Como montar um consultório já com um sistema de gestão?

Por que montar um consultório com um sistema de gestão?

Leia em 6 min.

Como montar um consultório, administrá-lo e ao mesmo tempo oferecer um atendimento de qualidade para seus pacientes? É possível realizar tantos processos com uma rotina tão agitada? Veja aqui como um sistema de gestão pode facilitar essa jornada. 

Abrir o próprio consultório é um desejo de grande parte dos profissionais da saúde, afinal, ser administrador de uma clínica traz muitos benefícios, como o reconhecimento em sua especialidade e garantia de que os atendimentos serão feitos com qualidade. 

Porém, ser um médico empreendedor não é um caminho fácil, principalmente com um mercado tão concorrido como a área da saúde.

Saber se destacar em uma população que cresceu 665,8%, de acordo com a demografia médica 2018 do CFM, com certeza é um grande desafio, principalmente se você não contar com uma ferramenta eficiente de gestão.

Os sistemas de gestão, conhecidos também como softwares médicos, são desenvolvidos para facilitar seu dia a dia, automatizando processos repetitivos e tornando sua equipe ainda mais produtiva. 

Em um momento tão delicado como a abertura de um consultório, garantir que você tenha relatórios precisos, controle sobre todos os atendimentos e uma gestão financeira de excelência é fundamental. 

Confira a seguir como um sistema de gestão pode tornar a abertura da sua clínica muito mais fácil e descomplicada. Boa leitura!

5 principais benefícios do sistema de gestão para seu consultório

Para garantir que os erros mais comuns não aconteçam no processo de abertura do seu consultório, obter um sistema de gestão garante que uma ótima organização seja feita desde o início.

Afinal, ter um consultório modernizado, que conta com diversos diferenciais como agendamento online, confirmação de consultas por SMS e e-mail, e entre outros, são ótimos aspectos que promovem ainda mais a fidelização dos seus pacientes.

Além disso, cadastrar todos os pacientes desde o começo em um software médico permite um acompanhamento incrível da saúde do paciente, não sendo  necessário fazer a transição posterior, por exemplo, do prontuário de papel para prontuário eletrônico.

Assista nosso vídeo para conferir 5 dicas incríveis para montar seu consultório, e continue a leitura para descobrir os benefícios de montá-lo já com um sistema de gestão:

1. Segurança sobre todos os dados armazenados no sistema

Os sistemas de gestão, normalmente, possuem um armazenamento na nuvem, como o Facebook e a própria Netflix.

Isso significa que todos os seus dados médicos estarão armazenados em um sistema na nuvem, e não instalados no seu dispositivo eletrônico. Mesmo que algum acidente ou furto aconteça com o computador do seu consultório, nenhum dado será afetado.

Além disso, a maioria dos sistemas oferece backups (atualizações) diários das informações, para garantir que elas não sejam perdidas mesmo que ocorra alguma pane no software.

Diferente de documentos de papéis, um sistema pode oferecer uma segurança de excelência, não permitindo que qualquer pessoa veja as informações sigilosas dos pacientes, uma vez que contam com criptografias de ponta que permitem o acesso a tais dados apenas para os médicos. 

2. Controle da gestão financeira 

Em um sistema eficiente, todos as movimentações financeiras do seu consultório podem ser registradas facilmente durante sua rotina médica.

No iClinic, por exemplo, assim que uma consulta termina, você pode registrar como será o pagamento e quando será feito, assim, você pode consultar quais pacientes parcelaram um atendimento diretamente através do sistema.

Caso o sistema conte com relatórios e gráficos gerados automaticamente apenas pela adição de dados no software, uma análise efetiva poderá ser feita de uma forma muito mais fácil e rápida

Alguns softwares ainda vão mais além e permitem que em uma única conta, diferentes consultórios sejam registrados, para que o administrador possa realizar a gestão de uma maneira muito mais prática, caso tenha mais de um consultório. 

3. Acessibilidade de dados mesmo fora do ambiente de trabalho

Com um sistema na nuvem, a acessibilidade é um diferencial garantido, pois você pode acessá-lo de qualquer dispositivo eletrônico conectado à internet. 

Assim como o Facebook, para acessar seu sistema, basta entrar na sua conta através de um computador, tablet ou smartphone, e pronto! Todos os seus dados estarão disponíveis há alguns cliques de distância.

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Para os médicos, essa é uma grande vantagem, afinal, emergências médicas ou até mesmo dúvidas dos pacientes podem surgir a qualquer momento, e ter essas informações apenas na gaveta ou computador da sua clínica, significa ter um gasto de tempo desnecessário.

