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Caso de Sucesso iClinic: Dr. Celso Bregalda Neves

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Chat interno iClinic: melhore a comunicação da sua clínica!

Uma boa comunicação é fundamental para o dia a dia de qualquer empreendimento. Em um consultório ou clínica, essa também é uma regra básica. Você sabe, pequenas falhas de comunicação, informações que são mal compreendidas e tarefas que nã...

Uma boa comunicação é fundamental para o dia a dia de qualquer empreendimento. Em um consultório ou clínica, e...

Uma boa comunicação é fundamental para o dia a dia de qualquer empreendimento. Em um consultório ou clínica, essa também é uma regra básica.

Você sabe, pequenas falhas de comunicação, informações que são mal compreendidas e tarefas que não são claras podem prejudicar todo o fluxo de atendimento.

Para se ter uma ideia, isso pode afetar até mesmo seus rendimentos financeiros no final do mês.

Utilizar ferramentas de comunicação interna que facilitem seu trabalho e otimizem os processos é muito importante. Com esse tipo de instrumento seu consultório pode ser muito mais produtivo.

A importância de centralizar a comunicação

No cotidiano da sua clínica, você deve falar com cada um dos membros da equipe por meio de uma ferramenta diferente, certo?

Por exemplo, com a recepcionista você se comunica por telefone e e-mail. Com seu sócio você conversa pessoalmente. Com os outros médicos e profissionais da saúde você mantém um grupo de Whatsapp.

E aí podem entrar várias outras ferramentas de comunicação, como Telegram, Skype, Messenger do Facebook e até um mural interno.

O problema disso é que a comunicação fica descentralizada!

Quando você quer lembrar o que disse para determinada pessoa, precisa primeiro se lembrar do canal onde a mensagem foi enviada. Isso é uma grande perda de tempo, que torna os processos e a resolução de problemas ainda mais lentos.

A agilidade da comunicação, a facilidade de interagir com o time e a rápida resolução de problemas precisam de uma ferramenta unificada e fácil de utilizar.

Aí entra o chat interno iClinic!

Imagine uma situação:

Você acaba realizando um procedimento rápido em um paciente, algo simples que não estava agendado na consulta. Como o procedimento foi feito, você precisa da assinatura do paciente na guia SADT, para conseguir o pagamento do plano de saúde. Por isso, pede para que a recepcionista já prepare a guia e pegue a assinatura do paciente quando ele sair da sua sala.

Mas, como vocês se comunicam por Skype, a recepcionista não vê a mensagem e acaba deixando o paciente ir embora sem assinar a guia.

Com o passar do tempo isso pode se tornar um problema para você, que vai perder tempo e dinheiro com processos desorganizados.

Com uma ferramenta de comunicação interna integrada ao seu sistema de gestão, esse tipo de erro não acontece.

Afinal, a notificação da mensagem chega na tela em que seus colaboradores estão trabalhando.

comunicador interno consultório

Como usar o Chat interno iClinic?

Acima de tudo, o chat interno iClinic é uma possibilidade de organizar, centralizar e facilitar a comunicação entre a equipe do seu consultório.

O comunicador interno é muito simples, similar a outros aplicativos que todos já conhecem e sabem utilizar, portanto, é uma ferramenta muito intuitiva.

Para os profissionais da saúde, existem algumas mensagens pré-programadas para a comunicação com secretárias e recepcionistas, como: “Venha aqui, por gentileza.”, “Obrigado.” e “Próximo paciente, por favor.”.

Essas mensagens tem o objetivo de dinamizar ainda mais as conversas.

Situações em que o chat vai te ajudar:

Já mostramos como um comunicador interno vai ser útil para organizar e dinamizar a comunicação do consultório.

Veja como o chat interno iClinic vai te ajudar em algumas situações do dia a dia:

  • pedir para a recepcionista encaminhar o próximo paciente para a sala de consultas;
  • lembrar a recepcionista de solicitar a assinatura dos pacientes em guias SADT;
  • informar as ações pós-atendimento para a recepção;
  • resolver pequenos problemas do dia a dia de maneira rápida;
  • conversar e tirar dúvidas de outros membros da equipe.

