Veja como funciona o modelo de estoque consignado em clínicas médicas!

O estoque consignado é uma classificação de estoque na qual os produtos estão armazenados em uma empresa, porém eles pertencem a um fornecedor. 

Trata-se de um acordo comercial entre empresa e fornecedor, na qual a empresa pode comercializar os produtos armazenados ou mesmo devolver ao fornecedor.

Esse modelo de gestão de estoque pode ser uma excelente opção para clínicas médicas que desejam manter um controle mais preciso e eficiente dos seus produtos e medicamentos.

Por meio desse modelo, pode-se conquistar benefícios como a redução de custos gerais, além do aumento na eficiência de estoque. 

Nesse modelo, os fornecedores liberam os produtos em regime de consignação, ou seja, a propriedade continua com o fornecedor até a aquisição oficial por parte da clínica.

Essa aquisição só acontece mediante demanda, ou seja, quando a clínica realmente precisar daquele suprimento. Com isso, evita-se compras de itens desnecessários ou que demorariam muito tempo para serem utilizados.

Com isso, a gestão de estoque fica muito mais simples e eficiente.

No entanto, a adoção desse modelo envolve alguns cuidados. Cada empreendimento tem suas próprias particularidades, o que faz com que nem sempre a escolha de um concorrente deve ser feita pelo seu negócio.

Contar com fornecedores confiáveis e que ofereçam produtos de qualidade, além da gestão de prazos de vencimento são alguns dos pontos que devem ser levados em consideração ao adotar o estoque consignado.

Neste artigo, traremos detalhes sobre como implementar esse modelo, apresentando vantagens e desvantagens e formas de otimizá-lo na sua clínica ou consultório. Continue lendo para saber mais!

O que é e como funciona um estoque consignado?

O estoque consignado é um modelo de gestão de estoque em que uma clínica médica recebe produtos e medicamentos de um fornecedor, mas não efetua a compra e o pagamento de forma imediata.

Ao invés disso, a clínica fica com os itens em consignação e paga apenas pelos produtos que efetivamente utilizar. 

Sendo assim, o funcionamento do estoque consignado é bastante simples e depende apenas de um bom acordo firmado entre o consignatário, que é o fornecedor dos produtos, e o consignante, ou seja, a clínica médica.

Esse modelo de estoque é vantajoso para clínicas médicas que desejam manter um controle mais preciso e eficiente dos seus produtos e medicamentos e não possuem um grande capital financeiro para a compra imediata dos produtos.

Nesse modelo, o fornecedor é o responsável por fornecer os produtos e medicamentos, e cabe à clínica cuidar do armazenamento e exposição adequada desses itens. 

Assim, a clínica ganha mais fôlego no fluxo de caixa, já que não precisará arcar com os altos custos de compra antecipada nem se preocupar em utilizar todos os produtos para recuperar o investimento. 

Com isso, o estabelecimento ganha a liberdade para manter um estoque amplo e variado, sem que isso comprometa o caixa da empresa.

Por outro lado, os fornecedores exigem alguns compromissos como o armazenamento adequado e garantias de pagamento. 

Afinal, como parte dos produtos deles estão em seu estoque, passam a estar sob sua responsabilidade e, caso eles não possam mais ser vendidos, o fornecedor deverá ser ressarcido.  

Por isso, antes de optar pelo estoque consignado, os profissionais responsáveis devem verificar a qualidade dos produtos fornecidos, bem como o seu prazo de validade.

Afinal, é essencial que haja uma boa janela entre a data de recebimento e a data de vencimento do produto para que não haja o risco da mercadoria ficar encalhada e ser perdida, gerando ônus e prejuízo à clínica ou consultório.

Quais as vantagens do modelo de estoque consignado na clínica?

O modelo de estoque consignado oferece diversas vantagens, confira a seguir algumas das principais vantagens desse modelo.

Dinamismo no controle de estoque

Um dos principais benefícios do modelo de estoque consignado é a possibilidade de manter um estoque amplo e variado, sem precisar arcar com altos custos de compra antecipada. 

