Como o Dr. Vinicius Alves duplicou o número de atendimentos na clínica com o iClinic

Até que nível de produtividade e rentabilidade um consultório pode atingir quando o foco é planejamento e estratégia? Essa era a nossa pergunta inicial quando conhecemos o consultório do Dr. Vinicius Alves.

A conclusão que tivemos foi melhor do que nosso propósito: alta produtividade é completamente possível, mas até este ponto da curva de crescimento existem muitas escolhas para fazer na carreira de um profissional da saúde.

E a trajetória do nosso Caso de Sucesso da vez vai te surpreender!

O que há de especial nessa história?

Apesar de qualquer consultório ter condições de aplicar planos para aumentar a produtividade, para provar nosso ponto, escolhemos um Caso de Sucesso na área da saúde com maior concorrência no Brasil, a de Odontologia.

Segundo o Conselho Federal de Odontologia (CFO),  existem mais de 270 mil cirurgiões-dentistas no país e mais de 41 mil consultórios com dois ou mais dentistas.

Vamos te contar como o Dr. Vinicius conseguiu dobrar seu faturamento em um mercado extremamente competitivo:

Como começou?

Quando conseguiu abrir seu próprio consultório em 2010, o Dr. Vincius –  assim como a grande maioria dos profissionais da saúde recém formados –  dividia seu tempo trabalhando em outro consultório.

Com a verba só para montar o consultório, uma sala pequena, trabalhando sozinho e atendendo apenas dois dias da semana no seu consultório, ele demorou para conseguir equilibrar as contas: “atendia muito pouco, demorou muito para eu conseguir pagar as contas do consultório. Com o que eu ganhava trabalhando fora,  eu sustentava minha casa e com o que entrava no consultório eu pagava só as contas do consultório, quando dava”.

E foi assim por 2 anos, ele nos contou que fazia tudo: lavava instrumental, organizava guias, recebia, cobrava e montava a agenda.

Fez o marketing do consultório?

Perguntamos ao Dr Vinicius se ele usou alguma estratégia de divulgação ou propaganda, e olha só o que ele respondeu:

“No começo cheguei a fazer panfletagem, e até vieram alguns…mas percebi que não ficavam. Pegavam o próximo panfleto de alguém oferecendo mais barato e eles iam lá”. Então “não era cliente meu, era cliente de preço.”

Ele ainda deixou claro a maneira que trabalha no dia-a-dia: “Para paciente “só de preço”, meu negócio não serve. Dentista você vai na confiança, né?”

“Ou na confiança sua ou na confiança de alguém que te indicou. Isso demora um pouco pra acontecer…mas depois que você monta uma carteira de pacientes, você não volta para trás mais”.

E ele ainda explica que, em relação aos convênios,  apesar de não ser a estratégia mais rápida, era a mais barata para começar. Assim ele fez e ainda aproveitou a demanda da sala de espera dos outros consultórios que atendem na clínica.

Como equilibrou Convênio X Particular?

Hoje, 90% do negócio do Dr. Vinicius é a ortodontia e a guia de repasse de convênios representa apenas 5% do seu faturamento.

Mas antes que você imagine que ele não atende mais convênios, fica o conselho dele: “É importante manter os convênios, porque você precisa atender as pessoas!”.

Sabemos que a maioria dos convênios não cobrem ortodontia, então ele contou pra gente que mantêm os convênios por duas razões:

• Eles que alimentam a carteira geral, o paciente faz o que precisa no consultório e mais a ortodontia.
• Quando precisam de alguma coisa fora da ortodontia, ele consegue atender.

E mais uma vez, o Dr Vinícius ressalta a importância de fazer escolhas durante a sua carreira: “Às vezes você perde, mas deixar o paciente saber que pode contar com você, isso é muito importante”.

Como aumentou a produtividade?

Depois de 4 anos atendendo na sua primeira sala, chegou o ponto em que já não estava conseguindo atender a todos, além de ter problemas com espera. Foi quando mudou de sala e elaborou outra dinâmica de atendimento.

Dr. Vinicius contou o antes e depois dessa estratégia de crescimento:

Antes:

“Numa salinha pequena eu conseguia atender 20 pessoas por dia. Eram 30 minutos para fazer atendimento, limpar sala, organizar a ficha e chamar o próximo. Foi quando comecei a ter problema com espera”.

Hoje:

Há 3 anos, ele foi para uma sala maior e usou uma estratégia que parece simples: instalou duas cadeiras de atendimento. E o resultado é surpreendente:

“Com duas cadeiras eu montei uma agenda de 15 minutos e atendo 40 pessoas em um dia”

— Como é essa dinâmica de atendimento?

“Enquanto eu estou finalizando o atendimento numa cadeira, a minha secretária já chamou o próximo paciente e já deixou tudo preparado para meu  atendimento”.

“Quando chego no próximo paciente, ela já tirou borrachinhas, o fio, limpou e o paciente está só esperando eu chegar para o atender.  E enquanto eu atendo, a secretária já está limpando a outra cadeira  e já vai chamar o próximo paciente… Ficou muito dinâmico!”

