Só de ler o título do artigo você já deve ter pensado em algumas dificuldades que enfrenta aí na gestão do consultório… Então que tal pensar em formas práticas de solucioná-las e evitar muito estresse e desgaste?

Conheça os 6 gargalos que perseguem o dia a dia de toda clínica e consultório e descubra como eliminá-los da sua rotina.

1. Falta da figura de um líder

O primeiro gargalo que toda clínica enfrenta é a falta da figura de um líder para guiar a equipe. Uma clínica sem um líder fica com falhas em processos, gera discussões entre funcionários e acaba não entregando o melhor serviço ao paciente.

Você, profissional da saúde, deve passar a se enxergar como gestor e assumir uma postura de líder. Confiar na sua equipe é importante, mas ela precisa de alguém para orientá-la, com autoridade e disposição para “resolver os pepinos” e fazer o consultório crescer.

Se você profissionalizar sua gestão, vai conseguir desenvolver seus colaboradores e resolver problemas de ineficiência e desmotivação da equipe.

2. Problemas na comunicação

Alerta para a comunicação! Este é o principal gargalo na gestão de consultórios.

Quantas vezes algo que você pediu acabou não sendo feito a tempo? Ou então aconteceu alguma confusão com recados de pacientes?

Isso prejudica a imagem da clínica para o paciente, que fica insatisfeito por não ser avisado que a consulta foi desmarcada ou constrangido em presenciar discussões entre funcionários para ver de quem foi a culpa.

Tudo isso prejudica a percepção de qualidade dos pacientes.

3. Profissionais despreparados

Sabe uma situação que muitas vezes acontece e você nem percebe?

Seu paciente não dá muita credibilidade para a palavra de sua secretária, querendo resolver assuntos diretamente com você.

E como você vai achar um tempo na rotina lotada para tratar essas situações? Seus colaboradores estão lá justamente para te ajudar com isso, não é mesmo?

Uma forma de desfazer esse gargalo é qualificar seus funcionários e descentralizar o poder. Ou seja, dê treinamentos de oratória e gestão, proporcione uniformes que transmitam responsabilidade, além disso, ensine e autorize a eles lidar com problemas do dia a dia da clínica, como formas de pagamento e dúvidas recorrentes.

4. Falta de foco no que precisa ser resolvido

Tem dias que a clínica parece um mar de problemas a serem resolvidos. E como conciliá-los com uma agenda cheia de consultas?

Uma das maiores dificuldades do gestor no consultório é saber priorizar problemas e definir o que é mais importante de ser resolvido.

Em um dia com a agenda cheia, aluguel para pagar, funcionário doente e reunião na escola dos filhos, parece que não tem como não enlouquecer… Mas na verdade tudo é questão de focar em um problema de cada vez e também entender que às vezes não dá para solucionar todos os problemas e realmente deixar alguns de lado para resolver em outro momento.

5. Falta de controle nos processos

Você deve estar pensando: “Mas controle de processos é coisa de negócios maiores…”

Nada disso!

Existe uma sequência lógica nas atividades de um consultório que deve ser definida pensando em agilidade, eficiência e bem estar do paciente. Portanto, se não há uma ordem pré definida, os processos ficam cheio de falhas, passando uma imagem de ineficiência para o paciente.

Junte-se com sua secretária e defina boas práticas. Por exemplo:

• Quais perguntas devem ser feitas ao paciente na hora do agendamento
• Como realizar a confirmação de consulta com o paciente
• Alterar o status do paciente na agenda quando ele chegar à clínica
• Definir quem fará o reagendamento: você ou a secretária
• Utilizar um sistema simples de comunicação entre vocês
• Estabelecer um lugar para anotar todos os recados e não esquecer de te passar

Um sistema de agenda online pode facilitar muito esses pequenos processos e na gestão do consultório como um todo.

Se quiser saber mais sobre gestão de processos, assista ao vídeo a seguir:

6. Omissão de falhas no dia a dia

Um gargalo muito grave é quando os funcionários cometem alguma falha ou percebem algum erro e não comunicam isso para você.

Imagine só se sua secretária confunde o horário de um paciente que fica esperando por horas na sala de espera e você, sem saber do ocorrido, o atende sem se desculpar pelo incômodo. O paciente vai embora insatisfeito achando que você foi insensível e irresponsável.

Isso pode acontecer por seus funcionários terem medo de notificar as falhas e serem punidos ou demitidos. Para evitar essas situações, você pode dar mais abertura aos funcionários, pedir para que eles avisem sempre que algo sair do planejado, passar confiança a eles e dizer que sua intenção é ajudar a manter todo o processo nos trilhos e não acusá-los.

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Como melhorar?

É importante criar uma cultura de comunicação e confiança na clínica em que todos se sintam parte e responsáveis por seu sucesso. Estabeleça rotinas de acompanhamento e posicione-se como líder da equipe.

Use ferramentas para ajudar na organização e produtividade do consultório, como o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), que concentra todas as informações do paciente em um único lugar, e uma Agenda Online que pode ser acessada tanto pela secretária quanto pelo médico e alterada em tempo real.

Confira as vantagens e as desvantagens do Prontuário Eletrônico.

Usar um chat para comunicação interna também centraliza as conversas e garante que todos os recados sejam transmitidos entre médico e funcionários.

Espero que o artigo tenha te ajudo a descobrir alguns gargalos na gestão do consultório. Para saber mais sobre gestão de consultórios, assine nossa Newsletter e receba um novo material toda semana.