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Para ter uma clínica bem sucedida, não basta apenas ser um ótimo médico. É necessário se atentar a vários outros fatores de gestão em saúde, como qualidade do atendimento, divulgação, controle financeiro e, é claro, organização interna da clínica.
Apesar disso, a gestão em saúde ainda é um assunto muito pouco abordado nas faculdades e cursos de medicina. A cada ano, milhares de médicos se formam e entram no mercado de trabalho, mas são poucos os que saem da faculdade realmente capacitados para gerir uma clínica e se destacar em um setor tão competitivo.
Diante dessa situação, o que fazer para ter cada vez mais sucesso na área da saúde?
Existem diversos cursos e especializações de gestão em saúde que podem te ajudar a otimizar a gestão do seu consultório. Mas o primeiro passo é entender que sua clínica funciona como um negócio, e precisa ser administrada como tal.
Se você quer conhecer as esferas da gestão em saúde e descobrir como aplicá-las em sua realidade, confira este artigo e comece já a alavancar o sucesso da sua clínica.
Equipe e atendimento
Quando se fala em gestão, uma equipe bem treinada e eficiente é um ponto chave para o sucesso. Na área da saúde, não é diferente: pacientes satisfeitos com seu atendimento tendem a indicar sua clínica para amigos e conhecidos, o que te faz ser cada vez mais reconhecido e bem sucedido.
Mas se engana quem pensa que o atendimento de uma clínica se restringe apenas ao atendimento médico. É claro que é imprescindível realizar uma consulta profissional e atenciosa, mas a experiência do paciente começa muito antes, desde o primeiro contato para agendar uma consulta.
É por isso que, quando falamos em atendimento de qualidade, estamos falando de toda a equipe que compõe a clínica: recepcionistas, médicos, assistentes, enfermeiros e qualquer outro profissional que possa ter contato com seu paciente em algum momento.
Se você já tem uma equipe formada, invista em treinamentos para todos os profissionais sobre como deve ser feita a comunicação com pacientes e como devem ser realizados os processos internos.
Isso vai te ajudar a construir dentro da clínica uma cultura de foco na experiência do paciente, além de garantir maior eficiência e produtividade dos funcionários.
Mas, se sua equipe ainda não está completa, aproveite a fase de contratação para selecionar os candidatos que se encaixam no perfil e nos valores da clínica. Nesse momento, saber conduzir uma entrevista e conhecer técnicas de avaliação são fatores que podem fazer toda a diferença para garantir um processo de contratação bem sucedido.
Com a equipe já formada, é hora de fazer a gestão de pessoas na clínica e trabalhar a motivação dos funcionários. Um bom gestor de saúde deve saber delegar e acompanhar tarefas, valorizando seus profissionais e garantindo um ambiente de trabalho confortável.
Subestimar a importância de seus colaboradores e deixar de gerir a equipe são alguns dos erros mais comuns na gestão de clínicas. É importante estar sempre atento a esses pontos para garantir um bom atendimento e uma equipe mais eficiente.
Marketing
Com uma equipe bem treinada e um atendimento de qualidade, é hora de começar a investir na divulgação do seu consultório para atrair cada vez mais pacientes. A divulgação, assim como o atendimento, é um dos pilares do marketing médico e, quando bem feita, tem tudo para trazer resultados muito positivos para a clínica.
É verdade que, na área da saúde, muitos pacientes vêm por indicação. Mas um bom gestor em saúde sabe que não dá para contar só com isso: é preciso aparecer, estar presente do dia-a-dia de seus pacientes e construir um relacionamento com eles.
E uma das melhores maneiras para fazer isso é por meio do marketing digital!
Se você ainda não tem uma estratégia clara de presença na internet, precisamos conversar. Foi-se o tempo em que as pessoas escolhiam um médico apenas porque ele era o mais próximo ou o único conhecido.
Hoje, as pessoas pesquisam ativamente na internet por profissionais com os quais podem se consultar, e os resultados que elas encontram são decisivos na escolha final. É por isso que estar presente nas redes sociais é cada vez mais necessário para qualquer profissional de saúde.