Esses são apenas alguns dos benefícios do chat interno iClinic no cotidiano do seu consultório. Com certeza você vai encontrar outras vantagens quando você começar a utilizar essa ferramenta.

Aproveite e comece a testar o iClinic hoje mesmo!

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Novidades do iClinic

5 funcionalidades que todo Dermatologista adora no iClinic

A cada dia, os profissionais de saúde assumem outras funções além de garantir e cuidar da saúde de seus pacientes. A partir do momento que o médico assume o controle de seu consultório, ou clínica, ele também passa a ser umempreendedor que...

A cada dia, os profissionais de saúde assumem outras funções além de garantir e cuidar da saúde de seus pacien...

A cada dia, os profissionais de saúde assumem outras funções além de garantir e cuidar da saúde de seus pacientes.

A partir do momento que o médico assume o controle de seu consultório, ou clínica, ele também passa a ser umempreendedor que precisa gerir seu próprio negócio.

É sabido que a gestão de clínicas e consultórios não é uma tarefa fácil, mas você pode contar com um sistema de gestão desenvolvido para otimizar seus processos internos.

Sabemos que em meio à tantas atividades, não sobra muito tempo para explorarmos um novo sistema.

Pensando nisso, selecionamos as principais funcionalidades que todo dermatologista adora no iClinic.

Anexar imagens aos prontuários

Uma das possibilidades de um sistema com prontuário eletrônico é anexar tanto imagens quanto arquivos.

Estas imagens podem ser enviadas de seu computador ou diretamente pelo celular, através do aplicativo do iClinic.

O registro histórico destas imagens possibilita acompanhar mais de perto a evolução do paciente, e os resultados positivos do tratamento realizado.

Envio de lembretes

Os atendimentos correspondem à principal fonte de receita de grande parte das clínicas e consultórios.

Desta forma, as faltas são um grande problema, pois podem afetar significativamente seus rendimentos ao final do mês.

Visando minimizar este problema, o iClinic oferece o recurso de lembretes via SMS e e-mail, que são enviados automaticamente um dia antes do atendimento aos pacientes.

Utilizando os lembretes via SMS, você pode reduzir em até 30% suas faltas.

Através do recurso SMS com resposta, o paciente responde ao lembrete para confirmar sua presença na consulta ou procedimento.

Assim que o SMS é respondido, o status do agendamento é atualizado automaticamente em sua agenda do iClinic.

sistema de gestão para dermatologistas

Agenda médica

Conforme dito anteriormente, grande parte do faturamento de uma clínica provém dos atendimentos que os profissionais da saúde realizam.

Sendo assim, é fundamental um controle dos agendamentos.

O iClinic oferece isto de uma forma simples e intuitiva, agilizando o processo de agendamento e remarcações.

Outra recurso disponível na agenda é a criação de uma lista de espera, caso não haja horários disponíveis você pode criar uma lista e utilizá-la quando vagar algum horário.

Outro poderoso recurso é a possibilidade de cadastrar na agenda cada procedimento que você realiza, atribuindo diferentes cores a cada um deles.

Assim, sua agenda ficará mais organizada e você poderá identificar facilmente do que se trata cada agendamento.

Controle financeiro

Assim como todo negócio, o controle financeiro é extremamente importante para garantir a sobrevivência de sua clínica.

No módulo financeiro do iClinic, este controle ocorre através do lançamento de receitas e despesas no Fluxo de Caixa, ou seja, de suas entradas e saídas de dinheiro.

Com essa funcionalidade você pode acompanhar as contas já quitadas, as que estão por vir e ainda as que estão em atraso.

Isso facilita a projeção das finanças da sua clínicas e possibilita que você se prepare para fazer economias ou investimentos, sem ser pego de surpresa por situações adversas.

Relatórios

Na gestão estratégica de seu consultório os relatórios assumem um papel fundamental, com eles você pode analisar facilmente seu desempenho em determinado período de tempo.

