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Caso de Sucesso iClinic: Dr. Celso Bregalda Neves

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Organização do consultório: conheça a técnica KonMari de organização

O começo do ano é a época perfeita para realizar a arrumação da casa, doar o que não usa mais e organizar o local de trabalho, pois até o seu ambiente corporativo precisa estar limpo e em ordem para você ser mais produtivo e alcançar result...

O começo do ano é a época perfeita para realizar a arrumação da casa, doar o que não usa mais e organizar o lo...

O começo do ano é a época perfeita para realizar a arrumação da casa, doar o que não usa mais e organizar o local de trabalho, pois até o seu ambiente corporativo precisa estar limpo e em ordem para você ser mais produtivo e alcançar resultados extraordinários.

Mas sabe a ideia de organizar tudo periodicamente?
Esqueça! A técnica KonMari promete ações únicas e certeiras para que, de uma vez por todas, você não precise frequentemente fazer a organização do consultório. Mas, claro, se os ensinamentos forem aplicados corretamente, sem adaptações. Acompanhe o post e saiba mais!

A organização do consultório

A especialista Marie Kondo, autora do livro “A Mágica da Arrumação”, explica a organização em seu sentido mais profundo. Mais do que pôr em ordem, pressupõe jogar fora o que não é mais necessário, doar o que ainda está em bom estado mas já não faz sentido para você e arrumar o que estiver desorganizado. É preciso estar decidido e desapegar!

Para que o trabalho em seu consultório tenha bons resultados, recomenda-se que a arrumação seja realizada em equipe, recrutando recepcionistas e médicos proprietários, ou em dupla, caso o consultório tenha somente um dono e um assistente.

De nada adianta a secretária realizar o declutter (ato de organizar profundamente), sem que haja o aval e apoio do patrão pois, caso isso aconteça, logo tudo poderá se desorganizar e se acumular novamente. Com um declutter único, radical e definitivo, você transformará o cenário de sua clínica, trazendo clareza e produtividade para o ambiente.

A mudança tem que ser radical. Tome atitude, transforme a realidade da clínica e depois perceba a melhora no trabalho da equipe e na satisfação dos pacientes.

Conheça alguns ensinamentos fundamentais para a técnica KonMari funcionar:

A mudança precisa ser brusca, estrutural

Esvazie o consultório, mantendo somente o que for útil, o que fizer as pessoas felizes e o que você e outras pessoas gostarem e precisarem. É preciso assumir uma vida nova, mudar completamente o cenário para que ninguém volte a acumular nada que não seja necessário para a clínica.

Menos é mais, ok? Seja radical, não tenha dó: jogue fora, doe e organize somente o que tiver passado pelos questionamentos: “Isso é útil?” “Isso nos traz alegria?” “Gostamos disso?” Seja firme e acredite no poder da mudança.

Organização do Consultório

A organização deve ser feita por categoria, não por local

Em vez de arrumar a recepção, depois o depósito, o banheiro e os consultórios, acomode os objetos por categoria. Esqueça a ideia de ter livros em diversos ambientes. O mesmo serve para medicamentos, amostras grátis, arquivos, contas e documentos em geral.

Aglomere os itens de uma mesma categoria, isso facilita que o passo a passo da arrumação radical (o que fica e o que sai) dê certo. Depois, escolha um único local para que todos os itens do mesmo grupo sejam organizados.

Essa técnica ajuda, inclusive, a classificar os livros por tamanho e ordem alfabética, as amostras e medicamentos por data de vencimento, entre outras possibilidades.

A equipe deve ser grata pelo que já teve, mas desapegar

Os livros repetidos ou que não serão mais utilizados podem ser vendidos para um sebo ou doados para uma biblioteca. Objetos de decoração ou móveis que vocês não aguentam mais ver ou poluem o visual do ambiente podem ser doados para um abrigo de idosos ou ONG.

As revistas antigas podem ser oferecidas para uma escola ou encaminhadas para a coleta seletiva. Aliás, a reciclagem pode ser o destino da maioria dos materiais que não servem para doação: papel, plástico, vidro e metal.

