A agenda do consultório é uma das ferramentas mais importantes para o médico. Ao otimizá-la, você melhora a experiência do paciente e alcança mais organização em seu dia a dia.
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Alguma vez você já se deparou com sua agenda muito vazia ou muito cheia? Já teve problemas para realizar o encaixe de pacientes e lidar com as faltas?
Esses e outros problemas relacionados à agenda do consultório são comuns na rotina de muitos médicos, mas não deveria ser assim.
A boa organização da agenda garante uma maior fidelização, além de otimizar processos e trazer outros benefícios ao seu consultório.
Neste artigo, você vai conferir 7 maneiras de conquistar a organização que sempre desejou. Continue a leitura!
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Os impactos da agenda do consultório na jornada do paciente
A jornada do paciente considera todo o percurso que um paciente faz desde antes do agendamento, até o pós-consulta.
Para aumentar o número de pacientes, a organização da agenda do consultório é fundamental. Afinal, os pacientes só irão retornar se tiverem uma boa jornada.
Nesse sentido, uma boa gestão da agenda impacta em todos os momentos importantes, como:
Pré-consulta
Este é o momento em que o paciente procura soluções para um problema, ou busca por um médico que irá ajudá-lo no cuidado com sua saúde.
Aqui, muitos pacientes realizam uma busca online, e se você tiver um agendamento online integrado à sua agenda médica, com certeza sairá na frente da concorrência e terá destaque.
Esse diferencial é garantido devido a facilidade que o paciente terá em realizar um agendamento.
Ao invés de precisar ligar ou enviar uma mensagem para a clínica, basta alguns cliques para marcar seu atendimento.
Durante a consulta
Ao chegar em seu consultório, o paciente espera que suas informações sejam localizadas com agilidade e que o atendimento aconteça na hora marcada.
Uma agenda integrada com outras ferramentas como agendamento online, cadastro de pacientes e prontuário, irá otimizar todas as informações e fornecer a melhor experiência ao paciente.
Pós-consulta
Com a agenda do consultório otimizada, o paciente será atendido na hora, e você terá mais tranquilidade durante o atendimento.
Além disso, ao ter uma agenda integrada com um sistema, você consegue entender quais pacientes deveriam ter marcado um retorno e não o fizeram.
Assim, é possível entrar em contato para entender o que aconteceu e garantir que o paciente terá um acompanhamento eficiente, o que fará com que ele se sinta ainda mais cuidado.
Esse sentimento engajará o paciente no tratamento, o que auxilia na fidelização, e proporciona uma ótima experiência no pós-consulta.
Saiba mais sobre a jornada do paciente em nosso vídeo:
7 formas de aumentar o número de pacientes com a agenda do consultório
Ao otimizar a gestão da agenda do consultório, você aumenta a indicação boca a boca, e conseguirá realizar encaixes com mais eficiência.
Confira a seguir 7 dicas para alcançar uma ótima organização da agenda e realizar mais atendimentos em seu consultório.
1. Tenha mais organização em seus atendimentos
Alguma vez você já teve que realizar uma consulta de forma mais rápida do que o normal devido a atrasos ou outros problemas?
A organização da agenda do consultório é o primeiro passo para aumentar o número de pacientes.
Isso porque, ao organizar sua agenda, você consegue ter uma visão clara sobre quantas consultas pode realizar por dia, quais são os procedimentos mais realizados e a duração deles, entre outras questões.
Com essa ferramenta, você melhora até mesmo a gestão do consultório, já que ela colabora com a produtividade dos colaboradores e transparece uma imagem de organização positiva aos pacientes.
Separar procedimentos por cores e durações diferentes pode ser um ótimo ponto para começar e auxiliar na organização visual. Porém, não é tão fácil obter esse tipo de gestão em uma agenda de papel.
Alguns softwares médicos com agenda médica online permitem a personalização da agenda de acordo com a sua rotina, o que facilita a visualização e as marcações.
Assim, todas as alterações aparecem para os colaboradores instantaneamente, o que é ótimo para evitar a desorganização advinda de caligrafias diferentes, rasuras e marcações em duplicidade.
Para conhecer mais vantagens da agenda do consultório online, confira nosso vídeo:
2. Saiba a duração de suas consultas
Qual é o tempo médio de seus atendimentos? Você precisa de pausas entre as consultas?
Outro passo importante para entender e gerir melhor seu dia a dia é conhecer o tempo médio de cada consulta realizada no consultório e se é necessário uma pausa entre elas.
Além disso, se você atende em mais de um local, também precisa considerar o tempo de deslocamento entre eles e adicioná-lo à agenda para que nenhuma consulta seja marcada nesse período.
Ao alcançar esse conhecimento, você atende melhor, porque irá obter uma gestão do tempo de excelência.
Consequentemente, seus atrasos irão diminuir, seus pacientes serão fidelizados, e a organização da recepção aumentará.
Ter tempos de atendimento bem definidos, inclusive, faz com que os pacientes organizem melhor suas próprias rotinas para comparecerem às consultas, pois já saberão quanto tempo terão que separar.
Esse tipo de atitude deixa claro ao paciente que o seu cuidado e preocupação com a experiência dele vai muito além do atendimento.
Algo extremamente positivo nos dias de hoje, em que todos estão sempre corridos e atarefados, não concorda?
3. Conquiste agilidade com uma agenda integrada ao prontuário eletrônico
Você ainda faz prescrições, pedidos de exame e prontuários à mão?
Se sim, saiba que além de não garantir uma boa segurança a seus pacientes, já que todos do consultório têm acesso à sala de arquivos, você ainda perde um tempo precioso de sua consulta ao preencher papéis.
Ao utilizar o prontuário eletrônico integrado à agenda de um software médico, você automatiza diversos processos manuais e ganha agilidade.