Claro que foi tudo bem planejado. Ele explica que, antes de tudo, foi preciso conhecer e acompanhar o tempo que se leva para cada procedimento. Agora já sabe que se for demorado, fica agendado dois horários – 30 minutos – os demais são todos 15 minutos.

Como ficou a comunicação com a recepcionista?

“Foi muito tranquilo. Só precisei informar a nova dinâmica e adotei um método para otimizar o tempo dentro da sala de consulta”

Vamos contar o método que ele adotou pra você:

• Crie cartões que indiquem o tempo de remarcação e dê para o paciente levar na recepção. No caso do Dr. Vinicus, ele fez cartões com números 1, 2 e 4. Que indicam remarcar para daqui 1 semana, 2 semanas ou 30 dias, respectivamente.
• E para necessidade de horário duplo, um cartão “D” que indica a necessidade de atendimento por 30 minutos.

“Então, se o paciente chega lá na recepção com uma ficha com o número 1 e outra com o D, ela já sabe que é para marcar o agendamento daqui uma semana em um horário de 30 minutos”. Sem perder tempo dentro da sala.

Qual o conselho?

“Não pode nunca cair a qualidade do atendimento e eu nem to falando só do operacional. Eu digo da atenção que você dá ao paciente”

“Às vezes parece um divã”

Um tratamento de ortodontia dura pelo menos 24 meses, nesse tempo todo ele brinca que muitos pacientes contam a sua história, seus medos, alegrias ou só como foi o dia,  estabelecendo uma relação de confiança.

“Você começa a acompanhar a vida das pessoas neste tempo todo, acaba conversando bastante e criando um laço de confiança e assim eu entendo as necessidades de cada paciente. Foi assim que eu construí a carteira que eu tenho hoje e é assim que vai continuar sendo.”

Como dobrou o faturamento?

O impacto financeiro da mudança feita não é uma surpresa: o consultório ficou mais rentável.

Mas precisou “arrumar a casa” e refazer algumas escolhas:

“Hoje o paciente só paga aqui na clínica”. Ele lembra que antes o consultório oferecia a forma de pagamento através de boleto bancário. Isso possibilitava atrasos, pendências e atendimento prestado e não recebido.

Sem contar o custo com o banco para pagar o registro de mais de 350 boletos por mês. “O controle financeiro começou a escapar da minha mão e eu cheguei ao ponto de precisar contratar um escritório de cobrança”

“Pagava muito para banco e fiquei assim por 4 meses para perceber que essa estratégia deu errado”.

Então ele mudou:

• Mandou confeccionar carnês;
• O paciente só paga na clínica quando vem para atendimento;
• Tem contrato assinado pelo paciente com valor legal.

Ele reduziu drasticamente os custos, manteve o nível de faturamento e diminuiu a inadimplência.

E quando perguntamos se o consultório perdeu pacientes? A resposta foi fácil:

“Eu perdi mesmo, eu perdi quem não pagava”.

Como o iClinic te ajudou?

“Quando deixei de usar o sistema de boleto do banco, eu precisava de um sistema para organizar tudo”.

Ele registra todas as receitas no financeiro e mantém o controle diário dos recebimentos no sistema.

O Dr. Vinicius adotou o iClinic e a economia ainda é uma realidade: “perto do que eu gastava pra ter esse controle ficou bem mais barato”.

Ele contou pra gente que são três profissionais na clínica usando o iClinic, todos por indicação dele. “O pessoal aqui ainda usa outro sistema, arcaico, dá problema, é instalado em servidor, queima o HD…eu mostro pra eles o iClinic e pergunto: Por que vocês não usam o iClinic?”

Ele ainda falou do que mais gosta no sistema:

• A lista de espera é uma necessidade pra ele;
• Trocar os agendamentos é muito fácil;
• Não usar mais prontuário de papel;
• Anexar as imagens também é um diferencial para enxergar o resultado do trabalho.

E o que mais faz diferença no seu dia a dia: “Tem uma coisa que eu mais gosto no iClinic, o aplicativo. Dá liberdade de ver o que tem agendado, se você tromba alguém na rua perguntando, já olha e responde, agenda, faz tudo”.

“O iClinic foi uma ferramenta que a gente encontrou para organizar o consultório e também  organizar minha vida, né?”

Quer aplicar essas dicas de produtividade e tornar sua clínica mais rentável como a do Dr. Vinicius? Experimente o iClinic! Clique aqui e faça seu cadastro.

Sobre o Dr. Vinicius Alves

O Dr. Vinicius Alves é especialista em ortodontia e harmonização orofacial. Trabalha com tratamentos desde aparelhos ortodônticos aplicando técnicas avançadas até botox e preenchedores faciais.

Seu consultório fica em Ribeirão Preto, interior de São Paulo, na Rua Visconde de Inhauma, nº 1807. Você pode entrar em contato com o consultório pelos telefones: (16) 34464672 e (16) 988228080.