Para Secretárias

3 dicas de treinamento para recepcionistas ou secretárias de clínicas

Para uma clínica médica ter sucesso, existem fatores que vão muito além da boa gestão e processos bem elaborados.

Exemplo disso são as secretárias e recepcionistas que estão a frente do atendimento aos pacientes e, muitas vezes, também em contato direto com fornecedores e outros profissionais da saúde.

A postura profissional, a cordialidade e a capacidade de resolver problemas de forma calma e imediata representam habilidades que precisam ser desenvolvidas para tornar a experiência do paciente ainda melhor.

Afinal, as secretárias são o primeiro contato do paciente com a clínica!

E não é só isso, a secretária ou recepcionista também pode ajudar na gestão da clínica. Algumas tarefas simples como organização dos documentos, lançamento de dados financeiros e controle de estoque podem ser feitas por essa profissional com o treinamento adequado.

Isso alivia a carga administrativa e burocrática do médico para que ele possa executar outras tarefas mais estratégicas e o atendimento aos pacientes.

Quer saber como ter um profissional tão bem preparado assim? Invista em treinamento para recepcionistas e secretárias.

Confira algumas dicas de como você pode treinar esses profissionais para serem verdadeiros aliados da clínica.

1. Aumente a capacidade de resolução de problemas

Resolver problemas com calma, inteligência e rapidez é uma habilidade que pode ser desenvolvida com métodos simples.

  • Primeiro passo: a recepcionista ou secretária precisa conhecer bem o perfil dos pacientes, fornecedores, médicos e outros agentes interativos da clínica.
  • Segundo passo: explique detalhadamente os processos e atividades executadas no consultório. Agendamento de consultas e exames, formas de contatar o paciente, datas de compras, recebimentos e pagamentos de contas, sistema de gestão utilizado, entre outros fatores que fazem parte do dia a dia do consultório.
  • Terceiro passo: trabalhe o lado comportamental do profissional. Determine uma postura mais prestativa e com atenção aos problemas discutidos. Sem perder o controle emocional diante dessas situações será possível tomar decisões mais simples e conscientes.

Para esse último passo, o ideal é simular situações com os problemas mais comuns da clínica para treinar e adequar o comportamento do profissional.

Lembrando que, quanto mais conhecimento o profissional tiver sobre a clínica, maior será a sua capacidade de tomar decisões rápidas e tranquilas, pois saberá os meios que tem disponíveis para a resolução dos problemas.

treinamento para secretárias de clínicas

2. Adote um padrão de atendimento na clínica

Levando em consideração que a recepcionista ou secretária ficará na linha de frente do atendimento, ela representará a imagem da clínica. Por isso, a responsabilidade será grande.

Qualquer deslize comportamental pode colocar em risco todo o trabalho feito para fidelizar os pacientes.

Para resolver isso, adote estratégias de atendimento na clínica.

Processos bem definidos e repetitivos levam ao hábito, reduzindo a margem de erros e o índice de desvios comportamentais.

Organização, gentileza e proatividade são algumas características que devem ser trabalhadas no treinamento para recepcionistas.

Uma dica que pode ajudar é fazer com que o profissional se coloque no lugar do paciente ou outras pessoas que ligarem.

Sentir o que a outra pessoa sente ao ligar pode ajudar a recepcionista ou secretária a identificar falhas no seu atendimento e gerar uma mudança comportamental para melhorá-lo.

3. Invista no treinamento para recepcionistas e secretárias

Além das opções descritas acima, você também pode terceirizar o treinamento para recepcionistas e secretárias.

Claro que o conhecimento sobre a clínica não é algo que ela deve obter no curso, mas o lado comportamental com posturas profissionais mais éticas e eficientes pode ser desenvolvido.

E mais, o know how adquirido na formação profissional, em conjunto com as dicas anteriores, pode contribuir para que ela incorpore as boas práticas da profissão nos processos da clínica, promovendo melhorias significativas.

Hoje não é tão difícil encontrar um bom curso ou treinamento para funcionários que seja voltado especificamente para a formação de recepcionistas e secretárias.

Mas é importante verificar a grade de ensino para saber se as habilidades desenvolvidas serão realmente úteis na sua clínica médica.

Coloque essas dicas em prática e aproveite todo o potencial estratégico dos profissionais que trabalham com você.

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