Nas redes sociais, o mais importante é manter seus perfis sempre atualizados. Você pode compartilhar novidades sobre sua clínica, interagir com seus pacientes, celebrar datas comemorativas da área da saúde e até mesmo apostar em uma estratégia mais elaborada de marketing de conteúdo.
Mas cuidado: apesar dos resultados muito positivos, é preciso ter muita atenção na hora de traçar uma estratégia de marketing para não correr o risco de promover ações antiéticas ou ilegais. Na área da saúde, esse ponto é ainda mais delicado por causa dos limites estabelecidos pelo Conselho Federal de Medicina (CFM) em seu Manual de Publicidade Médica.
Por conta disso, é imprescindível que um gestor em saúde esteja sempre atento às regras e também a possíveis atualizações feitas pelo CFM.
Por fim, ao contrário do que muitos pensam, o marketing vai além do que fazer uma simples divulgação da clínica e torcer para conseguir mais pacientes.
Quando se fala em marketing, medir os resultados de cada uma das ações é uma regra de ouro. Para clínicas e consultórios médicos, duas das principais métricas de marketing são o aumento da quantidade de pacientes e o número de pacientes que retornam.
Fique de olho nelas para entender quão efetivas estão sendo suas ações de marketing e como você pode melhorá-las!
Finanças
Depois que você já treinou sua equipe e já investiu em ações de marketing, sua clínica tem tudo para atrair cada vez mais pacientes e, consequentemente, gerar cada vez mais receita.
Mas de nada adianta ganhar dinheiro se você não consegue administrá-lo! Fazer a gestão das finanças é essencial para garantir a saúde financeira da clínica e evitar uma surpresa desagradável no fim do mês.
Um dos maiores erros na gestão de negócios é misturar as contas pessoais do administrador com as da empresa. Além disso ser contabilmente errado, também prejudica toda a organização e planejamento das finanças.
Busque sempre manter as contas separadas: movimentações financeiras relacionadas à clínica devem ser feitas apenas pela conta da clínica, enquanto despesas pessoais (como viagens de férias, mercado e escola dos filhos, por exemplo) devem ser pagas por meio da conta pessoal do administrador.
Com as contas separadas, você pode começar a planejar melhor suas finanças e ter uma melhoria na gestão do consultório. A partir dos registros históricos de entradas e saídas, é possível fazer projeções de receitas futuras para a clínica e analisar quais meses terão mais despesas.
Com isso, você consegue saber exatamente quando vai ser o melhor momento para realizar ações de alto custo, como reformar a clínica ou trocar toda a decoração, por exemplo.
Mas atenção: o planejamento financeiro só dá certo se você controlar corretamente todas as entradas e saídas da clínica, por menor que sejam.
É por isso que é indispensável elaborar um fluxo de caixa para a clínica e mantê-lo sempre atualizado. Com ele, além de conseguir se planejar melhor, você consegue saber rapidamente em quais períodos a clínica teve lucro ou prejuízo, uma informação essencial para manter uma boa gestão em saúde.
Processos internos
Agora, você já entendeu melhor como treinar sua equipe, divulgar sua marca e garantir a saúde financeira do seu negócio. Mas como fazer tudo isso de forma eficiente e ainda por cima realizar os atendimentos na clínica?
Para isso, só existe um jeito: manter a casa sempre em ordem! Estabelecer processos internos bem definidos e garantir o funcionamento de todos eles é de suma importância para ter uma boa gestão em saúde mesmo no dia a dia corrido do médico.
Existem diversas formas de definir os processos internos de uma clínica. Você pode optar por fazer tudo manualmente, utilizar ferramentas separadas ou ainda centralizar tudo dentro de um software médico que atenda suas necessidades.
Se optar por realizar a gestão de processos de forma manual, você vai precisar de uma (ou várias!) agendas para registrar todas as consultas marcadas, um caderno para cadastro de pacientes e registro de informações importantes, prontuário de papel para atendimento e um livro caixa para registro de todas as entradas e saídas financeiras.
Além disso, será necessário contratar uma equipe numerosa o suficiente para realizar todas essas atividades e investir em treinamento para todos os funcionários.
