Você faz o fluxo de caixa da clínica certinho, como já está acostumado, e percebe que este mês o fluxo deu negativo e faltou dinheiro em caixa para pagar algumas contas, forçando você a tirar dinheiro do bolso para quitá-las.
Portanto, este mês sua clínica deu prejuízo, correto?
A resposta é: depende.
Nem sempre dinheiro em caixa representa necessariamente lucro – e sua falta, consequentemente, prejuízo.
Para entendermos o porque disso, devemos entender dois processos básicos da Contabilidade e aplicáveis ao nosso dia a dia na hora de registrar nossas contas: Regime de Competência e Regime de Caixa.
Regime de Competência e Regime de Caixa
O Regime de Competência é aquele que tem por objetivo reconhecer as receitas, custos e despesas nos períodos em que elas acontecem, independentemente se há ou não movimentação financeira.
Em contrapartida, no Regime de Caixa você reconhece as receitas, custos e despesas em suas contas no momento em que há a movimentação financeira referente àquela conta- seja ela recebimento ou pagamento – através dos Fluxos de Caixa.
Exemplo Prático
Vamos supor, de forma extremamente simplificada, que em seu consultório você tenha as seguintes contas em Janeiro:
1. Recebimento por atendimentos de plano de saúde realizados em Janeiro: R$150,00
(a ser recebido em 3 meses)
2. Custo das consultas (vamos pensar aqui no custo geral de uma consulta para você): R$80,00
Vamos processar estas contas primeiro pelo Regime de Competência
Dessa forma, teríamos que colocar toda a receita em Janeiro, por mais que o dinheiro referente a esta atividade só será recebido por completo 3 meses depois, ou seja, em Março.
Lembre-se, o Regime de Competência quer nos mostrar o resultado financeiro das nossas atividades naquele período, não o fluxo de dinheiro, ou seja, quer nos mostrar quanto ganhamos – ou perdemos – nas atividades que realizamos no mês.
| Contas | Janeiro | Fevereiro | Março |
| Recebimento por atendimentos | + R$150,00 | + R$0,00 | + R$0,00 |
| Custo da consultas | – R$80,00 | – R$0,00 | – R$0,00 |
| Resultado (Lucro Contábil) | R$70,00 | R$0,00 | R$0,00 |
Agora vamos fazer diferente, vamos pelo caminho do Regime de Caixa – o famoso Fluxo de Caixa
Lembre-se, aqui ele quer mostrar para gente as movimentações financeiras que realizamos em cada mês.
| Contas | Janeiro | Fevereiro | Março |
| Recebimento por atendimentos | + R$50,00 | + R$50,00 | + R$50,00 |
| Custo da consultas | – R$80,00 | – R$0,00 | – R$0,00 |
| Geração de Caixa | – R$30,00 | R$50,00 | R$50,00 |
| Saldo de Caixa | – R$30,00 | R$20,00 | R$70,00 |
Segundo estas duas tabelas acima, você teve lucro ou prejuízo em Janeiro?
A resposta é um pouco mais complexa que apenas “Sim” ou “Não” e a análise muito mais útil do ponto de vista da tomada de decisão.
Qual dos dois métodos é o correto?
Ambos. É importante que você entenda para que serve cada um e a relação entre eles.
Vamos pensar no exemplo acima: Você foi capaz de observar pelo Regime de Competência que teve lucro (contábil) no mês de Janeiro, ou seja, suas atividades foram suficientes para manter seu consultório funcionando e ainda ganhar dinheiro com isso.
No entanto, pelo fato do recebimento da sua atividade profissional (no exemplo, as consultas realizadas para planos de saúde) foi a um prazo de 3 meses, você teve de admitir um Fluxo de Caixa negativo no mês de Janeiro.
Portanto, o seu consultório é lucrativo, e a política de pagamentos/recebimentos à prazo que é responsável por penalizar o seu fluxo de caixa.
Por que preciso conhecê-los?
Pense novamente no exemplo acima:
No final das contas você terá os mesmos R$70,00 ao final de Março, porém o que aqueles R$30,00 negativos no caixa da clínica em Janeiro significam?
“Se no final das contas eu ainda tenho os R$70,00, tudo bem aceitar o caixa negativo em Janeiro, afinal é uma quantia pequena”
Certo? Erradíssimo.
É exatamente esta informação que deve lhe abrir os olhos para o que a grande parte dos consultórios médicos não sabe e acabam “operando no escuro” ou no limite, ficando reféns de crises financeiras, aumentos de custos e redução nas receitas por perda de pacientes ou por glosas e recursos dos planos de saúde.
Um caixa negativo representa que você vai ficar devendo ao banco ou aos seus fornecedores!
Indiferente para quem você deve, ficar devendo significa que você vai precisar de crédito e, precisar de crédito, significa que você vai ter que pagar juros (às vezes muito altos) para pagar suas contas naquele mês.
Isso vai corroer os resultados positivos da sua clínica e pode, inclusive, causar o seu fechamento em casos mais extremos.
Principalmente ao médico que atende consultas por planos de saúde, é comum que vários recebimentos sofram recursos e glosas, o que torna a gestão desses prazos muito mais necessária para uma boa saúde financeira da clínica.
Qual a utilidade em aplicá-los?
Sabemos que muitos prazos são estabelecidos pelos planos de saúde, porém através destas duas análises você poderá controlar muito melhor as finanças da sua clínica e saber o fluxo de dinheiro ao longo do ano, entendendo e podendo tomar decisões sobre o que lhe faz perder dinheiro em alguns meses: é a forma como você recebe dos planos e de seus pacientes? É o número de consultas que caiu? Seu custos que é estão muito altos? Quais custos estão muito altos?
Além disso, praticar estes dois procedimentos contábeis é de suma importância, pois fornece informações importantes ao profissional de saúde sobre sua clínica ou consultório, dentre elas:
- Saber se as atividades que você realiza são suficientes para manter sua clínica rentável, ou seja, dando lucro;
- Gerenciar melhor os recebimentos dos planos de saúde, glosas e outros recursos;
- Controlar melhor o fluxo de pagamentos e recebimentos no caixa da clínica para não gerar inadimplência e ser obrigado a tomar crédito de terceiros.
Atenção, a utilização destes métodos não adiantam nada se você ainda não separou suas contas pessoais das contas do seu consultório.
Não hesite em enviar para gente suas dúvidas através dos comentários, ficaremos muito felizes em ajudá-los a gerenciar melhor sua clínica!