Através dos relatórios de atendimento você pode acompanhar, por exemplo, quais foram os procedimentos mais realizados e com base nessas informações desenvolver um planejamento. Conforme dissemos no início deste texto, a gestão de um empreendimento não é uma tarefa fácil.

Para fazer isso da melhor maneira possível, podemos contar com o auxílio da tecnologia!
 

Você pode conhecer estes e muitos outros recursos na prática, basta se cadastrar no período de avaliação gratuita clicando AQUI.

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Novidades do iClinic

5 melhores funcionalidades do iClinic

Como consultora de negócios iClinic, acabo muitas vezes sendo o primeiro contato dos nossos clientes e parceiros. Todos nós estamos sempre abertos a sugestões e feedbacks, pois acreditamos que é isso o que nos faz evoluir como empresa e di...

Como consultora de negócios iClinic, acabo muitas vezes sendo o primeiro contato dos nossos clientes e parceir...

Como consultora de negócios iClinic, acabo muitas vezes sendo o primeiro contato dos nossos clientes e parceiros.

Todos nós estamos sempre abertos a sugestões e feedbacks, pois acreditamos que é isso o que nos faz evoluir como empresa e disponibilizar um sistema que ajuda na gestão de clínicas, solucionando problemas de forma simples e efetiva.

Foi pensando nessa troca de informações que temos entre o iClinic e profissionais da saúde, recepcionistas e parceiros que surgiu a ideia deste meu primeiro artigo no Blog iClinic!

Neste texto vou mostrar as 5 funcionalidades do iClinic que mais fazem nossos clientes felizes! :D

1. Prontuário Eletrônico

O prontuário eletrônico facilita, e muito, a vida dos profissionais da saúde.

Seja você médico, fisioterapeuta, dentista ou de qualquer outra especialidade da área tem que concordar que guardar milhares de fichas de papel em um consultório ocupa espaço e não é nada seguro.

O que faz os profissionais da saúde amarem tanto nossos prontuários é exatamente isso: uma solução prática e rápida para as fichas de papel.  

Sabe aquela salinha antes usada como arquivo? Agora ela pode ser usada para o conforto dos profissionais da saúde e pacientes dentro do consultório.

Fichas perdidas não existem, simplesmente porque todas as informações dos pacientes ficam arquivadas sãs e salvas na nuvem.

Falando em nuvem, está aí outro fator muito elogiado em relação ao armazenamento de dados. Você pode conferir mais detalhes de como ele funciona NESTE ARTIGO.  

A nuvem permite que você não só se livre do papel, mas também daqueles computadores lentos, que precisam de um HD gigante para suportar os dados.

No iClinic está tudo on-line funcionando de maneira dinâmica sempre.

prontuário eletrônico iClinic

2. SMS com Resposta

Faltas, atrasos e horários ociosos na agenda são problemas enfrentados no dia-a-dia de uma clínica que fazem os profissionais da saúde perderem a paciência… e dinheiro!

Neste ponto que é visto valor no nosso sistema de envio de SMS de confirmação de consulta automaticamente para cada um de seus pacientes agendados.

É possível, ainda, habilitar para que seus pacientes respondam a mensagem, funcionando muito mais do que um lembrete, afinal, a resposta SIM ou NÃO sobre o comparecimento do paciente na consulta já vai direto para agenda do iClinic.

Fazer isso manualmente, por telefone também dá certo, porém gasta um tempo precioso da sua recepcionista, e ela muitas vezes acaba não atendendo os pacientes presentes no consultório com muita atenção, além do custo relativamente alto de cada ligação.

Outras pesquisas ainda mostram que os pacientes se sentem mais a vontade de avisar que não vão comparecer por SMS, do que por uma ligação em que ele tem que falar “não” para a recepcionista.

3. Chat interno

A comunicação interna da clínica é um elemento importante para o bom funcionamento dos processos.

Foi pensando nisso que criamos a mais nova funcionalidade do sistema iClinic: o chat interno da clínica.

Como esta demanda surgiu de nossos clientes, assim, não tem como ficar de fora das melhores funcionalidades do iClinic.

Como funciona?

