Administração e Gestão

Checklist para escolher o sistema ideal para sua clínica médica

Não há dúvidas de que um bom sistema de gestão faz toda a diferença na administração de um consultório médico.

O sistema pode ajudar no agendamento das consultas, no controle financeiro, no armazenamento dos prontuários eletrônicos, na emissão de receitas e muito mais.

Assim, na hora de escolher o sistema médico de gestão ideal para sua clínica ou consultório é importante ficar atento a alguns dos diferenciais oferecidos pelos diversos softwares disponíveis no mercado.

Pelo fato do médico muitas vezes não ter conhecimentos técnicos sobre o sistema, essa pode ser uma decisão difícil.

Portanto, elencamos os 9 principais aspectos que devem ser observados na escolha de um sistema para gestão da sua clínica ou consultório médico.

9. Qual a forma de acesso do sistema?

A maioria dos sistemas de gestão para consultórios médicos hoje em dia segue o padrão software como serviço (software as a service no inglês, o que deu origem à sigla SaaS).

Isso significa que o fornecedor do software, ou seja, a empresa que criou o programa, é a responsável por todo o seu funcionamento.

Desta forma, todo o sistema é fornecido através da internet pela tecnologia em nuvem.

Servidores, segurança online, criptografia, conectividade e acessibilidade são problemas a serem resolvidos pelo fornecedor.

Você não se preocupa com nada, contando com o serviço como prometido.

8. O atendimento e suporte da empresa é rápido?

Como todos os problemas por trás do funcionamento do software são responsabilidade do fornecedor, é bom poder contatá-los e obter uma resposta rapidamente em caso de qualquer emergência.

É só entrar em contato com o suporte do software e resolver qualquer possível problema em poucos minutos.

Outro fator importante é o suporte às dúvidas sobre o funcionamento do sistema.

É importante que a empresa forneça um serviço de onboarding eficaz, respondendo todas as dúvidas dos usuários rápida e cordialmente.

Como faço para cancelar uma consulta? Ou como acrescentar o resultado de um exame ao prontuário? Por exemplo.

O suporte é fundamental nesses momentos, pois o ajudará a aproveitar todo o potencial da ferramenta.

O ideal  é que esse suporte seja oferecido de diversas formas — como chat, e-mail ou telefone — para facilitar e acelerar as resoluções dos problemas sem que o atendimento a seus pacientes seja prejudicado.

Ou seja, dê preferência a serviços pró-ativos que não demorem mais do que 5 minutos para responder.

7. O sistema possui integração com outras ferramentas que eu uso?

Dentre todas as consultas e compromissos pessoais, a agenda do médico pode se tornar uma grande bagunça.

Compromissos repetidos em datas diferentes ou atendimentos de paciente agendados durante viagens para congressos ou bem naquele horário em que você marcou um dentista são erros simples, mas possíveis de ocorrer.

No entanto, toda essa confusão pode ser resolvida com a integração da sua agenda pessoal à do consultório.

Dessa forma, todos os compromissos do profissional de saúde estão centralizados em uma só agenda.

6. Posso ter relatórios importantes para tomada de decisão?

Praticamente todos os sistemas de gestão para consultórios e clínicas contarão com um fluxo de caixa.

Lá, você ou sua secretária podem incluir todas as entradas (consultas particulares, conveniadas, procedimentos, etc) e saídas (materiais, salários, eletricidade, água, internet, telefone, etc) financeiras.

Claro que esse controle financeiro é importantíssimo, mas significa pouco na hora da tomada de decisões.

Para que todos esses dados se tornem informações úteis que te ajudem na administração da clínica, eles precisam ser interpretados. E nada melhor para isso do que relatórios financeiros gerados automaticamente pelo sistema médico de gestão.

É possível, então, descobrir facilmente quais procedimentos são os mais rentáveis para a clínica, quais trazem prejuízos, qual convênio a maioria dos seus pacientes possui, qual o rendimento trazido pelos pacientes particulares e muito mais.

Com esses relatórios em mãos fica muito mais fácil tomar as decisões certas para aumentar a rentabilidade e garantir o bem estar financeiro da sua clínica.

5. O sistema permite mais proximidade com meus pacientes?

O esquecimento é o principal motivo pelo qual o paciente falta ao atendimento.

Assim, além de ajudar a marcar a consulta, o sistema de gestão também pode lembrar automaticamente o paciente sobre o agendamento, diminuindo, assim,  o risco de faltas.

