Ferramentas de gestão como fluxo de caixa, lembretes de consulta, controle de estoque, prontuário eletrônico e faturamento TISS são essenciais para garantir o bom funcionamento da clínica.
Um médico independente precisa lidar com diversas responsabilidades ao longo do dia, como atender pacientes e garantir uma boa gestão de sua empresa.
Para conseguir manter o controle e a organização sem se sobrecarregar, é preciso contar com ferramentas de gestão, como aponta o estudo da Universidade Federal de Santa Catarina:
“Tradicionalmente, os médicos priorizam o atendimento e a eficácia técnica assistencial sem as ferramentas administrativas. É fundamental que esses profissionais compreendam que o atendimento é parte principal do negócio, mas que somente se completará quando todo o processo administrativo for adaptado para esse fim.”
Veja neste artigo quais são as principais ferramentas gerenciais de clínicas e consultórios que podem te ajudar.
[crp]
10 ferramentas de gestão para clínicas e como obtê-las
1. Agenda médica e agendamento online
A agenda é uma das ferramentas mais importantes porque é ela que organiza os compromissos do médico e a principal fonte de renda da clínica: as consultas.
Imagine como seria depender de uma agenda de papel para realizar a gestão do ambiente.
Qualquer mudança de horários implicaria em uma rasura, que poderia causar um mal-entendido, e um simples derramamento de líquidos poderia destruir os registros.
A agenda médica online é a opção ideal para quem deseja ter uma organização de excelência e diferenciais como:
- Lembretes de consulta automáticos que reduzem 30% das faltas dos pacientes;
- Bloqueio de horários, como o horário de almoço;
- Personalização de cores por procedimento;
- Integração com o agendamento online, que permite a marcação de consultas por parte dos pacientes a qualquer hora, de qualquer lugar;
- Lista de pacientes do dia e lista de espera;
- Status do agendamento (confirmado, cancelado, aguardando atendimento).
2. Prontuário eletrônico
Vamos supor que, por ano, você atenda pelo menos 3.000 pacientes. Essa é uma média baixa para a maioria dos profissionais de saúde.
Se você estiver preso em um prontuário de papel, você precisa gastar mais de 3.000 folhas por ano, sem contar documentos como resultados de exames, cópias de prescrições, entre outros.
Ao longo dos anos, mais salas de arquivo serão necessárias para guardar os prontuários, o que torna esse armazenamento inviável e nada seguro, visto que qualquer pessoa pode ler um arquivo de papel.
Pensando na segurança de dados exigida pela LGPD e na praticidade para a sua clínica, o recomendável é ter um prontuário eletrônico, que não ocupa nenhum espaço físico.
Caso você opte por um prontuário eletrônico na nuvem, a proteção das informações é ainda maior, porque cada profissional tem seu login e senhas exclusivos, ou seja, há níveis de acesso para cada dado.
Um prontuário de qualidade também tem funcionalidades como prescrição eletrônica e assinatura digital, que garante a mesma validade jurídica de uma assinatura à mão validada pelo cartório.
Além disso, você também pode personalizar completamente seu prontuário de acordo com seu atendimento, o que agiliza a consulta e proporciona mais tempo para focar no paciente.
Baixe gratuitamente nosso guia sobre prontuário eletrônico para conhecer mais sobre a ferramenta e como escolhê-la:
3. Controle financeiro
A principal vocação de um médico é cuidar de pacientes. Porém, é impossível realizar esse serviço sem dinheiro.
Para manter a clínica funcionando você precisa saber qual é o seu caixa, ticket médio, lucro líquido, despesas por centros de custo, e ter capital de giro, projeções financeiras futuras, entre outros aspectos.
Ou seja, é preciso ter uma gestão financeira com:
- Fluxo de caixa;
- Registro de entradas e saídas financeiras;
- Extrato de transações;
- Parcelamento de procedimentos;
- Registro de contas bancárias;
- Repasse médico.
As ferramentas que costumam oferecer uma gestão financeira personalizada para a área da saúde são softwares médicos.
4. Teleconsulta
Você consegue garantir o atendimento aos seus pacientes quando eles não podem sair de casa ou preferem não ir à clínica?
A Teleconsulta já deixou de ser uma inovação e se tornou parte da realidade de milhares de profissionais de saúde e pacientes, principalmente depois do início da pandemia de COVID-19.
Se a sua especialidade consegue atender pacientes a distância, a Teleconsulta deixa de ser apenas uma ferramenta de atendimento para se tornar parte da gestão da clínica.
Pense em quantos recursos são poupados diariamente de estabelecimentos médicos que optam por realizar retornos por Telemedicina com os pacientes.
Essa prática, além de reduzir custos, também oferece mais praticidade para os pacientes que não precisam se deslocar sem necessidade.
