Fazer a confirmação de consulta de forma correta traz benefícios não só à clínica, mas também ao paciente. A redução das ausências e atrasos por esquecimento dos pacientes pode fazer com que os agendamentos sejam ainda mais otimizados.
Os médicos empreendedores buscam constantemente crescer seus negócios, e para continuarem seus serviços de qualidade, procuram novas maneiras de obter facilidade e praticidade no dia a dia.
Nesse sentido, a confirmação de consulta online é uma estratégia muito eficiente para evitar que ocorram lacunas na agenda, diminuindo as taxas de absenteísmo e a perda de dinheiro com tempo ocioso.
Com um serviço de lembrete de consulta por SMS, é possível reduzir 30% das faltas dos pacientes. Aliando o envio por WhatsApp e e-mail, essa taxa de absenteísmo pode diminuir ainda mais.
O que é confirmação de consulta?
A confirmação de consulta é um serviço aliado aos lembretes de consulta. Quando um lembrete é enviado e permite que o paciente confirme ou cancele, essa resposta é chamada de confirmação de consulta.
Assim, ao invés de apenas enviar um lembrete, você consegue ter uma resposta do paciente e os status dos agendamentos são alterados automaticamente na agenda médica.
Os lembretes costumam ser enviados por WhatsApp, SMS e e-mails. Alguns sistemas permitem que você copie o link da mensagem e envie pelo canal que desejar.
Como funciona a confirmação de consulta?
Vamos supor que você tem uma agenda online em seu software médico. O profissional da recepção é responsável por gerenciar seus compromissos e conta com os lembretes automáticos de consulta.
Os lembretes são enviados no dia anterior por SMS e WhatsApp. Na mensagem, o paciente tem a opção de responder “SIM” ou “NÃO”.
De acordo com a resposta, o status do agendamento é alterado para “Confirmado pelo paciente” ou “Cancelado pelo paciente“.
Caso um agendamento seja cancelado, no início do dia a recepção consegue preencher o horário vago com um paciente da lista de espera e evita que o médico fique sem receber nenhum paciente.
Qual é a importância da confirmação de consulta?
A maioria dos pacientes faltam aos atendimentos devido ao esquecimento. Normalmente, eles simplesmente se esquecem do compromisso ou se esquecem de cancelar.
Devido a rotina agitada, é compreensível que algumas pessoas se esqueçam ou confundam as datas, mas ter essa taxa de absenteísmo é um prejuízo financeiro para sua clínica.
Com a confirmação da consulta, você consegue reduzir as faltas dos pacientes e ter uma agenda mais organizada.
Ao invés de simplesmente ter um horário vago, a recepcionista consegue enviar mensagem para os pacientes que estão na lista de espera e agendar um novo atendimento.
A experiência do paciente melhora imensamente, tanto daqueles que recebem os lembretes de consulta, quanto aqueles que percebem que não foram esquecidos e recebem a chance de serem atendidos.
5 benefícios da confirmação de consulta
1. Reduz faltas dos pacientes
Como já vimos no conteúdo, o maior benefício da confirmação de consulta é a redução da taxa de absenteísmo. Sem esse serviço, talvez você tenha, em média, faltas de 30% dos pacientes.
Mesmo que você tenha um recepcionista focado em ligar e confirmar as consultas, ao invés dele conseguir recepcionar as pessoas que chegam na clínica, ele ficará preso a uma tarefa mecânica e repetitiva.
Sem contar que o custo de telefonia fica extremamente alto quando a recepção tem o hábito de ligar para todos os pacientes agendados.
2. Melhora o agendamento online
O agendamento online permite que os pacientes marquem consultas de qualquer lugar, a qualquer hora, sem precisar entrar em contato direto com a recepção.
Por meio da internet, eles podem acessar seu perfil online e agendar uma consulta nos horários que você deixa disponível.
Quando você conta com os lembretes de consulta, os pacientes que marcam sem entrar em contato com a clínica não se esquecem do agendamento.
