As faltas em consultas médicas representam um desafio real para clínicas e consultórios. Quando um paciente não aparece, o prejuízo não é apenas financeiro: tempo é perdido, a agenda fica desorganizada e outros pacientes deixam de ser atendidos.
E esse problema está longe de ser isolado. Uma revisão de mais de 100 estudos internacionais aponta que a média global de absenteísmo chega a 23%, com taxas ainda mais altas em algumas regiões e especialidades médicas.
Entre os principais motivos de faltas estão o esquecimento da consulta, o tempo entre o agendamento e o atendimento, que pode ser longo, e a falta de comunicação eficiente entre clínica e paciente.
Mas há uma boa notícia: a tecnologia pode ajudar clínicas a enfrentarem esse cenário e reduzir as faltas em até 32,5% com o uso de ferramentas simples, que consistem no envio automático de lembretes por SMS e WhatsApp.
Ao automatizar o envio de lembretes de consulta, você melhora a comunicação com o paciente, evita esquecimentos e garante uma agenda mais organizada sem sobrecarregar sua equipe.
Continue a leitura e entenda como transformar um dos maiores problemas da rotina médica em oportunidade de crescimento para a sua clínica.
Por que reduzir faltas de pacientes com mensagens automáticas é a estratégia mais assertiva?
Imagine que o valor da sua consulta seja R$ 350,00. Se dois pacientes faltam por semana, você perde R$ 2.800,00 por mês. Ao ano, esse valor pode ultrapassar R$ 30 mil!
Vamos supor que, desta vez, você decidiu investir em lembretes de consulta automáticos e, agora, você consegue resgatar pelo menos uma das faltas, pois o paciente avisa com antecedência que não pode comparecer e a recepcionista consegue encaixar uma nova pessoa no horário vago.
No final do mês você reduziu em 50% as faltas de pacientes. Um resultado incrível, certo?
Contar com lembretes automáticos é uma excelente estratégia para acabar com as faltas, mas você também pode realizar pesquisas para entender por quais motivos os pacientes estão faltando.
Existem muitas clínicas que ainda confirmam consultas por telefone, por exemplo, mas além de ser uma tarefa cansativa e repetitiva, raramente é efetiva com todas as pessoas.
Nem todos os pacientes conseguem atender o telefone e, aqueles que atendem, geram um custo de telefonia para a empresa. Além disso, as secretárias ficam atarefadas, atrapalhando a produtividade da clínica. Sendo assim, mais uma vez, você perde tempo e dinheiro.
Por isso, o ideal é automatizar o envio de lembretes de consultas por SMS. Atualmente, existem softwares médicos que, além de contar com o SMS, também enviam os avisos por e-mail e WhatsApp.
Essa ferramenta tem um custo baixo e não toma nem um minuto da atenção e tempo das recepcionistas, que agora podem ficar mais livres para atender os pacientes que estão na sala de espera da melhor forma.
4 principais vantagens de reduzir faltas de pacientes com SMS
Além da tranquilidade no dia a dia do consultório, o aviso SMS proporciona:
1. Garantia de entrega
Hoje em dia, é raro encontrar alguém que não esteja com o celular por perto. O aparelho se tornou parte essencial da rotina, acompanhando as pessoas em praticamente todos os momentos do dia.
Nesse contexto, o envio de mensagens por celular surge como uma estratégia eficiente para se comunicar com pacientes, especialmente quando o objetivo é lembrar sobre consultas médicas.
Diferente das ligações telefônicas, que muitas vezes não são atendidas ou caem na caixa postal, as mensagens de texto, como SMS, são entregues automaticamente assim que o sinal é restabelecido, garantindo maior taxa de entrega e leitura.
Além disso, no Brasil, o WhatsApp lidera como a plataforma de mensagens mais popular. De acordo com dados do Statista, mais de 96% da população brasileira é usuária ativa da plataforma, o que faz do app um canal ainda mais relevante para a comunicação entre clínicas e pacientes.
