O fluxo de caixa do consultório registra todas as entradas e saídas financeiras da instituição, o que auxilia na previsão das finanças para os próximos meses e identificação de potenciais riscos, como um caixa no negativo.
Ter o próprio negócio, seja uma clínica ou consultório, é um sonho de muitos profissionais de saúde. Porém, a maioria comete o erro fatal de não elaborar um fluxo de caixa eficiente.
Uma pesquisa realizada pelo SEBRAE sobre o sucesso e fracasso das empresas nos primeiros 5 anos de vida, afirma que as principais causas da falência de empresas são: falta de planejamento, ausência da gestão e da visão empreendedora.
“46% dos empreendedores não sabiam o número de clientes que teriam, nem seus hábitos de consumo. 39% não sabiam qual era o capital de giro necessário para o negócio, e 61% não buscaram ajuda de instituições para a abertura.”
O fluxo de caixa é uma importante ferramenta de controle financeiro que mantém registrada todas as movimentações financeiras de um determinado período.
Neste artigo você vai aprender:
O que é o fluxo de caixa e qual sua importância?
O fluxo de caixa é um instrumento de controle financeiro que auxilia no monitoramento de todas as movimentações financeiras de um negócio, como recebimentos, despesas e saldo atual.
Ele pode ser classificado em diferentes períodos, como semanal, quinzenal ou mensal, mas é indicado que os registros das finanças seja realizado todos os dias e a visualização (diária, semanal) possa ser personalizada por meio de um sistema.
Esse controle é essencial para clínicas e consultórios porque mostra como as finanças realmente estão. Imagine que na primeira semana do mês, você receba mais de R$ 10.000 de pagamentos de pacientes.
Um gestor sem um fluxo de caixa pode pensar que esse é um lucro que pode ser investido imediatamente.
Porém, ao conferir a previsão do fluxo de caixa para as próximas semanas, na terceira semana do mês mais de R$ 20.000 vão ser gastos com despesas como aluguel e salário de funcionários.
Ou seja, esses R$ 10.000 não estão “sobrando”. Essa visualização só é possível com uma tecnologia como o fluxo de caixa.
Segundo a pesquisa do SEBRAE, citada anteriormente no artigo, as empresas que são atualizadas sobre as tecnologias do setor, buscam inovar seus processos e investir em capacitação, e também costumam sobreviver mais no mercado.
“72% das empresas em atividade buscam utilizar as tecnologias do setor, e 53% acompanham rigorosamente suas receitas e despesas.”
Para continuar no mercado médico, um dos passos essenciais é elaborar um bom fluxo de caixa. Assista nosso vídeo ou continue a leitura para ver dicas práticas:
7 dicas para fazer o fluxo de caixa do consultório
1. Elabore seu planejamento financeiro
O fluxo de caixa mostra todos os recursos financeiros que entram e saem do seu consultório.
Ter um bom controle dessas movimentações é essencial para acompanhar seu saldo financeiro e manter suas contas equilibradas.
O primeiro passo para ter uma boa gestão financeira é realizar um ótimo planejamento financeiro. Uma boa dica é começar verificando qual é o saldo atual do seu negócio.
Também é essencial que você classifique todas as entradas e saídas de dinheiro do fluxo de caixa. Dessa forma, você consegue analisar quais são seus maiores custos e rendas.
Você pode identificar suas transações da seguinte forma:
- Custos fixos: as despesas fixas da clínica representam todos os custos que não se alteram, ou possuem alterações mínimas, como aluguel do imóvel, salário da equipe de colaboradores, contas de luz, água, entre outros;
- Custos variáveis: são aqueles que passam por alterações todo mês, porque são conectados diretamente com o volume de atendimentos e procedimentos realizados, como luvas, materiais descartáveis e medicamentos. Assim, dependendo do volume de pacientes atendidos no mês, os custos podem aumentar ou diminuir.
Além disso, você também pode separar todas as despesas em diferentes centro de custos, para identificar quais áreas do consultório estão sendo mais rentáveis, e quais podem ter seus custos reduzidos.
Dê uma olhada no exemplo a seguir:
- Recepção: nesse centro, você pode adicionar todos os custos relacionados a sala de recepção, como equipamentos e salário dos profissionais;
- Materiais descartáveis: assim como na recepção, esse centro de custo pode concentrar todas as despesas dos materiais descartáveis, independentemente de quais tipos de materiais eles sejam. Dessa forma, caso esse custo esteja sendo muito alto, você pode pensar em alternativas como novos fornecedores de materiais.
Com esse controle, você consegue ter uma visão muito mais assertiva da sua saúde financeira, e ter um fluxo de caixa completo.
Para saber mais sobre a importância do controle financeiro para consultórios, assista o nosso vídeo:
2. Registre diariamente todas as movimentações financeiras
Esse passo pode parecer óbvio, mas uma boa parte dos profissionais de saúde esquecem de realizar esse registro no dia a dia.
Além de não ter uma boa visualização das entradas e saídas do fluxo de caixa, você também prejudica a análise de relatórios financeiros, e consequentemente, suas tomadas de decisões.
É fundamental que esse registro aconteça todos os dias, e siga os critérios de divisão que comentamos no tópico acima.
Essa atividade pode levar um tempo excessivo, caso seu fluxo de caixa esteja em um documento físico, como um caderno.