Além disso, você também tem uma agenda integrada ao agendamento online, e não precisa se preocupar com diferentes agendamentos no mesmo horário.
3. Organiza a agenda
Quando uma agenda não tem status de agendamento ligados à confirmação de consulta, a recepção precisa alterá-los manualmente para confirmar ou cancelar.
Se um dia estiver muito agitado, os profissionais podem se esquecer de fazer essa alteração ou a funcionalidade nem será usada, e você não saberá quais pacientes confirmaram.
Provavelmente você precisará enviar mensagens para a recepção constantemente e não alcançará independência na sua organização.
4. Aumenta a qualidade de trabalho
Ter uma agenda eficiente com diferenciais como lembretes, confirmação de consulta, lista de espera, lista de pacientes do dia e personalização de cores por procedimento, proporciona mais tempo no seu dia.
Você tem total segurança de todos os compromissos da semana, consegue entender quais horários estão livres, pode bloquear horários e tudo isso oferece mais qualidade de trabalho.
5. Torna o dia a dia mais produtivo
Ao automatizar uma tarefa de recepção, os profissionais conseguem investir em atividades produtivas como atender os pacientes, organizar o ambiente e produzir relatórios.
Dessa forma, várias áreas da clínica melhoram porque a equipe se torna produtiva, como a gestão financeira e atendimento ao público.
9 boas práticas da confirmação de consulta
1. Envie o lembrete de consulta no dia anterior
Algumas clínicas têm o costume de enviar o lembrete no dia do agendamento. Porém, caso o paciente não consiga ir, pode ficar em cima da hora para fazer uma realocação.
O ideal é que o envio seja feito no dia anterior, assim, há tempo de remarcar o horário.
2. Automatize a confirmação de consulta
É possível confirmar as consultas de forma manual, enviando mensagens ou ligando, mas como já vimos no artigo, esse processo custa caro, tanto com contas de telefonia quanto de desperdício de tempo.
Conte com um sistema para clínicas com essas ferramentas e não se preocupe com processos que não têm a necessidade de serem feitos manualmente.
3. Tenha uma lista de espera
Talvez você ainda não tenha uma lista de espera e está confuso sobre como ela funciona.
Nessa lista, todos os pacientes que não conseguiram marcar consultas devido à falta de horários são registrados, de preferência com observações como preferências de horários.
Ao invés deles esperarem meses para serem atendidos, quando uma pessoa precisar desmarcar a consulta, o recepcionista consegue ligar para alguém da lista de espera e adiantar o atendimento.
É um pequeno detalhe que pode fidelizar um paciente que ainda não foi atendido pelo médico.
4. Personalize sua agenda médica
Uma agenda médica de qualidade tem personalização de cores por procedimento, bloqueio de horários e agendamento recorrente.
Ao bloquear horários que você não pode atender, a recepção não comete enganos comuns como marcar consultas nas suas folgas ou horário de almoço.
Com a personalização de cores, apenas de bater o olho na agenda você conseguirá entender quantas primeiras consultas têm no dia.
5. Tenha uma agenda integrada ao prontuário
Outro diferencial que você pode obter com a ajuda da tecnologia é a integração com o prontuário eletrônico.
Pela agenda, com poucos cliques você começa um atendimento e tem todas as informações do paciente integradas: dados de cadastro, agendamentos e prontuário.
Ao centralizar tudo em um único arquivo eletrônico, você aumenta a segurança de dados, oferece um atendimento mais ágil e tem mais tempo para conversar com o paciente durante a consulta.
No iClinic, por exemplo, você pode adicionar tags no prontuário, observações que aparecem perto do nome com dados como “tem um cachorro”, “gosta de Friends” ou “alérgico a pimenta”.
Essas observações permitem que você inicie o atendimento com um bate-papo descontraído e o paciente percebe que você se importa com os pequenos detalhes.
6. Programe um lembrete para o dia anterior à consulta do paciente
Os lembretes de consulta iClinic podem ser enviados por SMS, e-mail e WhatsApp. As três formas são configuráveis dentro do próprio software médico.