Veja o depoimento da Dra. Carolina sobre uma ferramenta de Teleconsulta:
5. Cadastro de pacientes
Assim como no caso do prontuário de papel, uma ficha de cadastro física não consegue oferecer a experiência que seu paciente merece, muito menos assegurar uma gestão organizada.
Na gestão médica ideal, o cadastro de pacientes é integrado ao prontuário eletrônico, e os dados preenchidos na recepção são automaticamente registrados no prontuário.
Dessa forma, você otimiza seu espaço e possui um histórico completo dos pacientes.
6. E-mail marketing
Você consegue manter contato com todos os pacientes que passaram pela clínica, mesmo aqueles sem retorno marcado?
A fidelização de pacientes é uma parte fundamental da gestão de uma clínica, essencialmente para a gestão financeira, que sabe que fidelizar um cliente é mais barato do que atrair um novo.
Na área da saúde, a melhor maneira de fidelizar pacientes é investir no contato pós-consulta.
Ao enviar conteúdos úteis e relevantes para as pessoas que já conhecem seu serviço médico, elas não esquecerão do seu atendimento humanizado e te verão como uma referência.
A ferramenta de gestão que te ajuda nesse marketing de relacionamento é o e-mail marketing, que permite o envio automatizado de mensagens personalizadas para os pacientes.
Para entender como essa ferramenta funciona na prática, baixe gratuitamente nosso material:
7. Pagamento online
Seus pacientes precisam ir até o banco apenas para sacar o dinheiro da consulta? Eles só conseguem pagar à vista e não realizam tantos procedimentos quanto gostariam?
O mercado médico ainda tem muito a evoluir no quesito de diversificar meios de pagamento.
Diversas clínicas ainda estão presas no pagamento à vista ou em parcelas mínimas, que não permitem a flexibilização financeira que milhares de pacientes precisam.
As instituições médicas que investiram em ferramentas como o pagamento online desde já, vão ganhar uma ótima vantagem competitiva perante os concorrentes.
A questão não é se o pagamento online na saúde vai popularizar ou não, mas quando.
Com inovações como o PIX sendo cada vez mais comuns, é essencial contar com essa ferramenta de gestão que melhora as finanças da sua clínica.
Lembre-se que um pagamento online de qualidade permite parcelamentos e é integrado ao controle financeiro do sistema da sua clínica.
8. Faturamento TISS
Você sabe o prejuízo financeiro que as glosas provocam em seu negócio?
As glosas ocorrem quando a operadora de saúde deixa de pagar por um serviço médico prestado devido a conflito de dados, como um número de carteirinha incorreto.
Mesmo que sua quantidade de glosas por mês seja pequena, ainda assim significa que você prestou um serviço pelo qual não será pago, e no final do ano essa despesa “extra” pesa nas finanças.
Para eliminar as glosas é essencial ter o faturamento TISS como uma de suas ferramentas de gestão.
Ele deve gerar guias de consulta padrão TISS e organizá-las em lotes, dessa forma, você envia as guias para os planos de saúde com máxima organização.
Assista ao vídeo para conhecer uma ferramenta de gestão financeira para clínicas:
9. Controle de estoque
Toda clínica utiliza materiais descartáveis, e algumas ainda possuem amostras grátis e produtos para pacientes.
O controle de estoque assegura que você nunca passará pela situação constrangedora de ter um material faltando e não poder atender o paciente ou prejudicar a qualidade do atendimento.
Diversos softwares médicos possuem um controle de estoque automático, no qual você apenas precisa registrar as entradas e saídas de produtos.
Quando um produto estiver perto da validade ou em seus pacotes finais, o sistema avisa automaticamente e você consegue repor o material com antecedência.
Uma ótima ajuda na gestão, não concorda?
10. Relatórios e gráficos automáticos
Outra ferramenta de gestão que não é popularizada mas faz toda a diferença na clínica são os relatórios e gráficos automáticos.
Eles podem se dividir em categorias como:
- Atendimentos realizados;
- Pacientes para retorno;
- Pacientes por período;
- Pacientes por CID;
- Paciente por indicação;
- Faltas por paciente;
- Análise de despesas;
- Análise de receitas;
- Repasse por profissionais;
- Fluxo de caixa;
- Aniversariantes.
Ao ter esses tipos de relatórios e gráficos, você consegue fazer análises mais completas em menos tempo e focar em outras atividades, como atendimento ou passeios com a família.
Essa automação facilita a gestão da clínica e você consegue obter um retorno financeiro pelo seu investimento na ferramenta, uma vez que ela mostra quais áreas da clínica podem reduzir suas despesas e gerar lucro.
Todas as ferramentas de gestão que você viu no artigo estão presentes em um software médico especializado em gestão de clínicas e consultórios.
Caso queira escolher a opção ideal para o seu negócio, use nossa checklist gratuita:
Gostou do conteúdo? Não se esqueça de compartilhá-lo com seus colegas!