Por isso, também é recomendado que você utilize ferramentas como uma planilha ou sistema de gestão — algo que iremos comentar mais profundamente ao final do artigo.
3. Não misture despesas pessoais e despesas profissionais
Além de ser um profissional de saúde, você também possui uma outra função: administrar seu consultório.
Mesmo que sua principal atividade seja cuidar de pacientes, para que você consiga oferecer um ótimo atendimento, é essencial que seu consultório esteja funcionando da melhor forma.
A melhor maneira de garantir um bom funcionamento é realizando uma ótima gestão financeira. Por isso, lembre-se de nunca misturar suas despesas pessoais com as do consultório.
Ao misturar os dois tipos de despesa, além de não garantir um controle financeiro eficiente, você também pode pensar que seu negócio está no vermelho ou não está rendendo, quando na verdade, seus custos estão se sobrepondo ao lucro obtido.
4. Acompanhe o fluxo de caixa para identificar oportunidades
Uma das principais vantagens de ter um fluxo de caixa é identificar oportunidades de melhorias para a clínica, como aumento da rentabilidade e manejo de pagamento de contas.
Imagine que com o fluxo de caixa, você tenha percebido que a maioria das contas são pagas no 10º dia útil do mês.
Se a maior parte dos seus recebimentos acontecem antes do 10º dia, ou são mais equilibradas durante o período, isso significa que o saldo do consultório fica baixo por muito tempo.
Com essa avaliação, é possível alterar algumas datas de pagamento em períodos que você também recebe uma boa quantia de receitas.
Dessa forma, você consegue mais controle sobre o saldo do seu negócio, e não fica em uma situação financeira arriscada.
5. Use o fluxo de caixa para criar uma reserva financeira
Também conhecida como reserva de emergência, a reserva financeira é importante para qualquer profissional, mas ela é ainda mais essencial para quem tem seu próprio negócio.
Você já deve ter escutado a dica de ter uma boa reserva para sobreviver alguns meses caso tudo dê errado. Uma demissão repentina, por exemplo, para muitos é desesperador, porque não há dinheiro para pagar as contas no próximo mês.
Imagine o impacto desse imprevisto em uma clínica. Ela pode correr o risco de fechar as portas, o que seria o pior cenário possível.
Apesar dessa dica ser útil, poucos médicos empreendedores conseguem colocar em prática, justamente porque parece que esse dinheiro nunca sobra, ou sempre há coisas importantes a serem resolvidas com o lucro.
Se você seguir todas as dicas deste conteúdo, seu fluxo de caixa mostrará uma previsão financeira certeira dos próximos meses. Ou seja, você saberá exatamente quantos atendimentos precisa fazer a mais se quiser reservar uma determinada quantia.
Imagine que seu fluxo de caixa esteja mostrando que, no próximo mês, o caixa ficará com um lucro de R$ 15.000,00. Mas você sabe que vai gastar boa parte desse dinheiro em novos equipamentos.
Com o objetivo de guardar, no mínimo, R$ 5.000 por mês, decide preencher mais horários na agenda com os procedimentos que mais dão retorno financeiro no próximo mês.
Esse é apenas um exemplo de como o fluxo de caixa te ajuda a organizar a sua própria agenda e finanças para alcançar seus objetivos.
Lembre-se que você pode planejar diferentes tipos de reservas financeiras, não apenas para uma emergência. É possível ter uma reserva para a aposentadoria, investimento, entre outros.
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6. Lançe os pagamentos apenas na data de recebimento
Ser fiel ao que você realmente tem em caixa é importante tanto na hora de registrar pagamentos quanto despesas.
Assim como a maioria das clínicas, é provável que sua instituição também aceite pagamentos parcelados, principalmente para procedimentos com valores altos.
Quando um paciente parcelar um procedimento, oriente o profissional da recepção a registrar essa entrada como um pagamento parcelado. Um software médico com gestão financeira costuma ter essa funcionalidade.
Caso você ainda esteja fazendo o fluxo de caixa em uma planilha ou em um sistema antigo, o profissional deve registrar apenas a quantia recebida no mês. Por exemplo, registrar R$ 500,00 por três meses, até o parcelamento acabar.
É um trabalho maior para quem ainda não tem esse fluxo automatizado em um sistema para clínicas.
7. Conte com a ajuda de um sistema de gestão financeira para consultórios
Já comentamos no conteúdo que contar com a ajuda de um sistema pode otimizar seu tempo e tornar todo o fluxo de caixa mais eficiente e assertivo, processos que melhoram sua produtividade e rentabilidade.
Tudo isso é possível por conta da automação dos sistemas de gestão financeira.
Diferente de um caderno, os cálculos são feitos automaticamente, e você apenas precisa se lembrar de registrar as entradas e saídas.
Um software médico, por exemplo, além de contar com ótimas funcionalidades de gestão financeira, como fluxo de caixa, relatórios e gráficos automáticos e repasses médicos, também é desenvolvido exclusivamente para profissionais de saúde.
Sem contar que os softwares de qualidade também centralizam todos os seus dados em um único local, um diferencial que melhora toda sua gestão, e também proporciona maior segurança para você e seus pacientes.
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Neste artigo você aprendeu como fazer seu fluxo de caixa e qual a sua importância. Compartilhe o conteúdo com outros profissionais de saúde que também precisam conhecer essas dicas!