Os lembretes automatizados podem ser tanto via SMS quanto por e-mail, apresentando uma mensagem simples que traz a data, o horário e o local do atendimento, oferecendo ainda a opção de cancelamento caso algum outro compromisso tenha surgido.

Com apenas essa medida já é possível reduzir a taxa de não comparecimento em até 40%.

Após o cancelamento, a  nova vaga pode ser oferecida a outro paciente que esteja na espera, para que você não fique com a agenda cheia de pacientes mas com o consultório vazio e para que seus pacientes consigam uma consulta sem muita demora.

4. Existe a opção de customizar meus prontuários?

O prontuário eletrônico é muito mais seguro e prático do que o prontuário em papel.

Mas, ao tê-lo como um diferencial do próprio sistema de gestão, você ganha ainda mais!

Por exemplo, o prontuário já fica automaticamente integrado aos dados do pacientes agendados, sendo disponibilizado antes da consulta para que você confira o histórico do paciente, e ainda é possível acrescentar os resultados dos exames ao arquivo.

Entretanto, o maior diferencial é a personalização destes prontuários.

A possibilidade de personalizar o prontuário, criando os campos e as seções que você deseja na sua anamnese e adaptando o arquivo às suas necessidades e à sua maneira de atendimento.

Com o prontuário adaptado à você, fica mais fácil oferecer aos seus pacientes o melhor atendimento e você ganha muito em produtividade e eficiência.

3. Onde estão armazenados meus arquivos?

Seria muito difícil contar com todas essas vantagens se o software de gestão utilizasse o hardware — computadores e servidores — da clínica para armazenar dados e processar os arquivos.

Mas com tudo sendo feito on-line, em nuvem, não tem problema!

Você jamais corre risco da máquina ficar lenta ou perder arquivos que não tinham backup em algum incidente.

O armazenamento em nuvem garante a segurança dos dados dos seus pacientes e o acesso a partir de qualquer aparelho eletrônico que se conecte à internet. Somando-se a isso, há ainda um sistema de acesso por usuários e protegido por senhas, para não haver qualquer preocupação.

2. Posso acessar meu sistema de outros locais e dispositivos?

O sistema de gestão precisa ser móvel.

Para que você possa usufruí-lo o máximo possível, ele deve estar disponível quando e onde você precisa – não é sempre que existe a possibilidade de estar próximo um computador, muito menos do computador da clínica.

Com a mobilidade, garantida pelo armazenamento em nuvem e pelo sistema SaaS, você pode acessar os dados de seus pacientes de qualquer lugar do mundo a qualquer momento. Basta estar conectado à internet, e entrar no site ou no aplicativo.

Assim, caso seja necessário renovar uma receita durante as férias na praia, passar informações da história do paciente a outro profissional durante um congresso ou até mesmo alterar a agenda, tudo poderá ser feito rapidamente e sem atrapalhar os seus planos.

1. Qual é a reputação da empresa fornecedora?

É importante conferir a posição que o software de gestão já apresenta no mercado.

Quais são as referências no segmento? Quem lidera o mercado online? Quem conta conta com mais inovações e atualizações?

Antes da decisão final, estas são algumas das perguntas que você deve fazer ao seu fornecedor.

Isso porque muitas empresas acabam encerrando suas atividades e deixando seus clientes na mão.

Para que isso não aconteça com você, busque entender qual é a motivação da empresa no fornecimento do sistema e ela realmente busca entregar uma solução ao médico.

Empresas sérias buscam se diferenciar, buscam participar ativamente do setor em que fazem parte e sempre aprimorar tanto o seu sistema como a empresa em si.

Conclusão

Existem muitos fatores que devem ser analisados antes da decisão de escolher o sistema que realmente vai ser ideal para sua clínica médica ou consultório.

É preciso escolher com cuidado qual sistema e com qual empresa você deseja trabalhar para ter a melhor solução para sua prática clínica.

Por fim, disponibilizamos um quadro/resumo com as perguntas do nosso Check List:

Pontos positivos Pontos negativos
Qual a forma de acesso do sistema? NuvemNo computador da clínica
O atendimento e suporte da empresa é rápido?SimNão
O sistema possui integração com outras ferramentas que eu uso?SimNão
Posso ter relatórios importantes para tomada de decisão?SimNão
O sistema permite mais proximidade com meus pacientes? SimNão
Existe a opção de customizar meus prontuários?SimNão
Onde estão armazenados meus arquivos?  Na nuvemNo servidor da clínica
Posso acessar meu sistema de outros locais e dispositivos? SimNão
Qual é a reputação da empresa fornecedora? A empresa é muito reconhecida Empresa pouco reconhecida
 

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