Não tenha dó de descartar: canetas, pilhas e lâmpadas que não têm mais utilidade, papéis de antigos funcionários e mesmo objetos que carregam certo valor emocional, como cartões de natal antigos de parceiros e pacientes, bilhetes carinhosos e desenhos de crianças, podem ser eliminados com o tempo.

Desapegue! Um ambiente mais limpo dará um boost de produtividade na equipe.

Enfim, comece o ano colocando seu local de trabalho e a vida em ordem. Bagunça e acumulação geram poeira, mal-estar e caos. A organização do consultório utilizando a técnica KonMari o tornará mais clean e agradável tanto para os colaboradores quanto para os pacientes.

Gostou do artigo? Compartilhe em suas redes sociais para que mais pessoas conheçam o incrível método da Marie Kondo!

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Conheça algumas dicas de gestão para secretárias

Você já teve a impressão de que, mesmo sendo uma pessoa organizada, ainda têm informações fugindo do seu controle? Se deseja afastar esse fantasma de vez, as nossas dicas de gestão para secretárias vão cair como uma luva no seu caso! Quem t...

Você já teve a impressão de que, mesmo sendo uma pessoa organizada, ainda têm informações fugindo do seu contr...

Você já teve a impressão de que, mesmo sendo uma pessoa organizada, ainda têm informações fugindo do seu controle? Se deseja afastar esse fantasma de vez, as nossas dicas de gestão para secretárias vão cair como uma luva no seu caso!

Quem trabalha em uma clínica médica vivencia uma rotina cheia de surpresas, passando da calmaria para a correria em poucas horas, não é mesmo?

Para te ajudar a lidar com esse ambiente dinâmico, separamos orientações valiosas para você ser ainda mais eficiente no consultório. Confira!

Abandone a agenda de papel

Você pode até gostar de anotar os compromissos no papel, seja pelo costume ou pela falta de problemas com esse método. No entanto, esse hábito precisa ser abandonado agora mesmo!

Isso é fundamental para sua produtividade, pois a agenda física consome tempo, mesmo sendo de apenas alguns minutos, e ocupa muito espaço na sua sala e no almoxarifado.

Para conseguir administrar melhor as consultas, o ideal é fazer a substituição pela versão digital da ferramenta.

Existem atualmente uma série de aplicativos e softwares que você pode utilizar nessa tarefa.

Uma dica prática é a agenda do Google, que pode ser sincronizada com o e-mail do médico e, assim, garantir que ambos acompanhem e otimizem o fluxo de atendimento da clínica.

Automatize o controle financeiro

A gestão financeira é um fator muito importante para a qualidade no atendimento de uma clínica. Afinal, se não há investimentos na infraestrutura, por exemplo, como o consultório poderá oferecer uma experiência inteiramente agradável ao paciente?

É por isso que, quando se trata de finanças, quanto maior o controle, melhor.

Por esse motivo, contar com a facilidade de softwares de gestão pode evitar muita dor de cabeça para a secretária e para o médico.

Além de auxiliar na administração de contas a pagar e receber, a automatização da administração financeira permite que você se concentre em outras demandas da clínica.

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Evite faltas de pacientes

De todas as dicas de gestão para secretárias listadas aqui, esta é a que mais lhe auxilia na construção do relacionamento com o paciente.

Isso acontece porque, mesmo sendo um assunto importante, muitas vezes o paciente perde uma consulta por falta de organização com a própria agenda, entre outras razões.

Apesar de não ser uma responsabilidade direta da secretária, é importante garantir a presença do paciente, sobretudo nas consultas de retorno, para que o tratamento não seja prejudicado.

Uma maneira de fazê-lo é ligando para o paciente com 24 horas de antecedência.Além de lembrá-lo do compromisso, você manterá um contato mais humano e personalizado.

Outra alternativa é implantar um sistema de notificação por mensagem de texto.

Assim, você mantém o paciente bem informado, evita interrupções desagradáveis e reduz significativamente o índice de faltas da clínica.

A secretária é uma profissional fundamental para a fidelização de pacientes.

É ela quem representa a imagem do médico antes mesmo de qualquer contato. Portanto, quando ela consegue administrar todos os seus afazeres com eficiência, passa uma mensagem muito poderosa de profissionalismo e respeito.