Tanto você, quanto o profissional da recepção, conseguem programar e realizar os envios de maneira muito simples.
Assim que os pacientes recebem os lembretes, eles respondem sim ou não, e os status dos agendamentos mudam instantaneamente para “cancelado/confirmado pelo paciente”, dependendo da resposta.
Caso a pessoa responda “não” e a consulta seja cancelada, o profissional da recepção consegue entrar em contato com os próximos pacientes de sua lista de espera da agenda médica e agilizar eventuais encaixes.
Ao utilizar essa funcionalidade, você diminui a taxa de absenteísmo dos pacientes e, consequentemente, aumenta o faturamento de seu consultório.
7. Sugira a remarcação para cancelamentos ou não comparecimento
Mesmo com os avisos enviados antecipadamente, alguns pacientes podem desmarcar ou, até mesmo, não comparecer no dia da consulta.
Nesses casos, uma alternativa é enviar uma mensagem após a consulta perdida, com uma sugestão de remarcação. Desse modo, o paciente pode reagendar a consulta de forma rápida e fácil.
8. Tenha uma lista de espera digital
Na rotina dos consultórios médicos é muito comum pacientes cancelarem a consulta de última hora, por motivos diversos como imprevistos ou até mesmo esquecimento.
Contar com uma funcionalidade ágil que permite o realocamento desses horários vagos para pacientes que já estavam aguardando por uma consulta, pode ajudar muito na otimização do seu tempo.
Com a ferramenta da lista de espera digital da iClinic, você pode registrar todos os pacientes que estão esperando por um horário disponível, e ainda deixar uma observação, como o melhor horário e dia para encaixar esse paciente.
9. Estabeleça uma política de ausência
Essa é uma tática delicada de se colocar em prática. Mas se as faltas e cancelamentos estiverem fora de controle, com grande número de casos, talvez valha a pena considerá-la.
A política de ausência deve ser esclarecida no momento da marcação das consultas e consiste em determinar limite máximo de atrasos, desistência do atendimento ou troca de horário sem aviso prévio plausível para remanejamento.
Os pacientes devem compreender as orientações e estarem cientes de que, em caso de recorrência, serão impedidos de marcar consultas novamente ou terão que pagar uma multa.
Exemplos de confirmação de consulta
- “Olá, Boa tarde! Este é um lembrete de sua consulta com o Dr. Pedro Marques agendada para o dia 25, às 15 horas. Responda 1 para confirmar ou 2 para cancelar.”
- “Boa tarde, (Nome do Paciente)! Não se esqueça de seu exame de sangue amanhã às 6 da manhã. Faça jejum de água e comida a partir das 22 horas.”
Para mensagem no Whatsapp
Existem diversas boas práticas que podem ser seguidas para garantir uma boa comunicação com seus pacientes pelo WhatsApp.
Veja a seguir algumas delas:
- Utilize o WhatsApp Empresarial, também conhecido como WhatsApp Business, para trazer mais profissionalismo para suas conversas com os pacientes;
- Estabeleça horários para responder seus pacientes no WhatsApp. Cuidar da sua vida pessoal também é fundamental, então contar com o WhatsApp Empresarial é uma ótima vantagem para esse aspecto;
- Programe respostas automáticas para quando você não estiver disponível (recurso exclusivo do WhatsApp Business);
- Explique para seus pacientes que o WhatsApp é voltado para confirmações de consultas, solução de dúvidas, envio de orientações e outras trocas de informações, mas caso uma consulta seja necessário, é preciso realizar uma consulta ou Teleconsulta;
- Use o WhatsApp Web em seu computador. Assim, você não precisa ficar apenas no celular para responder seus pacientes. Lembre-se que o WhatsApp Web funciona apenas quando conectado ao seu dispositivo eletrônico.
Para SMS
Para reduzir as faltas de pacientes com SMS é preciso contar com um software como o iClinic, que também possui o envio de lembretes de consulta por WhatsApp e e-mail.