4. Otimização do tempo

Materiais físicos, como prontuário ou agenda de papel, além de não garantirem nenhum tipo de segurança, precisam de um espaço reservado exclusivamente para seu armazenamento.

O espaço exclusivo já é um desperdício de uma sala que poderia ser uma ampliação da sala de espera, ou até mesmo um outro local de atendimento, isso quando não analisamos o tempo gasto para a organização desses documentos.

Com um sistema de gestão, nenhum espaço físico do seu consultório, ou espaço do seu próprio dispositivo, são utilizados. 

Além disso, um sistema na nuvem permite uma centralização de dados excelente, o que permite uma busca rápida por qualquer informação, não havendo a necessidade de um retrabalho em questão de organização. 

5. Maior e melhor organização

Um sistema de gestão conta com diversas funcionalidades que permitem uma organização de qualidade para seu consultório.

A agenda médica, assim como o agendamento online, são uma dessas funcionalidades. Diferente da agenda de papel, não é necessário nenhuma rasura para alterar o horário de um atendimento, e casos como duplicidade de horários são praticamente eliminados

O agendamento online além de permitir que seus pacientes agendem consultas em qualquer horário e dia que precisarem, garante também que nenhuma consulta seja marcada em um horário que já tenha um paciente agendado. Esse último fato acontece quando há uma integração com a agenda médica, como é no caso no software médico iClinic.

Alguns sistemas vão ainda mais além, disponibilizando serviços como lembretes e confirmação de consultas por SMS e e-mail.

Você sabia que utilizar uma ferramenta de confirmação de consulta pode reduzir as faltas da clínica em até 30%

No sistema iClinic, assim que o paciente responde “SIM” ou “NÃO” para a confirmação, o status do agendamento altera automaticamente para confirmado ou cancelado pelo paciente, como mostra o vídeo acima.

Dessa forma, o tempo que antes era reservado para realizar esse processo repetitivo, pode ser focado em atividades mais produtivas, como a gestão do seu consultório. 

Como escolher o melhor sistema para seu consultório?

Tão importante quanto a decisão de implantar um sistema de gestão, é a escolha dele. É muito importante pesquisar para garantir que seja o sistema mais eficiente seja escolhido para o seu consultório.

Primeiramente, é preciso saber quais as funcionalidades e diferenciais que um sistema de gestão tem e quais deles são essenciais para a sua rotina médica. 

Selecionamos abaixo os principais critérios que você pode avaliar durante a tomada de decisão:

  • Digitalização de prontuários (caso você precise transferir os prontuários de papel para prontuários eletrônicos);
  • Agenda médica online para marcação de consultas;
  • Prontuário eletrônico personalizável, para garantir que as especificidades do seu atendimento sejam contempladas, e com a possibilidade de anexar arquivos e imagens;
  • Excelência em segurança dos dados da clínica, uma vez que são os ativos mais importantes de um consultório;
  • Equipe de suporte eficiente e dedicada para responder suas dúvidas e ajudar no processo de solução de problemas;
  • Controle financeiro;
  • Acessibilidade de qualquer dispositivo eletrônico.

Além das funcionalidades, a empresa desenvolvedora do sistema médico também precisa ser levada em conta nessa decisão. Procure saber se ela realmente é dedicada com seus clientes, e se preocupa em oferecer o melhor serviço possível.

Lembre-se também de fazer buscas nas principais redes sociais e entenda o que outras pessoas estão falando à respeito da empresa em questão, como Facebook, Instagram.

Outro canal que vale a pena realizar pesquisas é o Reclame Aqui, identifique o que os profissionais que utilizam ou utilizaram o sistema em questão falam sobre a usabilidade e o serviço prestado.

Além disso, algumas empresas vão muito além do que apenas o sistema de gestão, e oferecem cursos e vídeos explicativos sobre diversos conteúdos voltados para a área médica, até mesmo realizam eventos com o objetivo de trazer ainda mais sucesso para o consultório.

O iClinic Experience, por exemplo, é um evento organizado pela iClinic, voltado para médicos empreendedores de clínicas e consultórios de todo o Brasil, interessados em aprender ainda mais sobre gestão e marketing médico.

iClinic Experience: o maior evento de gestão e marketing médico da América Latina

Com um sistema médico eficiente e uma empresa que dedica seu tempo em te ajudar a alcançar o sucesso e a excelência no atendimento, seja com materiais educativos ou eventos, com certeza é uma ótima maneira de começar seu negócio.

E então, o que achou das vantagens de montar seu consultório com um sistema de gestão? Conta pra gente aqui embaixo nos comentários e não se esqueça de compartilhar o conteúdo com seus amigos!


Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.