Nesse cenário, automatizar o envio de lembretes por WhatsApp e SMS não é apenas uma tendência, mas uma solução prática e eficaz para reduzir faltas, melhorar o comparecimento e otimizar a gestão da agenda médica.
2. Prática menos invasiva
Uma ligação pode interromper o paciente em um momento inoportuno, seja durante o trabalho, em uma reunião ou até mesmo no trânsito. Sendo assim, muitas vezes ela não é atendida ou cai na caixa postal.
Por outro lado, mensagens enviadas por SMS ou WhatsApp oferecem uma alternativa mais prática e respeitosa com a rotina do paciente. Elas chegam diretamente na caixa de entrada e podem ser visualizadas no momento mais conveniente, sem causar interrupções.
3. Baixo custo
O preço de uma mensagem enviada por SMS ou WhatsApp é muito menor se comparada às tarifas de ligação, principalmente se tratando de interurbanos e chamadas para celular.
4. Envio automatizado
Enviar lembretes de consulta manualmente, todos os dias, pode consumir um tempo precioso da sua equipe. Tempo, esse, que poderia ser dedicado ao acolhimento dos pacientes, à organização do consultório ou a estratégias de reengajamento.
Além disso, confiar apenas nesse processo manual aumenta o risco de esquecimentos, atrasos ou falhas na comunicação com o paciente, o que pode comprometer a presença dele no dia da consulta.
Uma solução prática e eficiente para isso é o envio automatizado de mensagens, com recursos como o da Mensageria da Afya iClinic. A ferramenta permite que clínicas e consultórios consigam programar, de forma simples, o disparo automático de lembretes e confirmações de consultas via WhatsApp.
Esse tipo de automação não reduz apenas o esforço operacional, como também ajuda a diminuir em até 32,5% a taxa de faltas, além de aumentar a conversão de agendamentos em atendimentos.
Isso significa mais consultas realizadas, menos horários ociosos e maior previsibilidade na rotina da clínica. Tudo isso com a vantagem de personalizar as mensagens, definir horários estratégicos de envio e acompanhar resultados com dados e métricas integradas ao sistema.
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Como reduzir faltas de pacientes com SMS?
Para reduzir as faltas de pacientes com SMS é preciso contar com um software como o iClinic, que também possui o envio de lembretes de consulta por WhatsApp e e-mail.
Ele também possibilita a personalização da mensagem do lembrete.
Veja como o Albespyerry Diniz alcançou esse objetivo com o iClinic:
“O envio de SMS e e-mail para confirmar consulta caiu em 30% as faltas dos meus pacientes, diminuiu bastante.”
Dê uma olhada na funcionalidade para ver como ela é na prática:
Outro diferencial da ferramenta é que o paciente pode responder a mensagem confirmando ou cancelando a consulta, e o status de agendamento muda automaticamente para confirmado ou cancelado.
O paciente pode responder “SIM”, “OK”, “CONFIRMAR”, “NÃO” e “CANCELAR”.
De acordo com a resposta, a agenda é atualizada automaticamente. Veja os status de agendamento do iClinic:
Além disso, profissionais que já possuem um plano iClinic também podem contratar o serviço de mensageria para o envio automático de mensagens pelo WhatsApp.
As mensagens de lembrete e confirmação de consulta são enviadas sempre por um número fixo, utilizado exclusivamente pela iClinic para esse tipo de comunicação. Isso significa que o paciente não receberá a mensagem a partir do número da própria clínica, mas sim por meio desse número padrão da plataforma.
Vale destacar que esse canal é utilizado apenas para o envio automático das mensagens e, por isso, não permite respostas diretas por parte do paciente. Caso ele precise entrar em contato com a clínica, deverá utilizar o telefone da unidade, que é informado no corpo da mensagem enviada.
Veja como o lembrete automático é enviado ao paciente:
