Controle Financeiro

6 Dicas de como controlar o Fluxo de Caixa para clínicas e consultórios médicos + Planilha Excel

Você sabe se a sua clínica passa algum dia do mês no vermelho?

Talvez você pense que não, mas, segundo o IBGE, mais de 60% das clínicas fecham nos seus primeiros 5 anos.

O Fluxo de Caixa é o primeiro e mais importante passo para quem deseja ter uma clínica próspera. Através dele, você é capaz de saber a real situação financeira da sua clínica mês a mês e ter uma ideia se ela está gerando lucro, prejuízo ou ficando no zero a zero.

O maior benefício do Fluxo de Caixa é conseguir remanejar datas de pagamentos e recebimentos para passar todos os dias do mês no azul!

Reunimos aqui nesse artigo 7 dicas para controlar o fluxo de caixa da sua clínica e um modelo pronto de Planilha de Fluxo de Caixa para usar no dia a dia.

Se você já tem um Fluxo de Caixa na sua clínica, vale a pena ler este artigo e dar uma boa revisada nesse fluxo. Se você ainda não tem, vai entender o que ele é e como poderá utilizá-lo. Confira a seguir:

Por que fazer Fluxo de Caixa na minha clínica?

O controle (fluxo) de caixa é o registro das movimentações financeiras de um negócio. Através de uma visualização diária, semanal ou mensal, é possível analisar o fluxo financeiro da sua clínica.

De forma prática, você irá anotar todo o dinheiro que entra, com atendimentos, exames, etc., e todo o dinheiro que sai, com contas de luz, água, salário, aluguel… A partir desses registros,  pode-se gerar um gráfico que mostra a diferença de tudo que entrou e saiu do caixa, evidenciando se está sobrando ou faltando dinheiro.

A imagem abaixo deixa mais claro como ficará o Fluxo de Caixa do seu consultório:

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Hoje em dia, não se usa apenas dinheiro físico, mas ele possibilita um melhor entendimento sobre esta dinâmica. Por exemplo, imagine que a conta / o caixa da clínica é uma carteira. Se hoje você tem que pagar o aluguel de R$1.000, mas tem apenas R$500, é simplesmente impossível realizar o pagamento nesse momento, mesmo sabendo que nos próximos dias você vai receber mais dinheiro.

O que acontece na realidade, é que com a conta bancária é possível fazer o pagamento de contas mesmo sem ter o dinheiro no momento, mas isso não é nada saudável para as finanças da clínica. Porque, mesmo sem você perceber, os juros são cobrados ao fim do mês.

Você pode até pensar: “Tudo bem, eu tenho limite para isso…” Mas e se isso acontecer várias vezes por mês? E se todas as datas do seu Fluxo de Caixa estiverem desorganizadas? Suas finanças podem virar uma bola de neve.

Se lembra daquele  dado do IBGE, de que mais de 60% das clínicas fecham nos seus primeiros 5 anos?  Isso acontece porque o maior problema dos pequenos empreendimentos está no curto prazo. Ou seja, não é falta de grandes investimentos para o futuro, é falta de administração no aqui e agora.

Então se você não quer fazer parte dessa estatística, vamos colocar a mão na massa!

O Fluxo de Caixa é a melhor ferramenta de controle das contas do seu consultório, mas o principal é que ela é muito simples de se fazer. Sem precisar de muito esforço, você pode começar facilmente a extrair informações valiosas, além de ter maior controle dos gastos da clínica.

Essa ferramenta  fornece informações sobre como seu caixa se comporta ao longo do mês, assim é possível estimar quais são os dias de alta e de baixa. Com isso, você pode montar uma estratégia para evitar que seu caixa fique negativo.

É o que nosso Analista Financeiro da iClinic, Caio Carniato, explica no vídeo a seguir:

E como fazer?

Basicamente você pode fazer o fluxo de caixa de duas formas: manualmente ou digitalmente.

No formato manual, você pode utilizar um Livro Caixa e registrar, no papel, todas as alterações de caixa ao longo do mês. O problema disso é que dificilmente você pode gerar relatórios e gráficos a partir dos dados – isso torna-se uma tarefa muito difícil,  bastante operacional e repetitiva.

Já com a utilização da tecnologia a seu favor, você pode manter todos os registros em seu computador em uma planilha de Excel ou através de um software para clínica com módulo de finanças.

Assim, os registros vão se tornar parte dos seus processos, se incorporando à rotina da clínica, sem se tornar uma atividade a mais. No sistema de gestão para clínicas, quando a recepcionista recebe o pagamento de um paciente, registrando a transação, o sistema automaticamente insere essa informação  no fluxo de caixa.

Dessa maneira informatizada, com relatórios e gráficos gerados automaticamente, fica muito mais fácil para você analisar os dados do fluxo de forma mais simples, visual e regularmente.

Lia Lima, administradora do Instituto Autopoiesis, conta nesta entrevista exclusiva como foi implementar um sistema de gestão com módulo financeiro na clínica.

“A facilidade de analisar dados através do iClinic, nos proporcionou uma redução de 40% em gastos com Telefonia e Internet", ressalta.

Se você também quiser essa facilidade e economia com seu Fluxo de Caixa, faça um teste gratuito no sistema iClinic.

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Regime de Caixa e Regime de Competência

Para fazer o controle financeiro da clínica, a primeira lição é conhecer dois conceitos básicos da Contabilidade: Regime de Caixa e Regime por Competência.

O Regime de Competência é aquele que tem por objetivo reconhecer as receitas, custos e despesas nos períodos em que elas acontecem, independentemente se há ou não movimentação financeira.

Em contrapartida, no Regime de Caixa você reconhece as receitas, custos e despesas em suas contas no momento em que há a movimentação financeira referente àquela conta - seja ela recebimento ou pagamento – através dos fluxos de caixa.

Portanto, a principal diferença entre os dois regimes é que no primeiro, o registro é baseado na data em que a compra ou venda aconteceu e, no segundo o registro é feito de acordo com a data em que o dinheiro efetivamente entrou ou saiu do caixa da clínica.

Agora que você compreendeu as diferenças entre os dois regimes, já pode começar a aplicá-los em sua gestão, afinal, os dois são fundamentais e complementares. Caso você ainda não faça nenhum dos dois, pode começar pelo Regime de Caixa, que é o Fluxo de Caixa que ensinamos a fazer neste artigo.

Vamos às dicas que vão te ajudar a fazer o Fluxo de Caixa da sua clínica na prática:

1. Separe suas contas pessoais (PF) das contas do seu consultório (PJ)

Mesmo que você trabalhe como profissional autônomo e não tenha um registro de Pessoa Jurídica, é importante que você separe suas contas pessoais das contas da clínica.

Se você não faz essa separação das contas, você não sabe exatamente quanto fatura, quanto gasta com o empreendimento e quanto gasta na sua vida pessoal. Isso prejudica o gerenciamento de recursos disponíveis.

Esse comportamento desorganizado pode levar a desfechos muito negativos. Portanto, tenha cuidado.

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2. Separe ENTRADAS e SAÍDAS de dinheiro

Como vimos anteriormente, o fluxo de caixa para clínicas é onde ficam registradas as transações financeiras.

Imagine que o dinheiro flui como água no caixa da clínica ao longo do dia, do mês e do ano e, para que você tenha controle da vazão dos recursos financeiros, precisa criar alguns filtros.

O primeiro passo é separar quais destas transações são entradas de dinheiro no caixa (recebimentos de consultas, dos planos de saúde, de procedimentos, etc) e quais delas são saídas de dinheiro do caixa (pagamento da conta do aluguel, água, luz, telefone, salários, etc).

Quando você tem controle sobre as entradas e as saídas, você pode fazer um planejamento estratégico de acordo com os dados do fluxo de caixa.

Por exemplo, quando você faz essa análise, você consegue ver quais procedimentos e quais convênios são mais rentáveis para a clínica. Assim, você pode focar neles e aumentar seus rendimentos.

Da mesma maneira funciona as saídas de dinheiro. Quando você entende como – e onde – está gastando, pode reduzir custos desnecessários, fazendo economias, e ainda investir esses recursos em outras áreas mais interessantes.