Aplique hoje mesmo as três dicas de gestão para secretárias que você conferiu neste artigo. Certamente, a percepção dos pacientes sobre o consultório será melhor do que nunca.

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Você sabe as diferenças entre uma recepcionista e uma secretária de consultório?

Uma profissional atua na entrada da clínica e a outra, na entrada da sala do médico. Será que essas são as únicas diferenças entre uma recepcionista e uma secretária? Na verdade, essas profissionais são muito mais do que isso: com suas funç...

Uma profissional atua na entrada da clínica e a outra, na entrada da sala do médico. Será que essas são as úni...

Uma profissional atua na entrada da clínica e a outra, na entrada da sala do médico. Será que essas são as únicas diferenças entre uma recepcionista e uma secretária?

Na verdade, essas profissionais são muito mais do que isso: com suas funções específicas, elas auxiliam o médico na desafiante tarefa de promover uma gestão produtiva no consultório.

Mas afinal, o que difere uma secretária de uma recepcionista?

A resposta você encontrará neste artigo. Confira!

O que faz uma recepcionista?

A recepcionista, como o próprio nome sugere, é aquela que recepciona os pacientes na sala de espera.

Além disso, essa profissional também é responsável pela primeira impressão que um paciente tem da clínica.

Um paciente novato não vai simplesmente aparecer no consultório de supetão.

Em primeiro lugar, ele vai ligar para a clínica, verificar a disponibilidade de horários, esclarecer outras informações pertinentes, para depois comparecer.

E quem gerencia todo esse trâmite é a recepcionista.

Por lidar diariamente com o público, essa profissional precisa saber se expressar com clareza, agir com cortesia e ter o “sorriso na voz”, capaz de cativar quem está do outro lado da linha e quem acaba de chegar na clínica.

Outras funções que podem ser designadas à recepcionista são o recebimento de correspondências e o controle de dados importantes como telefone e endereço de pacientes e fornecedores.

o que faz uma secretária de consultório médico?

O que faz uma secretária?

Uma das principais diferenças entre uma recepcionista e uma secretária é o viés do seu trabalho: enquanto a recepcionista lida com o atendimento ao paciente, a secretária cuida das obrigações administrativas.

Ou seja: é a secretária quem administra a agenda do médico, garantindo que haja espaço suficiente para todos os pacientes marcados, elabora os documentos, como relatórios e afins, responde aos e-mails endereçados ao médico, organiza o fluxo de materiais de escritório, entre outras responsabilidades.

Uma função muito específica desempenhada pela secretária é a de filtrar as demandas enviadas ao médico.

É tarefa dessa profissional distinguir o que é urgente do que pode ser resolvido posteriormente.

Assim, o médico consegue aproveitar melhor o seu tempo e sabe que, se houver alguma interrupção, é porque o assunto é inadiável.

Além de precisar das mesmas características necessárias para uma recepcionista, a secretária também deve procurar formações específicas, como a capacitação para uso dos sistemas do consultório e noções básicas de gerenciamento, por exemplo.

Por que essas profissionais são importantes?

Vamos imaginar que você está na sua primeira consulta em uma clínica.

Apesar de o médico ter sido atencioso, você é destratada tanto pela recepcionista quanto pela secretária. Qual seria sua reação: você voltaria em respeito ao médico ou procuraria outro consultório devido à experiência desagradável?

A segunda resposta é mais provável, não é mesmo?

É pelo impacto direto na relação entre médico e paciente que a secretária e a recepcionista são igualmente importantes em uma clínica.

E mais: ao fazer bem o seu trabalho, essas profissionais ainda conseguem encantar e fidelizar os pacientes.  

São muitos os aspectos que nos ajudam a entender qual é o papel dessas profissionais tão estratégicas para uma clínica de sucesso.

Mesmo com as diferenças entre uma recepcionista e uma secretária, elas têm uma coisa em comum: a responsabilidade de oferecer uma experiência agradável ao paciente.

Claro, cada clínica e consultório tem sua própria realidade e algumas vezes não é possível ter duas pessoas responsáveis por essas tarefas.

Cada caso tem suas peculiaridades e as profissionais que atuam nesse atendimento inicial ao paciente são extremamente importantes para o funcionamento do consultório.