Toda a equipe de sua clínica cadastrada dentro de sua conta iClinic como “usuário” já está disponível automaticamente dentro de uma janelinha de chat, seja qual for a página que você esteja acessando dentro do sistema.

Assim, o profissional da saúde pode se comunicar com a recepcionista ou outros colegas presentes na mesma conta de maneira rápida e fácil.

Assim, não é preciso usar outro programa para se comunicar sem sair da cadeira, tudo fica concentrado no iClinic e as notificações de mensagens enviadas aparecem instantaneamente na tela, garantindo que esta seja visualizada sem precisar alternar abas ou janelas.  

4. Fluxo de Caixa

Conversando diariamente com profissionais da saúde e recepcionistas sabemos o quanto o dia-a-dia de um consultório pode ser agitado.

Neste ponto, as finanças são sempre o terror da equipe, muitas vezes existe inclusive uma pessoa contratada apenas para lidar com esse assunto.

As finanças são de extrema importância para o sucesso de qualquer negócio, sendo ele da área da saúde ou não.

Logo, também é papel do iClinic auxiliar neste setor!

O módulo financeiro do iClinic é feito especialmente para pessoas que trabalham na área da saúde, não precisando necessariamente ter conhecimento específico em contabilidade ou finanças.

Você consegue fazer lançamentos de receitas e despesas da clínica de maneira simples e intuitiva.

Inclusive após o atendimento de pacientes pelo sistema, você pode habilitar para que aquele procedimento seja lançado diretamente no financeiro com apenas um clique!

Qual a vantagem disso? A quarta funcionalidade preferida dos nossos parceiros: o relatório de fluxo de caixa gerado automaticamente pelo nosso sistema.

Assim, facilmente você tem o controle financeiro completo de sua clínica, podendo avaliar receitas e despesas compiladas em uma planilha economizando tempo e dinheiro.

Temos todas as vantagens do fluxo de caixa neste outro artigo do blog.

Veja se se encaixa com aquilo que precisa ser feito todos os meses na sua clínica e vamos desmistificar o fato de que finanças se trata de um assunto oneroso.

controle financeiro para consultório

5. Prescrição eletrônica

Imagine não perder tempo do seu atendimento tendo que preencher na mão aquelas prescrições muitas vezes recorrentes.

Você poderia usar este tempo para dar uma maior atenção ao seu paciente, não é mesmo? E ao final de seu dia, quanto tempo isso lhe economizaria?

Neste ponto que nossos clientes ficam muito satisfeitos com a prescrição eletrônica do iClinic.

Dentro do sistema você pode configurar modelos de prescrições e deixá-los salvos, assim, durante o atendimento, você seleciona o modelo para aquele paciente, se necessários pode fazer pequenas modificações, e pronto!

Já pode imprimir a prescrição ou mandá-la por e-mail para o paciente.

O único “trabalho” aqui do profissional de saúde envolve pouca digitação e, se preciso, uma assinatura ao final.

Essa desburocratização deixa qualquer profissional da saúde de bom humor não é mesmo?   

Explore todas as funcionalidades do iClinic

Você também pode aproveitar as 5 melhores funcionalidades do iClinic nos 14 dias gratuitos de teste que disponibilizamos.

Existem diversas outras funcionalidade que te ajudarão a otimizar a gestão de sua clínica e deixar os processos mais rápidos, de maneira simples e eficiente!

Então vamos descomplicar? Acesse, se cadastre e descubra qual é a sua favorita! :)

Estou à disposição para ajudá-lo, só entrar em contato e batemos um papo sobre a clínica, trazendo o iClinic para a sua realidade e encontrando as melhores soluções.

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Novidades do iClinic

Recursos que todo Dentista deve utilizar no iClinic

Não há dúvidas de que a escolha de um sistema de gestão para clínicas odontológicas é uma etapa fundamental para garantir a sobrevivência e o sucesso do seu negócio. Mas, na correria do dia a dia, nem sempre temos o tempo necessário para co...

Não há dúvidas de que a escolha de um sistema de gestão para clínicas odontológicas é uma etapa fundamental pa...

Não há dúvidas de que a escolha de um sistema de gestão para clínicas odontológicas é uma etapa fundamental para garantir a sobrevivência e o sucesso do seu negócio.