Isso permite que a clínica tenha uma oferta diversificada de produtos e medicamentos, o que pode ser muito importante para atender às necessidades dos pacientes de forma mais eficiente e satisfatória.

Um estoque amplo e variado pode ser especialmente importante em casos de emergência ou em situações que demandem um tratamento específico. 

Além disso, a variedade de produtos também pode ser importante para fidelizar os pacientes, já que a clínica passa a oferecer uma experiência mais completa e personalizada.

Outro ponto importante é que o estoque consignado permite que a gestão de estoque se torne mais simples e eficiente. 

Como a clínica não precisa se preocupar em realizar um controle rigoroso sobre a quantidade de cada produto ou medicamento, é possível otimizar o tempo e os recursos da clínica, tornando o processo mais dinâmico e eficiente.

Redução de custos operacionais

Outra vantagem do modelo de estoque consignado é a redução de custos operacionais em longo prazo. 

Como dito antes, a clínica não precisa arcar com os altos custos de compra antecipada de estoque, o que permite que o capital de giro seja preservado e utilizado para outras necessidades do negócio.

Além disso, como a clínica só paga pelos produtos que efetivamente vender, não há risco de prejuízos financeiros em caso de produtos encalhados ou sem saída. 

É possível reduzir significativamente os custos de armazenamento, transporte e descarte de produtos obsoletos ou vencidos, o que pode representar uma economia considerável para a clínica.

Preserva o capital de giro da clínica

A preservação do capital de giro é um dos principais desafios enfrentados pelas clínicas médicas, já que o estoque pode representar um alto investimento em produtos e medicamentos. 

No entanto, o estoque consignado pode ajudar nesse sentido, permitindo que a clínica mantenha um fluxo de caixa mais equilibrado e preserve seu capital de giro.

Isso permite que a clínica possa utilizar seu capital de giro para outras necessidades do negócio, como aquisição de equipamentos ou contratação de profissionais especializados.

A clínica também pode contar com fornecedores confiáveis e produtos de qualidade, sem precisar se preocupar em vendê-los imediatamente. 

Dessa forma, a clínica pode ter uma oferta ampla e diversificada de produtos e medicamentos, o que é fundamental para atender às necessidades dos pacientes de forma mais eficiente e satisfatória.

Garante o fornecimento contínuo de insumos

Por fim, o modelo de estoque consignado garante o fornecimento contínuo de insumos para a clínica médica. Como a clínica não precisa se preocupar com a compra antecipada dos produtos, não há risco de desabastecimento.

Isso é muito importante para garantir a qualidade dos serviços oferecidos pela clínica e a satisfação dos pacientes.

Quais os passos para optar por um estoque consignado?

A transição para o modelo de estoque consignado pode ser um processo complexo, mas com a orientação correta e um bom planejamento, é possível fazer essa mudança de forma tranquila e eficiente. 

Confira abaixo um passo a passo para adotar o estoque consignado em sua clínica.

Passo 1: avalie a viabilidade do modelo para a sua clínica

Antes de optar pelo modelo de estoque consignado, é fundamental avaliar a viabilidade desse modelo para a sua clínica médica. 

É necessário analisar se essa opção é adequada para a sua área de atuação, levando em conta o perfil dos pacientes e os produtos e medicamentos mais vendidos.

Também é preciso avaliar a capacidade de armazenamento da clínica e a disponibilidade de fornecedores confiáveis. Assim, há uma visão mais precisa do impacto que a adoção do modelo de estoque consignado terá em seu negócio.

Nessa etapa, é importante realizar uma análise cuidadosa de todos os fatores envolvidos, para garantir que a escolha seja a mais adequada para a realidade da clínica médica. 

Uma vez avaliada a viabilidade, é possível partir para o próximo passo, que consiste na negociação com fornecedores confiáveis.

Passo 2: escolha fornecedores confiáveis

Ao usar o modelo de estoque consignado, é indispensável contar com fornecedores confiáveis e que ofereçam produtos de qualidade. 

Para isso, deve-se realizar uma pesquisa de mercado para identificar as empresas que atuam nesse segmento e verificar sua reputação.

