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10 dicas para planejar a digitalização de clínicas

10 dicas para planejar a digitalização de clínicas
Leia em 4 min.

A digitalização de clínicas e consultórios abre oportunidades de melhorias de processo, aumento de agilidade e produtividade, além de ajudar na implementação de inovações, como análise de dados e Telemedicina.

O processo de digitalização de clínicas é uma necessidade para gestores, uma vez que o atual momento demanda que haja a modernização das operações, como por meio da Telemedicina, visando reduzir custos e otimizar práticas.

Apesar dessa tendência, há uma série de desafios relacionados ao processo de digitalização, tanto por questões técnicas e de infraestrutura, como também por elementos gerenciais e orçamentários.

Descubra neste conteúdo como evitar erros comuns e digitalize seu negócio da melhor forma. Acompanhe!

Passo a passo para planejar a digitalização de clínicas

A transformação digital na área da saúde é uma demanda já identificada por gestores. No entanto, a falta de conhecimento específico em tecnologia amplia os desafios relacionados a essa transição.

A seguir, conheça 10 passos que contribuem na estruturação e execução da modernização dos processos. 

1. Mapeamento da infraestrutura tecnológica

O primeiro passo que deve ser pensado pelos gestores é a necessidade de mapear e conhecer qual a infraestrutura tecnológica atual, o que é possível por meio de um levantamento completo.

Verifique, por exemplo, a situação dos hardwares e softwares médicos usados, a idade desses componentes e a compatibilidade com novas soluções.

Um equipamento de radiologia analógico, por exemplo, limita as opções da clínica para soluções de telerradiologia e integração com sistemas como PACS e RIS, de forma que nesses casos o investimento em um aparelho de radiologia digital pode ser necessário aos objetivos da instituição.

2. Planejamento financeiro

Após mapear a infraestrutura tecnológica da clínica, torna-se mais fácil fazer o planejamento financeiro do processo de digitalização.

Dificilmente haverá um orçamento para ser gasto de imediato, portanto, é preciso planejar em etapas.

Considere quais são as tecnologias mais básicas de serem implementadas e priorize esses investimentos.

O mau planejamento pode resultar na compra de um equipamento caro, mas que não pode ser usado de imediato por falta de outros componentes de infraestrutura tecnológica na clínica.

Avaliando o orçamento trimestral para digitalização em um período de dois anos, por exemplo, será possível fazer um planejamento orçamentário realista e lógico.

3. Reestruturação da área de TI

Muitas clínicas e hospitais têm áreas de TI com poucos profissionais que pensam apenas na manutenção básica da infraestrutura computacional.

No entanto, para dar início a um processo completo de digitalização, esse setor precisa de capital humano e financeiro.

Qualifique ou contrate profissionais de TI para as novas demandas do setor de saúde, com foco não apenas nas atividades de manutenção, mas de inovação e aprimoramento.

4. Definição do cronograma de execução

O processo de digitalização não é imediato, mas com a clareza da infraestrutura, definição do orçamento e profissionais qualificados, é possível elaborar um plano de médio prazo.

Com isso, podem-se definir prazos para as transformações operacionais da clínica, considerando cada departamento ou atividade. 

O plano deve considerar quais os investimentos necessários, o período de implementação, as tecnologias e outras informações relevantes.

5. Ponderação da Telemedicina e outras práticas

A Telemedicina é uma oportunidade para clínicas e hospitais que estão digitalizando processos. Trata-se de uma prática na qual os diversos serviços de saúde podem ser oferecidos a distância.

Os gestores devem ponderar quais os investimentos necessários para iniciar os serviços de Telemedicina e também como serão estruturados os processos dessa área.

O mesmo pode ser feito com outras soluções, como por exemplo, a Telerradiologia.

6. Qualificação dos profissionais

Para que haja a modernização e digitalização dos processos da clínica, os profissionais dos diferentes departamentos devem ser qualificados e treinados para operar as novas ferramentas, sistemas e dispositivos.

Dessa forma, não se trata de uma transformação focada apenas na área de TI, mas que influencia a operação em todos os departamentos e para todos os profissionais.

7. Readequação dos processos

Da mesma forma que os profissionais precisam ser treinados, os processos da clínica precisarão ser readequados e revistos, pois a digitalização não muda apenas o resultado, mas a execução de todas as atividades.

Para que os ganhos previstos com a digitalização sejam reais, é necessário que o fluxo de trabalho seja repensado, considerando as otimizações que podem ser alcançadas e também a superação dos atuais gargalos operacionais.

8. Digitalização de documentos

É inviável que a operação torne-se digital se a clínica ainda atuar com documentos impressos que impedem a flexibilidade e dinamismo das operações dos sistemas online.

Dessa forma, é preciso avaliar como e quando os documentos da empresa poderão ser digitalizados e qual a ordem de prioridades.

Além disso, é importante estabelecer processos e ferramentas para que os novos documentos já estejam em formato digital, como o prontuário eletrônico

9. Avaliação e mensuração dos resultados

Cada etapa da digitalização dos processos da clínica deve ser avaliada a partir de métricas previamente estabelecidas, contribuindo na mensuração dos resultados e ganhos decorrentes dos investimentos.

Além disso, a contínua avaliação permite identificar gargalos e trabalhar constantemente na melhora e otimização da operação.

10. Modernização constante

Após passar por um processo de digitalização que pode durar desde meses e até anos, é importante que os gestores tenham consciência de que a modernização é uma tarefa constante, evitando o acúmulo de ferramentas e procedimentos obsoletos.

Na área da saúde, é importante que haja rigidez e padronização dos processos visando a qualidade e a eficiência do atendimento médico, mas ao mesmo tempo com flexibilidade para identificar oportunidades de melhorias, como a decorrente das novas tecnologias e da regulamentação da Telemedicina.

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