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3. Crie categorias

Além de conhecer o dinheiro que entra e sai do caixa, é necessário que você possa identificar a procedência (natureza) destas transações, de modo que saiba a vazão exata dos seus recursos em cada uma delas – ou seja, o quanto gasta e quanto recebe em cada transação que sua  clínica realiza.

Cada transação – ou grupo de transações – deve constar no seu fluxo de caixa com um nome que a represente e dentro das categorias de entrada ou saída. Porque, basicamente, não adianta registrar os valores que entram e saem sem saber o que eles são. Então, crie categorias. Por exemplo: consultas particulares, convênio X, convênio Y, procedimento A, procedimento B...

fluxo de caixa para consultorios

4. Faça projeções financeiras

Com a utilização de crédito e políticas de recebimento e de pagamento a prazo na clínica, é comum que o profissional de saúde tenha conhecimento das contas a pagar e a receber no futuro.

Dessa forma, você pode facilmente projetar estas transações no seu fluxo na respectiva data de realização (pagamento ou recebimento) e saber, no mês presente, qual será o fluxo de caixa dos meses seguintes.

Essa informação vai ajudá-lo a tomar duas decisões importantes quanto ao seu fluxo:

  • a primeira delas é como você deve negociar os prazos das transações (pagamentos/recebimentos) da sua clínica para que não corra o risco de gerar caixa negativo em algum mês;

  • a outra, é poder prever os seus gastos no futuro e antecipar possíveis necessidades, poupando dinheiro para pagá-las, minimizando os riscos em ter que solicitar empréstimos bancários ou cheque especial.

Isso é um dos maiores benefícios do Fluxo de Caixa para sua clínica, pois ele te trará inteligência para saber se você precisa fazer mais consultas, reduzir o atendimento por convênios, planejar suas férias… Todas as suas decisões passam a ser pautadas em dados, te dando a tranquilidade de saber que a clínica possui saúde financeira para os próximos meses.

Se você identificar uma conta grande a pagar em um período que o caixa está em baixa, pode tentar realocar a data do pagamento. Por exemplo, se o aluguel do consultório e os salários dos funcionários estão agendados para o mesmo dia, você pode negociar uma realocação de datas com o locatário.

Essas pequenas alterações podem fazer uma grande diferença na sustentabilidade  de sua conta bancária.

fluxo de caixa para clínicas

5. Crie hábitos

Manter sua planilha ou sistema de gestão sempre atualizados é de suma importância.

Sempre que ocorrer alterações no caixa, certifique-se de computá-las em sua devida categoria. Crie o hábito de sempre lançar as contas nos momentos em que elas ocorrem. Assim você evita esquecimentos.

Manter o fluxo de caixa desatualizado prejudicará o bom controle dos seus recursos financeiros e, mais perigoso ainda, dar-lhe informações erradas sobre eles e te deixar propenso a tomar más decisões a curto ou a longo prazo.

Busque tornar diário o controle do seu caixa, para evitar que qualquer transação passe despercebida. A ideia é inserir o controle de caixa no dia a dia da clínica, o que é mais fácil quando se utiliza um sistema de gestão.

Fique pode dentro também de 5 erros de Fluxo de Caixa que você precisa evitar! Confira aqui.

6. Controle o financeiro da clínica na prática

Por fim, a iClinic criou  um modelo de planilha simples de fluxo de caixa para clínicas e consultórios, para que você possa começar a utilizar esta ferramenta em seu dia a dia e perceber seu valor na prática.

Entretanto, este é apenas um modelo, você pode adaptar as contas e categorias à sua realidade clínica, de um modo que fique mais prático e funcional para você consultar as informações.

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“Ok, vou baixar a planilha e virando o mês eu começo!”

Nada disso. Evite deixar esta tarefa para depois!

Baixe o modelo e já comece o quanto antes a preencher a planilha – você verá que é simples, rápido e bem tranquilo.

Quanto antes você começar a usá-la, mais rápido você criará o hábito de atualizá-la e vai se acostumar com seu funcionamento, bem como no primeiro mês já terá uma outra visão – até surpreendente – sobre os custos e despesas do seu consultório.

Baixe e descubra como andam suas finanças. Aproveite! E qualquer dúvida, é só deixar um comentário aqui.

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