Mas, na correria do dia a dia, nem sempre temos o tempo necessário para conhecer a fundo esse sistema, explorando todos os seus recursos.

Pensando nisso, selecionamos os principais recursos que todo dentista deve utilizar no iClinic!

Essas funcionalidades ajudam a otimizar seu tempo e facilitar os processos internos do consultório.

Agenda médica

O controle dos agendamentos é fundamental, uma vez que grande parte das receitas de uma clínica provém dos atendimentos.

Portanto, horários vagos ou agendamentos conflitantes feitos por engano, são grandes riscos para seus rendimentos.

Através da agenda do iClinic, você pode controlar todos os agendamentos de maneira simples e intuitiva, inclusive separando os procedimentos por cor, facilitando a visualização dos seus compromissos.  

Com apenas um clique cria-se um novo agendamento, é possível também arrastá-lo para alterar sua data ou horário.

Quando não houver horários disponíveis, você pode criar uma lista de espera e utilizá-la no caso de vagar um horário.

Além disso, você pode aproveitar “brechas” entre seus atendimentos, criando encaixes.

Envio de lembretes

Conforme dito anteriormente, os atendimentos são a principal fonte de renda das clínicas e consultórios.

Sendo assim, faltas são um grande problema, pois o paciente deixa de ser atendido e, na maioria das vezes, não há tempo para encaixar outro naquele horário.

Através do uso de lembretes via SMS, você pode reduzir em até 30% as faltas de seus pacientes.

Utilizando o recurso do SMS com resposta o paciente responde a mensagem, confirmando ou cancelando seu agendamento diretamente na agenda do iClinic.

Software para Dentistas

Prontuário eletrônico

Possuir o registro histórico do paciente é essencial para garantir a qualidade no atendimento.

Entretanto, manter este registro em fichas de papel, além de custoso, não possui confiabilidade, pois elas são facilmente perdidas.

Os prontuários eletrônicos resolvem todos estes problemas e, devido ao armazenamento em nuvem, podem ser acessados de qualquer computador ou até mesmo do celular com conexão à internet.

Outra vantagem do iClinic, é a possibilidade de customização do prontuário eletrônico.

Você pode criar diversos modelos de prontuários, de acordo com suas necessidades. Dois campos extremamente úteis ao dentista são: odontograma e orçamento.

Para manter o histórico do paciente ainda mais rico, é possível anexar arquivos e imagens ao prontuário. Com isso, você pode acompanhar todos os exames e a evolução no tratamento.

Software Odontológico para Controle Financeiro

Controle financeiro

Para uma gestão eficiente de qualquer empreendimento, é necessário ter um controle de toda a movimentação financeira da sua clínica.

No iClinic, isto é simplificado com o lançamento de Receitas e Despesas, a partir daí é gerado automaticamente um fluxo de caixa, fundamental para avaliar a saúde financeira do seu negócio.

Para facilitar ainda mais este controle, existe a possibilidade de criar lançamentos recorrentes.

Ao invés de todo mês lançar aquele valor, basta habilitar a opção de “repetir” e informar o horizonte de tempo.

A gestão de uma clínica está longe de ser uma tarefa fácil, mas podemos utilizar toda tecnologia disponível a nosso favor.

Utilizando os recursos descritos acima, o profissional de saúde consegue otimizar seus processos internos, voltando sua atenção para atividades mais importantes como a gestão estratégica de seu negócio.

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Novidades do iClinic

Lista de Espera digital na clínica: organize sua agenda!

A Lista de Espera, ou lista de encaixes, é utilizada todos os dias em todos os tipos de clínicas ou consultórios médicos. É aquela lista de pacientes que estão aguardando por um atendimento, mas não encontraram um horário vago na agenda do...

A Lista de Espera, ou lista de encaixes, é utilizada todos os dias em todos os tipos de clínicas ou consultóri...

A Lista de Espera, ou lista de encaixes, é utilizada todos os dias em todos os tipos de clínicas ou consultórios médicos.