No entanto, essa agilidade não significa que você passará menos tempo nas consultas, pelo contrário. Significa que você terá mais tempo para conversar de forma humanizada e entender o paciente.
Além do mais, o prontuário eletrônico de um software na nuvem é acessível de qualquer lugar, a qualquer hora.
Assim, todas as informações de seus pacientes podem ser visualizadas em poucos cliques.
Ou seja, você consegue solucionar dúvidas e até mesmo atender a distância via Teleconsulta com facilidade e segurança.
Ter um prontuário eletrônico estende seu cuidado ao paciente e passa uma imagem positiva do consultório, já que tudo fica centralizado no software: cadastro de pacientes, agenda, prontuário e prescrições.
A cirurgiã-dentista Claudelice Queda já obteve esses e outros benefícios para seu consultório:
“O preenchimento de dados das fichas dos pacientes ficou bem fácil, tanto eu, quanto a minha secretária, podemos adicionar informações. O bom é que fica tudo em um lugar só: os medicamentos que eu prescrevi, as anotações da secretária, tá facilitando muito.”
Dessa forma, você não perde mais tempo tendo que localizar uma informação dentre centenas de pastas ou fichas, economiza espaço, otimiza agenda e consultas, e ainda melhora a jornada do paciente.
Uma excelente solução para seu consultório, não acha?
4. Disponibilize diferentes formas de agendamento
Você já disponibiliza o agendamento online em seu consultório?
Com o agendamento online, o paciente consegue marcar consultas a qualquer hora e de qualquer lugar, sem precisar entrar em contato com a recepção.
Assim, você pode conquistar uma agenda cheia até quando voltar de férias, e os pacientes conseguem marcar consultas mesmo se o consultório estiver fechado.
Disponibilizar o agendamento online é uma enorme facilidade para o paciente, especialmente nesse momento pós-digital, em que todos estão acostumados a resolver diversas coisas via internet.
Você pode disponibilizar o agendamento online em sites como o AgendarConsulta, ou em seu próprio site médico.
Dessa maneira, você entrega uma grande liberdade de escolha ao paciente e facilita o trabalho das recepcionistas, que terão mais tempo para focarem na recepção dos que chegam ao consultório.
Esse também é um ótimo diferencial para te destacar da concorrência e atrair bem mais pacientes. A Clínica Madrid já utiliza essa facilidade:
“Atualmente, de todos os agendamentos feitos na semana, 10% são realizados por meio do agendamento online.”
Saiba mais sobre o agendamento online:
5. Conheça seus pacientes
Você sabe quais são seus pacientes que mais faltam? Conhece os motivos pelos quais essas faltas acontecem?
Conhecer seus pacientes e os padrões de comportamentos deles é o primeiro passo para manter um bom relacionamento, o que agrega ainda mais valor à sua prática médica.
Como algumas agendas online possibilitam a geração do relatório de faltas por paciente, esse controle fica mais fácil, e você consegue investigar o problema a fundo.
Suponha que, ao analisar esse relatório e investigar as causas das faltas dos pacientes, você descobre que a maioria falta por esquecimento.
Nesse caso, uma boa solução é enviar lembretes de consulta no dia anterior.
Ou talvez você descubra que a maioria falta pois não consegue conciliar o horário do médico com outros compromissos.
Então, uma boa solução é disponibilizar o atendimento via Telemedicina e oferecer horários mais flexíveis a esses pacientes.
Ao investigar os comportamentos dos pacientes e conhecê-los, você consegue oferecer a cada um exatamente o que ele necessita, além de organizar e adaptar sua agenda da melhor maneira.
6. Envie lembretes de consulta
Quantos pacientes já deixaram de comparecer às suas consultas devido ao esquecimento?
Com a correria da rotina, é comum que muitos esqueçam de seus atendimentos médicos em meio a tantos outros compromissos.
Para resolver esse problema, enviar lembretes de consulta com os detalhes do agendamento é um ponto essencial.
Com um software médico, você tem a chance de automatizar esses envios via e-mail e SMS, o que economiza o tempo da recepcionista e a conta telefônica, já que não será necessário ligar para cada um.
Alguns softwares disponibilizam até mesmo o envio desses lembretes via WhatsApp e, assim que o paciente responde confirmando ou cancelando a consulta, os status dos agendamentos mudam na mesma hora.
Com isso, sua agenda fica sempre otimizada, e a recepcionista consegue realizar os encaixes da lista de espera com mais facilidade, já que saberá de forma rápida quantos pacientes irão faltar.
A utilização dos lembretes de consulta agilizam e otimizam a sua rotina, além de evitarem buracos na agenda devido à faltas de última hora.
7. Obtenha um software de agenda online
Para obter uma organização de excelência e oferecer mais facilidades aos pacientes, é muito importante considerar o uso de um software de agenda online.
Conforme visto ao longo do artigo, o software te ajuda a otimizar processos repetitivos, aumenta a organização visual, facilita os encaixes de consultas ao disponibilizar a lista de espera, entre outras vantagens.
Mesmo que seja necessário um tempo de adaptação dos colaboradores, vale realizar uma análise minuciosa para descobrir o que vale mais a pena para seu consultório.
Afinal, com um software você economiza tempo, espaço, dinheiro, alcança organização e fortalece o relacionamento com seus pacientes.
Quer mais dicas para acabar de vez com os problemas de sua agenda médica? Baixe já nossa checklist gratuita:
Seguindo esses passos para otimizar a agenda do consultório, você com certeza aumentará seu número de atendimentos e sua organização!
Espero que este conteúdo tenha te ajudado. Antes de ir, comente aqui embaixo como você organiza sua agenda hoje e compartilhe o conteúdo com seus colegas. 😉