Outros fatores importantes referentes aos fornecedores que devem ser avaliados são as condições de pagamento, os prazos de entrega e as garantias oferecidas. 

Na escolha, também considere a possibilidade de negociar preços e condições contratuais, de forma a garantir que a clínica obtenha as melhores condições possíveis.

Para garantir as entregas e condições mínimas de performance por parte dos fornecedores, é importante estabelecer um contrato claro e detalhado com os fornecedores para garantir que todas as condições acordadas sejam cumpridas. 

Assim, a clínica poderá implementar o modelo de estoque consignado de forma segura e eficiente.

Passo 3: implemente o modelo de estoque consignado gradualmente

Antes de fazer a passagem para o modelo de forma completa, é recomendável adotar um regime de transição.

Recomenda-se, por exemplo, começar com poucos produtos e avaliar como está a demanda, avaliar os prazos de entrega por parte dos fornecedores e se os produtos têm a qualidade esperada.

Ao implementar o modelo de estoque consignado gradualmente, a clínica médica poderá avaliar os resultados obtidos e ajustar as estratégias de acordo com a demanda. 

Isso traz uma transição mais segura e eficiente, minimizando os riscos de prejuízos financeiros.

Passo 4: realize um monitoramento constante

Durante o período de transição, é fundamental realizar um monitoramento constante do modelo de estoque consignado. 

É importante verificar se o modelo está sendo benéfico para a clínica, se os produtos estão sendo bem aceitos pelos pacientes e se a gestão de estoque é mais eficiente.

Essa avaliação deve ser realizada de forma regular e sistematizada, permitindo que a clínica médica obtenha uma visão mais precisa e detalhada dos resultados obtidos com a adoção do modelo de estoque consignado.

Além disso, é fundamental analisar os resultados obtidos com a adoção do modelo de estoque consignado e verificar se há a necessidade de fazer ajustes e adaptações. 

Caso seja identificado algum problema ou oportunidade de melhoria, é preciso tomar as medidas necessárias para corrigi-lo ou aprimorá-lo.

Cuidados ao escolher o modelo de estoque consignado

O modelo de estoque consignado pode ser uma excelente opção para clínicas médicas. 

No entanto, é preciso tomar alguns cuidados na hora de escolher esse modelo de gestão de estoque, a fim de garantir que ele seja implementado da forma mais adequada e eficiente possível. 

Veja a seguir alguns dos cuidados que devem ser tomados.

Planejamento e organização dos itens em estoque

Antes de adotar o modelo de estoque consignado, é importante realizar um planejamento e uma organização cuidadosa dos itens em estoque. 

É necessário avaliar quais são os produtos e medicamentos mais vendidos na sua clínica e verificar a demanda média de cada um deles. Isso permitirá que você estabeleça quais itens serão mantidos em consignação e em que quantidade.

Também é importante definir um sistema de codificação e etiquetagem dos produtos e medicamentos. Isso serve para facilitar o controle e identificação dos itens, garantindo uma gestão de estoque eficiente e  precisa.

Treinamento da equipe responsável

O sucesso do modelo de estoque consignado depende, em grande parte, do treinamento da equipe responsável pelo gerenciamento dos produtos e medicamentos. 

A equipe deve estar preparada para lidar com o modelo de consignação e entender as suas vantagens e particularidades.

Nesse sentido, a equipe precisa saber como realizar o controle de entrada e saída dos produtos, bem como a verificação de prazos de validade e condições de armazenamento. 

Além disso, é necessário que a equipe tenha um bom relacionamento com os fornecedores, para garantir a continuidade do fornecimento de insumos.

Estabelecer rotinas padronizadas

Para que o modelo de estoque consignado seja eficiente, é fundamental estabelecer rotinas padronizadas de gestão de estoque. 

Pode-se criar um protocolo de entrada e saída de produtos e medicamentos, estabelecer um cronograma para a verificação de prazos de validade e condições de armazenamento, e definir um procedimento para lidar com produtos defeituosos.

