Você sabe as diferenças entre uma recepcionista e uma secretária de consultório?

Você sabe as diferenças entre uma recepcionista e uma secretária de consultório?

Mariana Thomaz Para Secretárias Leave a Comment

Última atualização em

Leia em 3 min.

As diferenças entre uma recepcionista e secretária de consultório podem ser sutis, mas fazem toda a diferença, principalmente para os consultórios médicos.

Uma atua na entrada da clínica e a outra, na entrada da sala do médico. Será que essas são as únicas diferenças entre as duas profissionais?

Na verdade, as recepcionistas e secretárias são muito mais do que isso: com suas funções específicas, elas auxiliam o médico na desafiante tarefa de promover uma gestão produtiva no consultório.

Mas afinal, o que difere uma secretária de uma recepcionista?

A resposta você encontrará neste artigo. 

Confira!

Como saber as diferenças entre uma recepcionista e uma secretária de consultório?

Muitas vezes, recepcionista e secretária são usados como sinônimos. 

Na prática, não há problema nenhum em chamá-las pelo mesmo nome, mas neste artigo, procuramos explicar as diferenças dos dois conceitos. Assim, você pode entender melhor as responsabilidades de cada uma.

Veja a seguir quais são elas! 😉

Qual a função de uma recepcionista?

A recepcionista, como o próprio nome sugere, é aquela que recepciona os pacientes na sala de espera.

Essa profissional também é responsável pela primeira experiência física do paciente com o consultório. Por isso, um bom trabalho de uma recepcionista é fundamental para a fidelização de pacientes.

Como os profissionais da recepção já sabem, os pacientes entram em contato antes de agendar uma consulta, quando ela não é feita por agendamento online.

Eles vão ligar para a clínica, verificar a disponibilidade de horários, esclarecer outras informações pertinentes, para depois comparecer.

E quem gerencia todo esse trâmite é a recepcionista.

Por lidar diariamente com o público, essa profissional precisa saber se expressar com clareza, agir com cortesia e ter o “sorriso na voz”, capaz de cativar quem está do outro lado da linha e quem acaba de chegar na clínica.

Outras funções que podem ser designadas à recepcionista são o recebimento de correspondências, e controle de dados importantes, como os de pacientes e fornecedores.

Qual a função de uma secretária?

Uma das principais diferenças entre uma recepcionista e uma secretária é o viés do seu trabalho: enquanto a recepcionista lida com o atendimento ao paciente, a secretária cuida das obrigações administrativas.

Ou seja, é a secretária que administra a agenda do médico, garantindo que haja espaço suficiente para todos os pacientes marcados. 

Ela também elabora documentos, como relatórios e afins, responde aos e-mails endereçados ao médico, organiza o fluxo de materiais de escritório, entre outras responsabilidades.

Uma função muito específica desempenhada pela secretária é a de filtrar as demandas enviadas ao médico.

É tarefa dessa profissional distinguir o que é urgente do que pode ser resolvido posteriormente.

Assim, o médico consegue aproveitar melhor o seu tempo e sabe que, se houver alguma interrupção, é porque o assunto é inadiável.

Além de precisar das mesmas características de uma recepcionista, a secretária também deve procurar formações específicas, como a capacitação para uso dos sistemas do consultório e noções básicas de gerenciamento.

Assista nosso vídeo para receber dicas sobre como ser uma boa secretária:

Entenda a importância das recepcionistas e secretárias de consultórios

Vamos imaginar que você está na sua primeira consulta em uma clínica.

Apesar de o médico ter sido atencioso, você é destratada tanto pela recepcionista quanto pela secretária. 

Qual seria sua reação: você voltaria em respeito ao médico ou procuraria outro consultório devido à experiência desagradável? Provavelmente a segunda opção.

É pelo impacto direto na relação entre médico e paciente que a secretária e a recepcionista são igualmente importantes em uma clínica. 

Elas também são pilares fundamentais para o bom funcionamento do consultório, além de terem uma ótima abertura para encantar e fidelizar pacientes.

São muitos os aspectos que nos ajudam a entender qual é o papel dessas profissionais tão estratégicas para uma clínica de sucesso.

Mesmo com as diferenças entre uma recepcionista e uma secretária, elas têm uma coisa em comum: a responsabilidade de oferecer uma experiência agradável ao paciente.

Claro, cada clínica e consultório tem sua própria realidade e algumas vezes não é possível ter duas pessoas responsáveis por essas tarefas.

Porém, existem diversas formas de otimizar as atividades das recepcionistas e secretárias. Uma delas, por exemplo, é a especialização em gestão médica. 

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Você já atua como recepcionista ou secretária? Como é a sua experiência? Comente aqui embaixo nos comentários!


Sobre o autor

Mariana Thomaz

Especialista em Marketing de Conteúdo e Comunicação. Formada em Jornalismo pela Unesp, com Pós Graduação em Administração de Empresas FGV.