Assim, apesar de apresentar algumas vantagens (como, por exemplo, tornar a clínica independente de internet), a gestão manual de processos internos está longe de ser o método mais rápido e eficiente.
Outra opção é digitalizar parte desses processos em ferramentas separadas. É possível utilizar, por exemplo, uma agenda online para marcar consultas e planilhas para controles internos, como o fluxo de caixa.
Utilizar ferramentas como essas já ajudam a se livrar da lentidão e dos riscos de usar papel, mas ainda apresentam a desvantagem de não permitir que as informações sejam centralizadas em um único lugar.
Isso aumenta as chances de que alguns dados sejam perdidos e dificulta uma análise mais abrangente da situação da clínica, o que é indispensável para tomar decisões importantes no dia a dia.
Diante disso, a última – e mais indicada – opção é utilizar um software para gestão de clínicas.
Esses sistemas de informação agem como facilitadores do dia a dia de um gestor em saúde. Eles oferecem módulos de finanças, de agendamento e contato direto com o paciente, banco de dados, chat para a comunicação interna da equipe, arquivamento de imagens e exames e muitas outras funcionalidades – tudo centralizado em um só lugar.
Assim, softwares médicos são muito vantajosos na hora de administrar uma clínica, pois, além de facilitarem a prática médica por meio do prontuário eletrônico, também permitem que os processos internos sejam melhor organizados e a administração seja mais eficiente.
Os sistemas em nuvem são os mais modernos e práticos, já que possibilitam acesso de qualquer lugar e em qualquer aparelho eletrônico, como computadores, tablets e smartphones. Ter um sistema em nuvem é essencial para conseguir mais produtividade na rotina da clínica.
No Brasil, os médicos já percebem as facilidades trazidas pelos sistemas de informação para a gestão hospitalar ou de clínicas e consultórios. O levantamento feito pela Accenture mostra que 61% dos profissionais brasileiros usam ferramentas de TI para observação dos pacientes e para otimizar o tempo da consulta, enquanto 38% utilizam procedimentos eletrônicos para administração, como é o caso do Doutor Hérnia, detalhado a seguir.
Caso de sucesso
A Doutor Hérnia é uma franquia que segue um protocolo de atendimento para tratar patologias na coluna vertebral, como hérnia de disco lombar ou cervical. Ela surgiu quando os fisioterapeutas Dr. André Pêgas de Oliveira e Dr. Laudelino Risso notaram que havia uma grande demanda de clínicas especializadas na área. Sabendo do potencial do atendimento que faziam há mais de 15 anos, decidiram empreender.
Logo quando começaram o negócio, os gestores buscaram por um sistema que integrasse agenda, prontuário eletrônico e controle financeiro e consideraram até mesmo desenvolver um sistema próprio para a rede de franquias.
Mas, analisando as opções, concluíram que o mais prático e seguro seria utilizar um sistema de gestão online. Com a indicação de um de seus fornecedores, decidiram fazer o teste do iClinic e encontraram nele a solução mais adequada para o que a franquia necessitava.
“Nós precisávamos de um sistema de gestão que oferecesse transparência. Ou seja, para que a matriz pudesse ajudar os franqueados a identificar qualquer problema, principalmente na gestão de recursos financeiros”, explica o Dr. André Pêgas.
Outra vantagem identificada no sistema em nuvem é a flexibilidade. Como os dados não estão em um local físico, é possível acessá-los de qualquer lugar.
“A mobilidade é fundamental para nosso modelo de gestão. Como temos unidades em várias regiões do Brasil, é inviável fazer o controle no mesmo nível de frequência e detalhamento que temos atualmente se não tivéssemos um sistema em nuvem e acessível de qualquer lugar“, completa o fisioterapeuta.
A utilização de TI é o melhor canal para modernização e aprimoramento na gestão em saúde e no atendimento ao paciente.
Os médicos, pesquisadores e demais profissionais da área estão convencidos e esperançosos de que o uso de sistemas de informação na saúde é o caminho que deve ser seguido para o avanço na medicina. Afinal, eles vêm para agregar no trabalho dos médicos, melhorar a gestão de clínicas e consultórios e integrar as informações dos pacientes.