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Entenda a importância das técnicas de organização do trabalho em um consultório

Se você é secretária, <recepcionista ou auxiliar administrativa de um consultório médico, certamente deve ter momentos do dia em que se sente sobrecarregada de tantas tarefas que precisa realizar ao mesmo tempo. Afinal, é necessário rec...

Se você é secretária, <recepcionista ou auxiliar administrativa de um consultório médico, certamente deve t...

Se você é secretária, <recepcionista ou auxiliar administrativa de um consultório médico, certamente deve ter momentos do dia em que se sente sobrecarregada de tantas tarefas que precisa realizar ao mesmo tempo.

Afinal, é necessário receber os pacientes que chegam buscando atendimento, atender ao telefone, organizar arquivos e auxiliar o médico nas atividades burocráticas.

Por essas e outras que você precisa otimizar a organização do trabalho em um consultório, para evitar que fique sobrecarregada nos horários de pico.

Neste artigo vamos lhe dar dicas sobre técnicas de organização para o seu trabalho no consultório fluir melhor.

Continue a leitura e confira.

1. Descarte aquilo que não é necessário

Muitas pessoas têm o mau hábito de guardar coisas que não são necessárias, como panfletos e folders de propaganda, materiais gráficos ou de escritório que já não são mais utilizados por terem se tornado obsoletos.
 

Isso tudo ocupa espaço na recepção ou área administrativa de um consultório médico, tornando mais difícil o acesso aos materiais que realmente são utilizados no dia a dia.

Por esse motivo, se livrar de tudo aquilo que não é necessário é o primeiro passo para a organização do trabalho.

2. Faça uma checklist de tarefas

Para evitar ficar sobrecarregada e conseguir dar conta de todas as atividades que lhe são delegadas, uma ideia interessante é a criação de um checklist diário de tarefas.

Desse modo, você não deixará nada passar despercebido ou cair no esquecimento.

Além disso, quando você tiver um tempo livre ou mais calmo, pode aproveitar para consultar o checklist e verificar se não há uma atividade que possa ser adiantada nesse período, como organizar a sala de espera ou ligar para pacientes para realizar um pós-atendimento.

Uma dica é preparar o checklist logo no começo do dia, listando todas as tarefas em ordem de prioridade.

Recepcionistas e secretárias: conheçam 4 técnicas de organização do trabalho em um consultório e veja como otimizar suas atividades de forma simples!

3. Mantenha a agenda dos médicos sempre otimizada

Ao fazer a agenda dos médicos da clínica, é necessário tomar alguns cuidados que podem fazer a diferença para a organização do seu trabalho.

A agenda é o primeiro e principal foco que vai determinar todo o fluxo de atendimentos no consultório, por isso, quando mais organizada ela estiver, mais fácil será prever atrasos e possíveis imprevistos ao longo do dia.

Separe os procedimentos com cores diferentes, para facilitar sua visualização e do profissional.  

Também é interessante confirmar as consultas com os paciente um dia antes, para evitar faltas ou atrasos. Essa confirmação pode ser feita por e-mails e SMS enviados automaticamente por um sistema online.

Outro ponto que pode ser útil para você é manter uma lista de espera de pacientes interessados em consultas, mas que não conseguiram horários. Em caso de cancelamentos ou desistências, esses encaixes podem ser feitos rapidamente.

4. Utilize um software de gestão

Se você ainda faz a marcação de consultas manualmente e utiliza daqueles fichários antigos para organizar os prontuários dos pacientes, precisa conversar com seus superiores e orientá-los a contratar os serviços de um software de gestão.

Com esse tipo de programa, você evita erros simples, como a marcação de duas consultas no mesmo horário, por exemplo.
 

Fora que o fluxo de caixae outras atividades burocráticas e administrativas podem ser feitas com mais praticidade.

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7 razões para fazer um curso de recepcionista

A recepção é onde o paciente tem o primeiro contato com a clínica e, portanto, é preciso que o atendimento nessa área seja desempenhado da melhor forma possível. Somente dessa maneira que é possível construir um bom relacionamento e, cons...

