Se você está pensando em como iniciar um processo de renovação de sua clínica médica, que tal começar pela modernização no registro dos pacientes? Afinal, manter uma boa comunicação e uma boa base de informações dentro da clínica é fundamental para seu funcionamento eficiente.
Provavelmente, você já se preocupa bastante em atender bem os pacientes, desde a chegada à clínica até às consultas. Essa preocupação tem muita relação com o trabalho das recepcionistas e com a forma como elas gerenciam os registros de pacientes.
Pensando nisso, temos algumas dicas de como otimizar o processo de registro de pacientes e deixar o atendimento cada vez mais eficiente:
A importância da recepcionista
Antes de abordarmos especificamente as formas de otimizar o registro de pacientes, vamos falar um pouquinho sobre o papel da recepcionista. Já que ela é tão necessária para a boa experiência do paciente em sua clínica médica.
A recepcionista é como se fosse “a cara” da clínica. É ela a primeira pessoa a se comunicar com os pacientes ao telefone e também no momento em que eles chegam para serem atendidos, bem como ser a responsável pelo cadastro inicial dos pacientes.
Por isso, as recepcionistas devem ser bem treinadas, organizadas e seguir corretamente o protocolo de atendimento para não acontecer erros. As informações que são levantadas nesse primeiro momento como nome, contato telefônico e plano de saúde contribuem para um processo mais completo de registro posteriormente.
Sabemos que muitas vezes não sobra tempo para promover treinamentos e a devida orientação sobre os princípios de atendimento que você quer tanto aplicar em seu consultório. Então comece oferecendo este mini curso gratuito para sua recepcionista e deixe ela por dentro de todas as habilidades necessárias para uma excelente recepção!
A comunicação dentro da equipe
A boa comunicação entre a equipe que faz parte de sua clínica contribui bastante para proporcionar atendimento de qualidade. Informações sobre a condição do paciente, o histórico de consultas, a medicação e os exames e, claro, os dados pessoais, como nome completo e data de nascimento, precisam ser bem registradas. Essas informações quando armazenadas em papel exige o máximo de organização da recepcionista e requer uma comunicação ágil e eficiente entre médico e recepção para tornar o atendimento dinâmico na busca e entrega do prontuário ao médico na hora da consulta.
Você já deve saber como é ruim um prontuário pouco informativo e o quanto a falta de histórico do paciente pode dificultar a consulta, não é mesmo?
Solução para o registro: Prontuário eletrônico de pacientes
Para evitar dificuldades de comunicação e otimizar o trabalho das recepcionistas de sua clínica, a solução é adotar o prontuário eletrônico. Ele é uma opção moderna e prática para não perder informações e dinamizar os processos, além de ser possível acessá-lo a partir de qualquer lugar através de umsistema de gestão para clínicas e consultórios.
Claro que uma mudança do prontuário de papel para o eletrônico requer planejamento e critérios de utilização. As recepcionistas ao serem capacitadas para utilizá-lo poderão inserir informações de contato e agilizar o atendimento, já que esses dados poderão ser acessados online pelo médico na hora da consulta, momento em que ele vai poder inserir as informações de que precisa, customizar o prontuário do jeito que for mais útil para ele e deixar salvas essas informações para o retorno.
Uma clínica que já possui alguns anos de atendimento com certeza tem uma arquivo físico volumoso e pode assustar quando o assunto é adotar um sistema de gestão online seja da agenda, do financeiro da clínica, e o mais desafiador, de todo o prontuário guardado sobre seus pacientes. Mas já podemos contar com alguns relatos de Caso de Sucesso a respeito dessa mudança e como ela foi realizada. Confira a entrevista completa que fizemos e se inspire com esse desafio!
As vantagens de um prontuário eletrônico são muitas. Veja algumas:
- Possibilita o preenchimento rápido de documentos;
- Oferece mais segurança de acesso aos dados dos pacientes;
- Permite o acesso às informações por diferentes dispositivos e lugares;
- Possibilita uma atualização mais rápida das informações sobre os pacientes;
- Evita que o acúmulo de papéis, que podem se perder ou ficar danificados.
- te possibilita customizar os dados que precisa na hora da consulta.
E, então, está pronto para ocupar menos espaço na clínica com arquivos de papel e ter mais segurança sobre os registros de pacientes? Escolha um bom prontuário eletrônico e melhore os processos na sua clínica!