É aquela lista de pacientes que estão aguardando por um atendimento, mas não encontraram um horário vago na agenda do médico e, portanto, ficam no aguardo de alguma falta ou cancelamento.

No iClinic, você pode fazer essa lista de espera de maneira muito rápida.

Com essa lista informatizada você tem acesso a todas as informações que você precisa sempre a mãos em apenas um clique!  

Mas antes de falarmos como isso funciona na prática, dentro do sistema, vejamos porque é importante para você usar uma Lista de Espera no seu dia a dia de trabalho.

lista de espera digital de pacientes

Chega de papel, cadernos e post its

Grande parte das clínicas normalmente já faz uma lista de encaixes.

Normalmente, isso é feito no papel: dentro da própria agenda da clínica, em um caderno a parte ou com post its e blocos de anotação.  

Esse método é muito simples e pode até funcionar bem para você, mas tem um sério problema: não é nem um pouco eficiente.

Como as anotações estão no papel, é muito difícil encontrar outras informações sobre o paciente que espera um encaixe, além do que foi anotado.

Se por algum motivo você precisa saber o convênio daquele paciente, ou seu histórico de consultas, por exemplo, vai precisar ir até a ficha daquele paciente para isso – o que faz você perder muito tempo.
 

Usando a Lista de Espera de pacientes no iClinic, todas as informações dos pacientes em espera podem ser encontradas em apenas um clique!

Outra questão é importante é que o papel é muito frágil e estraga com facilidade.

Os post its também são arriscados, pois é muito fácil perderem a cola e se perderem por aí.

Se a clínica perde a informação dos pacientes que estão aguardando por uma consulta, pode tanto perder dinheiro por conta de um encaixe que poderia ter feito e não o fez, como deixar o paciente que pediu para ser encaixado muito insatisfeito por não receber um retorno.

Isso transparece uma desorganização interna da clínica para o paciente e pode prejudicar sua imagem na percepção dele.

Com uma lista de lista no sistema de gestão você não sofre mais com esse problema.

Como todas as informações estão na nuvem, com fácil acesso e totalmente  registrado, nenhum paciente vai ficar sem contato por conta de desorganização.

Além disso, no iClinic, essas informações da lista de espera ficam disponíveis tanto para as secretárias, que vão utilizar no dia a dia da recepção e da marcação de consultas, quanto para os profissionais de saúde, para que acessem sempre que preciso.
 

Evite perder pacientes por conta da agenda cheia

Se você trabalha em um clínica que tem um alto volume de pacientes, você sabe o que é ter uma agenda sempre cheia.

Quando um paciente liga e precisa especificamente de uma data, e você não tem horários vagos, você pode criar uma Lista de Espera de Pacientes.
 

Assim, você organiza todos os pacientes que estão aguardando por um encaixe e atendê-los o quanto antes!

Fazendo isso, por mais que o paciente não consiga o horário desejado naquele momento, você já registra os dados dele – como nome, e-mail e telefone, por exemplo – e pode manter contato.

Afinal de contas, ele é um paciente interessado que quer ser atendido por você! :)
 

Tenha sempre um plano B

Por mais que hoje em dia existam muitos métodos para evitar faltas e cancelamentos de consultas, imprevistos acontecem.

Uma outra situação em que a Lista de Espera se torna muito útil para a clínica é quando algum paciente cancela o agendamento em cima hora.

Isso é muito ruim para a clínica, porque você acaba perdendo dinheiro e ficando com um horário ocioso na agenda.

Com a Lista de Espera isso não acontece mais, pois você consegue rapidamente chamar outro paciente que está esperando por um atendimento para aquele horário e recuperar aquela consulta ou procedimento que, sem a Lista, você perderia.

Como funciona a Lista de Espera do iClinic na prática?

A melhor maneira de ver como tudo isso funciona na prática é testando no seu dia a dia.

Faça um teste totalmente gratuito do iClinic por 14 dias e use a Lista de Espera durante esse período.

Você vai perceber que apesar de ser algo simples, ela vai te ajudar muito no dia a dia, fazendo com que você perca menos dinheiro com consulta canceladas e possa atender melhor os seus pacientes!

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