Casos de Sucesso

Como a secretária Lucicleide de Oliveira conseguiu organizar a rotina com o iClinic

A secretária ocupa uma função importante nas clínicas e consultórios. Seu papel vai muito além de apenas realizar o agendamento dos pacientes, ela tem uma importância na fidelização dos pacientes.

Pensando nisso, realizamos uma entrevista com a secretária Lucicleide de Oliveira, que nos conta um pouco sobre como era a organização da clínica antes e após a utilização do Software Médico iClinic. Confira a seguir a entrevista completa:

Um pouco mais sobre Lucicleide de Oliveira

A Lucicleide (mais conhecida como Lucy) trabalhou durante muitos anos na área de vendas. E a sua relação com a Dra. Lígia começou quando a médica realizava o tratamento dermatológico do seu filho mais velho.

Ela conquistou muita coisa com a revenda de produtos cosméticos, adquirindo até mesmo o seu primeiro carro zero.

No entanto, ao longo do tempo, começou a não gostar tanto da área e decidiu migrar para a área de comércio, mas com carteira registrada. Nesse momento, o filho já havia terminado o tratamento com a Dra. Lígia.

Depois de algum tempo, a Dra. Lígia entrou na mesma loja em que a Lucy trabalhava, sendo uma grande surpresa para as duas. E após uma conversa, a médica fez um convite: “você gostaria de ser a minha secretária? Eu já queria ter você comigo há muito tempo".

Lucy ficou muito interessada pela nova oportunidade de trabalho, e comentou que ela estava realizando um sonho, pois sempre teve o interesse de trabalhar como secretária de médico.

Os principais motivos desse interesse em trabalhar como secretária era devido a importância desse profissional dentro da clínica. Comentou que, sempre quando ia a um determinado consultório, observava o mau atendimento prestado pelas secretárias, e isso a incomodava muito. E ela sempre refletia: “Será que a secretária da clínica trataria da mesma forma se fosse seu pai ou sua mãe?”

Desde então, a Lucy trabalha com a Dra. Lígia, o que já faz 4 anos. A relação entre elas é uma grande parceria, baseada em carinho e dedicação de ambos os lados.

Relação secretária e médica

A Lucy é a secretária da Dra. Lígia, sendo responsável tanto por todas as atividades da clínica, como pelas atividades pessoais, em consequência da confiança que foi estabelecida desde o início do trabalho.

Complementa ainda que a médica a valoriza muito, e que o amor que existe entre elas não é de médica e funcionária, mas de amigas e parceiras.

Inclusive, as amigas da Dra. Lígia perguntam se ela não teria outra Lucy, porque elas identificam a mudança que a clínica teve e tem com a sua dedicação e disposição para as atividades.

“Faço como se a clínica fosse minha. Eu deixo tudo para trás, e trabalho com dedicação, dando o meu máximo”.

Além disso, ela comenta que é muito gratificante chegar ao final do dia e perceber que a missão foi cumprida da melhor forma possível.

“Trabalho feliz, todos os dias, e acredito que se as pessoas trabalhassem dessa forma tudo seria melhor”.

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Fidelização de pacientes

A fidelização é uma das principais atividades dentro de uma clínica. Quando se fideliza um paciente, a chance deste retornar para outro procedimento e recomendar a clínica para outras pessoas é muito maior.

“Eu trabalho com amor, e trato os pacientes como se fossem da minha família ou meus amigos. Eu sempre me desloco até a porta para recepcionar os pacientes, e quando é um paciente novo, me apresento. Além disso, sempre ofereço água, café. Procuro dar atenção. E, caso o paciente tenha interesse em conversar, tento me aproximar dele também. Sempre que possível, faço a divulgação da médica, mostrando os atendimentos que ela realiza”.

Ela comenta também que quando os pacientes aparecem na clínica com crianças, ou bebês, procura dar o máximo de atenção. Ela disponibiliza lápis de cor e papel sulfite para que a criança possa se distrair.

“Eu faço de conta que é a minha casa, porque é onde eu fico mais tempo”.

Ela complementa ainda que os pacientes ficam encantados com a recepção e com o atendimento. E muitas vezes se questionam se estão no lugar certo.

Lucy reforça sobre a parceria que existe entre ela e a médica, pois a Dra. Lígia proporciona total liberdade para que ela realize esse tipo de atendimento próximo com os pacientes. A médica observa que os resultados são muito positivos.

Como surgiu o iClinic na clínica

O surgimento do iClinic para a clínica, começou com uma iniciativa da Lucy sobre a necessidade de modernizar, trazendo mais inovação para a clínica. Anteriormente tudo era realizado no papel, ou em planilhas de excel.

A conversa com a Dra. Lígia sobre essa modernização já havia acontecido no passado, e a médica comentou para realizarem inicialmente a reforma na clínica e, quando esta terminasse, o foco seria na busca de um software médico.

Lucy decidiu procurar por sistemas e encontrou o iClinic. Ela iniciou o teste e pediu para a médica também testar o software. Ambas gostaram muito durante o momento de teste.

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Principais funcionalidades

A clínica assinou o iClinic há pouco tempo, mas a facilidade que o software tem proporcionado é bem grande, sendo percebido logo nas primeiras semanas de uso.

“Me adaptei muito rápido com o sistema e facilitou muito o dia a dia. Antes, tinha que realizar a parte financeira por meio de uma planilha no excel, colocando as entradas, saídas, e os pagamento com cartão de crédito. Dessa forma, tinha que ficar verificando os pacientes que pagaram com cartão de crédito e em que mês cairiam as parcelas. Dava um pouco de trabalho”.

Complementa ainda que essa gestão financeira facilitou tudo, porque na hora que está realizando o cadastro do paciente, já é possível adicionar as informações de pagamento e verificar nos relatórios estes dados.

Lucy comenta também que uma das funcionalidades que mais a ajudou no dia a dia foi a parte de agendamento online e facilidade de realizar esse processo em qualquer lugar e por qualquer dispositivo:

“Sou uma secretária executiva que faz tudo, fico muito na rua para resolver as atividades. Dessa forma, utilizo o celular, e quando um cliente liga, eu pego o celular, paro no carro, na loja ou em algum canto e já realizo o agendamento do paciente”.

“Foi tudo de bom na minha vida. O software e a dedicação de vocês. A médica está gostando também. Além disso, qualquer dúvida que eu tenho, utilizo o chat, e vocês são muito rápidos”.

O iClinic, segundo Lucy, tem trazido muita praticidade, permitindo que ela se dedique a outras atividades da clínica. E complementa que em pouco tempo está totalmente adaptada, porque o que busca é maior praticidade.

“E o que queremos hoje? Queremos facilidade. Eu acredito que cada vez mais vocês querem melhorar o sistema”.

Como será o futuro da clínica?

A Lucy comenta que decidiram escolher um plano para a clínica, mas que irão se adaptar por um tempo, e depois gostariam de migrar de plano. Querem, inicialmente, entender todas as funcionalidades do plano, sabendo utilizá-las e depois pensar se vale a pena outro plano.

“O importante é se adaptar bem, saber utilizar as funcionalidades para depois conduzir o outro com mais funcionalidade”.

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Além disso, Lucy comenta que o número de pacientes aumentou muito após a sua chegada na clínica. E que existe um plano de aumentar ainda mais o atendimento de convênio médico, buscando um maior crescimento da clínica.

“Anteriormente eu fazia venda de cosméticos, hoje eu faço a venda da Dra. Lígia Tomaz. Uma médica completa e dedicada. Amo trabalhar com ela.

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