Um dos principais problemas enfrentados por donos de clínicas médicas é a inadimplência.
Ela compromete o fluxo de caixa, impede investimentos futuros e freia o crescimento. Mas não é apenas um problema de empresários da área da saúde.
De acordo com dados de um estudo do Serasa Experian, o número de consumidores inadimplentes no Brasil chegou a 61,1 milhões no final de 2017. Isso é um crescimento de 1,91% em relação ao ano anterior. As dívidas dos inadimplentes somam R$ 270,5 bilhões ao todo.
Segundo esse mesmo estudo, em média, cada um dos inadimplentes tem quatro dívidas diferentes.
Contas supérfluas e que não se mostram essenciais para o inadimplentes ficam em segundo plano, afinal, ele precisa selecionar os serviços essenciais para sobrevivência. As outras, continuarão em débito até que a situação melhore ou chegue a algo extremo.
Por isso, é sempre importante se precaver e criar estratégias para consegui driblar a inadimplência.
Reunimos aqui nesse artigo 6 dicas que serão muito úteis para a sua clínica médica. Assim, você se previne e consegue deixar sua clínica saudável financeiramente.
1. Mantenha sempre o livro caixa da sua clínica atualizado
Se os seus registros não estão atualizados, há uma grande possibilidade de esquecer de alguma informação importante.
Pode ser uma cobrança, um recebimento ou um pagamento a um fornecedor. Às vezes, você acaba gastando um dinheiro que nem podia gastar.
Imaginou o problema que isso vai causar no fim do mês? Você se perde no meio do caminho e não consegue se recuperar na frente.
No combate à inadimplência é imprescindível ter controle completo do seu livro caixa. Assim, é possível prever o que pode acontecer e como a empresa será afetada pela inadimplência.
2. Seja extremamente claro ao fechar um contrato
Não adianta esconder cobranças extras na hora de fechar um contrato, sejam elas de consultas pontuais ou recorrentes.
Por isso, na hora de fechar os valores com o paciente, seja o mais transparente possível.
Assim, as duas partes ficam entendidas das obrigações e não se surpreendem (negativamente) na hora de liquidar os débitos.
Também explique bem claramente o que acontece se o pagamento atrasar, qual ponto fará com que ocorra corte de serviços ou quais multas serão aplicadas.
Isso vai criar um senso de urgência e aumentar a possibilidade de o paciente pagar dentro do prazo.
3. Tenha flexibilidade na hora de fechar datas de pagamento
Por mais que seja bom receber todos os pagamentos num dia fixo, talvez seja mais fácil na hora de combater a inadimplência você oferecer certa flexibilidade na hora de cobrar.
Ofereça umas 5 ou 6 datas diferentes para que o paciente possa quitar a dívida.
É importante também avaliar de tempos em tempos se não é melhor mudar essa data.
O paciente pode mudar de emprego, conseguir outro emprego ou até perdê-lo, assim você mostra que se preocupa com ele e garante também que essa data seja cumprida.
4. Tenha todos os dados do seu paciente atualizados na sua base
Imagine que surgiu a necessidade de entrar em contato com o paciente para realizar uma cobrança ou até para verificar um horário de uma consulta? Ao tentar ligar ou enviar um e-mail você não obtém o retorno. O que fazer?
Para não cair nessa situação, é sempre importante manter atualizada a base de cadastros dos seus pacientes.
Sempre que tiver uma interação com ele, como por exemplo para uma consulta, pergunte se o telefone, o e-mail ou endereço continuam os mesmos. É mais fácil do que correr atrás na hora do aperto.
5. Mantenha uma comunicação saudável com seu paciente
Hoje, com a internet, é possível manter diversos canais de comunicação com o seu paciente. Você pode utilizar o telefone, e-mail, Facebook, Instagram, Whatsapp, entre muitos outros.
Dá para utilizar as redes sociais como forma de marketing para conquistar novos pacientes e manter contato com os pacientes que já frequentam a clínica.
Isso fará com que ele perceba que o seu serviço é essencial para ele. Se lembra das quatro dívidas que os inadimplentes têm? Provavelmente a sua clínica médica não será uma delas.
6. Faça alertas de cobrança automatizados
Muitas vezes a pessoa esquece de realizar um pagamento por simplesmente esquecer.
É possível criar alertas para serem enviados para o paciente quando a data de vencimento está se aproximando. Existem ERPs recorrentes que criam uma régua de cobrança automatizada para solucionar essa questão.
Uma ideia de fluxo é lembrá-lo logo após a consulta, 1 semana antes do vencimento, 2 dias antes, 1 dia antes e no próprio vencimento.
Assim você aumenta as chances de receber o que você tem direito na época desejada.
Aconteceu a inadimplência: como negociar a dívida?
Esteja sempre disposto a oferecer acordos quando chegar a hora certa.
Mas quando é a hora certa? Quando todas as estratégias para a cobrança se esgotarem.
Aí é a hora de negociar para receber algo em vez de nunca receber.
Nessa hora, é essencial que você não passe a sensação de que você premia quem é inadimplente em detrimento daqueles que são bons pagadores.
Ofereça um parcelamento da multa. Afinal, cada situação é uma situação e o paciente pode estar passando por uma dificuldade financeira naquele momento.
Entretanto, existe um certo limite do quanto você pode ceder ou não.
Dar descontos ou facilidades ao máximo só para receber pode acabar tornando o seu negócio inviável. Por isso, se chegou a esse ponto, pondere contratar uma empresa para realizar a cobrança.
Sobre o autor:
Heitor Facini, redator do blog da Superlógica.
A Superlógica é um ERP recorrente lider no mercado, que atua nos segmentos de agências de comunicação visual, assinaturas e SaaS, condomínios, cursos/escolas e imobiliárias.
Ela compreende toda a área financeira administrativa necessária para uma empresa que cobra mensalidades. Com o processo todo automatizado, a empresa agora só precisa focar naquilo que é realmente importante: entregar o melhor serviço possível.