Ele também possibilita a personalização da mensagem do lembrete.
Outro diferencial da ferramenta é que o paciente pode responder a mensagem confirmando ou cancelando a consulta, e o status de agendamento muda automaticamente para confirmado ou cancelado.
Softwares que auxiliam na confirmação de consulta, quais os benefícios?
A agilidade e a eficiência de uma clínica ou consultório estão ligadas diretamente à gestão de cada função executada. Por isso, é possível facilitar diversas tarefas diárias através de um software médico de qualidade.
Ao contar com um software para consultórios completo, é possível ter mais produtividade, organização e automação de processos no dia a dia.
Com a opção certa para o seu dia a dia, você automatiza processos com um sistema completo e fácil de usar. Com um software no seu consultório é possível contar com as seguintes funcionalidades:
- Agenda médica organizada;
- Gerenciamento de convênios;
- Cadastro de pacientes;
- Relatórios gerenciais automáticos;
- Acesso e atendimento de qualquer lugar;
- Chat interno;
- Prontuário personalizável e prescrição eletrônica.
Um ponto fundamental que um programa de gestão médica precisa apresentar é a possibilidade de agendamento de forma fácil e prática.
Assim, o paciente poderá agendar sua consulta por meio de qualquer aparelho ligado à internet e de forma rápida, sem a necessidade de que isso ocorra durante o horário comercial ou precise passar por um contato pessoal.
Alguns softwares de gestão médica também oferecem funcionalidades como envio de lembretes de consulta.
Essa ferramenta é importante, já que muitos pacientes não aparecem na consulta por um motivo simples: esquecimento do dia e horário marcado.
Com um serviço de lembretes por SMS, WhatsApp ou e-mail, você pode reduzir a falta dos seus pacientes em até 30%!
Assim você não perde tempo nem dinheiro com pacientes que faltaram à consulta.
Reduza até 32,5% das faltas dos pacientes com a Mensageria da Afya iClinic
A Mensageria, funcionalidade de envio automático por WhatsApp, permite que os profissionais de clínicas e consultórios enviem lembretes de consulta e confirmação de agendamento de forma 100% automatizada pelo sistema.
Diferente do lembrete de consulta tradicional, em que você precisa clicar na agenda e enviar manualmente pelo WhatsApp Web ou o WhatsApp do celular, a Mensageria faz todo esse processo de forma automática para você.
Com o envio automatizado, você tem maior grantia de entrega e pode personalizar o conteúdo da mensagem, bem como o horário de envio.
Basta que você assine a Mensageria em qualquer plano do sistema Afya iClinic.
Dessa forma, você pode focar no que realmente importa: pacientes que precisam de atendimento humano e ações de reengajamento de pacientes faltantes, por meio da lista automática de pacientes que cancelaram consultas.
Ao contar com a automação em lembretes e confirmações de consulta, você pode reduzir as faltas dos pacientes em até 32,5%, além de converter agendamentos em atendimentos de 70% para 79,75%!
Ou seja, com a Mensageria da Afya iClinic você pode aumentar seus atendimentos em mais de 40%.
Além de todos esses benefícios, a solução possui gráficos e métricas inteligentes como quantidade de cancelamentos e faltas, histórico de envio e relação entre agendamentos versus atendimentos.
Para conhecer mais, faça seu cadastro e agende uma demonstração da ferramenta sem nenhum compromisso.
Conclusão
Se dentro da sua clínica ou consultório, os agendamentos são feitos por meio de planilhas ou por agendas de papel, provavelmente está na hora de mudar.
Como já dissemos ao longo deste artigo, realizar o agendamento de consultas online facilita os caminhos tanto para o médico quanto para o paciente.
Com o uso de um software médico como o iClinic, você pode receber solicitações de agendamento feitas pelos pacientes na internet e lançar agendamentos que foram feitos presencialmente ou “à moda antiga”, por telefone ou WhatsApp.
Dessa forma, centralizando todos os agendamentos, evitam-se problemas como erros de comunicação ou conflito de datas e horários.