riscos serão evitados e custos serão reduzidos.
5. Crie uma reserva financeira
É importante ter uma reserva financeira para eventuais imprevistos ou tempos difíceis que possam ocorrer.
Sabendo disso, procure entender de onde vem as suas principais fontes de receita, em outras palavras, procure estudar se os seus recebimentos são de pacientes privados ou planos, e quais costumam ser as épocas de maior e menor movimentação.
Estar atento a esses detalhes permitirá a criação de uma boa reserva para a sua clínica!
6. Utilize um software de gestão médica para te ajudar
Elaborar planilhas e estruturá-las de forma correta para inserir as informações necessárias não é uma tarefa fácil. Exige bastante tempo e conhecimento técnico.
Com isso, o uso de novas tecnologias disponíveis no mercado está se tornando cada vez mais comum, uma vez que fazer o uso de planilhas com qualquer erro fará com que você fique exposto ao risco do seu fluxo de caixa não fornecer informações realmente fidedignas à situação da sua empresa.
Por isso, recomenda-se o uso de um software de gestão médica, pois além de evitar inconsistências nos relatórios, você conseguirá otimizar o seu trabalho, poupando tempo e energia.
Principais erros ao fazer um fluxo de caixa
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Não fazer o controle diariamente
A falta de controle diário das movimentações é prejudicial para o andamento do fluxo de caixa da sua clínica e compromete os seus resultados.
De nada adianta ter um fluxo de caixa se os resultados obtidos a partir dele não correspondem, de fato, à realidade do seu negócio.
Portanto, é de extrema importância que seja feito um controle minucioso e eficiente de todas as movimentações que envolvem dinheiro e que ocorrem em sua clínica médica.
É interessante que esse controle seja feito sempre ao final do dia, semanalmente e ao fim de todo mês.
Dessa forma, o gestor poderá monitorar também quais são os períodos com maior movimentação e alto volume de atendimentos.
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Fazer lançamentos antes de receber os valores
É comum que ao organizar o fluxo de caixa alguns profissionais façam lançamentos de entradas antes mesmo de receberem.
Essa é uma prática um pouco perigosa. Se algum cliente atrasar o pagamento, todo o sistema do fluxo de caixa será comprometido.
Se uma entrada foi lançada, porém, não aconteceu na data prevista, isso prejudicará o fechamento final das contas.
Nas despesas acontece da mesma forma. Caso aconteça de uma saída ser lançada antes de ocorrer de fato, o fechamento final do fluxo de caixa será afetado diretamente.
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Fazer lançamentos sem categorização
Existem inúmeras categorias financeiras, elas são utilizadas para classificar as áreas do consultório que geram receitas e despesas, podendo variar de acordo com o mercado em questão.
No caso das clínicas médicas, geralmente temos as seguintes categorias:
- Atendimentos;
- Procedimentos;
- Funcionários;
- Impostos;
- Transferências;
- Materiais descartáveis;
- Telefonia;
- Aluguel.
Fazer lançamentos sem colocá-los em suas respectivas categorias pode fazer todo o seu trabalho em elaborar um fluxo de caixa ser totalmente em vão.
É a partir das categorias que você poderá distinguir quais são os setores que te trazem um maior retorno financeiro e quais te fazem gastar um pouco mais de dinheiro.
Sabendo disso, é um requisito básico que o software médico escolhido tenha a função de categorização dos lançamentos e permita que você adicione e personalize as categorias financeiras.
Conclusão (bônus: planilha grátis de controle de fluxo de caixa para a sua clínica)
Depois de entender o que é e como funciona o fluxo de caixa, é hora de colocar em prática e administrar o setor financeiro da sua clínica.
Se você deseja começar a organizar seu fluxo de caixa, temos a ferramenta perfeita: uma planilha programada para te auxiliar no planejamento, organização, gerenciamento e controle do setor financeiro da sua empresa.
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