A recepção é onde o paciente tem o primeiro contato com a clínica e, portanto, é preciso que o atendimento nes...

A recepção é onde o paciente tem o primeiro contato com a clínica e, portanto, é preciso que o atendimento nessa área seja desempenhado da melhor forma possível.

Somente dessa maneira que é possível construir um bom relacionamento e, consequentemente, conquistar a fidelização dos pacientes.

Nesse sentido, um curso de recepcionista pode ser o diferencial que está faltando nos seus conhecimentos da profissão.

Quer saber por que essa pode ser uma ótima maneira de aprimorar seu trabalho e tornar-se uma colaboradora mais completa? Continue a leitura!

1.  Manter-se atualizada

Um curso de recepcionista vai lhe fornecer as ferramentas necessárias para encarar um mercado de trabalho em constante mudança.  

Aos bons profissionais, é imprescindível manter-se atualizado e por dentro das novas soluções tecnológicas que podem ajudar no seu dia a dia e tornar seu trabalho mais rápido e eficiente.

Dessa forma, o curso é uma maneira de melhorar o desempenho da clínica e de oferecer um atendimento mais completo para os pacientes, além de você obter novos conhecimentos técnicos.

2. Desenvolver técnicas de atendimento ao público

Para o bom desempenho das suas funções, é importante saber atender bem os pacientes.

Afinal, você é a primeira pessoa da clínica com quem eles têm contato, e a satisfação deles é fundamental para a instituição de saúde em que você trabalha.>

Dessa forma, no curso de recepcionista, a profissional vai aprender a receber todos de forma correta e cordial, além de responder os questionamentos dos pacientes com escuta ativa e a propor soluções rápidas e viáveis.

3. Trabalhar suas habilidades de redação

Também é função da recepcionista executar algumas tarefas de digitação e registro de informações.

Para isso, o desenvolvimento de uma boa escrita e de um vocabulário rico é primordial.

Os documentos e emails que você envia também fazem parte da imagem do consultório e, portanto, devem ser bem escritos e sem erros de português.

curso de recepcionista

4. Aprender a se comunicar com clareza e precisão

Quem quer trabalhar como recepcionista deve ter em mente que a comunicação é um dos fatores mais importantes do seu trabalho.

Nesse quesito, é necessário ter clareza, objetividade e precisão.  

Essas técnicas podem ser aprendidas e desenvolvidas no curso de recepcionista.

Nesse treinamento você aprenderá que realmente ouvir e entender o que o outro quer dizer é a chave de uma verdadeira comunicação eficaz.

5. Aprimorar técnicas de planejamento

Boas técnicas de planejamento são fundamentais para o andamento da recepção.

Afinal, você é responsável por planejar as atividades de cada dia, além de manter todos os compromissos anotados na agenda para que não sejam esquecidos.

Um planejamento eficiente também deve conter  uma lista de prioridades, para que elas sejam resolvidas por ordem de urgência.

Isso é importante porque nem sempre é possível cumprir todo o planejamento do dia — imprevistos acontecem e você precisa lidar bem com eles.

6. Trabalhar sua organização

A organização e o controle são tão fundamentais para a recepcionista quanto o planejamento.

É preciso manter os contatos e fichas dos pacientes sempre atualizados, verificar os agendamentos e lembrar os pacientes de datas e horários de consultas.

Além disso, é claro, também é sua tarefa manter telefones de serviços e manutenção sempre a mão para resolver os problemas rapidamente.

É preciso ter todas as informações sempre organizadas e à mão.

7. Desenvolver suas habilidades pessoais

Além de todas as demandas e responsabilidades relacionadas à gestão da recepção, existe também uma série de habilidades pessoais que uma boa recepcionista deve ter.

É preciso manter-se sempre paciente e saber lidar com todos os tipos de pessoas.

Lembre-se de que você não sabe quais problemas o outro está enfrentando. Portanto, mesmo que a atitude dele não seja muito cordial, você deve ter a capacidade de não levar isso para o âmbito pessoal.

É importante exercitar sua calma e manter o tom de voz sob controle, mesmo em uma situação tensa.

Uma boa recepção deve contar com pessoas qualificadas e que possuam as habilidades específicas para que o serviço seja de qualidade.

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