A adoção de rotinas padronizadas garante que a equipe responsável pelo gerenciamento do estoque tenha mais clareza e controle sobre as atividades realizadas e mantenha um controle de estoque eficiente.

Qualificação e confiança dos fornecedores

Por fim, é importante avaliar a qualificação e confiança dos fornecedores escolhidos para o modelo de estoque consignado. 

Os fornecedores escolhidos devem possuir registro na Anvisa, comprovando que os produtos estão de acordo com as normas vigentes. 

Além do registro na Anvisa, o fornecedor deve ter boa reputação no mercado, atestando que os mesmos são confiáveis e seguros.

Também é necessário avaliar as condições de pagamento e entrega, a fim de garantir que os fornecedores estejam aptos a atender às necessidades da clínica médica. 

Lembre-se de que os fornecedores são parceiros fundamentais para o sucesso do modelo de estoque consignado, e escolher fornecedores confiáveis é essencial para garantir a qualidade dos produtos e a continuidade do fornecimento.

Como a tecnologia pode auxiliar na gestão de estoque da clínica médica?

A gestão de estoque em uma clínica médica pode ser um desafio, já que é necessário lidar com diversos produtos e medicamentos, além de manter um controle preciso sobre as quantidades e prazos de validade. 

No entanto, a tecnologia pode ser uma grande aliada nesse processo, oferecendo soluções eficientes e automatizadas para a gestão de estoque. 

A tecnologia ajuda a evitar erros humanos e ter um registro de cada passo do produto, desde a saída do fornecedor até as movimentações dentro da clínica.

O iClinic, por exemplo, oferece diversas soluções tecnológicas para auxiliar na gestão de estoque da clínica médica. 

Confira abaixo algumas das principais funcionalidades!

Controle de estoque automatizado

Com a solução de controle de estoque automatizado oferecida pela iClinic, é possível ter acesso a uma visão completa e atualizada do estoque da clínica médica em tempo real. 

A tecnologia permite que a equipe responsável pela gestão de estoque saiba a quantidade de produtos e medicamentos disponíveis, bem como a data de validade e as condições de armazenamento de cada item.

Essa visão detalhada do estoque possibilita que a clínica médica realize uma gestão mais eficiente, evitando a falta ou excesso de produtos em estoque e minimizando o risco de prejuízos financeiros. 

Além disso, a solução de controle de estoque da iClinic permite que a equipe monitore as vendas e os pedidos de reposição de forma precisa e em tempo real, garantindo que a clínica nunca fique sem os produtos e medicamentos necessários.

Como o iClinic é um software na nuvem, você consegue acessá-lo de qualquer hora e a qualquer lugar, o que significa que é possível gerenciar o seu estoque a qualquer momento, mesmo fora do consultório.

Geração de relatórios e gráficos

Também é possível gerar relatórios e gráficos automáticos dentro do sistema e ver não apenas suas movimentações referentes ao estoque, mas também suas transações financeiras.

Além disso, os relatórios podem ser personalizados de acordo com as necessidades da clínica médica, permitindo que a equipe responsável pela gestão de estoque tenha acesso a informações específicas e relevantes.

Os gráficos gerados pelo sistema também são uma ferramenta valiosa para a análise da gestão de estoque. Eles permitem uma visualização clara e objetiva dos dados, facilitando a identificação de tendências e pontos de melhoria. 

Assim, é possível tomar decisões mais estratégicas e embasadas em dados concretos, o que pode contribuir para o sucesso financeiro da clínica médica.

Conclusão

Adotar o modelo de estoque consignado pode trazer benefícios significativos para a gestão de estoque de uma clínica médica, como a redução de custos operacionais, a preservação do capital de giro e a garantia de fornecimento contínuo de insumos. 

No entanto, é necessário estar atento aos desafios que essa modalidade de gestão de estoque pode trazer e adotar medidas para superá-los.

Além disso, a informatização da gestão de estoque com a solução do iClinic pode trazer ainda mais benefícios. 

Tudo isso pode contribuir para uma gestão mais eficiente e estratégica da clínica médica.

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